Een chatbot toevoegen aan Microsoft Teams

Belangrijk

Power Virtual Agents-mogelijkheden en -functies maken nu deel uit van Microsoft Copilot Studio na aanzienlijke investeringen in generatieve AI en verbeterde integraties binnen Microsoft Copilot.

Sommige artikelen en schermopnamen verwijzen mogelijk naar Power Virtual Agents terwijl we de documentatie en trainingsinhoud bijwerken.

Nu u uw bot hebt gepubliceerd, kunt u uw bot beschikbaar maken voor gebruikers in Microsoft Teams zodat u, uw teamgenoten en de hele organisatie ermee kunnen communiceren. U moet de bot ten minste één keer publiceren voordat gebruikers kunnen communiceren met de bot in Microsoft Teams.

U kunt:

• Het uiterlijk van uw bot in Microsoft Teams aanpassen
• De bot voor uzelf installeren in Microsoft Teams
• De installatiekoppeling van de bot delen met andere gebruikers
• De bot weergeven in de app store van Microsoft Teams.
  • Laat de bot zien aan gedeelde gebruikers door deze toe te voegen aan de app store van Microsoft Teams in de sectie Samengesteld door uw collega's.
  • Deel de bot met de organisatie door de bot in te dienen voor goedkeuring door de beheerder voor opname in de app store van Microsoft Teams in de sectie Samengesteld door uw organisatie.
• Voeg de bot toe aan een teamkanaal.
• Download het vooraf gegenereerde Teams-app-manifest om het binnen uw Microsoft Teams-tenant te verspreiden.

Wanneer u de bot toevoegt aan Microsoft Teams, worden sommige van uw gegevens, zoals botinhoud en chatinhoud van eindgebruikers, gedeeld met Microsoft Teams. Uw gegevens kunnen buiten de nalevings- en geografische of regionale grenzen van uw organisatie terechtkomen. Raadpleeg het privacybeleid voor Microsoft Teams-apps voor meer informatie.

Vereisten

• Deel met gebruikers zodat ze de bot kunnen installeren en ermee kunnen chatten in Microsoft Teams.
• Uw organisatie moet toestaan dat Microsoft Power Platform-apps worden toegevoegd aan Microsoft Teams voordat u of andere gebruikers de bot rechtstreeks in Teams kunnen installeren of vinden in de sectie Samengesteld door uw collega's in de Teams-app store. Werk samen met uw beheerder voor Microsoft Power Platform-apps beheren in het Microsoft Teams-beheercentrum als dit is uitgeschakeld voor uw organisatie.
• Bots die zijn goedgekeurd voor de sectie Samengesteld door uw organisatie (na indiening bij een beheerder) worden apart beheerd door beheerders op de pagina Apps beheren van het Microsoft Teams-beheercentrum.
• Voordat u de bot voor uzelf installeert of de bot met anderen deelt, moet u de bot ten minste één keer publiceren.

Uw bot verbinden met het Microsoft Teams-kanaal

Nadat u uw bot minimaal één keer hebt gepubliceerd, kunt u de bot verbinden met het Microsoft Teams-kanaal, zodat gebruikers kunnen chatten met de bot in Microsoft Teams.

Opmerking

We raden u aan beveiligingsinstellingen in te schakelen voor bots die zijn gebouwd voor Microsoft Teams of intern gebruik door medewerkers, zodat u ervoor kunt zorgen dat de bot niet toegankelijk is voor personen buiten uw organisatie.

Verbinden met Microsoft Teams:

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Teams inschakelen.

   

   Opmerking

   Als u deze optie niet ziet, is het Microsoft Teams-kanaal mogelijk al ingeschakeld.

Het uiterlijk van de bot in Microsoft Teams aanpassen

Het is belangrijk om de juiste beschrijving en het juiste uiterlijk voor de bot op te geven voordat deze beschikbaar wordt gesteld aan andere gebruikers, omdat ze zo leren wat het doel en het merk van de bot is (indien van toepassing).

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Details bewerken om het pictogram, de kleur en de beschrijvingen van de bot te wijzigen. Deze worden getoond in de Microsoft Teams-app store en op het tabblad Info van de app nadat de gebruiker de bot heeft geïnstalleerd. De aanbevelingen voor Microsoft Teams-pictogramformaten doornemen.

