Groottebeheer van Microsoft 365-groepspostvak

Elke Microsoft 365-groep is uitgerust met een toegewezen postvak waarin de e-mailberichten die in de groep zijn ontvangen, worden opgeslagen. Het groepspostvak wordt ook gebruikt door toepassingen zoals SharePoint Online, Viva Engage, Teams, enzovoort. Het groepspostvak is uitgerust met een initieel opslagquotum van 50 GB. Als het quotum voor het groepspostvak is bereikt, ontvangen personen die e-mailberichten naar de groep verzenden een rapport over niet-bezorging. Daarom is het een goede gewoonte om de oudere inhoud uit groepspostvakken te verwijderen om ervoor te zorgen dat het groepspostvak het quotum niet bereikt.

De volgende manieren helpen u te begrijpen hoe de quotumberekening werkt, best practices of proactieve aanpak die wordt gebruikt om ervoor te zorgen dat het groepspostvak het quotum niet bereikt. En de actie die moet worden uitgevoerd als het groepspostvak het quotum heeft bereikt of overschreden.

Proactieve aanpak om de grootte van groepspostvakken onder controle te houden

U kunt bewaarbeleid maken om ervoor te zorgen dat oudere e-mailberichten uit groepen automatisch worden verwijderd wanneer de opgegeven tijdslimiet is bereikt. Zie Bewaarbeleid maken en configureren voor meer informatie over de stappen voor het maken van bewaarbeleid voor Microsoft 365-groep. Het bewaarbeleid duurt langer om de gegevens op te schonen. Daarom moet worden toegepast tijdens het maken van een groepspostvak. Het bewaarbeleid kan niet worden gebruikt als hulpmiddel om de gegevens onmiddellijk uit een groepspostvak te verwijderen.

De grootte van het groepspostvak bewaken:

Gebruik de volgende opdracht om het huidige quotum te controleren dat is toegewezen aan het groepspostvak:

Get-Mailbox -GroupMailbox <groupname> |ft ProhibitSendReceiveQuota,ProhibitSendQuota,IssueWarningQuota 

Gebruik de volgende opdracht om de huidige grootte van het groepspostvak te controleren:

Get-MailboxStatistics <groupname> | ft TotalDeletedItemSize,TotalItemSize 

Stappen die u moet volgen wanneer het groepspostvak de limiet heeft bereikt:

Zoals eerder vermeld, wordt het groepspostvak gebruikt voor verschillende toepassingen om gegevens op te slaan. Zodra het groepspostvak het quotum heeft bereikt, is het belangrijk om te bepalen welke mappen meer gegevens in beslag nemen en de juiste actie te ondernemen.

Groepseigenaren kunnen deze stappen volgen om het groepspostvak op te schonen en de ruimte leeg te maken.

U kunt ook PowerShell gebruiken:

1. Begin met de volgende opdracht om te bevestigen dat het quotum van het groepspostvak is overschreden:

   Get-MailboxStatistics <groupname> |ft TotalItemSize,TotalDeletedItemSize 
   

   Het groepspostvak is verdeeld in verschillende TargetQuota, namelijk Systeem, Herstelbaar en Gebruiker. De mappen die overeenkomen met TargetQuota 'Gebruiker' zijn de enige mappen die in aanmerking worden genomen bij de berekening van het groepsquotum.

2. Gebruik de volgende opdracht om de mapgrootte te controleren die gebruikersgegevens in beslag neemt:

   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderPath,FolderType,FolderSize 
   
   Get-MailboxFolderStatistics <groupname> -FolderScope NonIPMRoot | where { $_.TargetQuota -like 'User' } | ft Name,FolderType,*size* 
   

3. Controleer het quotum of de grootte van de mappen.

4. Als de map die de ruimte verbruikt, is SharePointWebPartsConnectorMessages, zoals vermeld in Het webonderdeel Connector gebruiken , gaat u als volgt te werk:

   1. Schakel de connector uit als deze niet wordt gebruikt.

   2. Wacht tot de berichten standaard binnen 90 dagen zijn gewist.

5. Als er geen speciale map is die de groepspostvakgrootte inneemt, past u het bewaarbeleid voor groepspostvakken toe en wacht u totdat het bewaarbeleid de e-mailberichten uit het groepspostvak opschoont.