Meer over gedeelde postvakken

Gedeelde postvakken worden gebruikt als meerdere mensen toegang tot hetzelfde postvak nodig hebben, zoals bedrijfsgegevens, ondersteuningsadressen, recepties of andere functies die gedeeld worden door meerdere mensen.

Gebruikers met machtigingen voor het groepspostvak kunnen verzenden als of namens het groeps-e-mailadres als de beheerder die gebruiker daarvoor heeft gemachtigd. Dit is bijzonder handig voor helpdesk- en ondersteuningspostvakken, omdat gebruikers e-mails kunnen verzenden vanuit 'Contoso-ondersteuning' of 'Receptie gebouw A'.

Voordat u begint

Voordat u een gedeeld postvak maakt, moet u het volgende weten:

  • Licenties: Uw gedeelde postvak kan maximaal 50 GB aan gegevens opslaan zonder dat u er een licentie aan toewijst. Als u meer gegevens wilt opslaan, dient u er een licentie aan toe te wijzen. Zie Exchange Online Limieten voor meer informatie over licenties voor gedeelde postvakken. Als de opslaglimiet voor een gedeeld postvak wordt bereikt, kunt u nog enige tijd e-mail ontvangen, maar geen nieuwe e-mail meer verzenden. Vervolgens kunt u ook geen e-mail meer ontvangen. Afzenders ontvangen dan een bewijs dat hun e-mail niet kan worden bezorgd.

Opmerking

Voor de volgende scenario's is een licentie voor Exchange Online Abonnement 2 vereist:

  • Het gedeelde postvak heeft meer dan 50 GB aan opslagruimte in gebruik.
  • Het gedeelde postvak maakt gebruik van in-place archivering.
  • Het gedeelde postvak wordt in bewaring gesteld.

Zie Licenties toewijzen aan gebruikers voor stapsgewijze instructies voor het toewijzen van licenties.

  • Gebruikersmachtigingen: U moet gebruikers machtigingen (lidmaatschap) geven om het gedeelde postvak te gebruiken. Alleen personen binnen uw organisatie kunnen een gedeeld postvak gebruiken.

  • Externe gebruikers: U kunt personen buiten uw bedrijf (zoals personen met een Gmail-account) geen toegang geven tot uw gedeelde postvak. Als u dat toch wilt doen, kunt u een groep voor Outlook maken. Zie Een Microsoft 365-groep maken in het beheercentrum voor meer informatie.

  • Gebruiken met Outlook: Naast het gebruik van webversie van Outlook vanuit uw browser voor toegang tot gedeelde postvakken, kunt u ook de Outlook voor iOS-app of de Outlook voor Android-app gebruiken. Zie Een gedeeld postvak toevoegen aan Outlook Mobile voor meer informatie. Een andere optie is om een groep te maken voor uw gedeelde postvak. Zie Groepen vergelijken voor meer informatie.

  • Codering: U kunt e-mail die vanuit een gedeeld postvak wordt verzonden, niet versleutelen. Dit komt doordat een gedeeld postvak geen eigen beveiligingscontext (gebruikersnaam/wachtwoord) heeft, zodat er geen sleutel aan kan worden toegewezen. Als meer dan één persoon lid is en ze e-mailberichten verzenden/ontvangen die ze met hun eigen sleutels hebben versleuteld, kunnen andere leden mogelijk de e-mail lezen en anderen mogelijk niet, afhankelijk van met welke openbare sleutel het e-mailbericht is versleuteld.

  • Postvakconversie: U kunt gebruikerspostvakken converteren naar gedeelde postvakken. Zie Het postvak van een gebruiker converteren naar een gedeeld postvak.

  • Beheer rollen: gebruikers met de rol globale beheerder of Exchange-beheerder kunnen gedeelde postvakken maken.

  • Abonnementsvereisten: Als u een gedeeld postvak wilt maken, moet u zich abonneren op een Microsoft 365 voor Bedrijven-abonnement dat e-mail (de Exchange Online-service) bevat. Het Microsoft 365-apps voor bedrijven-abonnement bevat geen e-mail. Microsoft 365 Business Standard bevat wel e-mail.

