Aanmaningen voor uitstaande saldi verzenden
U kunt aanmaningen gebruiken om klanten te herinneren aan openstaande bedragen. U kunt aanmaningen ook gebruiken om aanmaningskosten zoals rente en boetes te berekenen en deze op te nemen op de aanmaning.
Tip
De informatie in dit artikel is juist, maar beschrijft een grotendeels handmatig proces. Business Central biedt hulpmiddelen waarmee u de processen voor het maken, uitgeven en verzenden van aanmaningen kunt automatiseren. Het automatiseren van deze stappen kan u een aanzienlijke hoeveelheid tijd besparen die u aan incasso's besteedt. Ga voor meer informatie naar Aanmaningen in incasso's automatiseren.
Voor u aanmaningen kunt maken, moet u aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan uw klanten. Zie voor meer informatie De termijnen en niveaus van aanmaningen instellen. Voor het beheren van uw vorderingen kunt u aanmaningscondities instellen en deze toewijzen aan klanten. Met de aanmaningscondities kunt u bepalen hoe het aanmaningsproces werkt. Elke aanmaningsconditie heeft een set gedefinieerde aanmaningsniveaus. Aanmaningsniveaus omvatten regels over wanneer de aanmaning wordt verzonden, welke kosten in rekening moeten worden gebracht en of rente moet worden berekend. Aanmaningsniveaus omvatten ook een instelling voor een respijtperiode die ervoor zorgt dat u geen aanmaning verzendt voor een factuur die een klant al heeft betaald. De inhoud van de pagina Rentefactuurcondities bepaalt of er rente in rekening wordt gebracht op de aanmaning.
U kunt de batchverwerking Aanmaningen maken periodiek uitvoeren om aanmaningen te maken voor alle klanten met achterstallige saldo's, of u kunt handmatig een aanmaning maken voor een specifieke klant en de regels automatisch laten uitrekenen en invullen.
Nadat u de aanmaningen hebt gemaakt, kunt u ze aanpassen. De tekst die wordt afgedrukt aan het begin of eind van een aanmaning wordt bepaald door de aanmaningscondities en kan worden bekeken in de kolom Omschrijving. Als een berekend bedrag automatisch is ingevoegd in de begin-, of eindtekst, wordt de tekst niet aangepast wanneer u regels verwijdert. In dat geval moet u de functie Aanmaningstekst bijwerken gebruiken.
Voor een klantpost waarbij het veld Afwachten is ingevuld wordt geen aanmaning gemaakt. Als er echter een aanmaning wordt gemaakt op basis van een andere post, wordt een wachtende post ook opgenomen op de aanmaning. Er wordt geen rente berekend op regels met deze posten.
Nadat u aanmaningen hebt gemaakt en eventuele aanpassingen hebt gedaan, kunt u testrapporten afdrukken of de aanmaningen versturen, meestal als e-mail.
Automatisch een aanmaningen maken
Een herinnering is te vergelijken met een factuur. Wanneer u een aanmaning maakt, moeten een aanmaningskop, evenals een of meer aanmaningsregels, worden ingevuld. U kunt een functie gebruiken om automatisch aanmaningen te maken voor alle klanten.
- Kies het pictogram
, voer Aanmaningen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling. - Kies op de pagina Aanmaning de actie Aanmaningen maken.
- Vul op de pagina Aanmaningen maken de velden in om te definiëren hoe en naar wie de aanmaningen worden gemaakt.
- Kies de knop OK.
Handmatig aanmaningen maken
Op de pagina Aanmaning kunt u het sneltabblad Algemeen handmatig invullen en de regels vervolgens automatisch laten invullen.
Kies het pictogram
, voer Aanmaningen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.Kies de actie Nieuw.
Vul indien nodig de velden op het sneltabblad Algemeen in.
Kies de actie Aanmaningsregels voorstellen.
Vul in de batchverwerking Aanmaningsregels voorstellen de velden in om te definiëren hoe en naar wie de aanmaningen worden gemaakt.
