Examinar dados de uma solicitação de direitos de entidade

Neste artigo: saiba como examinar os dados coletados para uma solicitação de direitos de entidade usando ferramentas de redação, marcas de arquivo. Entenda como usar a funcionalidade de colaboração, que inclui um canal dedicado do Teams.

Depois que os dados forem coletados para uma solicitação de direitos de entidade, o próximo estágio será examinar os itens de conteúdo, decidir quais itens incluir ou excluir como parte da solicitação e reexamá-lo, se necessário.

Tarefas para concluir a revisão de dados

O estágio examinar dados é quando os colaboradores examinam os itens de conteúdo na guia Dados coletados . Um canal do Teams será configurado automaticamente para facilitar a revisão de conteúdo por todos os stakeholders. Consulte Colaboração para revisão de dados abaixo para obter mais detalhes. As tarefas essenciais para a etapa de revisão de dados são descritas abaixo.

Importar arquivos adicionais

Talvez você queira trazer itens de conteúdo adicionais para a solicitação de revisão de dados. Por exemplo, arquivos armazenados fora do ambiente do Microsoft 365 da sua organização ou outros itens que você acha que são relevantes, mas não estavam no escopo da pesquisa. Você pode importar arquivos para a guia Dados coletados de uma solicitação individual a ser revisada e trabalhada, juntamente com os outros itens. Os arquivos importados são adicionados ao mesmo Armazenamento de Blobs do Azure contêiner com os outros itens de conteúdo recuperados da pesquisa.

Siga as etapas abaixo para importar arquivos:

  1. Na página de detalhes da solicitação, selecione Importar arquivos na barra de comandos na parte superior da página.

  2. Uma caixa Importar arquivos será exibida na tela. Selecione Escolher arquivos e, na exibição do explorador de arquivos, escolha um ou mais arquivos a serem importados.

  3. Você será levado de volta para a caixa Importar arquivos , que lista os arquivos escolhidos. Você pode selecionar Escolher arquivos novamente para adicionar mais itens à lista. Para remover qualquer um dos arquivos, selecione Limpar, que remove todos os arquivos e escolha arquivos novamente.

  4. Quando todos os arquivos desejados forem listados na caixa Importar arquivos , selecione Importar. Para sair sem carregar, selecione Cancelar importação.

Quando a importação começar, você será levado de volta para a guia Dados coletados da solicitação. Uma mensagem acima da guia indica que o upload está em andamento. Se houver um problema com o upload, a mensagem informará e fornecerá uma opção para tentar novamente.

Você verá uma mensagem de confirmação acima da guia Dados coletados quando a importação for concluída.

Mais detalhes sobre como importar arquivos:

  • O tamanho do arquivo individual não pode exceder 4 MB. Você verá uma mensagem de aviso na caixa Importar arquivos quando um arquivo for muito grande para carregar.

  • Pode levar até 20 minutos para que os arquivos importados estejam disponíveis na guia Dados coletados .

  • Se uma importação já estiver em andamento para um usuário, o mesmo usuário não poderá carregar arquivos adicionais até que o processo de upload anterior seja concluído. Vários usuários podem carregar arquivos para a mesma solicitação simultaneamente. No entanto, quanto mais carregamentos estiverem em andamento, mais tempo eles levarão para serem concluídos. As mensagens de status na solicitação informarão quando um upload for concluído e os arquivos estarão prontos para revisão.

Marcar itens como Incluir ou Excluir e adicionar anotações

Examine os itens listados na guia Dados coletados da solicitação. Se você decidir que o item deve ser incluído como parte do relatório final de volta ao assunto dos dados, selecione **** Incluir na barra de comandos na parte superior da lista de itens. Você também pode selecionar o botão azul Incluir na área de revisão de conteúdo à direita da lista de itens. Quando você seleciona Incluir, um painel de submenu é exibido com uma opção para adicionar anotações. Quando terminar, selecione Enviar para salvar o status de revisão do item como Incluir.

Se o item não pertencer como parte da solicitação, você poderá selecionar Excluir na **** barra de comandos ou no botão Excluir **** na área de revisão de conteúdo. Marcar um item explicitamente como Exclude geralmente é necessário para registros internos.

Por padrão, somente os itens marcados como Include serão incluídos nos relatórios finais gerados para o titular dos dados.

Observação

Se você marcar um item como Exclude, será necessário adicionar uma anotação como justificativa para o motivo pelo qual ele não pertence à solicitação de direitos do assunto. As anotações são para fins internos e não estão incluídas nos relatórios finais.

Se o conteúdo parecer ser um falso positivo para a consulta de pesquisa, selecione Não **** uma correspondência e, no painel submenu, selecione Confirmar. Essa ação sinalizará o item como algo que não deveria ter sido detectado na pesquisa.

Apply tags

As marcas podem ser usadas para ajudá-lo a identificar itens que precisam de mais atenção. Priva fornece três marcas padrão – Acompanhamento, Exclusão e Atualização – **** para as quais você pode definir uma descrição. Priva também fornece duas marcas personalizadas que você pode nomear e descrever.

Por exemplo, se você determinar durante a revisão de dados que um item de conteúdo não precisa ser mantido pela sua organização, poderá aplicar a marca **** Excluir e exportar uma lista de todos os arquivos marcados para que você possa voltar e excluir os itens identificados quando terminar a solicitação.

