Criar uma solicitação e definir configurações de pesquisa
Neste artigo: saiba como criar uma solicitação no Priva para começar a atender a uma solicitação de direitos do assunto. Entenda as configurações de pesquisa para recuperação de dados e como refinar sua pesquisa.
Os usuários devem manter todas as funções no grupo de funções Administradores de Solicitação de Direitos de Assunto (consulte Permissões priva) para criar uma solicitação. Há duas maneiras de criar uma solicitação:
- Em um modelo, uma opção "fora de caixa" rápida que usa configurações padrão personalizadas; Ou
- A opção personalizada , que é um processo guiado para percorrer todas as configurações.
Dica
Na primeira vez que você visitar a solução Solicitações de Direitos de Assunto , oferecemos uma maneira simplificada de criar uma solicitação e explorar recursos. Confira Introdução à sua primeira solicitação abaixo.
Tipos de solicitação
Solicitações de direitos do titular Priva dá suporte a quatro tipos de solicitações:
Acesso: fornece um resumo das informações pessoais do titular de dados mantidas pela sua organização no Microsoft 365.
Exportação: fornece um resumo e um arquivo exportado de itens de conteúdo que contêm as informações pessoais do titular dos dados. Estes são os itens revisados e marcados como Incluídos durante a revisão dos dados coletados pelas configurações de pesquisa.
Lista marcada para acompanhamento: gera um resumo de arquivos que foram marcados durante a revisão de dados. Você pode exibir marcas fornecidas pelo Priva e configurar marcas personalizadas nas configurações priva.
Excluir (versão prévia): exclui itens de conteúdo que contêm informações pessoais de um titular de dados. Estes são os itens marcados como Incluir durante a revisão dos dados coletados, após a conclusão da aprovação.
Observação
Excluir é um recurso de visualização. Criar e gerenciar uma solicitação de exclusão envolve etapas exclusivas, além do que está listado neste artigo. Consulte instruções detalhadas em Criar e gerenciar uma solicitação de exclusão (versão prévia).
Introdução à sua primeira solicitação
Quando você inicia uma avaliação ou assinatura de Solicitações de Direitos de Assunto, oferecemos uma configuração simples e fora de caixa para sua primeira solicitação que usa configurações padrão. Essa configuração pode ajudar você a explorar o fluxo de trabalho de solicitação de direitos de assunto e se familiarizar com sua funcionalidade.
Na primeira vez que você chegar à página Solicitações de Direitos de Assunto, você verá um banner na parte superior com um botão Introdução . Quando um usuário seleciona esse botão, um painel de sobrevoo aparece com as informações desse usuário pré-preenchidas nos campos de nome e email e mostra todas as configurações padrão.
Explorando a funcionalidade de solicitação com suas informações: experimentar uma solicitação de direitos de assunto com base em suas próprias informações pode ajudá-lo a obter familiaridade e conforto com a movimentação em cada estágio do processo. Você verá o que uma pesquisa padrão retornará e poderá praticar os resultados de refino ajustando as configurações de pesquisa. Na guia Dados coletados , você pode examinar itens na área de visualização à direita e praticar a redação de texto, aplicar marcas, inserir anotações e marcar itens para incluir ou excluir para o relatório final (encontre detalhes em Examinar dados para uma solicitação de direitos do assunto).
- Você não precisa usar suas informações para criar sua primeira solicitação. Se você estiver pronto para iniciar uma solicitação para um assunto de dados, substitua seu nome e endereço de email pelas informações do titular dos dados.
Para aceitar todas as configurações e criar a solicitação, selecione Criar. O painel será fechado e você verá sua nova solicitação listada na página Solicitações de Direitos de Assunto . Para alterar qualquer uma das configurações padrão antes de criar a solicitação, selecione Editar detalhes da solicitação, o que o coloca no assistente de criação de solicitação de direitos do assunto.
Observação
Qualquer solicitação que você criar contará para a avaliação ou o loteamento de assinatura paga, independentemente de quais informações do titular dos dados sejam usadas para a solicitação. O período padrão de retenção de dados de 30 dias se aplica após o fechamento da solicitação. Saiba como alterar períodos de retenção para solicitações de direitos de assunto.
