Excel-sjablonen voor budgetplanning

In dit artikel wordt beschreven hoe u Microsoft Excel-sjablonen kunt maken die voor budgetplannen kunnen worden gebruikt.

In dit artikel wordt beschreven hoe u Excel-sjablonen kunt maken die worden gebruikt voor budgetplannen met behulp van de standaard-demogegevensset en de beheerdersaanmelding. Zie Overzicht van budgetplanning voor meer informatie over budgetplanning. U kunt ook de zelfstudie Budgetplanning volgen om de basismoduleconfiguratie en gebruiksbeginselen te leren.

Een werkblad genereren met de indeling voor het budgetplandocument

Budgetplandocumenten kunnen worden weergegeven en bewerkt met behulp van een of meer indelingen. Aan elke indeling kan een documentsjabloon voor het budgetplan worden gekoppeld om de budgetplangegevens in een Excel-werkblad weer te geven en te bewerken. In dit artikel wordt een documentsjabloon voor het budgetplan gegenereerd met behulp van een bestaande indelingsconfiguratie.

1. Open de Lijst met budgetplannen (Budgettering>Budgetplannen).

2. Klik op Nieuw om een nieuw budgetplandocument te maken.

   

3. Gebruik de optie Regel toevoegen om regels toe te voegen. Klik op indelingen om de documentindelingsconfiguratie voor het budgetplan weer te geven.

   

U kunt de indelingsconfiguratie controleren en zo nodig aanpassen.

1. Ga naar Sjabloon>Genereren om een Excel-bestand voor deze indeling te maken.
2. Nadat de sjabloon is gegenereerd, gaat u naar Sjabloon>Weergave om de documentsjabloon voor het budgetplan te openen en te controleren. U kunt het Excel-bestand op uw lokale schijf opslaan.

Notitie

De documentindeling van het budgetplan kan niet worden bewerkt nadat er een Excel-sjabloon aan is gekoppeld. Als u de indeling wilt wijzigen, verwijdert u het gekoppelde Excel-sjabloonbestand en genereert u het opnieuw. Dit is noodzakelijk om de indeling voor de velden te behouden en om het werkblad gesynchroniseerd te laten.

De Excel-sjabloon bevat alle elementen van de documentindeling voor het budgetplan waarin de kolom Beschikbaar in werkblad is ingesteld op ´waar´. Overlappende elementen zijn niet toegestaan in de Excel-sjabloon. Als de indeling bijvoorbeeld de kolommen Aanvraag KW1, Aanvraag KW2, Aanvraag KW3 en Aanvraag KW4 bevat, en een kolom met de totale aanvraag waarin de som van alle 4 de kwartaalkolommen is opgenomen, zijn alleen de kwartaalkolommen of de kolom met het totaal beschikbaar voor gebruik in de Excel-sjabloon. In het Excel-bestand kunnen overlappende kolommen niet worden bijgewerkt tijdens de update, omdat gegevens in de tabel verouderd kunnen raken en onnauwkeurig worden.

Notitie

Om mogelijke problemen met het weergeven en bewerken van budgetplangegevens met Excel te voorkomen, Microsoft Dynamics 365 Finance Microsoft Dynamics moet dezelfde gebruiker zijn aangemeld bij zowel de office-invoeggegevens connector als bij Office Add-in Data Connector.

Een koptekst toevoegen aan de documentsjabloon voor het budgetplan

Als u koptekstgegevens wilt toevoegen, selecteert u de bovenste rij in het Excel-bestand en voegt u lege rijen in. Klik op Ontwerp in Gegevensconnector om koptekstvelden toe te voegen aan het Excel-bestand.

Klik op het tabblad Ontwerp op Velden toevoegen en selecteer vervolgens BudgetPlanHeader als de gegevensbron van de entiteit.

Wijs met de cursor de gewenste locatie in het Excel-bestand aan. Klik op Label toevoegen om het veldlabel aan de geselecteerde locatie toe te voegen. Selecteer Waarde toevoegen als u het waardeveld wilt toevoegen aan de geselecteerde plaats. Klik op Gereed om de ontwerper te sluiten.

Een berekende kolom aan de documentsjabloontabel voor het budgetplan toevoegen

Vervolgens worden berekende kolommen toegevoegd aan gegenereerde documentsjablonen voor het budgetplan. De kolom Totale aanvraag, waarin de kolommen Aanvraag KW1-Aanvraag KW4 worden samengevat, en de kolom Correctie, waarmee de kolom Totale aanvraag opnieuw wordt berekend met een vooraf gedefinieerde factor.

