Zasady korzystania z Outlook 365

Question

Witam, problemem w mojej firmie są przepełnione, obciążone skrzynki pocztowe i wielkie archiwa (kłopoty z regułami, indeksacją itd.). 

Czy istnieją wytyczne i zasady korzystania z Outlooka zawierające dane dot. np. maks. wielkość archiwum, zasady tworzenia reguł, maks. ilość reguł, dlaczego nie można tworzyć reguł dla archiwum)? Nie mogę nigdzie znaleźć takiego spisu.

Answer 1

1. Tak jest ograniczona ilość reguł (max 100) pisałem o tym tutaj
2. Archiwizacja działa - wielkość pliku nie jest ważna, ważna jest data ostatniego otwarcia wiadomości. Czyli stara poczta otwierana sukcesywnie np co 3 mieś nigdy się nie zarchiwizuje. Stara poczta pobrana przed chwilą w nowym połaczeniu też się nie zarchiwizuje.
3. Co do wielkości plików to pisałem o tym tutaj oraz o możliwości ustawienia innych wartości.

Oraz odszukałem też taką tabelkę  (16-tka/365 powinna mieć domyślnie 70GB, a jak nie to można sobie po przestawić jw.)

OL2000 = 2GB

OL2003 = 20GB

OL2007 = 20GB

OL2010 = 50GB 

(dodatkowo dla aplikacji 32 bit limit 65k obiektów w folderze)

konfiguracja rozmiarów podana przez producenta: opisana w tym artykule

Jak się skończy limit to OUtlook powinien utworzyć nast plik archive.pst -> archive2.pst (czy jakoś tak)

Wiele informacji o Outlooku przeczytasz na outlook.pl/forum na którego zalogowanie się polecam

Answer 2

"Ale jak masz Exchange (no bo 365)" :) ... czyli to Exchange

Answer 3

A jaka to skrzynka, na IMAPie czy Exchange, bo na razie to rozmawiamy o kolorach?

Co do wyszukiwania to jest z Outlookiem pewien ambaras związany z systemowym MS Searchem, który powiedzmy nie jest najlepszy. Tutaj opisałem jak sobie poradzić z problemami działania wyszukiwania: Naprawianie wyszukiwania w Outlooku

Można też korzystać z folderów wyszukiwania które są mechanizmem SQLowym i o wiele lepszym niż zwykła szukajka, niestety nie tak poręczna w modyfikacjach. Ma on za to o wiele więcej parametrów które można zapisać pod postacią folderu:

Co do oczyszczania skrzynki ze staroci (a staroć stosowana przez Outlooka to nic innego jak poczta nie otwierana przez X dni). zwykle to X to 3mieś. Ale opcji tworzenia archiwum jest wiele, począwszy od ustawień folderu (o którym wspomniałem pow) a skończywszy na ustawieniu w opcjach. Jeśli masz z tym problem napisz to prześlę ekrany ustawień.

Miałem jednak kiedyś potrzebę odchudzenia skrzynki nie z najstarszej poczty, ale z najgrubszej stąd powstało napisane i opublikowane takie mako: Przenoszenie wielkich maili do archiwum

Answer 4

Mam taki przypadek, że użytkownik ma podpięte kilka plików archiwum. Reguły ciągle ustawia dla archiwum, bo autoarchiwizacja przestała działać. Skrzynka pocztowa ciągle się zawiesza lub sama wyłącza, oczywiście są też problemy z wyszukiwaniem wiadomości a ostatnio e-maile zaczęły się dublować.

Pytania:

1. Czy jest określona maksymalna ilość reguł?
2. Czy można tworzyć reguły przenoszące wiadomości do archiwum? Jeśli nie to z jakiego powodu?
3. Przy jak dużych plikach archive działa autoarchiwizacja.

4.Od kiedy plik pst może mieć maks. 70GB? Do tej pory przy 50GB (dokładnie 49,5) dzielił się na następne.

Pojemność maksymalna skrzynki w mojej firmie na serwerze to aktualnie 1GB.

Potrzebna by mi była taka lista zasad, których spełnienie zagwarantuje płynne działanie skrzynki pocztowej Outlook 365 i którą mogłabym przekazywać użytkownikom.

Answer 5

W kontach IMAP należy pocztę skasowaną przeczyścić. Ponieważ normalne kasowanie poczty jej nie usuwa, a oznacza do usunięcia.

Ale jak masz Exchange (no bo 365) to nie powinno być takiego problemu. Skrzynki mają 1TB miejsca, a istnieje coś takiego jak tworzenie archiwum (czyli przeniesienie z serwera do pliku offlinowego PST). Reguły takie posiada każdy z folderów oraz opcje Outlooka. Wielkość takiego pliku może mieć 70GB a więc chyba wystarczająco aby popracować z nim dłużej (a zawsze można odłączyć taki plik i go sobie gdzieś zarchiwizować jednocześnie zbierając dane do następnego).