Configuração rápida: usar um modelo com configurações padrão
Ao criar uma solicitação diretamente de um modelo, as configurações padrão destinam-se a ajudar a colocar você em funcionamento rapidamente. Os três modelos correspondem aos três tipos de solicitação: acesso a dados, exportação de dados e Dados marcados para outras ações. Você pode exibir as configurações padrão de um modelo e fazer alterações durante o processo de criação da solicitação.
Selecionando a relação
Cada modelo permite que você selecione o tipo de relação entre o assunto de dados e sua organização, o que, por sua vez, determina as configurações padrão. Os pontos abaixo explicam como a relação escolhida afeta as configurações de pesquisa em modelos:
Funcionário atual: os resultados da pesquisa são personalizados para evitar emails ou chats do Teams nos quais o funcionário participou ou arquivos que o funcionário criou. Essa configuração simplifica os resultados da pesquisa, pois os funcionários atuais geralmente têm acesso ao conteúdo que criaram ou à comunicação em que participaram.
Ex-funcionário: as configurações de pesquisa priorizam a caixa de correio do ex-funcionário (se disponível) e os itens de autoria do funcionário. Essas configurações visam retornar o conteúdo que ex-funcionários geraram ou participaram.
Cliente, funcionário em potencial e outros: os resultados da pesquisa para essas relações não incluirão conteúdo de autoria do assunto de dados e incluirão apenas as versões mais recentes de itens do SharePoint (saiba mais em opções avançadas de pesquisa).
Dica
Na página principal Solicitações de Direitos de Assunto , você pode classificar sua lista de solicitações por relação na coluna Relação com a organização .
Etapas para criar uma solicitação de um modelo
No centro de conformidade do Microsoft Purview, selecione Solicitações de direitos do titular Priva na navegação à esquerda.
No canto superior direito da tela, selecione Criar uma solicitação.
Localize o tipo de solicitação que você deseja criar: acesso a dados, exportação de dados ou Dados marcados para outras ações e selecione Introdução. Um painel de sobrevoo será exibido.
Em Relação à organização, selecione a opção que descreve a relação entre o assunto de dados e sua organização. Se você selecionar Outro, um outro campo de texto de relação será exibido no painel de sobrevoo. Insira um termo que faça sentido para sua organização; por exemplo, "paciente" ou "aluno".
Se você quiser examinar todas as configurações padrão e fazer alterações em qualquer uma delas, selecione o botão Exibir configurações . As configurações serão exibidas no painel de sobrevoo. Para alterar as configurações, selecione Editar configurações, o que leva você ao processo guiado descrito abaixo.
Insira os detalhes do sujeito de dados:
- O nome e o sobrenome e o endereço de email são campos necessários. Para funcionários atuais e antigos, digitar o nome do titular de dados no campo Pesquisar um assunto de dados trará uma lista de usuários para escolher. Você também pode selecionar o link abaixo desse campo para inserir manualmente seu nome e email.
- É opcional inserir o país de residência do titular de dados, a regulamentação de privacidade associada à solicitação e um período de tempo.
Dica
O período padrão procurará conteúdo criado ou modificado nos últimos 12 meses. Você pode alterar essa configuração para selecionar todo o conteúdo criado a qualquer momento ou definir um período personalizado.
Quando terminar, selecione Criar. Você será levado de volta para sua página Solicitação de Direitos de Assunto com sua nova solicitação listada na parte superior da lista de solicitações.
Por padrão, sua solicitação é nomeada com o nome e o tipo de solicitação do sujeito de dados. Para editar o nome da solicitação, selecione a solicitação na lista para abrir sua página de detalhes e selecione o comando Editar na parte superior da tela. Você chegará ao assistente de criação de solicitação. Selecione Avançar até avançar para a página Nome da solicitação , em que você pode editar o nome e adicionar uma descrição.
Nenhum dos modelos pausa automaticamente no estágio de estimativa de dados. No entanto, você pode alterar essa e outras configurações de pesquisa selecionando Exibir Configurações no painel de sobrevoo do modelo.
Configuração personalizada: processo guiado para escolher todas as configurações
A opção de solicitação personalizada é um processo guiado para criar uma política. Você começará escolhendo um modelo e, em seguida, percorrerá cada configuração para personalizar sua política. As instruções abaixo dão detalhes sobre as configurações básicas que se aplicam a cada um dos três tipos de política. Quando as configurações diferem por tipo de política, vincularemos a instruções específicas.
Siga as etapas abaixo para criar uma solicitação:
No portal de conformidade do Microsoft Purview, selecione Solicitações de direitos do titular Priva na navegação à esquerda.
