Błąd wklejania w Excel-u 2010 przy wł. autofiltrze

Question

Witam

Chciałbym zgłosić błąd działania Excela który może napytać biedy nieostrożnym i nieswiadomym użytkownikom. U nas w firmie już kilka razy musiałem naprawiać dokumenty w których ktoś zupełnie nieświadomie pozmieniał informacje których zmieniać nie powinien.

Błąd związany jest z funkcją Autofiltr oraz wklejaniem. Przedstawię to na prostym przykładzie.

Wprowadzam do arkusza dane a następnie włączam Autofiltr 

Następnie filtruję dane przez "jabłko" a następnie kopiuję datę z pierwszego wiersza i wklejam do pozostałych.

Teraz wszystko zadziałało poprawnie. Daty dla gruszek i śliwek daty się nie zmieniły.

Spróbujecie jednak zrobić to samo i zamiast zwykłego wklej dać wklej jako wartość (dotyczy to wszystkich możliwości wklej jako czyli wklej formułę, format itp.)

No i niespodzianka! Okazuje się, ze wbrew oczekiwaniom Excel wkleja nam to do wszystkich komórek również tych które były odfiltrowane!!!

Powyższy przykład jest po wklejeniu formatu i wartości.

Uważam, że jest to bardzo poważny błąd. Nietrudno sobie bowiem wyobrazić kiedy ktoś filtruje listę składającą się z kilku tysięcy wierszy i wkleja wartość do zaledwie kilku które pozostały w wyniku filtrowania. Nieświadom niczego zapisuje plik, a trzy dni później okazuje się, że musi mozolnie odtworzyć wszystkie dane które nieopatrznie zmienił. Przy pliku do którego ma dostęp kilka osób i który jest zmieniany kilka razy dziennie to i kopia robiona codziennie może się na niewiele przydać. Wiem bo sam to przechodziłem.

Wklejacie więc ostrożnie przy włączonym autofiltrze!!

A może to mój błąd? I ja coś robię nie tak? Będę wdzięczny za wszelkie sugestie i podpowiedzi.

Pozdrawiam

Marek Fiołka

Answer 1

Marku,  nie musisz mi wyjaśniać zalety wklejania specjalnego. Jak zauważyłeś w pierwszym poście piszę  że nie widzę błędu a to za przyczyną wkelenia normalnego gdzie błąd ten nie występuje.  Potem doprecyzowałeś swoją odpowiedź, a ja ją sprawdziłem ponownie i przyznalem ci racje. Nie przypuszczałem że chcesz o tym o tym pogadać a że jesteś w kłopocie,  dlatego podałem ci alternatywne rozwiązanie. 

Zwykle sięgam do programowania i nie bawię się na filtrach. 

Z pewnością koledzy moderatorzy dostrzegli naszą dyskusję i przedsiewzieli pewne kroki. Jeśli nie to sam zgłoszę błąd.

Answer 2

Szanowny Oskarze.

Nie wiem jak to napisać abyś się nie zniechęcał się i nie czuł się urażony. Bardzo doceniam to, że znajdujesz czas, swój prywatny czas, do udzielania się na tych forach. Jest to na prawdę godne pochwały. Ja niestety nie mam na tyle czasu, choć kiedyś często się udzielałem na różnych grupach dyskusyjnych.

Niestety w przypadku mojego wpisu kompletnie się nie zrozumieliśmy. Wpis nie był pytaniem. Nie był to opis problemu z którym nie mogę sobie poradzić. Wpis był otwartą dyskusją na temat funkcji, która w mojej ocenie w jednym szczególnym przypadku, działa niepoprawnie. Był też przestrogą dla innych użytkowników Excela. Błąd bowiem istnieje i może napytać komuś biedy. Cały problem starałem się opisać jak najprościej tak aby posługując się nieskomplikowanym przykładem, zilustrować na czym błąd ten polega.