   

   Belangrijk

   Updates van de details van de bot zijn niet van toepassing op gebruikers die de bot al hebben geïnstalleerd via een gedeelde koppeling of de sectie Samengesteld door uw collega. Ze moeten de bot opnieuw installeren om de updates te ontvangen.

   Updates van de details van de bot zijn niet van toepassing op bots die zijn goedgekeurd door een beheerder. U moet de bot opnieuw ter goedkeuring indienen om de laatste details voor gebruikers te laten bijwerken.

4. Selecteer Meer om aanvullende informatie toe te voegen:

   • Ontwikkelaarsnaam

   • Website

   • Privacyverklaring

   • Gebruiksvoorwaarden

     U moet deze informatie verstrekken om uw gebruiker op de hoogte te houden van de bot. Zie het onderwerp Privacyverklaring en gebruiksvoorwaarden voor meer details en voorbeelden.

5. Selecteer Opslaan om terug te keren naar het scherm waar u uw bot beschikbaar kunt maken in Teams. U ziet dat uw updates voor de kleur, het pictogram en de beschrijving worden weergegeven.

Opmerking

Aanpassing van pictogrammen in deze sectie is alleen van toepassing op de avatars voor bots die zijn goedgekeurd door beheerder en geldt niet voor gebruikers die de bot installeren met een directe installatiekoppeling of via de Microsoft Teams-app store, sectie Samengesteld door uw collega. U kunt de avatar van de bot aanpassen bij De vormgeving van de bot aanpassen.

Een bot als app in Microsoft Teams installeren

Nadat u een bot hebt gepubliceerd, kunt u de bot rechtstreeks van de Microsoft Copilot Studio-app toevoegen aan uw eigen versie van Microsoft Teams.

Belangrijk

Nieuwe inhoud in een pas gepubliceerde bot wordt niet weergegeven in gesprekken die momenteel gaande zijn. Na 30 minuten inactiviteit wordt de bot bijgewerkt.

U kunt Start over typen in een bestaand gesprek om meteen een nieuw gesprek te starten en de laatste updates van de bot te zien.

U moet uw bot aan uw eigen versie van Teams toevoegen voordat u deze met anderen deelt.

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Bot openen om de installatieprompt te starten in Microsoft Teams. Selecteer Toevoegen om deze als app in Teams te laten toevoegen. Dit installeert de bot alleen voor u.

   

Een koppeling delen zodat anderen de bot kunnen installeren

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Beschikbaarheidsopties en Koppeling kopiëren

   Belangrijk

   Alleen gebruikers die toegang hebben tot de bot, kunnen de installatielink gebruiken om de bot te installeren. U kunt de bot delen om gebruikers toegang te geven tot de chat via de bot.

   

4. Deel de gekopieerde koppeling met gebruikers zodat ze de bot kunnen installeren in Microsoft Teams.

De bot weergeven in de app store van Microsoft Teams

Nadat u uw bot hebt gepubliceerd, kunt u deze weergeven in de Microsoft Teams-app store zodat gebruikers deze kunnen vinden en installeren.

Tonen aan gedeelde gebruikers

U kunt uw bot delen door deze toe te voegen aan de Microsoft Teams-app store, in de sectie Samengesteld voor uw organisatie>Samengesteld door uw collega's. Alleen gedeelde gebruikers kunnen de bot daar vinden.

Belangrijk

Alleen gedeelde gebruikers kunnen de bot vinden in de Microsoft Teams-app store, sectie Samengesteld door uw collega's. De bot wordt niet voor iedereen in de organisatie weergegeven, zelfs niet als de bot daarvoor is geconfigureerd. Als u de bot wilt weergeven aan uw organisatie, dient u de bot in voor goedkeuring door een beheerder voor opname in de app store van Microsoft Teams in de sectie Samengesteld door uw organisatie.

De bot kan alleen worden weergegeven in de app store van Microsoft Teams, sectie Samengesteld door uw collega's, wanneer het totale aantal gedeelde gebruikers niet hoger is dan het Teams-beleid voor app-detectie van de tenant. Als u de bot wilt weergeven buiten de beleidslimiet van uw organisatie, werkt u samen met uw beheerder om de bot weer te geven voor de organisatie.

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Beschikbare opties.

4. Selecteer Aan mijn teamgenoten en gedeelde gebruikers weergeven en bekijk wie toegang heeft tot de bot.

   

5. Schakel het selectievakje Zichtbaar in Samengesteld door uw collega's en selecteer Delen.

   

6. Hierdoor wordt de bot automatisch toegevoegd aan de sectie Samengesteld door uw collega's en wordt een groen label Toegevoegd aan Teams getoond op de pagina met beschikbaarheidsopties.

