Naliczanie kosztów projektu dla przyjęć zakupu

W tym artykule opisano, jak koszty projektu naliczone z przyjęć zakupów można śledzić w Microsoft Dynamics 365 Finance.

Faktury za projekt często przychodzą później niż są dostarczane towary i usługi, co może mieć znaczący wpływ na kluczowe wskaźniki wydajności (KPI) projektu. Ważna jest możliwość śledzenia tych transakcji w sprawozdaniach finansowych i raportach z projektu.

Ilustruje to przykładowy scenariusz opisany poniżej.

Firma Contoso Consulting rozpoczęła nowy projekt wdrożenia chmury. Utworzono zamówienie zakupu na zakup komputera do projektu. Komputer będzie kosztować 1500 USD, a usługi instalacyjne dodatkowe 150 USD. Dostawca dostarczył i zainstalował komputer, ale faktura jeszcze nie dotarła do Contoso Consulting. Kierownik projektu chciałby widzieć naliczenie kosztów projektu w kwocie 1650 USD, zanim faktura zostanie dostarczona. Ponadto koszt powinien znaleźć odzwierciedlenie w sprawozdaniu finansowym firmy na koniec miesiąca.

Dla celów sprawozdawczości naliczony koszt musi być zarejestrowany na poziomach finansowym i projektu. Fiinansową aktualizację przyjęcia produktu można śledzić w kategoriach towaru i zaopatrzenia.

W przypadku towarów na stronie Parametry modułu rozrachunków z dostawcami zaznacz opcję Księguj przyjęcia produktów w księdze.

Dla kategorii zaopatrzenia na stronie Reguła kategorii zaznacz zasady Zakupy, a następnie dla każdej kategorii zaopatrzenia zaznacz opcję Naliczanie wydatku na zakup w momencie przyjęcia.

Konta Koszty zakupu niezafakturowane i Naliczenie zakupu w oknie Ustawienia księgowania będą używane podczas księgowana załączników związanych z przyjęciem produktu.

W tym samym scenariuszu zobaczmy, jak księgowanie przyjęcia produktu wpłynie na księgę główną i informacji o projekcie.

Krok 1: Utwórz i potwierdź nowe zamówienie zakupu dla projektu, aby zarejestrować zakup komputera dla $1500 i usług instalacyjnych dla $150.

Po potwierdzeniu zamówienia zakupu zostaną dla projektu utworzone transakcje na ustalony koszt.

Banknot

Transakcje na ustalony koszt będą miały w polu Źródło transakcji ustawioną wartość Zamówienie zakupu. Utworzenie i potwierdzenie zamówienia zakupu nie tworzy transakcji dla projektu.

Krok 2: Towary i usługi są dostarczane, a przyjęcie produktów jest rejestrowane.

Zaksięgowanie przyjęcia produktu spowoduje wygenerowanie załącznika i jego zaksięgowanie w księdze. Załącznik zostanie zapisany po stronie debetowej na koncie niezafakturowanych kosztów zakupu, a po stronie uznaniowej na koncie naliczeń zakupu.

Banknot

W celu zaksięgowania przyjęcia produktu będzie używana konfiguracja księgowania kategorii zaopatrzenia i produktów, a nie konfiguracja księgowania kategorii projektu. W celu właściwego wykazania finansowego wpływu naliczeń zakupu należy odpowiednio dopasować tę konfigurację.

Na stronie Kategoria zaopatrzenia można zamapować kategorie zaopatrzenia na kategorie projektu.

Krok 3: Utwórz wersję roboczą faktury od dostawcy.

Zaksięgowanie przyjęcia produktu nie wpływa na informacje o projekcie. Aby obejść to zachowanie, można wygenerować wersję roboczą faktury od dostawcy natychmiast po zaksięgowaniu przyjęcia zakupu. Przejdź do strony Zamówienie zakupu >karta Faktura>Generuj>Faktura. Zostanie utworzony dokument oczekującej faktury, który aktualizuje dane projektu.

Utworzenie wersji roboczej faktury od dostawcy spowoduje generowanie oczekujących transakcji projektu.

Na stronie Ustalony koszt rekordy utworzone w kroku 1 zostaną zamknięte, a program utworzy nowe rekordy odzwierciedlające potwierdzenie kosztów pochodzące z oczekującej faktury od dostawcy. Pole Źródło transakcji dotyczące ustalonego kosztu zostanie ustawione na wartość Faktura od dostawcy.

Faktura od dostawcy pozostanie w stanie oczekiwania do momentu nadejścia rzeczywistej faktury od dostawcy.