Microsoft Bookings Veelgestelde vragen

Microsoft Bookings is een Microsoft 365-app waarmee u eenvoudig afspraken kunt plannen en beheren. Bookings bevat een webboekingsagenda en is geïntegreerd met Outlook om de agenda van uw personeel te optimaliseren, zodat uw klanten de flexibiliteit hebben om een tijd te boeken die het beste bij hen past. Geautomatiseerde meldingsmails verminderen no-shows en organisaties besparen tijd met een vermindering van terugkerende planningstaken. Bookings helpt u eenvoudig virtuele afspraken uit te voeren via Skype of Microsoft Teams. Bookings helpt u ook bij het beheren van de dagelijkse planning via de Bookings web-app of in Teams. Bookings is ontworpen om te voldoen aan de behoeften van meerdere onderdelen van elke organisatie.

Bookings is beschikbaar met de volgende abonnementen:

• Office 365:A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 en G5.
• Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. Bookings is niet beschikbaar als zelfstandige app. Outlook Web App of webversie van Outlook moet zijn ingeschakeld om Bookings te kunnen gebruiken.

Een Bookings-licentie biedt volledige functionaliteit, waaronder het maken en beheren van agenda's. Gebruikers kunnen bestaande agenda's bekijken en bewerken wanneer deze gebruikers worden toegevoegd als personeel met de rol Beheerder of Kijker.

Bookings is een onlineservice, dus u hoeft niets te downloaden. Ga naar de app-kiezer in de Microsoft 365-webervaring.

Uw klanten zien alleen de Bookings agenda die u online publiceert voor de services, tijden en personeel die u kiest.

Wanneer personeelsleden worden toegevoegd, ontvangen ze een e-mail om de aanvraag te accepteren of af te wijzen. Ze kunnen hetzelfde e-mailadres openen en 'Weigeren' selecteren, zodat ze niet kunnen worden boekbaar.

Iedereen met een licentie voor een ondersteund abonnement of die is toegevoegd als personeelslid in de rol Beheerder of Kijker heeft toegang tot Bookings in de app-kiezer in de Microsoft 365-webervaring.

Ja. We bieden u een manier om uw Bookings agenda in te sluiten in uw site via een iFrame. Code voor het insluiten van koppelingen bevindt zich op het tabblad Bookings pagina in de Bookings-app.

Ja. We bieden een koppeling naar uw boekingspagina op het tabblad Boekingspagina in de web-app. U hoeft alleen die koppeling door te geven aan uw klanten of klanten en zij zien de meest recente beschikbaarheidsinformatie voor uw bedrijf. U kunt ook de boekingspagina delen op sociale media of zelfs de insluitfunctie gebruiken om deze te hosten in een iFrame. U hebt ook de mogelijkheid om te bepalen wie toegang heeft tot de pagina. U kunt dit doen door het indexeren van directe zoekprogramma's uit te schakelen en de toegang te beperken tot alleen personen in uw organisatie.

Beheerders kunnen Bookings desgewenst uitschakelen in de Microsoft 365-beheercentrum. Volg hiervoor deze instructies.

Een klant kan ook de toegang tot Bookings uitschakelen voor bepaalde in aanmerking komende licenties in de tenant. Ze kunnen een groepsbeleid gebruiken om licenties te beperken of een Postvakbeleid voor Outlook Web App (OWA) implementeren dat beperkt wie nieuwe Bookings agenda's kan maken.

Als u een OWA-postvakbeleid gebruikt om de toegang tot Bookings uit te schakelen, hebben alle gebruikers een Bookings licentie. Wanneer ze echter toegang proberen te krijgen tot de app, slagen ze alleen als ze deel uitmaken van het beleid of als ze als personeel zijn toegevoegd aan een bestaande Bookings agenda. Details hier in de sectie Alleen geselecteerde gebruikers toestaan Bookings agenda's te maken.

Nee, er is geen betalingsondersteuning in Bookings.

Ja, Bookings is aanpasbaar en kan voor verschillende scenario's worden gebruikt. Bij het instellen van een Bookings agenda kunnen veel aspecten van de webgebaseerde planningspagina, uw bedrijfsgegevens, personeelsdetails, servicetypen en planningsbeleid worden aangepast.

Een lichtgewicht versie van Bookings is nu beschikbaar als app in Teams. Meer informatie hierover vindt u in Overzicht van de Bookings app in Teams. Er is een deep link-functionaliteit die kan worden weergegeven in de web-app en na de installatie kan het dagelijkse gebruik van Bookings worden uitgevoerd zonder Teams ooit te verlaten. Informatiestromen tussen platforms.

