Service-beschikbaarheid configureren in Microsoft Bookings

In Microsoft Bookings is het beheren van de beschikbaarheid van de service essentieel voor een efficiënte planning van afspraken. Microsoft Bookings maakt het u gemakkelijk en gemakkelijk om de beschikbaarheid van uw service te beheren en te koppelen aan de beschikbaarheid van uw personeel. Door de beschikbaarheid van uw service te configureren, kunt u ervoor zorgen dat uw klanten uw services kunnen boeken wanneer u dat wilt en dat uw medewerkers ze efficiënt en effectief kunnen leveren.

Service-beschikbaarheidscategorieën

Er zijn drie categorieën van service-beschikbaarheid.

1. Boekbaar wanneer personeel vrij is: Dit betekent dat uw service alleen beschikbaar is wanneer uw medewerkers die deze service aanbieden ook beschikbaar zijn. Met deze optie voorkomt u dubbele boekingen of conflicten in de planning van uw personeel.
2. Niet te boeken: Dit betekent dat uw service helemaal niet door uw klanten kan worden geboekt. U kunt deze optie gebruiken als u een service tijdelijk wilt onderbreken of deze niet beschikbaar wilt maken voor online boeken. Als dat nodig is, kunt u deze service nog steeds handmatig vanuit uw agenda boeken.
3. Aangepaste uren: Dit betekent dat u een specifiek weekschema kunt instellen voor de beschikbaarheid van uw service. Deze optie biedt u meer flexibiliteit en controle over uw serviceplanning.

Deze opties zijn van toepassing op de algemene beschikbaarheid van uw service. Als u een andere beschikbaarheid wilt instellen voor een specifiek datumbereik, kunt u 'Een ander datumbereik toevoegen' selecteren en de begin- en einddatum voor die periode invoeren. Kies vervolgens een van de drie opties voor dat datumbereik. U kunt meerdere datumbereiken toevoegen met verschillende beschikbaarheidsinstellingen, waardoor de algemene beschikbaarheid van uw service wordt overschreven. Op deze manier kunt u de beschikbaarheid van uw service aanpassen voor feestdagen, speciale evenementen of andere gelegenheden.

Beschikbaarheid blokkeren tijdens bepaalde datums

Er kunnen momenten zijn waarop u geen reserveringen wilt accepteren, zoals vakanties, vakanties of persoonlijke dagen.

Voer de volgende stappen uit om uw services te configureren als 'Niet te boeken' voor de opgegeven datums:

1. Open de service-instellingen van de service waarvoor u de beschikbaarheid wilt wijzigen.
2. Selecteer Beschikbaarheidsopties.
3. Selecteer Beschikbaarheid instellen voor een ander datumbereik.
4. Voer de periode in waarvoor u geen reserveringen voor deze service accepteert.
5. Selecteer Niet boekbaar.

Het configureren van servicebeschikbaarheid in Microsoft Bookings biedt een op maat gemaakte benadering voor het plannen van afspraken, waardoor de beschikbaarheid van personeel naadloos wordt afgestemd op reserveringen van klanten. Of het nu gaat om terugkerende sessies of aangepaste datumbereiken, Bookings stelt bedrijven in staat om hun resources te optimaliseren en de klantervaring te verbeteren.

Buffertijd instellen in Microsoft Bookings

Voor sommige afspraken kan tijd nodig zijn voor of nadat u uw klant hebt ontmoet om uw ruimte en apparatuur in te stellen, op te schonen of opnieuw in te stellen. Of als u onderweg bent tussen klantafspraken, hebt u mogelijk tijd nodig om ervoor te zorgen dat u en uw team tussen afspraken kunnen reizen zonder dat de klant hoeft te wachten.

U kunt buffertijd instellen voordat afspraken beginnen, nadat afspraken zijn beëindigd, of beide om medewerkers de extra tijd te geven die ze nodig hebben om zich voor te bereiden op hun volgende afspraak.

Standaardwaarden voor buffertijd instellen

Standaardwaarden voor buffertijd worden ingesteld op de pagina Servicedetails in Bookings. Net als alle standaardinstellingen voor services die op deze pagina zijn ingesteld, kunnen deze standaardwaarden door u worden bewerkt voor een specifieke boeking om te voldoen aan specifieke klantbehoeften.

De instelling voor buffertijd vindt u op de pagina Servicedetails . Voordat deze kan worden ingesteld voor een bepaalde service, moet u de instelling voor buffertijd inschakelen door de wisselknop buffertijd te selecteren. Dit zorgt ervoor dat de vervolgkeuzelijsten Voor en Na worden weergegeven, die worden gebruikt om de standaard hoeveelheid tijd te kiezen die voor en na elke boeking moet worden vastgemaakt, zoals hier wordt weergegeven:

Buffertijd en beschikbaarheid

Uw klanten zien de buffertijden die u hebt ingesteld, niet rechtstreeks en kunnen deze niet wijzigen. Omdat buffertijd echter wordt gebruikt om de totale serviceduur te berekenen, zien klanten u en uw relevante personeel zoals geboekt tijdens zowel buffer- als reguliere afspraken. Klanten zien ook alleen beschikbaarheid voor u en uw personeel als er voldoende tijd is voor zowel de afspraak als de buffertijd.

Een afspraak van één uur met een buffertijd van 15 minuten vooraf vereist bijvoorbeeld een beschikbaar tijdsblok van ten minste 1 uur en 15 minuten. Een afspraak voor deze service vult daarom een tijdsblok van 75 minuten in uw agenda en heeft 75 minuten beschikbaarheid nodig om zonder conflict te boeken.