Avaliar preparação da mudança organizacional

Artigo
07/21/2023
Aplica-se a:

Microsoft Teams

Este artigo faz parte do estágio de Preparação do Usuário de sua jornada de atualização, uma atividade que você conclui em paralelo com o estágio de Preparação Técnica. Antes de prosseguir, confirme se você concluiu essas atividades de estágios anteriores:

Depois de proteger sua equipe de projeto e definir sua visão, escopo e metas, a próxima etapa em sua jornada de atualização é garantir que sua organização e usuários estejam prontos para o Teams, uma atividade que você concluir em paralelo para garantir sua preparação técnica. Para obter o valor do Teams, os usuários devem realmente usá-lo. Simplesmente habilitar o Teams não garante que você alcance seu objetivo. Os usuários têm casos de uso diferentes e estilos de aprendizagem variados, e se adaptam à nova tecnologia em velocidades diferentes. A boa notícia é que gerenciar mudanças não é tão complicado, mas é preciso um esforço focado. As discussões guiadas abaixo são projetadas para ajudar você a entender sua base de usuários para que você possa preparar o nível certo de educação para facilitar e acelerar a adoção do usuário. Há duas maneiras de examinar sua base de usuários:

Preparação para alterações organizacionais: entender a rapidez (ou não) que os usuários normalmente reagem às alterações. Essas informações ajudarão a informar a quantidade de conscientização, treinamento e venda de valor que talvez seja necessário fazer para impulsionar a adoção do usuário.
Cenários de trabalho em equipe: entender como os usuários funcionam permitirá que você mapeie o Teams para suas atividades de trabalho, acelerando a adoção e facilitando a mudança de Skype for Business.

Nota

Você pode adaptar as atividades de avaliação fornecidas abaixo a qualquer iniciativa de alteração em sua organização. Basta abordar as perguntas com base no escopo do seu projeto. Nas discussões a seguir, a "nova solução" pode se aplicar à chamada de áudio, à conferência de áudio ou à atualização de Skype for Business para o Teams.


Pontos de decisão	Qual é a cultura da sua organização quando se trata de mudanças? Como a nova tecnologia pode otimizar a maneira como os usuários funcionam? Quais usuários provavelmente exigirão atenção especial para fazê-los mudar a maneira como funcionam?
Próximas etapas	Use as diretrizes a seguir e as atividades associadas para capturar o perfil de preparação do usuário da sua organização.

Preparação para alterações organizacionais

Ao avaliar a preparação da sua organização, você pode determinar o quão receptivos (ou não) seus usuários provavelmente mudarão a maneira como funcionam e adotando novas tecnologias. Entender como os usuários reagem à alteração capacita sua organização a resolver proativamente as preocupações, ajustar seu plano de distribuição para obter a entrada ideal e identificar usuários que podem realmente ajudá-lo a facilitar a mudança com seus pares.

Atividade

Use os iniciadores de conversa a seguir para realizar uma avaliação de preparação organizacional e documentar a cultura de sua organização quando se trata de alterações. Essas informações podem ajudar a informar a quantidade de conscientização e treinamento que você pode precisar implementar para seu projeto. Não se preocupe com números exatos. Este exercício representa uma compreensão geral de sua cultura organizacional. Se você precisar de ajuda para começar, basta avaliar uma distribuição passada; isso pode ajudá-lo a prever como os usuários podem reagir às alterações e ajudá-lo a lidar proativamente com as reações esperadas.

Qual percentual de usuários se enquadram em cada bucket?

Adotantes iniciais	Usuários informados	Retardatários
Esses usuários solicitam a solução antes que ela esteja disponível.	Esses usuários aceitam a solução assim que seu valor é demonstrado.	Esses usuários rejeitam a solução, mesmo quando são empurrados para a alteração.

Ponta

Insira seus primeiros adotantes para o teste piloto, além de servir como campeões par. Os campeões ajudam a evangelizar novas tecnologias e levam pelo exemplo para mostrar aos seus pares como realizar valor. Para saber mais sobre como criar um programa de campeões formais, consulte o guia de adoção do Office. Seus retardatários podem precisar de mais convencimento antes de adotarem uma nova tecnologia. Se mais de 20% da sua organização cair nesse bucket, gaste mais tempo comunicando o valor de mensagens e fornecendo treinamento personalizado. Além disso, dê suporte a eles por meio da alteração abrindo um loop de comentários para entender melhor e resolver suas hesitações.