   

Opmerking

Als uw app niet wordt weergegeven in de sectie Gebouwd door uw collega's, bevat uw Teams-app mogelijk informatie in het cachegeheugen.

Probeer uit en weer in te loggen (als u de bureaubladapp gebruikt) of vernieuw uw browser (als u de web-app van Teams gebruikt).

De bot verwijderen uit de sectie 'Gebouwd door uw collega's'

U kunt de bot niet meer laten weergeven in de sectie Gebouwd door uw collega's. Dit heeft geen invloed op gebruikers die de bot al hebben geïnstalleerd.

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Beschikbare opties.

4. Selecteer Weergeven voor mijn teamgenoten en gedeelde gebruikers en schakel het selectievakje Zichtbaar in Samengesteld door uw collega's uit.

   

5. Selecteer Delen. Nu wordt de bot niet meer weergegeven in de sectie Samengesteld door uw collega's in de Microsoft Teams-app store.

Weergeven aan de organisatie

U kunt de bot delen met uw organisatie door de bot in te dienen voor goedkeuring door de beheerder voor opname in de sectie Samengesteld door uw organisatie>Samengesteld door uw collega's. Dit is een geweldige manier om in samenwerking met uw beheerder de bot uit te rollen voor iedereen in de organisatie of een subset van gebruikers.

Beheerders kunnen ook de bot vooraf installeren en vastmaken voor gebruikers in de organisatie, zodat ze rechtstreeks toegang hebben vanuit hun app-balk in Microsoft Teams.

Voordat u de bot bij uw organisatie verzendt ter goedkeuring, moet u het volgende controleren:

• Uw bot is gereed voor vrijgave en voldoet aan normen, regels en beleid van de organisatie.
• U stemt af met andere botmanagers: zodra de bot is ingediend, kan deze niet opnieuw worden ingediend door een andere gebruiker totdat de vorige inzending is goedgekeurd of afgewezen door een beheerder.
• U hebt de bot verwijderd, indien van toepassing, uit de sectie Gebouwd door uw collega's. Als u uw bot ter goedkeuring door een beheerder verzendt, kan dit ertoe leiden dat de bot op twee plaatsen wordt weergegeven. Zie de instructies voor uw bot verwijderen voor meer informatie.

Opmerking

Zodra een bot is goedgekeurd door een beheerder, wordt de beschikbaarheid van de bot in de sectie Gebouwd door uw organisatie volledig beheerd door uw beheerder. Alleen een beheerder kan de bot verwijderen uit de sectie Gebouwd door uw organisatie.

Verzenden voor de sectie 'Gebouwd door uw organisatie'

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Beschikbare opties.

4. Bevestig dat de bot niet wordt getoond aan teamgenoten of gedeelde gebruikers. Verwijder deze als er staat Toegevoegd aan Teams.

5. Selecteer Weergeven aan iedereen in mijn organisatie.

   

6. Bekijk de vereisten voor verzending en selecteer Verzenden voor beheergoedkeuring.

   Opmerking

   Zorg ervoor dat u de inhoud beoordeelt en dat deze klaar is voor een beoordeling door een beheerder. U moet nieuwe verzoeken indienen bij de beheerder om het pictogram en de beschrijvingen bij te werken voor bots die eerder zijn goedgekeurd.

   Na goedkeuring ontvangen alle nieuwe en bestaande gebruikers van de bot in Teams de update.

   Dit is alleen van toepassing op de botdetails. U kunt doorgaan met het bijwerken van de inhoud van uw bot door de nieuwste inhoud te publiceren zonder deze opnieuw in te dienen bij de beheerder.

7. Een laatste bevestigingsprompt zal verschijnen. Selecteer Ja om door te gaan. De bot wordt naar uw beheerder gestuurd ter goedkeuring, en u ziet een notitie die de status van uw inzending aangeeft.

   

   Opmerking

   Nadat u de bot ter goedkeuring door de beheerder hebt verzonden, mag u de toegang tot de bot niet wijzigen, zodat minder mensen in de organisatie toegang krijgen.

   Dit zal ertoe leiden dat gebruikers in de organisatie niet met de bot kunnen chatten nadat ze deze hebben geïnstalleerd vanaf de Microsoft Teams app store in de sectie Gebouwd door uw organisatie.

