Criar uma solicitação e definir configurações de pesquisa

Neste artigo: saiba como criar uma solicitação no Priva para começar a atender a uma solicitação de direitos de entidade. Entenda as configurações de pesquisa para recuperação de dados e como refinar sua pesquisa.

Os usuários que têm uma função no grupo de função Administradores de Solicitação de Direitos de Entidade que não seja a função somente exibição (consulte Priva permissões) podem criar uma solicitação. Há duas maneiras de criar uma solicitação:

  • A partir de um modelo, uma opção rápida "fora de caixa" que usa configurações padrão personalizadas; Ou
  • A opção personalizada, que é um processo guiado para percorrer todas as configurações.

Dica

Na primeira vez que você visitar a solução Solicitações de Direitos de Entidade, oferecemos uma maneira simplificada de criar uma solicitação e explorar recursos. Consulte Introdução à sua primeira solicitação abaixo.

Tipos de solicitação

Solicitações de direitos do titular Priva dá suporte a três tipos diferentes de solicitações:

  1. Acesso: fornece um resumo das informações pessoais do titular dos dados mantidos por sua organização em Microsoft 365.

  2. Exportação: fornece um resumo e um arquivo exportado de itens de conteúdo que contêm as informações pessoais do titular dos dados. Esses são os itens revisados e marcados como Incluídos durante a revisão dos dados coletados pelas configurações de pesquisa.

  3. Lista marcada para acompanhamento: gera um resumo de todos os arquivos que foram marcados durante a revisão de dados que podem exigir mais ação fora do Priva. Por exemplo, talvez seja necessário facilitar a exclusão das informações pessoais do titular dos dados de acordo com sua solicitação. Você pode exibir as marcas incluídas e configurar marcas personalizadas para sua organização em Priva configurações.

Introdução à sua primeira solicitação

Quando você inicia uma avaliação ou assinatura de Solicitações de Direitos de Entidade, oferecemos uma configuração simples e inicial para sua primeira solicitação que usa as configurações padrão. Essa configuração pode ajudá-lo a explorar o fluxo de trabalho de solicitação de direitos de assunto e familiarizar-se com sua funcionalidade.

Na primeira vez que chegar à página Solicitações de Direitos de Entidade, você verá uma faixa na parte superior com um botão Introdução assunto. Quando um usuário seleciona esse botão, um painel de submenu é exibido com as informações desse usuário preenchidas previamente nos campos de nome e email e mostra todas as configurações padrão.

Explorar a funcionalidade de solicitação com suas informações: experimentar uma solicitação de direitos de assunto com base em suas próprias informações pode ajudá-lo a obter familiaridade e conforto ao passar por cada estágio do processo. Você verá o que uma pesquisa padrão retornará e poderá praticar o refinamento dos resultados ajustando as configurações de pesquisa. Na guia Dados coletados, você pode examinar itens na área de visualização à direita e praticar a reação de texto, aplicar marcas, inserir anotações e marcar itens para incluir ou excluir para o relatório final (encontre detalhes em Examinar dados para uma solicitação de direitos de assunto).

  • Você não precisa usar suas informações para criar sua primeira solicitação. Se você estiver pronto para iniciar uma solicitação para um titular dos dados, substitua seu nome e endereço de email com as informações do titular dos dados.

Para aceitar todas as configurações e criar a solicitação, selecione Criar. O painel será fechado e você verá sua nova solicitação listada na página Solicitações de Direitos de Entidade. Para alterar qualquer uma das configurações padrão antes de criar a solicitação, selecione Editar detalhes da solicitação , o que o coloca no assistente de criação de solicitação de direitos de assunto.

Observação

Qualquer solicitação que você criar contará para a sua avaliação ou a atribuição de assinatura paga, independentemente de quais informações do titular dos dados são usadas para a solicitação. O período de retenção de dados padrão de 30 dias se aplica após o fechamento da solicitação. Saiba como alterar períodos de retenção para solicitações de direitos de entidade.

Configuração rápida: usar um modelo com configurações padrão

Ao criar uma solicitação diretamente de um modelo, as configurações padrão destinam-se a ajudar você a começar a trabalhar rapidamente. Os três modelos correspondem aos três tipos de solicitação : acesso a dados, exportação de dados e dados marcados para ação adicional. Você pode exibir as configurações padrão de um modelo e fazer alterações durante o processo de criação da solicitação.