Qual percentual de usuários se enquadram em cada competência?

Auto-motivado	Jogadores de equipe	Buscadores de mão
Esses alunos buscam recursos, aprendem fazendo.	Esses usuários desfrutam de treinamento em grupo e interativo; eles vão junto com colegas de trabalho.	Esses usuários esperam "luva branca" ou assistência individual.

Ponta

Nem todos aprendem da mesma maneira. Para aqueles que são auto-motivados, aponte para os vídeos online e artigos de treinamento da Microsoft. Se 20% ou mais forem jogadores de equipe, insira sua equipe de treinamento ou um parceiro para fornecer treinamento ao vivo e interativo (pessoalmente ou online). Normalmente, você encontrará executivos ou funções direcionadas na categoria de mão-de-mão. Este é um grupo crítico que se beneficiaria de sessões de treinamento personalizadas e curtas. Insira seus campeões para ajudar a fornecer treinamento a esses usuários, para uma experiência ideal.

Avaliando cenários de trabalho em equipe

O Microsoft Teams expande os recursos de Skype for Business, oferecendo uma solução abrangente de comunicação e colaboração. Ao projetar seu plano para atualizar usuários do Skype for Business para o Teams, considere como você pode usar o poder da colaboração em equipe para excitar os usuários e facilitar a transição de Skype for Business para o Teams.

Em sua essência, o trabalho em equipe é como as pessoas trabalham juntas para fazer as coisas. Trata-se de alinhar as pessoas certas com as ferramentas relevantes de uma maneira que funcione para elas. O Teams reúne pessoas, conversas, arquivos e projetos em um workspace, criando um verdadeiro hub para trabalho em equipe em sua organização.

Entender como o usuário trabalha e como eles se reúnem pode ajudar os usuários a visualizar como eles podem usar o Teams, facilitando a mudança para longe de Skype for Business. Há duas maneiras principais de pensar em cenários de trabalho em equipe: centrados nas pessoas e centrados no projeto.

O trabalho em equipe centrado no projeto centra-se em um projeto ou iniciativa específico (por exemplo, planejando um evento de lançamento de produto). Desde o planejamento de escopo até o gerenciamento de orçamento até os esforços de marketing, o trabalho em equipe centrado no projeto ajuda a alinhar os workstreams do projeto, mantendo todos informados.
Pessoas trabalho em equipe centrado gira em torno de pessoas com responsabilidades ou atributos semelhantes que podem trabalhar na mesma equipe (por exemplo, a equipe de vendas, guerreiros de estrada) ou entre equipes (por exemplo, campeões pares). Desde conversar com um colega até obter uma resposta a uma pergunta até participar de uma reunião de equipe, as atividades centradas nas pessoas incluem compartilhamento de informações e construção de relacionamento.

Para aproveitar ao máximo o Teams, crie uma estratégia de trabalho em equipe que inclua ambos os cenários, ajudando os usuários a entender como o Teams pode funcionar para eles.


Ponto de decisão	Quais cenários de trabalho em equipe relacionáveis você empregará para ajudar a acelerar a adoção do teams pelo usuário e facilitar sua atualização de Skype for Business?
Próximas etapas	Use os exemplos abaixo para ajudar a criar seus próprios cenários de trabalho em equipe. Documente-os na Pasta de Trabalho de Atualização. Para cenários e exemplos adicionais, acesse a Biblioteca de Produtividade

Exemplos

Trabalho em equipe centrado no projeto: evento de lançamento do produto (por exemplo: sua organização está se preparando para lançar um novo produto no mercado e está planejando um amplo evento promocional para promover a conscientização, gerar leads e incentivar vendas).

Consideração	Observações
Atributos principais	Stakeholders entre equipes com vários workstreams de projeto Reuniões de destino frequentes Muitas peças/pessoas se unindo (orçamento, agendas, apresentações, registro e assim por diante)
Desafios de trabalho em equipe hoje	Os workstreams estão trabalhando em silos com visibilidade limitada nos esforços gerais de status de projeto ou entre equipes: Conversas desconectadas e falta de "quem está fazendo o quê" Informações rastreadas em vários lugares sem visibilidade entre equipes Tempo de produtividade perdido ao trazer um novo membro a bordo ou recuperar a falta de uma reunião
Requisitos de trabalho em equipe	Acesso rápido ao agendamento do projeto e à atribuição de tarefas Abrir canal de conversa para manter todos conhecidos Local central para arquivos de apresentação atuais e outros recursos Capacidade de atualizar os novos membros da equipe de projeto rapidamente Maneira de incentivar e dar suporte uns aos outros para manter o impulso
Trabalho em equipe no Teams	Equipe/canais para organizar o conteúdo do projeto e conversas em thread SharePoint para hospedar arquivos PPT¹ Planner/Trello para atribuir tarefas individuais de projeto e datas^{de vencimento 1} Equipes para reuniões online Aplicativo móvel do Teams para se conectar em movimento

