Delen via


De afsluitprocedures voor het einde van het jaar voor de module Fixed Asset Management in Microsoft Dynamics GP

In dit document vindt u een overzicht van de aanbevolen procedures voor het afsluiten van het jaar voor Vaste activabeheer in Microsoft Dynamics.

Van toepassing op: Microsoft Dynamics GP
Oorspronkelijk KB-nummer: 865653

Samenvatting

Notitie

Voordat u de instructies in dit artikel volgt, moet u ervoor zorgen dat u een volledige back-up hebt van de database die u kunt herstellen als er een probleem optreedt.

Dit artikel bevat een controlelijst met de stappen die u moet volgen om deze procedures te voltooien. De volgende sectie bevat gedetailleerde informatie over elke stap. Een reeks veelgestelde vragen (FAQ) volgt de beschrijving van de procedures.

Inleiding

Lees dit document voordat u een van de volgende procedures uitvoert. Als u vragen hebt, neemt u contact op met de technische ondersteuning voor Microsoft Dynamics.

Controlelijst voor het einde van het jaar

Volg de stappen om dit te doen:

Stap 1: Alle afsluitprocedures voor Crediteurenbeheer in Microsoft Dynamics GP uitvoeren

Sluit Het beheer van crediteuren eerst. Deze actie garandeert dat alle openstaande transacties met vaste activa worden gekapitaliseerd. Zie KB -Year-end sluitingsprocedures voor de module Payables Management in Microsoft Dynamics GP voor meer informatie over het sluiten van Crediteurenbeheer.

Stap 2: Voer alle transacties met vaste activa voor het huidige fiscale jaar in

Post alle toevoegingen, de wijzigingen, de overdrachten en de buitengebruikstelling voor het huidige fiscale jaar.

Notitie

Overdrachten en ongedaan maken van pensioentransacties mogen nooit in een historisch jaar worden uitgevoerd.

Stap 3: alle activa op de laatste dag van het huidige fiscale jaar afbreken

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpprogramma's aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs vaste activa aan en selecteer vervolgens Depreciate.

  2. Typ in het vak Afschrijvingsdoeldatum de laatste datum van het huidige fiscale jaar.

  3. Als u alle vaste activaboeken wilt invoegen, selecteert u Alles.

  4. Selecteer Depreciate.

    Notitie

    Het is erg belangrijk dat u alle activa afkeurt tot de laatste dag van het huidige BOEKJAAR van de FA. Als alle activa niet worden afgeschreven tot de laatste dag van het lopende boekjaar van het FA-fiscaal jaar voordat het einde van het jaar wordt verwerkt, zijn de afschrijvingsbedragen onjuist. Zie Q3 en A3 in de sectie Veelgestelde vragen hieronder voor meer informatie.

Stap 4: Het GL-boekingsproces (GL Interface) uitvoeren (deze stap is optioneel.)

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpprogramma's aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs vaste activa aan en selecteer vervolgens GL-boeking.

  2. Typ 2024-012 in het vak Beginperiode.

    Notitie

    De tijdelijke aanduiding 2024-012 vertegenwoordigt periode 12 van het fiscale jaar 2024. Als u niet werkt op een kalenderjaar of als u meer dan 12 perioden hebt, is de periode die u typt anders.

  3. Typ 2024-012 in het vak Eindperiode.

  4. Typ in het vak Transactiedatum de laatste datum van het huidige fiscale jaar of typ de datum waarop u de boeking nodig hebt om het grootboek te beïnvloeden.

  5. Selecteer Doorgaan.

  6. Wanneer u een bericht ontvangt dat het batchnummer wordt gemaakt, selecteert u Doorgaan.

  7. Schakel in het venster Rapportbestemming het selectievakje Printer in en selecteer VERVOLGENS OK.

Stap 5: alle jaareindrapporten uitvoeren die u wilt bewaren als onderdeel van de financiële records voor het einde van het jaar

De afschrijvingsbedragen van het jaar tot heden voor eerdere boekjaren worden niet bewaard in Vaste activabeheer. U moet dus rapporten afdrukken die deze informatie bevatten voordat u het jaar sluit.

