Dynamische terugkerende vergaderingen plannen

Belangrijk

Scheduler voor Microsoft 365 stopt in augustus 2023 met werken. Na die datum kan Scheduler geen vergaderverzoeken meer maken of wijzigen.

De dynamische vergaderingen van Scheduler werken rond de drukke planning van de gebruiker. Terugkerende vergaderingen die worden beheerd door Scheduler gedragen zich anders dan traditionele terugkerende vergaderingen in Outlook. Om uw toekomstige agenda open te houden en conflicten met deelnemers te minimaliseren, plant Scheduler één exemplaar van een terugkerende vergadering tegelijk.

Als u Cortana bijvoorbeeld vraagt om elke dag 30 minuten focustijd te plannen, wordt in eerste instantie één afspraak van 30 minuten gemaakt voor de eerstvolgende beschikbare datum in uw agenda. Zodra die afspraaktijd is verstreken, gaat Scheduler op de volgende datum verder met het boeken van een andere instantie. Als het oorspronkelijke tijdslot momenteel niet beschikbaar is, past Scheduler de tijd aan op basis van uw beschikbaarheid.

Dezelfde heuristiek kan worden toegepast op vergaderingen met genodigden. U kunt deelnemers opnemen in uw aanvraag en Cortana vragen om elke twee weken een vergadering te plannen. De eerste en elke volgende vergadering worden dynamisch gepland op basis van de huidige beschikbaarheid van alle deelnemers binnen uw organisatie. Als u of een deelnemer op de volgende datum niet beschikbaar of afwezig is, wordt de vergadertijd automatisch aangepast aan wanneer iedereen beschikbaar is en blijft de gewenste frequentie behouden voor opvolgende vergaderingsexemplaren op basis van de nieuw geplande datum.

Boeken met deelnemers buiten uw organisatie

Wanneer u met deelnemers buiten uw organisatie plant, stuurt uw virtuele assistent de externe deelnemers tijdopties voor de eerste vergadering. Alle toekomstige vergaderingen worden automatisch gepland op basis van de beschikbaarheid van de organisator en interne deelnemers.

Scheduler ondersteunt dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse intervallen.

Voorbeelden van het aanvragen van terugkerende vergaderingen

Hier volgen enkele voorbeelden van hoe u Cortana kunt e-mailen om terugkerende vergaderingen te plannen:

  • "Cortana, plan elke twee weken een vergadering."
  • "Boek maandelijks 30 minuten voor een beoordeling."
  • "Cortana vindt elke dinsdag 30 minuten om elkaar te ontmoeten."
  • "Cortana, plan elke vrijdag 30 minuten om 15:30"

Terugkerende frequentie wijzigen

U kunt de frequentie van een terugkerende vergadering of een niet-terugkerende vergadering die wordt beheerd door Scheduler wijzigen. Antwoord op Cortana vanaf de laatste bevestigingsmail in de vergaderingsthread en vertel Cortana het volgende:

  • "Wijzig dit in eenmaal per maand."
  • "Cortana, maak deze vergadering tweewekelijks."

Terugkerende vergaderingen annuleren

U kunt het meest recente bevestigingsbericht van Cortana beantwoorden en vragen om deze vergadering te annuleren om het geplande exemplaar te annuleren. Scheduler blijft echter toekomstige vergaderingen plannen met dezelfde frequentie. U kunt Scheduler ook vragen om het volgende exemplaar opnieuw te plannen naar de gewenste datum of tijd. Als u de hele terugkerende reeks wilt annuleren, reageert u met 'deze reeks annuleren' en worden er geen toekomstige exemplaren gepland.

Beperkingen voor terugkerende vergaderingen

Houd er rekening mee dat er enkele technische beperkingen gelden voor de typen terugkeerpatronen die Scheduler kan begrijpen en ondersteunen:

  • Meerdere exemplaren binnen hetzelfde interval worden niet ondersteund (bijvoorbeeld: 'twee keer per week').
  • Einddatums voor terugkeerpatroon worden niet ondersteund (bijvoorbeeld: 'elke dag tot 20 december'). Aangezien elke vergadering is gepland na voltooiing van de vorige vergadering, beantwoordt u het meest recente bericht van Cortana met 'annuleer deze vergadering reeks'.
  • Scheduler biedt momenteel geen ondersteuning voor terugkeerfrequenties die langer zijn dan 90 dagen.