Sobre as caixas de correio compartilhadas

  • Artigo

As caixas de correio compartilhadas são usadas quando várias pessoas precisam acessar a mesma caixa de correio, como uma informação da empresa ou um endereço de email de suporte, para mesa de recepção ou qualquer outra função que possa ser compartilhada por várias pessoas.

Os usuários com permissões para a caixa de correio do grupo podem enviar como ou enviar em nome do endereço de email da caixa de correio, se o administrador tiver dado permissões para isso. Isso é particularmente útil para caixas de correio de ajuda e suporte, pois os usuários podem enviar emails de "Suporte da Contoso" ou "Criar uma Mesa de Recepção".

Antes de criar uma caixa de correio compartilhada, aqui estão algumas coisas que você deve saber:

  • Licenças: Sua caixa de correio compartilhada pode armazenar até 50 GB de dados sem atribuir uma licença a ela. Depois disso, você deve atribuir uma licença para a caixa de correio para armazenar mais dados. Para obter mais detalhes sobre o licenciamento de caixa de correio compartilhada, consulte Exchange Online Limites. Quando uma caixa de correio compartilhada atingir o limite de armazenamento, você ainda poderá receber emails por um tempo, mas não poderá enviar novos emails. Depois de um tempo, você não receberá mais emails. Os remetentes que enviarem mensagens para essa caixa de correio receberão uma notificação de que a mensagem não foi entregue.

Observação

Os seguintes cenários exigem uma licença do Plano 2 Exchange Online:

  • A caixa de correio compartilhada tem mais de 50 GB de armazenamento em uso.
  • A caixa de correio compartilhada usa o arquivamento local.
  • A caixa de correio compartilhada é colocada em espera de litígio.

Para obter instruções passo a passo sobre como atribuir licenças, consulte Atribuir licenças aos usuários.

  • Permissões de usuário: Você precisa dar aos usuários permissões (associação) para usar a caixa de correio compartilhada. Somente as pessoas de dentro da organização podem usar uma caixa de correio compartilhada.

  • Usuários externos: Você não pode dar às pessoas fora do seu negócio (como pessoas com uma conta do Gmail) acesso à sua caixa de correio compartilhada. Se quiser fazer isso, crie um grupo do Outlook. Para saber mais, confira Criar um grupo do Microsoft 365 no centro de administração.

  • Use com o Outlook para Aplicativo Android e iOS: Além de usar Outlook na Web do navegador para acessar caixas de correio compartilhadas, você também pode usar o aplicativo Outlook para iOS ou o aplicativo Outlook para Android. Para saber mais, confira Adicionar uma caixa de correio compartilhada ao Outlook mobile. Outra opção é criar um grupo para sua caixa de correio compartilhada. Para saber mais, confira Comparar Grupos.

  • Criptografia: Você não pode criptografar o email enviado de uma caixa de correio compartilhada. Isso ocorre porque uma caixa de correio compartilhada não tem seu próprio contexto de segurança (nome de usuário/senha) portanto, não pode ser atribuída uma chave. Se mais de uma pessoa for membro e enviar/receber emails criptografados com suas próprias chaves, outros membros poderão ler o email e outros podem não ler, dependendo da chave pública com a qual o email foi criptografado.

  • Conversão de caixa de correio: Você pode converter caixas de correio de usuário em caixas de correio compartilhadas. Confira Converter uma caixa de correio do usuário em uma caixa de correio compartilhada.

  • Administração funções: usuários com funções de administrador global ou administrador do Exchange podem criar caixas de correio compartilhadas.

  • Requisitos de assinatura: Para criar uma caixa de correio compartilhada, você precisa assinar um plano de negócios do Microsoft 365 para empresas que inclua email (o serviço Exchange Online). A assinatura Microsoft 365 Apps para Pequenos e Médios negócios não inclui email. Microsoft 365 Business Standard inclui email.

  • Entrando: Uma caixa de correio compartilhada não se destina à entrada direta por sua conta de usuário associada. Você sempre deve bloquear a entrada da conta de caixa de correio compartilhada e mantê-la bloqueada.