Klik op Ontwerp in Gegevensconnector om kolommen aan de tabel toe te voegen. Klik op Bewerken naast de gegevensbron BudgetPlanWorksheet om te beginnen met het toevoegen van kolommen.

De geselecteerde veldgroep bevat de kolommen die in de sjabloon beschikbaar zijn. Klik op Formule om een nieuwe kolom toe te voegen. Geef de nieuwe kolom een naam en plak de formule in het veld Formule. Klik op Bijwerken om de kolom in te voegen.

Notitie

Als u de formule wilt definiëren, maakt u de formule in de spreadsheet en kopieert u deze naar het venster Ontwerp. Een aan Finance + Operations gerelateerde tabel heeft meestal de naam 'AXTable1'. Om bijvoorbeeld de kolommen Aanvraag KW1-Aanvraag KW4 in de spreadsheet samen te vatten, is de formule als volgt = AxTable1[Aanvraag KW1]+AxTable1[Aanvraag KW2]+AxTable1[Aanvraag KW3]+AxTable1[Aaanvraag KW4].

Herhaal deze stappen om de kolom Correctie in te voegen. Gebruik formule = AxTable1[Totale aanvraag request]*$I$1 voor deze kolom. Hiermee wordt de waarde in cel I1 gebruikt en worden de waarden in de kolom Totale aanvraag vermenigvuldigd om correctiebedragen te berekenen.

Sla het Excel-bestand op en sluit het. Klik in Indelingen op Sjabloon > Uploaden om de opgeslagen Excel-sjabloon te uploaden die moet worden gebruikt voor het budgetplan.

Sluit de schuifregelaar Indelingen. Klik in het Budgetplan-document op Werkblad om het document in Excel weer te geven en te bewerken. Houd er rekening mee dat de aangepaste Excel-sjabloon is gebruikt om dit budgetplanwerkblad te maken en dat berekende kolommen worden bijgewerkt met de formules die zijn gedefinieerd in de vorige stappen.

Tips & trucs voor het maken van budgetplansjablonen

Kan ik extra gegevensbronnen gebruiken en toevoegen aan een budgetplansjabloon?

Ja, u kunt het menu Ontwerp gebruiken om extra entiteiten toe te voegen aan dezelfde of andere bladen in de Excel-sjabloon. U kunt bijvoorbeeld de gegevensbron BudgetPlanProposedProject toevoegen om een lijst met voorgestelde projecten te maken en te onderhouden terwijl u tegelijkertijd aan budgetplangegevens in Excel werkt. Houd er rekening mee dat grote hoeveelheden gegevensbronnen mogelijk van invloed zijn op de prestaties van het Excel-werkboek.

U kunt de optie Filter in de Gegevensconnector gebruiken om gewenste filters aan extra gegevensbronnen toe te voegen.

Kan ik de optie Ontwerp in de Gegevensconnector voor andere gebruikers verbergen?

Ja, open de Gegevensconnector-opties om de optie Ontwerp voor andere gebruikers te verbergen.

Vouw Gegevensconnector-opties uit en schakel het selectievakje Ontwerp inschakelen uit. Hiermee wordt de optie Ontwerp verborgen in de Gegevensconnector.

Kan ik voorkomen dat gebruikers per ongeluk de Gegevensconnector afsluiten tijdens het werken met gegevens?

Het is raadzaam om de sjabloon te vergrendelen om te voorkomen dat gebruikers deze sluiten. Als u de vergrendeling wilt inschakelen, klikt u op Gegevensconnector. In de rechterbovenhoek wordt een pijl weergegeven.

Klik op de pijl voor een extra menu. Selecteer Vergrendelen.

Kan ik andere Excel-functies, zoals celopmaak, kleuren, voorwaardelijke opmaak en grafieken, gebruiken met mijn budgetplansjablonen?

Ja, de meeste Excel-standaardfuncties werken in budgetplansjablonen. Het is raadzaam kleurcodering te gebruiken voor gebruikers om een onderscheid te maken tussen alleen-lezen kolommen en bewerkbare kolommen. Voorwaardelijke opmaak kan worden gebruikt om problematische gebieden van het budget te markeren. Kolomtotalen kunnen eenvoudig worden weergegeven met behulp van Excel-standaardformules boven de tabel.

U kunt ook draaitabellen en diagrammen maken en gebruiken voor extra groeperingen en visualisaties van budgetgegevens. Klik op het tabblad Gegevens in de groep Verbindingen op Alles vernieuwen, en klik vervolgens op Verbindingseigenschappen. Klik op het tabblad Gebruik en schakel onder Vernieuwen het selectievakje Gegevens vernieuwen bij openen van bestand in.