Afwezigheidsplanning werknemers template: aanpassingen

Question

Ik gebruik de excel afwezigheidsplanning werknemers template. Eerder heb ik reeds extra sleutels toegevoegd.

• Inmiddels zijn er collega's bijgekomen, waardoor de werklijst langer is geworden. Hoe krijg ik de sleutels zodanig aangepast, dat ook de nieuwe collega's hierin meegenomen worden? Dus waar voorheen het document in het bereik van regel 8 t/m 18 lag, is dat nu 8 t/m 20.
• onderaan wordt een totaal berekend van het aantal afwezige personen. Is het ook mogelijk om dit uit te rekenen voor het aantal aanwezige personen (ivm minimaal benodigde bezetting?). Ik weet, dan is het geen afwezigheidsplanner meer ;)

Answer 1

Met 12 werknemers staat het aantal afwezigen voor de eerste dag van de maand in C21.

In C22 kun je dan voor het aantal aanwezigen gebruiken: =12-C21 , welke formule je naar rechts kunt kopiëren voor de volgende dagen. Nogmals: dit is in de veronderstelling dat op alle dagen waarin de cellen leeg zijn, werknemers als aanwezig worden beschouwd. Dat zal in werkelijkheid waarschijnlijk niet het geval zijn, dus dan moet je daar in de formule rekening mee houden.

Je zou ook in alle cellen (datums) waarop werknemers wel aanwezig zijn, een A kunnen typen en die A's optellen, maar dan moet je ook de afwezigheidsformule aanpassen. Dat kan bv. zo:

Typ in C21 (voor totaal aantal afwezigen op 01-01-2023): =SOM(AANTAL.ALS(C9:C20;{"V";"Z";"P"}))

(als je meer 'sleutels afwezigheidstype'hebt, dan moet je die naast V, Z, en P toevoegen).

Typ in C22 (voor totaal aantal aanwezigen op 01-01-2023): =AANTAL.ALS(C9:C20;"A") , als je in alle cellen waarop werknemers aanwezig zijn een A hebt getypt.

De formules in C21 en C22 kun je naar rechts kopiëren.

Let op dat in het bestand van Microsoft voor de rijen onder het totaal de tekstkleur staat ingesteld op wit, wijzig dat in zwart.

Als je die methode toepast, moet je op dezelfde manier ook de optelling van de kolommen aanpassen.

Typ in AH9 (voor het aantal dagen dat werknemer 1 in januari afwezig was): =SOM(AANTAL.ALS(C9:AG9;{"V";"Z";"P"}))

Typ in Ai9 (voor het aantal dagen dat werknemer 1 in januari aanwezig was):

=AANTAL.ALS(C9:AG9;"A")

Kopieer de dormules in AG9 en Ai9 naar beneden.

Die aanpassingen moet je uiteraard in de bladen van alle maanden doen.

Succes ermee!

Answer 2

Ik vermoed dat je niet met het laatste afwezigheidssjabloon van Microsoft werkt en als dat zo is,dan beginnen de namen van de werkenemers in elke maand in rij 7. Als de vw. opmaak voor de ingestelde 'sleutels' niet (goed) werkt, selecteer dan (als je de namen van 12 werknemers hebt ingevoerd) C7:AG18 (als het meer of minder dan 12 personen zijn, dan pas je het getal 18 uiteraard aan, je moet selecteren t/m de laatste rij waarin namen van werknemers staan). Als dat bereik geselecteerd staat, kies dan in het menu: Voorw. Opmaak - Regels beheren. Kijk welke vw. opmaak al staat ingesteld en voor welk bereik. Als er wat ontbreekt, dan voeg je dat toe door te klikken op Nieuwe regel. Je moet de aanpassing voor elke maand afzonderlijk doen, want voor alle maanden in 1 keer, dat gaat niet. Heb je nog hulp nodig, laat het dan weten.

Answer 3

"Als je rijen hebt toegevoegd (boven de 'optelrij') zal de voorw. opmaak daarvoor zich automatisch aanpassen en ook de optelling (maar controleer achteraf voor de zekerheid of dat zo is, want als er bij de aanpassing wat fout gegaan is, kan dat gevolgen hebben)."