Er zijn verschillende rapporten beschikbaar voor vaste activa. U wordt aangeraden de volgende rapporten af te drukken:

  • Jaarlijkse activiteit

    Als u het jaarverslag wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten en selecteert u Vervolgens Activiteit.

  • Toevoegingen

    Als u het rapport Toevoegingen wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten en selecteert u Transactie.

  • Pensioneringen

    Als u het rapport Buitengebruikstelling wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Transactie en selecteert u Pensioen in de lijst Rapporten.

  • Overboekingen

    Als u het rapport Overdrachten wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Transactie en selecteert u Vervolgens Overdrachten in de lijst Rapporten.

  • Afschrijvingsboek

    Als u het rapport Afschrijvingsboek wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Afschrijving en selecteert u Vervolgens Afschrijvingsboek in de lijst Rapporten.

  • Grootboek van eigenschap

    Als u het rapport Eigenschappenboek wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Inventaris en selecteert u vervolgens Het grootboek van de eigenschap in de lijst Rapporten.

  • Vaste activa voor grootboekafstemming

    Als u het rapport Vaste activa wilt afdrukken naar het rapport Algemene grootboekafstemming, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Activiteit en selecteert u Vervolgens Vaste activa voor Grootboekafstemming in de lijst Rapporten.

Als u meer dan één vast activaboek hebt, raden we u aan ook de volgende rapporten af te drukken:

  • Boek naar Boekafstemming

    Als u het rapport Boek naar Boekafstemming wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten en selecteert u Vergelijking.

  • Boek naar boek YTD afschrijvingsvergelijking

    Als u het rapport Boek naar Boek-YTD-vergelijking wilt afdrukken, wijst u Vaste activa aan in het menu Rapporten, selecteert u Vergelijking en selecteert u Boek naar Afschrijvingsvergelijking boeken in de lijst Rapporten.

Stap 6: Garanderen dat de kalender vaste activa correct is gebouwd (deze stap is optioneel.)

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpprogramma's aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Setup aan, wijs Vaste activa aan en selecteer Vervolgens Agenda.
  2. Selecteer een agenda en selecteer Vervolgens Verifiëren. Wanneer u wordt gevraagd om de perioden te controleren, selecteert u OK.
  3. Selecteer Scherm in het venster Rapportbestemming en selecteer vervolgens OK.

Stap 7: Controleer of de kwartalen correct zijn ingesteld voor alle fiscale jaren

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpprogramma's aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Setup aan, wijs vaste activa aan en selecteer vervolgens Kwartaal.

  2. Zorg ervoor dat de volgende vakken niet leeg zijn:

    • Begindatum
    • Mid-date
    • Einddatum

    Notitie

    Deze vakken moeten voor elk kwartaal bestaan. Als een vak leeg is, typt u de juiste datum in dat vak.

Stap 8: een back-up maken

Deze back-up moet buiten de site worden opgeslagen, samen met de rest van de documentatie over het einde van het jaar. Deze back-up geeft u een permanent overzicht van de financiële positie van het bedrijf aan het einde van het jaar. Bovendien kan deze back-up later worden hersteld als dit vereist is. Het maken van een back-up garandeert dat u snel kunt herstellen als er een stroomschommeling of ander probleem optreedt tijdens de afsluitprocedures voor het einde van het jaar.

Voer de volgende stappen uit om een back-up te maken in Microsoft Dynamics GP:

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP onderhoud aan in het menu Microsoft Dynamics GP en selecteer Vervolgens Back-up.
  2. Selecteer de bedrijfsnaam in de lijst Bedrijfsnaam .
  3. Wijzig desgewenst het pad van de back-up en selecteer OK.

Stap 9: De jaarlijkse sluitingsroutine van vaste activa uitvoeren

  1. Wijs in Microsoft Dynamics GP hulpprogramma's aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijs Routines aan, wijs vaste activa aan en selecteer vervolgens Het einde van het jaar.

  2. Controleer of het fiscale jaar dat voor elk boek wordt weergegeven, het huidige fiscale jaar is. (Het huidige fiscale jaar is het jaar dat u afsluit.)