No canto superior direito da tela, selecione Criar uma solicitação.
Na opção Personalizado , selecione Introdução. Você será levado para o assistente de criação de solicitação.
Na página Informações do assunto Dados , inserir os primeiros e sobrenomes do titular de dados é opcional, mas o endereço de email é necessário. Selecione Adicionar identificador de assunto de dados para fornecer mais informações para ajudar na pesquisa, como apelidos, endereço ou número de telefone. Selecione Adicionar residência para escolher o país de residência do sujeito de dados. Selecione a opção que identifica como o assunto de dados está relacionado à sua organização. Se você escolher Outro, insira um termo para descrever a relação que faz sentido para sua organização; por exemplo, "paciente" ou "aluno". Selecione Avançar para passar para a próxima etapa.
Na página Locais , decida onde você deseja pesquisar as informações do titular dos dados. Escolha um ou ambos os locais a seguir movendo a opção alternância de status ao lado de cada opção para a posição On :
Exchange: procure dados em caixas de correio do Exchange e em chats individuais ou de grupo do Teams. Você pode optar por pesquisar todas as contas do Exchange em sua organização ou selecionar Escolher contas para selecionar usuários individuais no painel de flyout das caixas de correio do Exchange .
SharePoint: procure dados em sites do SharePoint, OneDrive for Business sites e canais do Teams. Você pode optar por pesquisar todos os sites do SharePoint em sua organização ou selecionar Escolher sites para selecionar usuários individuais no painel de sobrevoo de sites do SharePoint .
Dica
Para obter ajuda para identificar os termos de pesquisa apropriados, consulte os seguintes tópicos:
- Sites e URLs do SharePoint: gerenciar sites no centro de administração do SharePoint fornece diretrizes sobre como classificar e filtrar sites e como pesquisar um site do SharePoint. Use isso para encontrar URLs para entrar no campo de pesquisa no painel de sobrevoo de sites do SharePoint .
- Chats e canais do Teams: o Get-Team mostra como encontrar equipes no Microsoft Teams fornecendo propriedades ou informações específicas.
- Sites e URLs do OneDrive: sobre URLs do OneDrive fornece informações sobre o formato e as propriedades adequados para a URL do OneDrive de um usuário. Use isso para ajudá-lo a identificar sites do OneDrive em sua pesquisa.
Na página Definir configurações de pesquisa , você pode optar por fazer alterações na pesquisa padrão escolhendo entre várias opções avançadas de pesquisa. Aqui é onde você também pode optar por obter uma estimativa primeiro antes que os dados sejam retornados automaticamente. Se você escolher qualquer uma dessas opções, ao selecionar Avançar , seguirá para telas adicionais. Obtenha detalhes em Definir configurações de pesquisa abaixo. Se você não quiser alterar sua pesquisa, deixe todas as opções em branco e selecione Avançar para avançar para a próxima fase.
Na página Selecionar o tipo de solicitação , escolha o tipo de solicitação: Access, Export ou Tagged list for follow up (consulte descrições acima). Indique se a solicitação pertence a uma regulamentação de privacidade de dados. Examine ou faça alterações no prazo de conclusão, que é padrão para duas semanas após a data de criação da solicitação. Em seguida, selecione Avançar.
Na página Confirmar ou editar o nome desta solicitação , você pode manter ou editar o nome amigável fornecido para a solicitação e inserir uma descrição opcional. Em seguida, selecione Avançar.
Na página Revisar e concluir , examine o resumo do que você inseriu durante as etapas anteriores. Qualquer campo pode ser editado selecionando o link Editar em cada seção. Quando terminar, selecione Criar solicitação.
Você verá uma tela de confirmação depois que a solicitação for criada. Selecione Concluído para retornar à tela principal solicitações de direitos de assunto. A nova solicitação será listada na parte superior da lista de solicitações. Selecione-o na lista para começar a revisar e trabalhar nos estágios de progresso.
O que acontece depois que sua solicitação é criada
Calcularemos uma estimativa da quantidade de dados que ele espera encontrar com base em seus parâmetros de pesquisa começa imediatamente. Visite a página de detalhes da solicitação em alguns minutos a uma hora para ver os resultados da estimativa e se a solicitação passou para o próximo estágio. Sua solicitação progredirá automaticamente da estimativa de dados para a recuperação de dados , exceto nas seguintes circunstâncias:
Se você tiver selecionado para receber um esimtae de dados primeiro na Etapa 5, Definir configurações de pesquisa, poderá exibir detalhes sobre sua pesquisa e fazer alterações na pesquisa antes que todos os dados sejam recuperados. Você precisará avançar manualmente para o próximo estágio da recuperação de dados se fizer uma pausa na estimativa de dados.
