Over gedeelde postvakken in Microsoft 365

In dit artikel wordt uitgelegd wat gedeelde postvakken zijn, wanneer u ze kunt gebruiken, overwegingen voor licenties, beperkingen en veelvoorkomende scenario's voor probleemoplossing.

Gebruik gedeelde postvakken wanneer meerdere personen toegang nodig hebben tot hetzelfde postvak, bijvoorbeeld voor:

  • Bedrijfsgegevensadressen.
  • Ondersteunings-e-mailadressen.
  • Receptie- of receptiepostvakken.
  • Alle andere postvakken die door meerdere personen worden gedeeld.

Gebruikers met de juiste machtigingen kunnen verzenden als of verzenden namens een gedeeld postvak. Gedeelde postvakken zijn handig voor hulp- en ondersteuningspostvakken, omdat gebruikers e-mailberichten kunnen verzenden vanuit Contoso-ondersteuning of building 7-receptie.

Voordat u een gedeeld postvak maakt

Ken de volgende items voordat u een gedeeld postvak maakt:

Licentie- en postvakopslaglimieten

  • Licentieverlening: Een gedeeld postvak kan maximaal 50 GB aan gegevens opslaan zonder er een licentie aan toe te wijzen.

    Waarschuwing

    Wanneer de opslaglimiet voor een gedeeld postvak is bereikt, kunt u enige tijd e-mail ontvangen, maar kunt u geen nieuwe e-mail verzenden. Na enige tijd ontvangt het gedeelde postvak geen e-mail meer en ontvangen afzenders van het postvak een ontvangstbewijs voor niet-bezorging. Zie Exchange Online Limieten voor meer informatie.

  • Scenario's waarvoor extra licenties zijn vereist: voor de volgende scenario's zijn aanvullende licenties vereist:

    • Gedeeld postvak met meer dan 50 GB: gedeelde postvakken zijn beperkt tot 50 GB. Als u de groottelimiet wilt verhogen naar 100 GB, moet aan het gedeelde postvak een Exchange Online Abonnement 2-licentie worden toegewezen.

    • Gedeeld postvak met in-place archivering: als u de grootte van het archiefpostvak wilt vergroten, is een Exchange Online Abonnement 2-licentie of een Exchange Online Abonnement 1-licentie met een Exchange Online Archiving-invoegtoepassingslicentie vereist. Als u een van deze licenties toewijst, kunt u ook automatisch uitbreidende archivering inschakelen voor extra archiefopslagcapaciteit.

    • Gedeeld postvak in bewaring voor juridische procedures: als u een gedeeld postvak in bewaring wilt plaatsen, moet het gedeelde postvak een licentie voor Exchange Online Abonnement 2 of een Exchange Online Abonnement 1-licentie met een Exchange Online Archiving-invoegtoepassingslicentie hebben.

    • Geavanceerde functies: als u geavanceerde functies wilt toepassen, zoals Microsoft Defender voor Office 365, Microsoft Purview eDiscovery (Premium) of bewaarbeleid, zijn mogelijk licenties vereist. Zie Microsoft 365-licentierichtlijnen voor beveiliging & naleving voor meer informatie.

      Zie Licenties toewijzen aan gebruikers voor stapsgewijze instructies voor het toewijzen van licenties.

  • Abonnementsvereisten: als u een gedeeld postvak wilt maken, moet u zich abonneren op een Microsoft 365 voor Bedrijven-abonnement dat e-mail (de Exchange Online-service) bevat. Het Microsoft 365-apps voor bedrijven-abonnement bevat geen e-mail. Microsoft 365 Business Standard bevat wel e-mail.

  • Licentievereisten voor toegang tot een gedeeld postvak: voor toegang tot een gedeeld postvak moet een gebruiker een gelicentieerd Exchange Online postvak hebben, maar voor het gedeelde postvak is geen afzonderlijke licentie vereist. Gedelegeerde toegang moet worden uitgevoerd via het eigen postvak van de gemachtigde.

Toegang en machtigingen

  • Gebruikersmachtigingen: als u het gedeelde postvak wilt gebruiken, wijst u machtigingen toe aan gebruikers via een lidmaatschap. Alleen personen binnen uw organisatie kunnen een gedeeld postvak gebruiken.