¹ Dar suporte à integração ou alinhamento do aplicativo no Teams.

trabalho em equipe centrado em Pessoas: a equipe de vendas (por exemplo: sua equipe de vendas dispersa regionalmente precisa permanecer conectada da estrada, permanecer alinhada no pipeline e entender as principais ofertas e iniciativas que podem ajudar a impulsionar as metas anuais de cota)

Consideração	Observações
Atributos principais	Trabalhar remotamente (na estrada, hotéis, sites de clientes) Focado em relacionamento – principal externo
Desafios de trabalho em equipe hoje	Conversas repetidas com vários representantes de campo (chat, chamadas, reuniões etc) – não é possível reunir todos ao mesmo tempo Oportunidades perdidas para aprender com vendas "ganha" – somente compartilhamento boca a boca Embaralhar continuamente entre aplicativos: Pipeline de Vendas no Excel Tendências no Power BI Garantia de vendas no email Recursos de demonstração do cliente no SharePoint 1:1 chats e reuniões pontuais Divulgação da comunidade de vendas em Viva Engage
Requisitos de trabalho em equipe	Acesso rápido a garantias de vendas Chegar rapidamente a um especialista Reviravolta rápida para perguntas e aprovações Reuniões de vendas, revisões de pipeline Recursos de treinamento de vendas Gerenciamento de banco de dados do cliente
Trabalho em equipe no Teams	Equipes/canais por região ou cliente projetados para concentrar conteúdo e conversas SharePoint para colateral/recursos¹ XLS/Power BI para pipeline e bancos de dados¹ Equipes para reuniões online Aplicativo móvel do Teams para se conectar em movimento Integração de aplicativos do Teams ao sistema CRM¹ Viva Engage para insights de SME de amplo alcance e compartilhamento de informações*¹

¹ Dar suporte à integração ou alinhamento do aplicativo no Teams.

Dicas para identificar um "bom ajuste" para sua estratégia de trabalho em equipe

Pode ser fácil se empolgar formando uma estratégia de trabalho em equipe para cada usuário, cada equipe e cada projeto. Nem todo projeto ou equipe requer uma estratégia de trabalho em equipe totalmente definida. Aqui estão algumas práticas recomendadas para começar:

Considere projetos entre equipes que estão apenas começando ou estão próximos.
- Planejamento de eventos – coordenação de várias equipes (orçamento, logística, apresentações e assim por diante)
- Novo produto piloto – compartilhar informações, coletar comentários em um ambiente controlado
Identificar personas de usuário e grupos de trabalho principais, conectando as várias maneiras pelas quais interagem entre si no Teams
- Equipes/regiões de vendas – guerreiros de estrada, recursos de fácil acesso, respostas rápidas de reviravolta
- RH – processos padronizados em todas as divisões, abordagem consistente para contratação
- Trabalhadores de linha de frente – conexão com seus pares/gerenciamento, acesso a procedimentos, NEO
Tenha estas considerações em mente:
- Comece pequeno. Salve projetos maiores e mais complexos para depois de examinar o modelo de trabalho em equipe.
- Concentre-se em novos projetos. Evite alterar um projeto existente que está bem em andamento, pois isso pode interromper o fluxo de trabalho.
- Considere o tempo. Lançar uma nova estratégia de trabalho em equipe para vendas no final do ano fiscal pode não ser o ideal.
- Iterar. Não há necessidade de reinventar a roda. Quando encontrar uma estrutura de trabalho em equipe que funcione, repita-a com outros grupos de trabalho e projetos. Defina uma equipe de modelo e defina diretrizes para ajudar os usuários a assimilar rapidamente no Teams e fornecer consistência.

Use as informações coletadas acima para informar seu plano de preparação do usuário.