    Notitie

    Als het fiscale jaar dat wordt weergegeven voor een boek niet het huidige fiscale jaar is, raadpleegt u vraag 1 in de sectie Veelgestelde vragen (FAQ).

  3. Selecteer een of meer boeken die u wilt sluiten en selecteer Vervolgens Invoegen. Herhaal deze stap totdat alle boeken die u wilt sluiten, zijn ingevoegd.

  4. Selecteer Doorgaan om het proces te starten. Selecteer Doorgaan om te bevestigen.

  5. U wordt gevraagd te bevestigen dat u activa hebt afgeschreven tot de laatste dag of het huidige FA-jaar. Als dat niet het geval is, selecteert u NEE hier en doet u dit voordat u het jaar kunt blijven sluiten. Als u dat hebt, selecteert u Ja.

Notitie

Er wordt geen rapport gegenereerd tijdens de jaarlijkse sluitingsroutine voor vaste activa voor Microsoft Dynamics GP 2013 en eerdere versies. Voor Microsoft Dynamics GP 2015 en hogere versies is een rapport Einde van vast activum optioneel om af te drukken. Dit rapport bevat een lijst met alle activa die worden beïnvloed door het proces van einde van het jaar per boek en een status van deze activa.

Notitie

Microsoft Dynamics voert de volgende procedures uit tijdens de sluitingsroutine van het jaareinde:

  • In het venster Algemene informatie over activa wordt het veld Hoeveelheid gekopieerd naar het veld Beginhoeveelheid van het venster Hoeveelheid uitvouwen.
  • In het venster Laatste onderhoud uitvouwen wordt de YTD-onderhoudshoeveelheid gewist.
  • In het venster Activaboek wordt het YTD-afschrijvingsbedrag gewist.
  • De volgende procedures worden uitgevoerd:
    • Het veld Kostenbasis wordt gekopieerd naar het veld Begin year Cost .
    • Het veld Afschrijving van LTD wordt gekopieerd naar het veld Reserve begin.
    • Het veld Restwaarde wordt gekopieerd naar het veld Restwaarde begin.
  • In het venster Boekinstelling wordt het veld Huidig fiscaal jaar met één verhoogd.

Veelgestelde vragen

V1: Het fiscale jaar dat wordt weergegeven voor mijn boek in het venster Einde activajaar is niet het jaar dat ik wil sluiten. Ik heb het jaar gesloten dat vorig jaar werd weergegeven, en ik heb het huidige jaar nog niet gesloten. Wat moet ik doen?

A1: Zie het antwoord op vraag 4.

V2: Ik heb grootboek gesloten in Microsoft Dynamics GP en ik realiseer me nu dat ik Fixed Asset Management nog niet heb gesloten. Kan ik op dit moment de vaste activa de sluitingsroutine voor het einde van het jaar uitvoeren?

A2: Het is raadzaam om het grootboek voor het laatst te sluiten, nadat alle dochterondernemingmodules zijn gesloten. Vaste activabeheer kan echter worden gesloten nadat het grootboek is gesloten. Het GL-boekingsproces (GL Interface) kan worden uitgevoerd en vervolgens kan de transactie of transacties worden geboekt naar het gesloten jaar of naar het historische jaar in het grootboek. Zie stap 4 in de sectie Controlelijst voor het einde van het jaar voor meer informatie over het GL-boekingsproces (GL Interface).

Als u transacties wilt posten naar het historische jaar in het grootboek, moet u ervoor zorgen dat de volgende opties zijn geselecteerd in het venster Grootboekinstallatie:

  • Posten naar geschiedenis toestaan
  • Geschiedenisaccounts onderhouden
  • Geschiedenistransacties onderhouden

Notitie

Als u het venster Algemeen grootboek instellen in Microsoft Dynamics GP wilt openen, wijst u Hulpmiddelen aan in het menu Microsoft Dynamics GP, wijst u Setup aan, wijst u Financieel aan en selecteert u Grootboek.

De geplaatste transactie wordt het historische jaar bijgewerkt en wordt als een beginsaldo naar het open jaar verzonden. Als er onkostenrekeningen of inkomstenrekeningen zijn opgenomen in de transactie, sluiten ze automatisch af bij de account of accounts voor behouden inkomsten.

