Word-sjabloon maken voor notulen

Question

Dag allemaal,

Bijna wekelijks hebben we vergaderingen, waarvan ik de notulen maak. Omdat we doorgaans vrij snel met de inhoud beginnen, wil ik de voorbereidingen vergemakkelijken. Zo heb ik geprobeerd om een "header" te maken met enkele standaard velden (datum, tijd, locatie, aanwezigen). De rest (body) van het sjabloon zou custom moeten zijn, omdat de onderwerpen per avond verschillen.

Omdat mensen soms afwezig zijn, verschilt de lijst met namen ook per vergadering. Ik heb dus geprobeerd om een selectielijst met namen te maken, die daarna toegevoegd zouden moeten worden aan een opsomming (met een "x" om ze eventueel te kunnen verwijderen, ingeval van een verkeerde selectie). Omdat ik niet direct een goede tutorial kon vinden, ben ik maar even naar de basis gaan kijken. En zelfs dan blijkt al vrij snel dat men -met code- aan de slag moet in Visual Basic. Klopt dit?! 😱

Mijn vraag: hoe maak ik een lijst met namen, waaruit ik de aanwezigen kan selecteren?!

Groeten,

Peter

Answer 1

Als je het eenvoudig wil houden: maak 1 of meer autoteksten, bv. van mogelijke aanwezigen, of van alle standaardteksten. Die aanwezigen moet je dan na elke vergadering wel aanpassen, maar een indeling met userforms maken duurt (veel) langer.

Answer 2

Je kunt toch een lijst maken van de gebruikelijke aanwezigen met een keuzevak er voor die je met beveiliging AAN en UIT kunt vinken. Daarnaast heb je ook een regel nodig om handmatig incidentele aanwezigen toe te kunnen voegen.

Volgens mij is dit zonder VBA te regelen. Als je wilt dat de namen verdwijnen wanneer ze niet aangevinkt zijn, dan is daar wel VBA voor nodig. Het lijkt mij echter wel zinvol om alle afwezigen, bij het ontvangen van de notulen er op te wijzen dat ze er niet waren, door hun naam te handhaven, echter met een leeg vakje er voor. Bevordert schuldgevoel. :-)

Als de lijst van aanwezigen regelmatig verandert, dan moet je voortdurend het sjabloon openen, de beveiliging opheffen, de namen veranderen, beveiligen, opslaan. Soms is het makkelijker om de namen gewoon allemaal er in te zetten als tekst en handmatig de afwezigen te verwijderen (of licht grijs te maken, door te strepen, o.i.d.).

Pas op voor automatische datum velden. Bij SAVEDATE verandert de datum van de vergadering of het maken van de notulen naar de datum dat je de notulen voor het laatst opsloeg. Bij PRINTDATE krijg je ook zo'n probleem. Bij CREATEDATE krijg je alleen de datum te zien van de dag dat je het document aanmaakte (niet de datum van het sjabloon aanmaken overigens), maar als je gedwongen bent om het afmaken van de notulen een paar dagen uit te stellen, krijg je niet de juiste datum.

David

Answer 3

Dat klopt wel denk ik.

Create & Employ a Userform (gregmaxey.com) is een site met veel voorbeelden.