Bookings is een ideale oplossing voor zowel zakelijke als kleine bedrijven in verschillende branches. Gebruiksvoorbeelden zijn onder andere:

• Financiële dienstverlening

  • Overleg
  • bank- en verzekeringsdiensten
  • belastingaangifte

• Human Resources (HR)

  • sollicitatiegesprekken met kandidaten
  • onboarding
  • hulp bij voordelen
  • training en seminars

• Gezondheidszorg

  • patiëntbezoeken
  • provider-to-provider-samenwerking
  • verzekeringsconsults

• Overheid & publieke sector

  • hoorzittingen en processen
  • openbare diensten
  • afdelingsafspraken

• Onderwijs--K-12

  • ouder-docentvergaderingen
  • school stadhuis
  • bezoeken van student-raadgevers

• Education--Higher Ed

  • kantooruren
  • Tutoring
  • services voor studenten
  • registratie van examens

• Detailhandel

  • geassisteerd winkelen
  • planning van contractanten
  • ontwerpservices

• Algemene behoeften van ondernemingen en kleine bedrijven

  • klant- en clientvergaderingen
  • technische ondersteuning
  • juridische beoordelingen
  • Voorzieningen

U kunt uw huidige provider behouden, maar Bookings alle meldingen verzendt naar het e-mailadres dat wordt gebruikt in uw Microsoft 365-account.

Ja. U kunt uw personeel toevoegen via een e-mail, waarna ze nog steeds de e-mailbevestiging en de agenda-uitnodiging ontvangen wanneer iemand een afspraak met hen boekt.

Ja. U kunt meerdere Bookings agenda met één account maken en beheren. U kunt hiertussen schakelen met behulp van de caret naast de bedrijfsnaam in de Bookings Web-app.

Nee. Bookings is een cloudtoepassing. Het wordt niet ondersteund in een federatieve of hybride omgeving.

Elke nieuwe Bookings agenda maakt een bijbehorend postvak in Exchange en een gerelateerde vermelding in Microsoft Entra ID, waarbij de vermelding wordt vermeld als een gebruiker zonder licentie.

Als u een Bookings agenda wilt verwijderen, moet u het bijbehorende postvak in Exchange verwijderen. Zie Een Exchange-postvak verwijderen.

De enige personen die toegang hebben tot Bookings agenda's die u maakt (via de web-app), zijn personen die zijn toegevoegd als personeel, in de rol Beheerder of Kijker. Tenantbeheerders kunnen een lijst zien met alle Bookings postvakken in Exchange en Microsoft Entra ID.

Onlinevergaderingen zijn beschikbaar binnen Bookings wanneer u de Skype- of Microsoft Teams-clients gebruikt. Onlinevergaderingen kunnen op serviceniveau worden ingeschakeld en de vergaderingsclient die u kiest (Skype of Teams) is standaard ingesteld voor een geboekt personeelslid. Als u wilt deelnemen aan de onlinevergaderingen, is voor elke nieuwe afspraak een unieke koppeling naar de vergadering gekoppeld. Opties voor deelname zijn opgenomen in de gebeurtenis en in bevestigingsmails aan uw klant.

Een instelling met de naam Maximale doorlooptijd bepaalt het verst van tevoren (gemeten in dagen) dat een boeking kan worden gemaakt. Er moet ten minste 24 uur zitten tussen Minimale doorlooptijd (de minimale doorlooptijd, in uren, voor boekingen en annuleringen) en Maximale doorlooptijd. De maximale doorlooptijd kan worden ingesteld op één dag als De minimale doorlooptijd is ingesteld op 0 uur. Dit betekent dat een klant een boeking kan annuleren tot het tijdstip waarop deze begint en dat klanten alleen boekingen kunnen plannen als de afspraak binnen de volgende dag plaatsvindt.

Alle tijden bevinden zich standaard in de zakelijke tijdzone (uw lokale tijdzone). Elke instelling die u configureert voor een Bookings agenda, zoals werkuren, wordt weergegeven in deze tijdzone. De selfservicepagina biedt de mogelijkheid om alle afspraaktijden in de tijdzone van de eindgebruiker weer te geven, die desgewenst kunnen worden uitgeschakeld. Als Altijd tijdslots weergeven in bedrijfstijdzone uitgeschakeld blijft op het tabblad Bookings pagina, zien mensen die de pagina bezoeken tijdvakken in hun eigen lokale tijdzones.

Er is geen voorziening voor het instellen van een tijdzone voor personeel in Bookings. De tijdzone van het personeel en de kantooruren bevinden zich in de tijdzone van het bedrijf.