Selecionando a relação

Cada modelo permite que você selecione o tipo de relação entre o titular dos dados e sua organização, que, por sua vez, determina as configurações padrão. Os pontos a seguir explicam como a relação escolhida afeta as configurações de pesquisa em modelos:

  • Funcionário atual: os resultados da pesquisa são personalizados para evitar emails ou Teams chats dos que o funcionário participou ou arquivos criados pelo funcionário. Essa configuração simplifica os resultados da pesquisa, pois os funcionários atuais geralmente têm acesso ao conteúdo que criaram ou à comunicação em que participaram.

  • Ex-funcionário: as configurações de pesquisa priorizam a caixa de correio do ex-funcionário (se disponível) e os itens criados pelo funcionário. Essas configurações visam retornar o conteúdo que os ex-funcionários geraram ou participaram.

  • Cliente, funcionário potencial e outros: os resultados da pesquisa para essas relações não incluirão o conteúdo criado pelo titular dos dados e incluirão apenas as versões mais recentes de itens do SharePoint (saiba mais nas opções de pesquisa avançada).

Dica

Na página principal Solicitações de Direitos de Entidade, você pode classificar sua lista de solicitações por relação na coluna Relação com a organização .

Etapas para criar uma solicitação de um modelo

  1. No centro Microsoft Purview conformidade, selecione Solicitações de direitos do titular Priva no painel de navegação esquerdo.

  2. No canto superior direito da tela, selecione Criar uma solicitação.

  3. Localize o tipo de solicitação que você deseja criar – acesso a dados, exportação de dados ou dados marcados para ação adicional – e selecione Introdução. Um painel de submenu será exibido.

  4. Em Relação à organização, selecione a opção que descreve a relação entre o titular dos dados e sua organização. Se você selecionar Outro, um campo de texto Outra relação aparecerá no painel de submenu. Insira um termo que faça sentido para sua organização; por exemplo, "paciente" ou "aluno".

  5. Se você quiser examinar todas as configurações padrão e fazer alterações em qualquer uma delas, selecione o botão Exibir configurações . As configurações aparecerão no painel de submenu. Para alterar as configurações, selecione Editar configurações, que o levará para o processo guiado descrito abaixo.

  6. Insira os detalhes do titular dos dados:

    • Nome e sobrenome e endereço de email são campos obrigatórios. Para funcionários atuais e antigos, digitar o nome do titular dos dados no campo Pesquisar um assunto de dados abrirá uma lista de usuários para escolher. Você também pode selecionar o link abaixo desse campo para inserir manualmente seu nome e email.
    • É opcional inserir o país de residência do titular dos dados, a regulamentação de privacidade associada à solicitação e um período.

    Dica

    O período de tempo padrão pesquisará o conteúdo criado ou modificado nos últimos 12 meses. Você pode alterar essa configuração para selecionar todo o conteúdo criado a qualquer momento ou definir um período de tempo personalizado.

  7. Quando terminar, selecione Criar. Você será levado de volta para a página Solicitação de Direitos da Entidade com sua nova solicitação listada na parte superior da lista de solicitações.

Por padrão, sua solicitação é nomeada com o nome do titular dos dados e o tipo de solicitação. Para editar o nome da solicitação, selecione a solicitação na lista para abrir sua página de detalhes e selecione o comando Editar na parte superior da tela. Você chegará ao assistente de criação de solicitação. Selecione Avançar até avançar para a página Nome da solicitação, na qual você pode editar o nome e adicionar uma descrição.

Nenhum dos modelos pausa automaticamente no estágio de estimativa de dados. No entanto, você pode alterar essa e outras configurações de pesquisa selecionando Exibir Configurações no painel de submenu do modelo.

Configuração personalizada: processo guiado para escolher todas as configurações

A opção de solicitação personalizada é um processo guiado para criar uma política. Você começará escolhendo um modelo e percorrerá cada configuração para personalizar sua política. As instruções a seguir fornecem detalhes sobre as configurações básicas que se aplicam a cada um dos três tipos de política. Quando as configurações diferem por tipo de política, vinculamos a instruções específicas.

Siga as etapas abaixo para criar uma solicitação:

  1. No portal de conformidade do Microsoft Purview, selecione Solicitações de direitos do titular Priva no painel de navegação esquerdo.