  • Muitos usuários: Quando há muitos usuários designados acessando simultaneamente uma caixa de correio compartilhada (o máximo com suporte é 25), eles podem falhar intermitentemente em se conectar a essa caixa de correio ou ter inconsistências como mensagens sendo duplicadas na caixa de saída. Nesse caso, reduza o número de usuários ou use uma carga de trabalho diferente, como um grupo do Microsoft 365.

  • Exclusão de mensagem: Infelizmente, você não pode impedir que as pessoas excluam mensagens em uma caixa de correio compartilhada. A única maneira de contornar isso é criar um grupo do Microsoft 365 em vez de uma caixa de correio compartilhada. Um grupo no Outlook é como uma caixa de correio compartilhada. Para uma comparação dos dois, consulte Comparar grupos. Para saber mais sobre grupos, confira Saiba mais sobre grupos do Microsoft 365.

  • Multi-Geo Em um ambiente multi-geográfico, as caixas de correio compartilhadas precisam ser licenciadas da mesma forma que uma caixa de correio de usuário é licenciada. Observe que não há suporte para auditoria entre caixas de correio. Por exemplo, se um usuário receber permissões para acessar uma caixa de correio compartilhada em um local geográfico diferente, as ações de caixa de correio executadas por esse usuário não serão registradas no log de auditoria da caixa de correio da caixa de correio compartilhada.

Observação

Para acessar uma caixa de correio compartilhada, um usuário deve ter uma licença de Exchange Online, mas a caixa de correio compartilhada não requer uma licença separada. Toda caixa de correio compartilhada tem uma conta de usuário correspondente. Observe como você não foi solicitado a fornecer uma senha ao criar a caixa de correio compartilhada? A conta tem uma senha, mas é gerada pelo sistema (desconhecido). Você não deve usar a conta para fazer logon na caixa de correio compartilhada. Sem uma licença, as caixas de correio compartilhadas são limitadas a 50 GB. Para aumentar o limite de tamanho para 100 GB, a caixa de correio compartilhada deve receber uma licença do Exchange Online Plano 2. A licença Exchange Online Plano 1 com uma licença de complemento Arquivamento do Exchange Online só aumentará o tamanho da caixa de correio de arquivo. Isso também permitirá que você habilite o arquivamento de expansão automática para capacidade adicional de armazenamento de arquivos. Da mesma forma, se você deseja colocar uma caixa de correio compartilhada em retenção de litígio, a caixa de correio compartilhada deve ter uma licença Exchange Online Plano 2 ou uma licença Exchange Online Plano 1 com uma licença complementar de Arquivamento do Exchange Online.

Se você quiser aplicar recursos avançados, como Microsoft Defender para Office 365, descoberta eletrônica (Premium) ou políticas de retenção, as licenças poderão ser necessárias. Para obter mais informações, consulte Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança & conformidade.

Observação

Antes de julho de 2018, todas as caixas de correio compartilhadas não habilitadas eram provisionadas com um tamanho de 100 GB. Para obter mais informações, confira Corrigindo o provisionamento e o dimensionamento da caixa de correio compartilhada.

Solução de problemas de caixa de correio compartilhada

Erro ao criar caixas de correio compartilhadas

Se você vir a mensagem de erro, o endereço proxy "smtp:<nome> da caixa de correio compartilhada" já está sendo usado pelos endereços proxy ou LegacyExchangeDN de "<name>". Escolha outro endereço proxy, significa que você está tentando dar à caixa de correio compartilhada um nome que já está em uso. Por exemplo, digamos que você deseja nomear as caixas de correio compartilhadas como info@dominio1 e info@dominio2. Há duas maneiras de fazer isso:

Erro ao não ter permissões de envio ao usar uma caixa de correio compartilhada

Se você criou uma caixa de correio compartilhada e, em seguida, tentar enviar uma mensagem dela, você pode obter isso:

Essa mensagem não pôde ser enviada. Você não tem a permissão para enviar a mensagem em nome do usuário especificado.

Essa mensagem é exibida quando o Microsoft 365 está enfrentando um problema de latência de replicação. Ele deve desaparecer em uma hora ou mais, quando as informações sobre sua nova caixa de correio compartilhada (ou usuário adicionado) forem replicadas em todos os nossos data centers. Aguarde uma hora e tente novamente enviar uma mensagem.

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