Ik heb de rijen toegevoegd zoals hierboven beschreven, echter wordt de voorw.opmaak niet overal automatisch overgenomen. Zo zouden de hokjes rood moeten kleuren bij 'V' en blauw bij 'x', maar dit gebeurd dus niet. Waar kan ik dit aanpassen?

Answer 4

• Inmiddels zijn er collega's bijgekomen, waardoor de werklijst langer is geworden. Hoe krijg ik de sleutels zodanig aangepast, dat ook de nieuwe collega's hierin meegenomen worden? Dus waar voorheen het document in het bereik van regel 8 t/m 18 lag, is dat nu 8 t/m 20.

Er komen 2 werknemers bij, begrijp ik. Dan moet je het volgende aanpassen:

• Op het laatste blad ('Werknemersnamen') de 2 nieuwe namen toevoegen.
• Hetzelfde ook doen in alle maandbladen (jan. t/m dec.).

Als je rijen hebt toegevoegd (boven de 'optelrij') zal de voorw. opmaak daarvoor zich automatisch aanpassen en ook de optelling (maar controleer achteraf voor de zekerheid of dat zo is, want als er bij de aanpassing wat fout gegaan is, kan dat gevolgen hebben).

In het sjabloon van Microsoft is ingesteld dat je in alle maanden voor elke naam via een drop-down-menu een andere naam kunt kiezen. Dat vind ik persoonlijk niet wenselijk, omdat bij keuze van een andere naam de gegevens ernaast niet mee-veranderen. Zodoende kunnen gemakkelijk (per ongeluk) gegevens van verschillende personen verwisseld worden. Daarom zou ik dat drop-dowmenu weglaten en gewoon ervoor zorgen dat in elke maand de namen en de plaats ervan, overeenkomen met die in het blad 'Werknemersnamen'; maar dat moet je zelf beslissen. Als je de drop-downmenu's wil handhaven, dan moet je ook in alle cellen met namen de gegevensvalidatie aanpassen.

• Onderaan wordt een totaal berekend van het aantal afwezige personen. Is het ook mogelijk om dit uit te rekenen voor het aantal aanwezige personen (ivm minimaal benodigde bezetting)?

Ja, dat kan. Je kunt dan best een afzonderlijke rij daarvoor nemen onder de optelling van de afwezigen. Je kunt die telling doen zoals hierboven door Dighi is beschreven (totaal aantal werknemers -/- aantal afwezigen). Voorbeeld voor het tellen van het aantal aanwezigen op 03-01-2023 (met als uitgangspunt het Microsoft-sjabloon, waarin de eerste werknemer in elke maand in cel B9 staat):

=12-AANTALARG(E9:E20) , waarin 12 het aantal werknemers is (B9 t/m B20).

In die formule wordt elke cel die leeg is, geteld als aanwezige persoon, of dat wenselijk is in jouw situatie moet je zelf uitmaken.

Voor geïnteresseerden: het laatste Microsoft-sjabloon 'Werknemersafwezigheidsplanning' kun je downloaden van de site van Microsoft: klik .

Answer 5

Beste LM_85,

Ik ben Ibhadighi en ik help je graag met je vraag. In dit fdorum zijn we Microsoft-consumenten, net als jij.

Als u de sleutels wilt aanpassen om nieuwe collega's op te nemen in de excel-sjabloon voor afwezigheidsplanning, kunt u proberen het regelbereik bij te werken in de formules die in de sjabloon worden gebruikt. Als het vorige bereik bijvoorbeeld regels 8 tot en met 18 was en u regels 8 tot en met 20 wilt opnemen, kunt u de formules bijwerken om dit nieuwe bereik weer te geven.

Wat betreft het berekenen van het aantal aanwezige personen, kunt u proberen een nieuwe kolom of rij aan de sjabloon toe te voegen en een formule te gebruiken om het aantal aanwezigen te berekenen op basis van het totale aantal werknemers en het aantal afwezigen. Als u bijvoorbeeld in totaal 20 werknemers heeft en 5 afwezig zijn, kunt u een formule zoals = 20-5 gebruiken om te berekenen dat er 15 mensen aanwezig zijn.

Laat het me weten als je meer hulp nodig hebt.

Hartelijke groeten Ibhadighi

Deze reactie is automatisch vertaald. Hierdoor bevat het wellicht gramaticale fouten of vreemde zinnen.