  2. No canto superior direito da tela, selecione Criar uma solicitação.

  3. Na opção Personalizado, selecione Introdução. Você será levado para o assistente de criação de solicitação.

  4. Na página Informações do titular dos dados, insira o nome e sobrenome do titular dos dados e o endereço de email. Selecione Adicionar residência para escolher o país de residência do titular dos dados. Selecione a opção que identifica como o titular dos dados está relacionado à sua organização. Se você escolher Outro, insira um termo para descrever a relação que faz sentido para sua organização; por exemplo, "paciente" ou "aluno". Selecione Avançar para ir para a próxima etapa.

  5. Na página Locais , decida onde você deseja pesquisar as informações do titular dos dados. Escolha um ou ambos os locais a seguir movendo o botão de alternância de status ao lado de cada opção para a posição Ativado:

    • Exchange: procure dados em caixas Exchange caixas de correio e em chats individuais ou Teams grupo. Você pode optar por pesquisar todas as Exchange em sua organização ou selecionar Escolher contas para selecionar usuários individuais no painel de submenu Exchange caixas de correio.

    • SharePoint: procure dados em sites SharePoint, sites OneDrive for Business sites e Teams canais. Você pode optar por pesquisar todos SharePoint sites em sua organização ou selecionar Escolher sites para selecionar usuários individuais no painel de submenu SharePoint sites.

    Dica

    Para obter ajuda com a identificação dos termos de pesquisa apropriados, consulte os seguintes tópicos:

    • SharePoint sites e URLs: gerenciar sites no centro de administração do SharePoint fornece diretrizes sobre como classificar e filtrar sites e como pesquisar um site SharePoint site. Use isso para localizar URLs para inserir no campo de pesquisa no painel SharePoint submenu de sites.
    • Teams chats e canais: Get-Team mostra como encontrar equipes no Microsoft Teams fornecendo informações ou propriedades específicas.
    • OneDrive urls e sites: sobre OneDrive URLs do OneDrive fornece informações sobre o formato e as propriedades apropriados para a URL de OneDrive usuário. Use isso para ajudá-lo a identificar OneDrive sites em sua pesquisa.
  6. Na página Definir configurações de pesquisa , você pode optar por fazer alterações na pesquisa padrão escolhendo entre várias opções de pesquisa avançada. Aqui é onde você também pode optar por obter uma estimativa primeiro antes que os dados sejam retornados automaticamente. Se você escolher qualquer uma dessas opções, ao selecionar Avançar , prosseguirá para telas adicionais. Obtenha detalhes em Definir configurações de pesquisa abaixo. Se você não quiser alterar a pesquisa, deixe todas as opções em branco e selecione Avançar para avançar para o próximo estágio.

  7. Na página Selecionar o tipo de solicitação, escolha o tipo de solicitação: Acesso, Exportação ou Lista marcada para acompanhamento (consulte as descrições acima). Indique se a solicitação pertence a uma regulamentação de privacidade de dados. Examine ou faça alterações no prazo de conclusão, que assume como padrão duas semanas após a data de criação da solicitação. Em seguida, selecione Avançar.

  8. Na página Confirmar ou editar o nome desta solicitação, você pode manter ou editar o nome amigável fornecido para a solicitação e inserir uma descrição opcional. Em seguida, selecione Avançar.

  9. Na página Examinar e concluir, examine o resumo do que você inseriu durante as etapas anteriores. Qualquer campo pode ser editado selecionando o link Editar em cada seção. Quando terminar, selecione Criar solicitação.

Você verá uma tela de confirmação depois que a solicitação for criada. Selecione Concluído para retornar à tela principal solicitações de direitos de entidade. A nova solicitação será listada na parte superior da lista de solicitações. Selecione-o na lista para começar a revisar e trabalhar nos estágios de progresso.

O que acontece depois que sua solicitação é criada

Calcularemos uma estimativa da quantidade de dados que ele espera encontrar com base em seus parâmetros de pesquisa começar imediatamente. Visite a página de detalhes da solicitação em alguns minutos ou uma hora para ver os resultados da estimativa e se a solicitação foi movida para o próximo estágio. Sua solicitação avançará automaticamente da estimativa de dados para a recuperação de dados, exceto nas seguintes circunstâncias:

  • Se você tiver selecionado para receber um esimtae de dados primeiro na Etapa 5, defina as configurações de pesquisa, poderá exibir detalhes sobre sua pesquisa e fazer alterações na pesquisa antes que todos os dados sejam recuperados. Você precisará avançar manualmente para o próximo estágio da recuperação de dados se tiver pausado na estimativa de dados.