De e-mailadressen worden beheerd en beheerd op het niveau van microsoft 365-instellingen en zijn afhankelijk van de domeinconfiguratie-instellingen daar. Meer informatie vindt u hier.

Sms-berichten zijn momenteel beschikbaar in Noord-Amerika en een Skype- of Twilio-account wordt gebruikt voor sms-bezorging.

De bevestiging van de boeking wordt verzonden naar zowel de postvakken van de serviceprovider als de klant. De bevestigingsmail bevat een *.ics bestandsbijlage, die vervolgens kan worden toegevoegd aan de agenda van de gebruiker met alle relevante afspraakdetails.

Nee, momenteel kunnen Bookings afspraken alleen worden bewerkt vanuit de Bookings webportal.

E-mailberichten worden geactiveerd op basis van instellingen op het tabblad Services in de Bookings Web-app. Een reservering die door de klant is gemaakt op de selfservicepagina of op het tabblad Agenda in de Bookings web-app activeert een bevestiging en een herinneringsmail. Hetzelfde gebeurt wanneer iemand een wijziging aanbrengt in de boeking via de knop Boeking beheren in de bevestigingsmail of in de web-app. Herinneringsmails worden verzonden op een bepaalde periode vóór een afspraak, zoals beschreven op het tabblad Services in de Bookings Web-app.

Ja, we hebben een groepsboekingsfunctionaliteit waarmee meerdere personen dezelfde afspraak tegelijk kunnen boeken (bijvoorbeeld voor een fitnessles). Deze functionaliteit wordt hier gedetailleerd beschreven.

Ja. Er is een selectievakje op het tabblad Boekingspagina in de web-app: Een Microsoft 365- of Office 365-account van mijn organisatie vereisen om te boeken. Als u dit selectievakje inschakelt, wordt de toegang tot selfservicepagina's beperkt tot alleen gebruikers in uw tenant. De Bookings agenda die zich in de web-app bevindt voor het maken en beheren, kan alleen worden geopend door personen die als personeel zijn toegevoegd aan de pagina met de rol Administrator of Viewer.

De meest recente gegevens die zijn gekoppeld aan uw startpagina, worden opgehaald wanneer de web-app wordt geladen. Zie dit ondersteuningsartikel voor meer informatie over het type informatie dat door Bookings wordt bijgehouden.

Het opnemen van verlof in de Bookings web-app activeert een e-mailmelding naar personeelsleden. Als medewerkers in de war raken over de melding, raden we u aan meer details toe te voegen in de notities of titel van de Time-Off-melding, om het personeel beter te informeren over wat er gebeurt aan de beheerderszijde.

Het proces zou zijn om de Graph API te gebruiken om postvakgegevens op te halen en deze details vervolgens te gebruiken om een nieuw postvak te maken. API-documentatie is hier beschikbaar.

Alle Bookings medewerkers die zijn toegewezen aan de rol Beheerder, kunnen door tabs gescheiden waarden (. TSV)-bestand met alle boekingen die in de afgelopen 120 dagen zijn gemaakt. Bookings rapporten kunt u downloaden in . TSV-formulier van het tabblad Start van de Bookings pagina. De Bookings-API kan ook worden gebruikt om deze gegevens te verzamelen voor meer aangepaste en specifieke doeleinden. Zie Rapportagegegevens voor Bookings voor meer informatie.

Ja, u kunt afzonderlijke Bookings agenda's maken voor elke service of u kunt naar het tabblad Services gaan en Servicedetails selecteren. U ziet alleen een URL voor die specifieke service op de pagina Serviceboeking. Vervolgens kunt u die URL delen, die voor die specifieke service is.

We raden u aan het selectievakje Toestemming van klantgegevensgebruik in te schakelen op de pagina Boeken en de formulering aan te passen om de openbaarmakings- of toestemmingsvereisten van uw organisatie goed over te brengen. Een andere optie is om een aangepast veld toe te voegen aan de service met een koppeling naar het toestemmingsformulier. Vraag klanten vervolgens om het ingevulde formulier te bevestigen voordat ze verder kunnen gaan met het maken van een afspraak. U kunt ook de URL van het toestemmingsformulier toevoegen als een andere opmerking in bevestigings- en herinneringsmails.

De mogelijkheid voor klanten om specifieke personeelsleden te selecteren bij het boeken kan volledig worden verwijderd door de optie Klanten toestaan een specifieke persoon te kiezen voor de boekingsoptie ongedaan te maken op de boekingspagina of de sectie Services. Bookings wijst automatisch willekeurig een beschikbaar personeelslid toe aan de reservering, op basis van de beschikbaarheid van het personeel.