   Bepaal samen met uw beheerder voor het beleid voor de Microsoft Teams-app wie de bot kan vinden en installeren.

8. U moet wachten op de goedkeuring van uw beheerder. U kunt de laatste status controleren door Vernieuwen te selecteren of door de pagina De bot beschikbaar maken voor anderen te openen op de pagina Publiceren.

9. Nadat uw beheerder de bot heeft goedgekeurd, wordt de status bijgewerkt naar Goedgekeurd. U kunt de bot rechtstreeks openen en de koppeling van de goedgekeurde versie delen met andere gebruikers.

10. Werk eventueel samen met uw beheerder om de app vooraf vast te zetten of te installeren voor gebruikers met het beleid voor de Microsoft Teams-app zodat ze de bot direct kunnen vinden in de linker Microsoft Teams-applijst.

Opmerking

Als uw app niet wordt weergegeven in de sectie Gebouwd door uw organisatie, ook al is de status Goedgekeurd, bevat uw Teams-app mogelijk informatie in het cachegeheugen.

Probeer u af te melden en opnieuw aan te melden (als u de bureaubladapp gebruikt) of vernieuw uw browser (als u de Teams-webapp gebruikt).

Een bot toevoegen aan een team

In Microsoft Teams kunt u bots toevoegen aan teams. Wanneer u de bots toevoegt, kunnen teamleden @mention gebruiken voor de bot in elk teamkanaal en zullen alle teamgenoten de respons van de bot zien. Deze functie is handig voor scenario's waarin:

• Uw bot samenwerking ondersteunt, zoals het delen van het meest recente inzicht in verkooprapporten met de rest van het verkoopteam.
• U wilt dat elk teamlid met de bot in contact kan komen in een teamkanaal of via privéchat zonder zelf handmatig de bot te hoeven installeren.

Gebruikers toestaan een bot toe te voegen aan een team

Met deze optie kunnen gebruikers de bot toevoegen aan elk team waarvan ze deel uitmaken wanneer ze de bot toevoegen in Microsoft Teams.

Na het inschakelen van deze optie ziet elke gebruiker die de bot installeert vanuit de app store van Teams of via de installatiekoppeling de optie om de bot aan een team toe te voegen in Microsoft Teams. Teamleden kunnen ook de bot uit een team verwijderen.

Belangrijk

De bot wordt zodanig geconfigureerd dat iedereen in de organisatie ermee kan chatten. Dit zorgt ervoor dat alle teamleden toestemming hebben om met de bot te chatten in teamkanalen. Het wordt ten zeerste aanbevolen om de beveiligingsinstelling van de bot niet te wijzigen nadat deze mogelijkheid is ingeschakeld om te voorkomen dat gebruikers machtigingsfouten zien wanneer ze interacties met de bot hebben in teamkanalen.

Gebruikers toestaan een bot toe te voegen aan een team:

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Details bewerken.

4. Selecteer Uw gebruikers toestaan deze bot toe te voegen aan een team.

   

5. Selecteer Opslaan.

Microsoft Teams slaat informatie in cache op, dus kan het even duren voordat gebruikers de optie zien om de bot aan een team toe te voegen. Gebruikers kunnen de browser vernieuwen of zich aanmelden bij of afmelden van de Microsoft Teams-bureaubladclient om wijzigingen onmiddellijk weer te geven.

Als u de bot eerder hebt ingediend voor goedkeuring door de beheerder, moet u deze opnieuw indienen nadat u deze optie hebt ingeschakeld. De beheerder moet deze wijzigingen goedkeuren voordat gebruikers de bot aan hun teams kunnen toevoegen vanuit de app store van Microsoft Teams in de sectie 'Samengesteld door uw organisatie'.

Gebruikers niet toestaan een bot aan een team toe te voegen

Als u deze optie uitschakelt, kunnen gebruikers geen bot toevoegen aan een nieuw team, maar wordt deze niet verwijderd uit teams waaraan de bot al is toegevoegd. Die bots moeten handmatig worden verwijderd uit het team.

Gebruikers niet toestaan een bot aan een team toe te voegen:

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Details bewerken.

4. Schakel het selectievakje Uw gebruikers toestaan deze bot toe te voegen aan een team uit.

   

5. Selecteer Opslaan.

Gedrag voor privébegroeting configureren

Privébegroetingen van een bot zijn handig wanneer u wilt dat teamleden één-op-één gesprekken met de bot voeren zonder de bot zelf handmatig te hoeven installeren.