  • Se você não optar por parar na estimativa de dados, mas prevermos que sua pesquisa produzirá um grande volume de dados, você verá uma barra de mensagens na parte superior da solicitação com um link para editar sua pesquisa antes de prosseguir para a recuperação de dados.

Visite a estimativa e a recuperação de dados para saber mais sobre esses estágios.

Definindo configurações de pesquisa

Quando você cria uma solicitação de direitos de entidade, uma pesquisa padrão será executada com base em suas seleções na página Locais do assistente de criação. Se você quiser realizar uma pesquisa mais direcionada ou se quiser optar por obter uma estimativa dos dados antes que os itens de conteúdo sejam recuperados, poderá fazer essas seleções na página De configurações de pesquisa do assistente de criação de solicitação.

Opções de pesquisa avançada

  • Refinar sua pesquisa: essa opção permite que você especifique propriedades extras para ajudar a identificar o titular dos dados entre os dados da sua organização. Depois de escolher essa opção, você será solicitado a adicionar mais parâmetros de pesquisa, explicados abaixo em Refinando sua pesquisa.
  • Incluir conteúdo criado pelo titular dos dados: essa opção procurará o conteúdo que foi criado pelo titular dos dados. Os exemplos incluem arquivos criados ou carregados para SharePoint pelo titular dos dados. Selecionar essa opção pode aumentar significativamente a quantidade de dados retornados.
  • Incluir todas as versões de itens: se você selecionou SharePoint como um local de pesquisa, a consulta de pesquisa padrão retornará apenas a versão atual SharePoint itens. A marcação dessa caixa retornará as versões atuais e todas as versões anteriores SharePoint itens, visando uma quantidade significativamente maior de dados a serem examinados.

Dica

Você pode optar por carregar material adicional para habilitar Priva identificar titulares de dados com base em valores de dados exatos. Para saber mais, confira Correspondência de dados para solicitações de direitos de entidade.

Estimativa de dados

A primeira opção Obter uma estimativa apresentará uma estimativa de quantos dados esperamos encontrar antes que seus dados são recuperados automaticamente. Quando sua estimativa é exibida na página de detalhes da solicitação, você pode optar por exibir os resultados da pesquisa e visualizar uma amostragem de itens que foram descobertos. Se os itens representarem os resultados esperados, você precisará selecionar Recuperar dados para continuar com a recuperação real de itens de conteúdo. Obtenha mais detalhes sobre o estágio de estimativa de dados.

Se você escolher Refinar sua pesquisa na página De configurações de Pesquisa ou se tiver pausado no estágio de estimativa de dados e optar por editar a consulta de pesquisa, será solicitado que você forneça detalhes sobre atributos pessoais e condições para direcionar ainda mais os resultados da pesquisa. Você pode fazer adições em uma ou em ambas as categorias. Quando você terminar de fazer seleções nesta seção, a recuperação de dados para a solicitação será baseada em suas configurações de pesquisa.

Os detalhes explicados abaixo também são o que você será solicitado a fornecer se tiver pausado no estágio de estimativa de dados e optar por editar a consulta de pesquisa.

Adicionar atributos pessoais

Insira valores nos campos de texto para os nomes, apelidos, endereços de email e endereço do titular dos dados. Você pode adicionar outros identificadores, como data de nascimento ou número de telefone, e os campos de texto dão suporte a várias entradas separadas por ponto e vírgula. Quando terminar, selecione Avançar para continuar na página Condições .

Condições

Selecione o botão Adicionar condição para escolher entre um intervalo de condições para direcionar ainda mais sua pesquisa, incluindo nome do item, nomes de remetente e destinatário, tipo de dados pessoais e se o item foi compartilhado externamente fora da sua organização. Os campos de texto dão suporte a várias entradas separadas por ponto e vírgula. Quando terminar, selecione Avançar para salvar as configurações de pesquisa e o progresso para a configuração do tipo de solicitação.

Próximas etapas

Depois de criar sua solicitação, você a verá listada na página de solicitação de direitos de assunto. Para saber mais sobre como prosseguir com a revisão, consulte Examinar dados e colaborar em solicitações.

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