Schakel het selectievakje Wachtende posten opnemen in als ook u wachtende, openstaande posten wilt opnemen in de aanmaningen.
Schakel het selectievakje Alleen vervallen posten in als u alleen vervallen, open posten wilt opnemen in de aanmaningen. Alleen facturen en betalingen worden weergegeven, aangezien dit de posten zijn waarvoor betalingen van uw klanten mogelijk te laat zijn.
Belangrijk
Open posten die in de wacht staan, worden ingevoegd, ongeacht de instelling van het selectievakje Alleen vervallen posten.
Kies de knop OK.
Aanmaningsteksten vervangen
U kunt op verschillende manieren bepalen hoe u tekst wilt weergegeven op de afgedrukte aanmaning. In sommige gevallen kunt u de begin- en eindtekst die u hebt gedefinieerd voor het huidige niveau vervangen door de tekst van een ander niveau.
- Kies het pictogram , voer Aanmaningen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Open de relevante aanmaning en kies de actie Aanmaningstekst bijwerken.
- Voer op de pagina Aanmaningstekst bijwerken het vereiste niveau in het veld Aanmaningsniveau in.
- Klik op OK om de begin- en eindtekst bij te werken.
Een aanmaning verzenden
Nadat u aanmaningen hebt gemaakt en eventuele aanpassingen hebt gedaan, kunt u testrapporten afdrukken of de aanmaningen versturen.
Wanneer u een aanmaning verstuurt, worden de gegevens overgebracht naar een afzonderlijke pagina voor verstuurde aanmaningen. Tegelijkertijd worden aanmaningsposten geboekt. Als er rente of aanmaningskosten in rekening zijn gebracht worden posten zowel geboekt als klantpost als in het grootboek.
Wanneer een aanmaning is verzonden, worden de posten geboekt volgens uw specificaties op de pagina Aanmaningscondities. Op basis van deze specificatie wordt bepaald welke rente en/of toeslagen worden geboekt naar de klantenrekening en het grootboek. De instelling op de pagina Klantboekingsgroepen bepaalt naar welke rekening de boekingen worden uitgevoerd.
Voor elke klantenpost op de rentefactuur wordt een post gemaakt op de pagina Aanmanings-/rentefactuurposten.
Als de selectievakjes Rente boeken of Toeslag boeken op de pagina Aanmaningscondities zijn ingeschakeld, worden ook de volgende posten gemaakt:
- Eén post op de pagina Klantenposten
- Eén debiteurenpost in de desbetreffende grootboekrekening
- Eén rentepost en/of één toeslagpost in de desbetreffende grootboekrekening
Daarnaast kunnen btw-posten worden gemaakt als u de aanmaning verzendt.
- Kies het pictogram , voer Aanmaningen in en kies vervolgens de gerelateerde koppeling.
- Selecteer de desbetreffende aanmaning en kies vervolgens de actie Verzenden.
- Vul op de pagina Aanmaningen verzenden de benodigde velden in.
- Kies de knop Ok.
Een aanmaning wordt afgedrukt of verzonden naar een opgegeven e-mailadres als PDF-bijlage.
Een verzonden aanmaning annuleren
Als aanmaningen ten onrechte zijn uitgegeven, kunt u ze annuleren voordat ze worden verzonden. U kunt dit één voor één of als een batch doen.
- Selecteer op de pagina Verzonden aanmaningen een of meer regels voor verzonden aanmaningen die u wilt annuleren en kies vervolgens de actie Annuleren.
- Vul op de pagina Verzonden aanmaningen annuleren desgewenst de velden in en kies vervolgens de knop OK.
Zie ook
Openstaande saldi innen
Meerdere rentetarieven instellen voor uitgestelde betaling
De termijnen en niveaus van aanmaningen instellen
Rentefactuurcondities instellen
Tegoeden beheren
Verkoop
Werken met Business Central