Opmerking

De configuratie van privébegroetingen wordt niet ondersteund voor bots die het geüpgrade geharmoniseerde ontwerpcanvas gebruiken.

Indien ingeschakeld, start uw bot automatisch een gesprek met teamleden. U kunt het begroetingsbericht van de bot aanpassen door het onderwerp Begroetingssysteem te wijzigen.

Bedenk hoe relevant de bot is voor teamleden. Zorg ervoor dat de begroeting van de bot hen helpt te begrijpen wat ze ermee moeten doen, de beperkingen beschrijft en, belangrijker nog, ze in staat stelt er op comfortabele wijze interacties mee te hebben.

Configureren wanneer een bot een privébegroeting verzendt:

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Instellingen.

   

4. Configureer de opties voor privébegroetingen.

   

5. Selecteer Opslaan.

Het manifest van de Teams-app van de bot downloaden (geavanceerd)

U kunt het Teams-app-manifest van de bot downloaden om direct gedetailleerde wijzigingen in het manifest aan te brengen en te delen met uw beheerder of gebruikers in de tenant. U kunt het app-manifest ook rechtstreeks uploaden naar Microsoft Teams als het beleid van uw organisatie het uploaden van aangepaste toepassingen toestaat.

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Beschikbare opties.

4. Selecteer .zip downloaden.

   

5. Het manifest wordt gegenereerd als een .zip-bestand en wordt opgeslagen volgens de opslaginstellingen van uw browser.

Uw bot loskoppelen van Teams

U kunt uw bot offline halen, zodat gebruikers niet meer met de bot in Teams kunnen chatten. Dit betekent dat de bot niet zal reageren op iemand die ermee probeert te chatten, en iedereen zal verstoren die de bot gebruikt. U moet goed nadenken over de noodzaak om uw bot los te koppelen voordat u dit doet.

Bots worden niet meer weergegeven in de app store van Microsoft Teams, sectie Samengesteld door uw collega's, en ze kunnen niet worden geïnstalleerd vanaf de gedeelde koppeling. Bots die zijn toegevoegd door gebruikers in Microsoft Teams blijven bestaan totdat de gebruiker de bot verwijdert.

Bots die zijn goedgekeurd door een beheerder, worden nog steeds weergegeven in de app store van Microsoft Teams, sectie Samengesteld door uw organisatie. U moet contact opnemen met uw beheerder om de bot te verwijderen

1. Selecteer in het navigatiemenu onder Instellingen de optie Kanalen.

2. Selecteer Microsoft Teams.

3. Selecteer Loskoppelen van Teams.

   

4. Bekijk de informatie over het loskoppelen van uw bot en selecteer Loskoppelen om door te gaan.

U kunt de bot altijd opnieuw verbinden nadat u deze hebt losgekoppeld door Teams inschakelen te selecteren in het venster De bot beschikbaar maken voor anderen op de pagina Publiceren.

Bekende beperkingen

• De configuratie van privébegroetingen wordt niet ondersteund voor bots die het geüpgrade geharmoniseerde ontwerpcanvas gebruiken.
• Momenteel worden alleen de scopes persoonlijk en Team ondersteund voor Microsoft Teams. Groepschat wordt niet ondersteund.
• Het bot-avatarpictogram instellen op de detailpagina wordt niet weergegeven voor bots die zijn goedgekeurd door een beheerder. Bots die zijn goedgekeurd door een beheerder, gebruiken het app-pictogram als de bot-avatar.
• In Teams gelden frequentiebeperkingen voor bots. Afhankelijk van uw zakelijke behoeften, wilt u misschien uw botinhoud beknopt houden voor bots die worden toegevoegd aan Microsoft Teams.
• Momenteel kan de gebruiker zich niet expliciet afmelden als uw bot eindgebruikersverificatie ondersteunt. Hierdoor mislukt de Microsoft Teams AppSource-certificering als u uw bot publiceert in Verkopersdashboard. Dit is niet van toepassing op persoonlijk of tenantgebruik van de bot. Meer informatie vindt u in Uw Microsoft Teams-app publiceren en Validatiebeleid voor AppSource.
• Het loskoppelen van uw bot van Teams kan enkele minuten duren voordat de bot onbereikbaar wordt voor gebruikers van Microsoft Teams.