Booking kan een grote hoeveelheid bezoekers en boekingen in één keer ondersteunen. Als de pagina een grote hoeveelheid verkeer ondervindt, ontvangen gebruikers de fout 'server bezet'. De beschikbaarheid van afspraken wordt bijgewerkt wanneer de pagina wordt geladen en wanneer er een reservering wordt gemaakt. Als meerdere personen dezelfde afspraak tegelijk proberen te boeken, laat Bookings slechts één persoon die keer boeken. De andere potentiële klanten krijgen een melding om een ander tijdstip te vinden.

Bookings is een Microsoft 365-app, wat betekent dat alle gegevens worden opgeslagen in het Microsoft 365-platform en in Exchange. Bookings volgt alle beleidsregels voor gegevensopslag die zijn ingesteld door Microsoft. Dit zijn dezelfde beleidsregels die alle Microsoft 365-apps volgen. Bookings gebruikt gedeelde postvakken in Exchange om details van klanten, medewerkers, services en afspraken op te slaan. Nalevingsbeleid voor gedeelde postvakken in Exchange is ook van toepassing op Bookings postvakken. Alle klantgegevens (inclusief informatie die klanten tijdens het boeken hebben verstrekt) worden vastgelegd in Bookings en worden opgeslagen in de app, dus in Exchange. Microsoft Bookings gebruikt hetzelfde beleid dat wordt gebruikt door Microsoft 365, dat u hier kunt vinden.

Elke Bookings agenda wordt onafhankelijk bijgehouden. Er is geen geconsolideerde weergave, behalve de zoekvervolgkeuzelijst nadat u op de caret op de startpagina hebt geklikt.

Toegang tot de Bookings web-app omvat verificatie via de normale Microsoft Entra verificatie. De selfserviceboekingspagina kan beschikbaar worden gemaakt voor iedereen met de koppeling naar de webpagina. Wanneer echter de instelling Een Microsoft 365- of Office 365-account van mijn organisatie vereisen voor boeken is geselecteerd, is de pagina beperkt voor gebruik binnen de Microsoft 365-tenant (met behulp van Microsoft Entra-verificatie).

Ja, omdat Bookings deel uitmaakt van Exchange, staan we Graph API's en Exchange Web Services (EWS)-API's toe dat klanten hun eigen gegevens kunnen downloaden waartoe ze toegang hebben.

Er is de mogelijkheid om te definiëren naar welk e-mailadres de klant zijn antwoorden stuurt. Deze instelling bevindt zich op het tabblad Bedrijfsgegevens. De naam van het Bookings postvak zelf kan ook worden gewijzigd in Exchange, via gebruikelijke processen voor het wijzigen van de naam van Exchange-postvakken.

Deze functie bestaat al voor naleving van de AVG. De pagina Boeking heeft een veld voor aangepaste toestemming, direct onder de sectie met publicatiedetails. Schakel dat selectievakje in en schrijf uw eigen aangepaste toestemmingsbericht en het wordt weergegeven als een verplicht veld op de selfservicepagina. De datum en tijd waarop de klant toestemming verleent, wordt vastgelegd.

Deze sectie biedt geen ondersteuning voor tekst met opmaak, maar denkt dat koppelingen kunnen worden toegevoegd onder de sectie Bedrijfsgegevens en worden weergegeven net onder het selectievakje voor toestemming.

De volgende opdracht kan worden gebruikt om informatie op te halen van alle Bookings postvakken en gebruikers die er toegang toe hebben.

Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}

Als het systeem de e-mailgegevens van de klant niet heeft, kan de bevestigingsmail niet aan de klant worden bezorgd. U kunt het e-mailadres instellen als een verplicht veld, wat u kunt doen op het tabblad Services van Bookings. Wanneer u een nieuwe service maakt in Bookings, wordt het e-mailveld van de klant standaard ingesteld als een vereist veld.

Personeel wordt in deze scenario's willekeurig toegewezen, van alle personeelsleden die beschikbaar zijn op het moment dat de afspraak wordt geboekt. Op dit moment is het niet mogelijk om een gelijke verdeling van willekeurig toegewezen afspraken over alle personeelsleden te garanderen, of om het aantal toegewezen afspraken voor elk personeelslid te beperken. Als er taakverdeling moet worden uitgevoerd voor uw personeel na veel willekeurige toewijzingen, kan dit handmatig worden uitgevoerd op het tabblad Agenda op de pagina Bookings.