  • Externe gebruikers: u kunt personen buiten uw bedrijf, zoals personen met een Gmail-account, geen toegang geven tot uw gedeelde postvak. Als u personen buiten uw bedrijf toegang wilt geven tot uw gedeelde postvak, kunt u in plaats daarvan een groep voor Outlook maken. Zie Een Microsoft 365-groep maken in het beheercentrum voor meer informatie.

  • Aanmelden: een gedeeld postvak is niet bedoeld voor directe aanmelding met het bijbehorende gebruikersaccount. Blokkeer altijd de aanmelding voor het account van het gedeelde postvak en houd dit geblokkeerd.

  • Beheer rollen: gebruikers met Exchange-beheerdersrollen kunnen gedeelde postvakken maken.

  • Wachtwoord voor gedeeld postvak: elk gedeeld postvak heeft een overeenkomstig gebruikersaccount met een door het systeem gegenereerd wachtwoord dat niet bekend is of bedoeld is voor gebruik. Gebruik het account niet om u aan te melden bij het gedeelde postvak.

Clientondersteuning en gebruik

  • Gebruiken met Outlook voor Android en Outlook voor iOS-app: naast het gebruik van webversie van Outlook in uw browser voor toegang tot gedeelde postvakken, kunt u ook de Outlook voor iOS-app of de Outlook voor Android-app gebruiken. Zie Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile voor meer informatie. Een andere optie is om een groep te maken voor uw gedeelde postvak. Zie Groepen vergelijken voor meer informatie.

  • Te veel gebruikers: een gedeeld postvak ondersteunt maximaal 25 gebruikers. Als te veel gebruikers tegelijkertijd toegang hebben tot het postvak, kunnen er verbindingsfouten of dubbele berichten optreden. Als u meer gebruikers nodig hebt, gebruikt u in plaats daarvan een Microsoft 365-groep.

  • Bericht verwijderen: u kunt niet voorkomen dat gebruikers berichten in een gedeeld postvak verwijderen. Als u het verwijderen wilt beperken, maakt u een Microsoft 365-groep in plaats van een gedeeld postvak. Een Microsoft 365-groep in Outlook biedt gedeelde toegang tot e-mail en een agenda, maar gebruikt een ander model dan een gedeeld postvak. Zie Groepen vergelijken voor een vergelijking van de twee. Zie Meer informatie over Microsoft 365-groepen voor meer informatie over groepen.

Beveiligings- en nalevingsoverwegingen

  • Versleuteling: Email verzonden vanuit een gedeeld postvak kan niet worden versleuteld omdat het postvak geen eigen beveiligingscontext (gebruikersnaam en wachtwoord) heeft. Als gevolg hiervan kan er geen versleutelingssleutel aan worden toegewezen. Als leden berichten versleutelen met hun eigen sleutels, kunnen andere leden deze berichten mogelijk niet lezen.

  • Bewaring van juridische procedures: voor gedeelde postvakken zijn extra licenties vereist om juridische bewaring te ondersteunen. Zie Licentie- en postvakopslaglimieten voor meer informatie.

Postvakbeheer

Problemen met gedeeld postvak oplossen

In deze sectie worden veelvoorkomende problemen beschreven die kunnen optreden bij het maken of gebruiken van gedeelde postvakken en hoe u deze kunt oplossen.

Fout bij het maken van gedeelde postvakken

Als u probeert het gedeelde postvak een naam te geven die al in gebruik is, ziet u het volgende foutbericht:

Het proxyadres smtp:<shared mailbox name> wordt al gebruikt door de proxyadressen of LegacyExchangeDN van '<name>'. Kies een ander proxyadres

Als u bijvoorbeeld twee gedeelde postvakken met de naam info@domain1 en info@domain2wilt maken, voert u een van de volgende twee taken uit:

Fout machtigingen verzenden wanneer u een gedeeld postvak gebruikt

Als u een gedeeld postvak maakt en er vervolgens een bericht van probeert te verzenden, krijgt u mogelijk het volgende foutbericht:

Dit bericht kan niet worden verzonden. U bent niet gemachtigd om het bericht namens de opgegeven gebruiker te verzenden.

Dit bericht wordt weergegeven wanneer Microsoft 365 een probleem met replicatielatentie ondervindt. De informatie over uw nieuwe gedeelde postvak (of toegevoegde gebruiker) wordt na ongeveer een uur in alle datacenters gerepliceerd. Wacht een uur en probeer vervolgens opnieuw een bericht te verzenden.

Verwante onderwerpen

  • Last updated on