As cinco marcas que você gerencia em Configurações se aplicam a todas as suas solicitações de direitos de assunto.

Para adicionar ou remover marcas:

  • Selecione o item na lista na guia Dados coletados da solicitação.
  • Na área de visualização do item à direita da lista, selecione o botão Aplicar marcas na linha inferior. Você também pode selecionar os três pontos à direita do nome do item e selecionar a opção Aplicar marcas .
  • Um painel de submenu é exibido com a lista de marcas. Marque a caixa ao lado de qualquer uma das marcas que você deseja aplicar ao item. Desmarcar uma caixa marcada removerá a marca.
  • Quando terminar, selecione Salvar, que salva suas seleções de marca e fecha o painel de submenu.

Para adicionar marcas personalizadas ou atualizar descrições de marca:

  • Na página Solicitações de Direitos de Entidade****, selecione Configurações no canto superior direito da tela para acessar as configurações de Priva.
  • Vá para a página Marcas de revisão de dados e selecione a marca para inserir uma descrição e, para as marcas personalizadas, um nome. Saiba mais sobre as configurações de marca.

Para exportar uma lista de itens marcados:

  • Vá para a página Dados coletados em uma solicitação de direitos de entidade.
  • Acima da lista de itens, selecione o comando Exportar.
  • Um arquivo do Excel será baixado, que mostra as propriedades de todos os itens coletados pela pesquisa para a solicitação. Localize a coluna Marcas para identificar e classificar os itens por marca.

Usar o comando Anotação para reatar o texto

O comando Anotar na área de revisão de conteúdo permite que você crie marcações embutidas e redacte dados em um item de conteúdo. Por exemplo, se você precisar incluir um arquivo para um indivíduo que também contém as informações pessoais de um assunto de dados diferente, poderá usar a redação área sob o botão Desenho na barra de comandos para excluir todas as informações que não pertencem à pessoa que fez a solicitação. Quando as edições forem concluídas, selecione Incluir para adicionar o arquivo editado à solicitação. A anotação cria uma cópia do arquivo, que é armazenada no blob do Azure. O arquivo original permanece inalterado e armazenado em seu local original.

Inserir anotações sobre um arquivo

Para adicionar ou revisar anotações em um item, selecione o item em sua linha e vá para **** a guia Anotações de Arquivo na área de revisão de conteúdo à direita. Você também pode usar a opção Adicionar anotação de arquivo para criar um novo comentário. Para revisar ou adicionar anotações em um nível geral de maiúsculas e minúsculas, vá para a guia Anotações principal acima e use a observação Adicionar caso. Essas anotações estarão visíveis para os usuários que trabalham na solicitação, mas não serão incluídas no relatório final ou compartilhadas de outra forma com o titular dos dados.

Colaboração para revisão de dados

Os administradores de solicitação de direitos de entidade podem exibir todas as solicitações. Você pode adicionar outros usuários para colaborar em uma solicitação, o que dará a eles acesso para exibir essa solicitação e trabalhar com os dados coletados nela para ajudar a mover a solicitação para a conclusão.

Quando você cria uma solicitação, um canal dedicado do Teams é criado automaticamente para que os participantes discutam a solicitação e compartilhem com segurança entradas e contribuições. A guia Colaboradores na página de detalhes da solicitação mostra todos os colaboradores que podem exibir e contribuir com a solicitação e com qualquer canal do Teams associado.

Para adicionar mais colaboradores, selecione Adicionar colaborador, comece a digitar o nome do usuário, selecione o nome quando ele aparecer e, em seguida, selecione Adicionar.

Para iniciar um chat do Teams, qualquer colaborador pode selecionar Chat com colaboradores no canto superior direito da página de detalhes da solicitação. Essa ação abre o Teams e coloca você no canal Geral para o site de equipe da solicitação de direitos de assunto.

Você pode alterar o comportamento padrão da criação de canais do Teams para solicitações de direitos de assunto indo para Configurações de Priva no canto superior direito da Solicitação de Direitos da Entidade. Selecione a colaboração do Teams e desmarque a caixa na página para desativar os recursos do Teams para todas as solicitações de direitos de entidade.

O comando Compartilhar no canto superior direito da página de detalhes de uma solicitação cria um link compartilhável que vai diretamente para a solicitação em Priva. Forneça esse link aos colaboradores para que eles possam acessar a solicitação à qual você os adicionou.

Concluir a revisão

Quando todos os itens tiverem sido revisados e você tiver definido seu status como Incluir, Excluir ou Não uma correspondência, é hora de fechar ****a etapa de revisão. Qualquer um dos colaboradores em uma solicitação pode concluir a revisão.

Selecione o botão Revisão Completa no canto superior direito da solicitação. Um painel de submenu mostrará um resumo dos dados e adicionará anotações relacionadas. Essas anotações são para manter registros internos e não são compartilhadas com o titular dos dados.

Selecione Concluir revisão no painel de submenu para concluir a etapa de revisão. Essa ação prepara a solicitação para os estágios finais do processo: gerar relatórios e fechar a solicitação. Resumos de suas decisões serão fornecidos posteriormente na guia Relatórios.

Próximas etapas

Saiba como gerar o relatório final e trabalhar para a conclusão da solicitação em Gerar relatórios e fechar uma solicitação.

Microsoft Priva aviso de isenção de responsabilidade legal