Abonnementscontracten van leverancier

In een leverancierscontract worden de verplichtingen jegens leveranciers of fabrikanten vastgelegd. De structuur van leveranciersabonnementscontracten is vergelijkbaar met inkooporders. De velden op het sneltabblad Algemeen bevatten informatie over de contractpartner. Bijvoorbeeld de contactpersoon van de leverancier voor dit contract. De regels bevatten gedetailleerde informatie over de facturering van de onderdelen van het contract.

Op het tabblad Betaling kunt u een andere ontvanger (dan de contractpartner) opgeven in het veld Betalen aan. Deze instelling wordt net als bij inkooporders, gebruikt bij het maken van de contractfacturen.

Note

Contracten worden weergegeven in het feitenblok voor klanten, leveranciers en contactpersonen. Kies de stapel als u het corresponderende overzicht wilt openen.

Een nieuw leverancierscontract maken

Gebruik op de lijstpagina Leveranciers de actie Abonnementscontract om een nieuw leverancierscontract te maken. Met deze actie worden de relevante contactgegevens naar het contract gekopieerd. U kunt ook leveranciersabonnementscontracten invoeren in de Vertel me-zoekopdracht (Alt+Q) en de lijst met leveranciersabonnementscontracten openen. Gebruik de actie Nieuw om een nieuw leverancierscontract te maken.

De procedure voor het maken van een nieuw leverancierscontract is vergelijkbaar met die voor klantabonnementscontracten. Om een contract te maken zijn de volgende stappen nodig.

1. Selecteer de leverancier.
2. Selecteer het contracttype en voer een korte Beschrijving in (beide zijn optioneel). Ga naar Abonnementscontractsoorten voor meer informatie over abonnementscontracttypen.
3. Kies op het sneltabblad Algemeen in het veld Toegewezen gebruikers-id de werknemer die verantwoordelijk is voor het contract. Het veld is standaard verborgen, dus u moet mogelijk Meer weergeven kiezen.
4. Wijzig op het sneltabblad Factuurdetails de velden Valutacode, Code van betalingsvoorwaarden en Betalingswijze of vul ze in. De details zijn gekopieerd van de leverancier in stap 1.
5. Indien nodig kunt u op het sneltabblad Betaling in het veld Betalen aan de ontvanger wijzigen.

Abonnementsregels aan een leveranciersabonnementscontract toewijzen

Om abonnementsregels te factureren moeten ze aan een contract zijn toegewezen. Gebruik de actie Abonnementsregels ophalen (onder Verwerken) om nieuwe contractregels (abonnementsregels) aan het contract toe te voegen. De pagina Abonnementsregels zonder abonnementscontract van leverancier wordt geopend. Op deze pagina worden alle abonnementsregels weergegeven voor leveranciers die u via een contract factureert, maar die niet aan een contract zijn toegewezen. Bij het aanroepen van een contract worden het contractnummer en de leverancier vooraf gedefinieerd op de abonnementsregels (in de velden Toewijzingscontractnr. en Leverancier). Wanneer u abonnementsregels overdraagt naar een contract, worden er contractregels gemaakt. De regels weerspiegelen de inhoud van de abonnementsregels. Wijzigingen in de contractregels worden doorgevoerd in de abonnementsregels. In het veld Aantal wordt de hoeveelheid van het gerelateerde abonnement weergegeven. U kunt de pagina Abonnementsregels zonder abonnementscontract van leverancier ook openen via het rolcentrum of via de Vertel me-zoekfunctie (Alt+Q). In dit geval zijn het contractnummer en de leverancier niet vooraf gedefinieerd.

Tip

U kunt alleen abonnementsregels met Leverancier als Partner overdragen aan leveranciersabonnementscontracten. Omdat u geen leverancier in het abonnement kunt opslaan, kunt u abonnementsregels aan de leverancierszijde toewijzen aan elk leverancierscontract.

Note

Abonnementsregels worden doorgaans automatisch gemaakt wanneer de verzending in de verkooporder wordt geboekt. De vereiste hiervoor is een overeenkomstige instelling in het gebruikte artikel- of het abonnementspakket.

Contract uitbreiden

Als u een contract met een extra onderdeel wilt uitbreiden, kunt u de actie Contract uitbreiden gebruiken. Met deze actie wordt een abonnement gemaakt en worden de bijbehorende abonnementsregels toegewezen aan een klant- en/of leverancierscontract.

De pagina is onderverdeeld in drie secties. Gebruik in het eerste deel, Leverancier, het veld Contractnr. van leveranciersabonnementsregels zonder abonnementscontract van leverancier om het leverancierscontract te selecteren voor de (mogelijke) abonnementsregels aan de leverancierszijde. U kunt dit veld alleen bewerken als de schakelaar Leverancierscontract uitbreiden actief is. Het tweede deel van de pagina, Klant, is vergelijkbaar. Geef in het derde deel in het veld Artikelnr. het artikel op dat overeenkomt met het nieuwe contractelement. U kunt de velden Aantal en Begindatum van voorziening gebruiken om meer details toe te voegen. Met de AssistEdit op Aanvullende abonnementsregels kunt u optionele abonnementsregels opgeven voor het geselecteerde artikel.

De pagina gedraagt zich iets anders, afhankelijk van de naam. In principe worden de waarden van de laatste aanroep opgeslagen (per gebruiker). De instellingen worden gebruikt om de volgende keer dat de pagina wordt geopend, deze vooraf in te stellen. Wanneer u belt vanuit een abonnementscontract van een leverancier, wordt het tabblad Leverancier vooraf gedefinieerd. Hetzelfde geldt voor het tabblad Klant voor de oproep vanuit een klantabonnementscontract. In beide gevallen wordt de contractextensie uitgevoerd wanneer u op OK klikt.