Bij het boeken van een afspraak met sms-sms-berichten ingeschakeld, wordt klanten gevraagd om het selectievakje voor aanmelding in te schakelen telkens wanneer ze boeken. Klanten kunnen ook rechtstreeks reageren op het sms-bericht (de SMS-provider) om aan te geven dat ze willen dat de berichten worden beëindigd en dat er vervolgens geen sms-berichten meer naar dat telefoonnummer worden verzonden. Als de klant zich afmeldt voor het ontvangen van sms-berichten van de provider, niet van Bookings zelf, ontvangen ze in de toekomst geen sms-berichten meer, zelfs niet wanneer ze zich aanmelden vanaf de Bookings-pagina.

Als u de foutmelding 'De agenda van dit personeelslid kan niet worden gesynchroniseerd' wordt weergegeven, bevat deze sectie verschillende procedures voor probleemoplossing om u te helpen de fout op te lossen.

Als u op zoek bent naar informatie over het synchroniseren van de agenda van uw personeel, raadpleegt u Personeel toevoegen aan Bookings. Zorg ervoor dat op de pagina Personeelsdetailsde beschikbaarheid van gebeurtenissen op agenda-invloed is ingeschakeld.

Om ervoor te zorgen dat Bookings correct synchroniseert met de agenda's van uw personeelsleden, moet elk personeelslid hun agenda delen. Elk personeelslid moet deze instructies volgen om zijn eigen agenda te delen.

1. Meld u aan bij Microsoft 365 en selecteer outlook in het startprogramma voor apps.

2. Selecteer Boven aan de paginade optie Agenda delen>.

   

3. Selecteer in de sectie Mensen in uw organisatie de vervolgkeuzelijst naast Mijn organisatie en selecteer vervolgens Kan weergeven wanneer ik bezig ben.

   Opmerking

   Deze instelling deelt uw beschikbaarheidsinfo met Bookings en met andere gebruikers in uw organisatie. Het bevat geen andere informatie.

   

4. Selecteer Gereed.

Als een werknemer uw bedrijf heeft verlaten en u deze hebt verwijderd uit uw Microsoft 365- of Office 365-organisatie, moet u die gebruiker nog steeds verwijderen uit Bookings. Ze worden niet weergegeven in de agenda om te voorkomen dat klanten afspraken met hen kunnen boeken.

1. Meld u aan bij Microsoft 365 en ga naar Bookings>Staff.

2. Plaats de muisaanwijzer op de naam van het personeelslid. Pictogrammen voor bewerken en verwijderen worden rechts van de kolom Telefoon weergegeven.

3. Selecteer het pictogram Verwijderen .

4. Selecteer OK in het bevestigingsvak.

Als u wilt controleren of u meer dan één agenda hebt, selecteert u in het linkermenu de vervolgkeuzepijl naast uw bedrijfsnaam en selecteert u openen. Als u slechts één agenda hebt, ziet u alleen de optie om een reserveringsagenda toe te voegen. In dit voorbeeld ziet u dat er een tweede kalender is met de naam Contoso CO.

Dit is een tijdelijke fout en treedt meestal op vanwege een instabiele internetverbinding. Deze problemen worden meestal na een paar minuten vanzelf opgelost.

Als u deze fout na een langere periode nog steeds ziet of als u deze vaak ziet, neemt u contact op met de ondersteuning.

Dit is een bekend probleem en ons productteam onderzoekt momenteel de hoofdoorzaak. Als u dit probleem ondervindt, kunt u deze stappen volgen om het te verhelpen.

1. Selecteer Service bewerken voor de betreffende service.

2. Ga naar het tabblad Meldingen .

3. Schakel de instelling 'Een uitnodiging voor een vergadering verzenden naar de klant, naast de bevestigingsmail' uit.

   

4. Sla de wijzigingen op.

Als het probleem zich blijft voordoen nadat u deze stappen hebt toegepast, neemt u contact op met het Microsoft Ondersteuning-team voor verdere hulp.

Aanvullende bronnen

• Microsoft Bookings breidt de beschikbaarheid uit in het blog ondernemingen

• Video over hoe Microsoft Bookings werkt

• Aan de slag met Microsoft Bookings

• Microsoft Bookings in- of uitschakelen

• Gebruikers afzonderlijk of bulksgewijs toevoegen

• Medewerkers toevoegen aan Bookings

• API-onderdelen om te automatiseren nadat de sjabloon is gedefinieerd

• URL naar Bookings Agenda voor Weergave

• nalevingsbeleid voor Bookings

• Uw reserveringspagina aanpassen en publiceren

• Configuratie van tenantpostvak

• Groep Bookings

• Bookings metrische gegevens en activiteiten bijhouden

• Openbare M365-roadmap