Twoja pierwsza odpowiedź "Robisz jakiś błąd" sugerowała mi, że nie przeczytałeś dokładnie i nie sprawdziłeś tego o czym piszę. Być może nie korzystasz z funkcji wklejania specjalnego i nie znasz jej zalet i sposobu wykorzystywania. Być może tak jest. Jeżeli jednak chciałeś w czymś pomóc to mogłeś przecież sprawdzić czy wklejenie wartości u Ciebie zadziała.  Gdybyś zadał sobie trud, aby sprawdzić to u siebie, pewnie doszedł byś do wniosku, że to nie mój błąd, ale błąd Excela.

No chyba, że z jakieś niepojętej dla mnie przyczyny u Ciebie wklejanie specjalnie na przefiltrowanych danych działa poprawnie!

Nie zrażony Twoją pierwsza odpowiedzią spróbowałem jeszcze raz wyjaśnić na czym polega problem wybierając niefortunnie prosty przykład z formatowaniem. I na prawdę, pisząc to myślałem o tym czy aby nie skończy się na formatowaniu warunkowym. Skończyło się jak się skończyło. Nie będę już w to wnikał.

Jedno co chciałem powiedzieć, to że w Excelu od dawna istnieje funkcja wklej specjalnie. Jest ona bardzo przydatna i na pewno nie traktował bym jej jak, jak to określiłeś "nieprzewidzianego przez producenta zastosowania". Wręcz przeciwnie funkcja ta została bardzo mocno przybliżona użytkownikom. W Excelu 2003 trzeba było kilka razy kliknąć aby uzyskać efekt wklej jako wartość. Dlatego też była to jedna z pierwszych funkcji którą wyciągałem jako dodatkowe polecenie na ówczesny pasek narzędzi. Tak często z tego korzystam.

Od wersji 2010 dodatkowe opcje wklejania pojawiają się w formie dodatkowej ikonki po każdym standardowym wklejeniu. Nie trzeba więc już kombinować z wstążkami bo jest to pod ręką zawsze wtedy kiedy jest potrzebne. Na pewno więc producent przewidział, że po wklejeniu użytkownik zechce określić jak to wklejenie miało by przebiegać. Czy program ma wkleić wszystko jak leci z komórki źródłowej, czy też interesują użytkownika tylko wybrane cechy takie jak wartość, format, formuła itp.

I wszystko tu działa całkowicie poprawnie, zupełnie standardowo i zgodnie z tym czego można by się spodziewać, z jednym małym wyjątkiem. Z wyjątkiem wklejania na przefiltrowanych komórkach, gdzie jest to poważnie niedopracowane. 

I w zasadzie nie ma tu sensownego rozwiązania problemu. Jeżeli bowiem musisz wkleić do przefiltrowanych komórek tylko wartości, i pod żadnym względem nie możesz sobie pozwolić na wklejanie jak leci (nie wnikając dla czego sobie nie możesz na to pozwolić) no to praktycznie jesteś bez szans. No owszem, można co prawda zaznaczać pojedyncze komórki z wciśniętym klawiszem Ctrl. Ale uda się to tylko najbardziej wytrwałym i pod warunkiem, że w wyniku filtrowania nie mamy zbyt wiele widocznych rekordów (wierszy). No i najważniejsze, użytkownik musi być świadomy, że wklejanie wartości z użyciem dodatkowych opcji wklejania odbywa się zupełnie inaczej niż zwykłe wklejanie, bez korzystania z tych opcji.

I taki był główny cel rozpoczynania przeze mnie tej dyskusji. Podzielenie się odkryciem i przestroga dla innych. Był tez drugi cel. Chciałem ten błąd zgłosić bezpośrednio w Microsofcie. Odesłali mnie jednak na to forum. Mam nadzieję, że oprócz nas dwóch ktoś to jeszcze czyta i w kolejnej odsłonie Offica błąd ten zostanie już naprawiony.