  • Aanmelden: Een gedeeld postvak is niet bedoeld voor directe aanmelding door het bijbehorende gebruikersaccount. U moet aanmelding voor het gedeelde postvakaccount altijd blokkeren en geblokkeerd houden.

  • Te veel gebruikers: Wanneer er te veel aangewezen gebruikers tegelijk toegang hebben tot een gedeeld postvak (niet meer dan 25 wordt aanbevolen), kunnen ze af en toe geen verbinding maken met dit postvak of inconsistenties hebben, zoals berichten die in het Postvak UIT worden gedupliceerd. In dit geval kunt u het aantal gebruikers verminderen of een andere workload gebruiken, zoals een Microsoft 365-groep of een openbare map.

  • Bericht verwijderen: Helaas kunt u niet voorkomen dat personen berichten in een gedeeld postvak verwijderen. U kunt dit alleen omzeilen door een Microsoft 365-groep te maken in plaats van een gedeeld postvak. Een groep in Outlook lijkt op een gedeeld postvak. Zie Groepen vergelijken voor een vergelijking van de twee. Zie Meer informatie over Microsoft 365-groepen voor meer informatie over groepen.

  • Multi-Geo In een multi-geo-omgeving moeten gedeelde postvakken op dezelfde manier worden gelicentieerd als een gebruikerspostvak. Houd er rekening mee dat controle op meerdere geografische postvakken niet wordt ondersteund. Als aan een gebruiker bijvoorbeeld machtigingen zijn toegewezen voor toegang tot een gedeeld postvak op een andere geografische locatie, worden postvakacties die door die gebruiker worden uitgevoerd, niet geregistreerd in het postvakcontrolelogboek van het gedeelde postvak.

Opmerking

Voor toegang tot een gedeeld postvak moet een gebruiker een Exchange Online licentie hebben, maar voor het gedeelde postvak is geen afzonderlijke licentie vereist. Elk gedeeld postvak heeft een bijbehorend gebruikersaccount. Is het u opgevallen dat u niet werd gevraagd een wachtwoord in te voeren toen u het gedeelde postvak maakte? Het account heeft een wachtwoord, maar dat wordt gegenereerd door het systeem (onbekend). U moet het account niet gebruiken om u aan te melden bij het gedeelde postvak. Zonder licentie zijn gedeelde postvakken beperkt tot 50 GB. Als u de groottelimiet wilt verhogen naar 100 GB, moet aan het gedeelde postvak een Exchange Online Abonnement 2-licentie worden toegewezen. De Exchange Online Abonnement 1-licentie met een Exchange Online Archiving-invoegtoepassingslicentie vergroot alleen de grootte van het archiefpostvak. Hiermee kunt u ook automatisch uitbreidende archivering inschakelen voor extra archiefopslagcapaciteit. Als u een gedeeld postvak in bewaring wilt plaatsen, moet het gedeelde postvak een licentie voor Exchange Online Abonnement 2 of een Exchange Online Abonnement 1-licentie met een Exchange Online Archiving-invoegtoepassingslicentie hebben. Als u geavanceerde functies wilt toepassen, zoals Microsoft Defender voor Office 365, eDiscovery (Premium) of bewaarbeleid, moet het gedeelde postvak een licentie hebben voor deze functies.

Opmerking

Vóór juli 2018 werden alle gedeelde postvakken zonder licentie ingericht met een grootte van 100 GB. Zie Inrichting en grootte van gedeelde postvakken corrigeren voor meer informatie.

Een gedeeld postvak maken (artikel)
Een gedeeld postvak configureren (artikel)
Het postvak van een gebruiker converteren naar een gedeeld postvak (artikel)
Een licentie uit een gedeeld postvak verwijderen (artikel)
Problemen oplossen met gedeelde postvakken (artikel)