U kunt de pagina ook openen vanuit het menu of via de Tell Me-zoekfunctie. In dit geval worden de waarden van de laatste aanroep ook als standaardwaarden gebruikt. De knop OK is echter niet beschikbaar om de actie uit te voeren. Om de actie uit te voeren gebruikt u de actie Uitbreiding uitvoeren. De actie Uitbreiding uitvoeren is niet beschikbaar wanneer u de pagina opent vanuit een klant- of leverancierscontract.

Tip

Abonnementscontracten van leveranciers kunnen ook worden verlengd door simpelweg handmatig een nieuwe contractregel te maken.

Factuurkortingen

Ga naar Factuurkortingen voor meer informatie over de toewijzing van lump-sumkortingen voor een heel contract.

Gesloten contractregels

Als de einddatum van de service is ingevoerd voor een contractregel, of als deze automatisch is bijgewerkt in de Taakwachtrij, kunt u de regel niet factureren. Beëindigde regels worden daarom niet weergegeven in de standaardweergave van de pagina Contractkaart. Het sneltabblad Gesloten regels blijft deze regels echter weergeven. U kunt de regels later gebruiken om te reconstrueren wat ooit deel uitmaakte van het contract.

De velden op een beëindigde regel kunnen niet worden bewerkt, behalve Gesloten. Als u het selectievakje uitschakelt, wordt de regel teruggezet naar het sneltabblad Regels en kunt u deze bewerken. Dan kunt u bijvoorbeeld de einddatum van de service aanpassen. Als geen wijziging wordt aangebracht, wordt de regel de volgende keer dat u de actie Datums van abonnementsregel bijwerken gebruikt, teruggezet naar het sneltabblad Gesloten regels. Ga naar Beëindiging van contractcomponenten voor meer informatie over het bijwerken van annuleringsdatums en -deadlines, en het beëindigen van contractregels.

Contractregels samenvoegen

In de loop van de tijd kunt u soortgelijke of identieke abonnementsregels inkopen van een leverancier. Bijvoorbeeld als u extra gebruikers aanschaft voor een bestaande licentie. Als u deze abonnementsregels samen wilt factureren, kunt u de actie Contractregels samenvoegen in het regelmenu van het leverancierscontract gebruiken om deze abonnementsregels te combineren.

Voordat u de actie gebruikt, selecteert u de contractregels die u wilt samenvoegen. U kunt contractregels alleen samenvoegen als alle regels aan de volgende criteria voldoen:

• Er zijn geen factureringsvoorstelregels voor een van de abonnementsregels.
• De dimensies zijn identiek.
• De eindgebruikersgegevens zijn identiek.
• De artikelen van de abonnementen zijn identiek.
• De klantreferenties van de abonnementen zijn identiek.
• Abonnementen worden niet op serienummer gevolgd.
• De volgende factureringsdatum is identiek.

Het volgende kan echter niet identiek zijn:

• Abonnementen
  • Quantity
  • Beschrijving
  • Begindatum van voorziening
  • Einddatum van voorziening
• Abonnementsregels
  • Beschrijving
  • Begindatum van service
  • Annulering mogelijk tot
  • Termijn tot

Note

U kunt de actie niet gebruiken voor tekstregels.

Gebruik de pagina Contractregels van leveranciersabonnement selecteren om de contractregel te selecteren waarop u de geselecteerde regels wilt combineren. Vervolgens wordt een nieuw abonnement gemaakt (als kopie van het abonnement van de geselecteerde contractregel), inclusief abonnementsregels, met de totale hoeveelheid. De te combineren abonnementsregels worden gesloten en de nieuwe regels worden aan het contract toegevoegd. In de oude abonnementen wordt het veld Einddatum van voorziening ingesteld, indien mogelijk.

Een factuur maken volgens contract

Normaal gesproken maakt u contractfacturen via periodieke facturering. Ga voor meer informatie naar Periodieke facturering. Periodieke facturering is ontworpen om factuurvoorstellen in batches te genereren. Daarnaast zijn er verschillende opties voor het maken van boekingsdocumenten, zoals collectieve facturen. Ga voor meer informatie naar Documenten boeken.

Periodieke facturering kan nuttig zijn voor het maken van een contractfactuur voor een contract waaraan u werkt, zonder eerst een factuurvoorstel te maken. Gebruik in dit scenario de actie Contractfactuur maken op de pagina Abonnementscontracten van leverancier of Abonnementscontractkaart van leverancier. U kunt de sleuteldatum voor de facturering opgeven (Factureringsdatum) en desgewenst de datum tot wanneer facturering moet plaatsvinden (Facturering tot). Bovendien kunt u de Documentdatum en de Boekingsdatum opgeven voor het boekingsdocument. Als het selectievakje Document openen is aangevinkt, wordt het document onmiddellijk geopend. Met uitzondering van het veld Facturering aan zijn alle velden vooraf gedefinieerd met de werkdatum. De werkdatum wordt gedefinieerd op de pagina Mijn instellingen.

Note

Het maken van een contractfactuur zoals hier beschreven is alleen zinvol in individuele gevallen.

Verwante gegevens uit een contract weergeven

U hebt toegang tot relevante informatie uit een contract en u hebt toegang tot alle facturen en creditnota's. U kunt Contractuitstel weergeven als de boekingen in het contract periodiek worden uitgesteld.

Voor regels kunt u de acties Factureringsregels en Gearchiveerde factureringsregels gebruiken om toegang te krijgen tot gerelateerde informatie voor de geselecteerde regel. U kunt ook Gearchiveerde factureringsregels openen in de geboekte factuur en creditnota geopend.

Verwante informatie

Abonnementscontracten van klant
Facturerings-app voor Power BI-abonnement