Na koniec polecam Ci zapoznać się z wszystkimi możliwościami wklejania specjalnego. Są to bardzo przydane funkcje i jestem pewien, że kiedy się na tym głębiej zastanowisz to znajdziesz dziesiątki przykładów na to jak można je wykorzystać. No bo jak np. inaczej można skopiować komentarz z jednej komórki do drugiej? Albo jak inaczej przenieść skomplikowane sprawdzanie poprawności z jednych komórek do innych? Nie wspominając już o takiej możliwości jak dodatkowe operacje na wklejanych danych. Jest tu chyba jedyne miejsce w Excelu gdzie można uzyskać Transpozycję danych. Ja wiem, że sama transpozycja nie często może być potrzebna. Ale jak już jest potrzebna to powiedz mi jak to zrobić szybko i skutecznie bez tej standardowej i całkowicie przewidzianej przez producenta programu funkcjiwklejania specjalnego? Uważaj tylko na danych przefiltrowanych autofiltrem! :-)

Pozdrawiam

Marek Fiołka

Answer 3

Wiedziałem! 

Wiedziałem, że skończy się to na pouczeniu, że mam stosować formatowanie warunkowe. No wiedziałem, że tak będzie. 

Chciałbym więc podkreślić tu, że po pierwsze temat tego postu nie dotyczy formatowania warunkowego. Po drugie wiem jak działa, jakie są zalety i kiedy można sobie napytać biedy przy stosowaniu formatowania warunkowego. Po czwarte wiem też jak działają tabele oraz czym są style tabeli i jak się je stosuje. Po piąte w pliku w którym zauważyłem poruszany przeze mnie problem stosuję zarówno formatowanie warunkowe (i to dość skomplikowane, w oparciu o formuły) a także dane są w tabeli. Tylko bardzo proszę nie wchodźmy w dyskusję po co stosować formatowanie warunkowe skoro są style tabeli.

Cały przykład był wyłącznie po to aby w jak najprostszy sposób zilustrować na czym polega problem z wklejanie wartości. I tylko tyle!! 

A teraz skoro to już wyjaśniłem powróćmy proszę do tematu!!

Wklej specjalnie nie jest wcale niekonwencjonalną funkcją. Wręcz przeciwnie, jest bardzo prostą i użyteczną funkcja. Tak samo wklejanie tylko formuł, wklejanie formatów, wklejanie komentarzy, sprawdzania poprawności itd. Kto wie jak z tego korzystać na pewno korzysta i to nie raz.

Proszę też zwrócić uwagę, że znajduje się ona na pierwszej wstążce w pierwszej grupie narzędzi! A trudno nazwać coś co jest umieszczone w takim miejscu jako niekonwencjonalną funkcję.

Problem jest tylko na przefiltrowanych danych. Excel wkleja to co powinien wkleić ale nie do tych komórek do których powinien. I stosowanie formatowania warunkowego czy też tabeli niczego nie zmienia i w niczym nie poprawi efektywności.

Proszę też zwrócić uwagę, że po każdym zwykłym wklejeniu (np. po Ctrl+V) w dolnym prawym rogu pojawia się dodatkowa ikonka z opcjami wklejania.

I jeżeli powstrzymamy się od używania tych opcji to wklejanie odbędzie się wyłącznie do widocznych komórek. Natomiast po skorzystaniu z którejkolwiek z opcji wklejanie obejmie zasięgiem wszystkie komórki nawet te odfiltrowane przez filtr. Nie nawał bym jednak skorzystania z tych opcji "nieprzewidzianym przez producenta zastosowaniem". Mało tego uważam, że umieszczenie tych opcji w tym miejscu jest właśnie zachętą producenta do skorzystania z nich. Tyle tylko, że producentowi umknęło gdzieś, że dane czasami są przefiltrowane. 

Nadal więc uważam, że jest to błąd.

Pozdrawiam

Marek Fiołka

Answer 4

Robisz jakiś błąd.

Jak to powinno wyglądać:

• filtrujemy jabłka (otrzymujemy wiersze 1,2,4,6,..)
• kopiujemy datę 2014-10-08 z drugiego wiersza Ctrl+C
• Przechodzimy w dół o jeden wiersz i z Shiftem zaznaczamy strzałką obszar [C4:C8]
• Klikamy Enter aby zapamiętane dane się wkleiły

Otrzymujemy tak wklejone dane tylko w te, widoczne filtrem wiersze.

p.s.