Se você não optar por parar na estimativa de dados, mas prevemos que sua pesquisa produzirá um grande volume de dados, você verá uma barra de mensagens na parte superior da sua solicitação com um link para editar sua pesquisa antes de prosseguir para a recuperação de dados.
Visite Estimativa e recuperação de dados para saber mais sobre esses estágios.
Definindo configurações de pesquisa
Quando você cria uma solicitação de direitos de assunto, uma pesquisa padrão será executada com base em suas seleções na página Locais do assistente de criação. Se você quiser realizar uma pesquisa mais direcionada ou se quiser escolher obter uma estimativa de seus dados antes que os itens de conteúdo sejam recuperados, você poderá fazer essas seleções na página Configurações de pesquisa do assistente de criação de solicitação.
Opções de pesquisa avançadas
- Refinar sua pesquisa: essa opção permite que você especifique propriedades extras para ajudar a identificar o assunto de dados entre os dados da sua organização. Depois de escolher essa opção, você será solicitado a adicionar mais parâmetros de pesquisa, explicado abaixo em Refinar sua pesquisa.
- Inclua o conteúdo criado pelo assunto de dados: essa opção procurará conteúdo que tenha sido criado pelo titular dos dados. Exemplos incluem arquivos criados por ou carregados no SharePoint por, o assunto de dados. Selecionar essa opção pode aumentar significativamente a quantidade de dados retornados.
- Inclua todas as versões dos itens: se você selecionou o SharePoint como local de pesquisa, a consulta de pesquisa padrão retornará apenas a versão atual dos itens do SharePoint. A verificação dessa caixa retornará as versões atuais e todas as versões anteriores de itens do SharePoint, gerando uma quantidade significativamente maior de dados para você examinar.
Dica
Você pode optar por carregar material adicional para permitir que Priva identifique os sujeitos de dados com base nos valores exatos dos dados. Para saber mais, confira Correspondência de dados para solicitações de direitos de assunto.
Estimativa de dados
A primeira opção Obter uma estimativa apresentará uma estimativa de quantos dados esperamos encontrar antes que seus dados sejam recuperados automaticamente. Quando sua estimativa é exibida na página de detalhes da solicitação, você pode optar por exibir os resultados da pesquisa e visualizar uma amostra de itens que foram descobertos. Se os itens representarem os resultados esperados, você precisará selecionar Recuperar dados para prosseguir com a recuperação real de itens de conteúdo. Obtenha mais detalhes sobre o estágio de estimativa de dados.
Refinando sua pesquisa
Se você escolher Refinar sua pesquisa na página Configurações de pesquisa ou se tiver feito uma pausa na fase estimativa de dados e optar por editar sua consulta de pesquisa, será solicitado que você forneça uma ou mais condições para direcionar ainda mais os resultados da pesquisa. Quando você terminar de fazer seleções nesta seção, a recuperação de dados para a solicitação será baseada nas configurações de pesquisa.
Os detalhes explicados abaixo também são o que você será solicitado a fornecer se você fez uma pausa na fase de estimativa de dados e optará por editar sua consulta de pesquisa.
Condições
Na página Definir configurações de pesquisa , selecione Adicionar condições de pesquisa. Um painel Refinar o flyout de pesquisa será aberto. Selecione Adicionar condições para ver um menu de opções para as condições que você pode fornecer. Exemplos incluem nome do item, nomes de remetente e destinatário, tipo de dados pessoais e se o item foi compartilhado externamente fora de sua organização. Ao selecionar um item no menu, insira um valor e designe se a pesquisa deve incluir qualquer, todos ou nenhum valor inserido. Os campos de texto para os valores dão suporte a várias entradas separadas por um ponto e vírgula. Quando terminar de adicionar condições, selecione Salvar para fechar o painel de sobrevoo e selecione Avançar.
Próximas etapas
Depois de criar sua solicitação, você a verá listada na página de solicitação de direitos de assunto. Para saber mais sobre como proceder com a revisão, consulte Examinar dados e colaborar em solicitações.
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