V3: Ik heb de jaarlijkse routine in Vaste activabeheer uitgevoerd en daarna heb ik afschrijvingen uitgevoerd in het nieuwe jaar. Ik zie dat de afschrijving sterk overdreven is en dat sommige activa een negatief getal hebben in het veld Nettoboekwaarde. Waarom berekent het systeem zoveel afschrijving?

A3: Dit probleem treedt op als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • Het jaar was gesloten.
  • De activa werden niet afgeschreven tot de laatste dag van het fiscale jaar. Kijk een naar het volgende voorbeeld:
  • Het fiscale jaar is een kalenderjaar (1 januari tot en met 31 december).
  • De activa werden tot en met 28 december afgeschreven toen het jaar werd gesloten. In dit voorbeeld is de afschrijving onjuist wanneer de afschrijving de volgende keer wordt uitgevoerd. Het systeem berekent het jaarlijkse tarief niet opnieuw wanneer de afsluitroutine voor het einde van het jaar wordt uitgevoerd. Vaste activa nemen dus een vol jaar afschrijving in beslag in de afgelopen dagen die in het vorige jaar blijven (29 december tot en met 31 december). Het afschrijvingspercentage is het jaarlijkse tarief voor elk actief. Als er activa zijn die aan het einde van de oorspronkelijke levensduur liggen, kan het veld Nettoboekwaarde negatief worden.

Er zijn twee tijdelijke oplossingen voor dit probleem:

  • Aanbevolen tijdelijke oplossing:

    Herstel de gegevens uit een back-up, voer de afschrijving uit op de laatste dag van het jaar en voer vervolgens de procedures voor het afsluiten van het jaar uit.

  • Alternatieve tijdelijke oplossing:

    Stel het leven opnieuw in op alle assets.

Notitie

Als er ooit bedragen op de activa zijn ingevoerd voor het veld Afschrijving van YTD of voor het veld Afschrijving van LTD, zal het opnieuw instellen van de levensduur van de activa deze bedragen wijzigen en kan het resultaat afwijken. Als u het YTD-afschrijvingsveld of het veld Afschrijving van LTD wijzigt door de levensduur van het activum opnieuw in te stellen, veroorzaakt u inconsistenties tussen Vaste activabeheer en Grootboek. Deze inconsistenties moeten worden uitgelegd.

V4: In plaats van de jaarlijkse routine voor Vast activabeheer te voltooien, heb ik het veld Huidig fiscaal jaar handmatig gewijzigd in het venster Boekinstelling in het volgende jaar. Moet ik teruggaan en de jaarlijkse sluitingsroutine uitvoeren of kan ik de activiteit in Vast assetbeheer voor het nieuwe jaar blijven verwerken?

A4: Als er geen activiteit, zoals toevoegingen, wijzigingen, overdrachten, buitengebruikstelling of afschrijving, is uitgevoerd voor het nieuwe jaar, kan het veld Huidig fiscaal jaar in het venster Boekinstallatie worden teruggezet naar het vorige jaar en kan de routine voor het afsluiten van het jaar worden verwerkt.

Als een activiteit, zoals toevoegingen, wijzigingen, overdrachten, buitengebruikstelling of afschrijving, voor het nieuwe jaar is uitgevoerd, herstelt u de gegevens uit een back-up en gaat u vervolgens verder met de jaarlijkse sluitingsroutine.

In beide gevallen moet de afsluitroutine voor het einde van het jaar worden uitgevoerd. Als de afsluitroutine voor het einde van het jaar niet is voltooid, wordt het bedrag in het veld Afschrijving van YTD overschreven op een rapport met activa die buiten gebruik zijn gesteld of die in het vorige jaar volledig zijn afgeschreven. Als de afsluitroutine voor het einde van het jaar niet wordt uitgevoerd, worden de bedragen in het veld Afschrijving van YTD niet gewist. De bedragen in het veld YTD-afschrijving worden niet uitge nul weergegeven. Deze bedragen worden dus onjuist opgenomen in de verslagen voor het nieuwe jaar.