Przeciąganie też działa właściwie.

Może to błąd wynikający ze środowiska (uszkodzenie pewnej funkcji w twoim Excelu)

Może wyjdź z Aplikacji i wciśnij opcję naprawiania dostępną z Panelu sterowania/programy/office/zmień/napraw

Answer 5

Witam

Bardzo mi przykro, ale mój błąd polega jedynie na tym, że niezbyt jasno opisałem błąd Excela.

Postaram się więc jeszcze raz opisać to bardziej precyzyjnie bo widzę, że trudno to zrozumieć.

Załóżmy, że dane na początku wyglądały tak jak na poniższym obrazku, tzn. cześć danych ma w jakiś tam sposób inny format (u mnie pogrubienia i kolory). Proszę tylko nie wnikajmy w sensowność tych formatów. Tak jest, tak ma być i koniec.

Teraz chciałbym przekopiować wartość daty z pierwszego wiersza (ale tylko i wyłącznie wartość) do wszystkich wierszy z jabłkami. Robię więc następujące czynności:

1. Filtruję tylko jabłka. OK to jest proste.
2. Kopiuję zawartość komórki C2 (niezależnie jak to zrobię, czy przez Ctrl+C, czy też PPM a następnie Kopiuj, czy też klikając na wstążce, nie ma to znaczenia).
3. Teraz chcę wkleić wszystkim jabłkom datę 2014-10-20. Lecz chcę wyłącznie wkleić datę. Format ma pozostać niezmieniony. A już na pewno nie zmienione mają pozostać komórki odfiltrowane czyli z gruszkami i śliwkami!!! Co więc mogę zrobić. Na pewno nie mogę niczego przeciągać bo przeciągnę strunę i zniszczę formatowanie! Odpada też opisany powyżej sposób z Enterem z tego samego powodu. Ja osobiści znam tylko trzy możliwości:

3.1 Ze wstążki Narzędzia Główne, z grupy Schowek rozwijam listę Wklej i wybieram Wklej wartości

3.2 Korzystając z tego samego miejsca wybieram Wklej specjalnie a następnie Wklej wartości

3.3 Wszystko to samo robię klikając PPM i w opcjach wklejania wybieram Wartości (ewentualnie wywołuję to samo okienko co w p. 3.2 ale nie bądźmy drobiazgowi)

Niezależnie od sposobu który wybiorę format zostanie zachowany (bo tak miało przecież być) jednakże data 2014-10-20 dostanie się także śliwkom i gruszkom!!

A przecież nie taki był mój zamysł!!!

Pytam więc po raz drugi. Co zrobiłem źle?!?

Bo ja nadal twierdzę, że nie mój to błąd ale błąd Excela, i to błąd poważny. Na tych jabłkach i gruszkach wygląda to niewinnie ja wiem. Ale przecież to tylko przykład. Z wklejania wartości, formatów, formuł korzystam od dawna i to bardzo często. Problem jednak zauważyłem od niedawna kiedy jeden z pracowników zmienił datę w dość długiej liście (ponad 3000 wierszy) i sam nie wiedział jak i kiedy to zrobił. A na pliku pracuje kilka osób. Kiedy sprawa wyszła na jaw trzeba to było długo i mozolnie odkręcać.

Co do problemów z moją konkretną instalacją Excela to na pewno nie tędy droga. Problem występował już w Excelu 2003. Mało tego sprawdziłem to na zupełnie innej maszynie gdzie zainstalowano angielskojęzyczną wersję Offica i również występuje. Nie wiem czy choroba dotknęła tez nowsze wersje ale nie mam gdzie tego sprawdzić.

Tak więc czekam na dalszy rozwój wypadków i z chęcią poczytam odpowiedzi innych użytkowników tego bądź co bądź najlepszego na świecie arkusza kalkulacyjnego.

A może napiszecie jak działa to u was? Może tylko Excele w naszym mieście tak się sprzysięgły :-)? Kto wie??

Pozdrawiam

Marek Fiołka