Como pesquisar e usar palavras-chave no Centro de Descoberta eletrônica

Artigo
07/06/2024

APLICA-SE A: yes-img-13 2013 yes-img-16 2016 yes-img-19 2019 yes-img-se Subscription Edition no-img-sop SharePoint no Microsoft 365

As palavras-chave ajudam-no a restringir o conteúdo específico que produz através da exportação para um caso de Deteção de Dados Eletrónicos. Ao criar pesquisas focadas, aumenta a probabilidade de o conteúdo ser aplicável a um caso e reduz a quantidade de conteúdo que precisa de gerir.

A sua organização pode criar um caso de Deteção de Dados Eletrónicos se receber um pedido de potenciais provas para suportar litígios, uma auditoria ou uma investigação.

Saiba mais sobre a Deteção de Dados Eletrónicos (Standard) para o SharePoint.

Filtros e Consultas

Depois de criar um caso, adicione Conjuntos de Deteção ao mesmo. Os Conjuntos de Deteção contêm as origens de conteúdo , como subsites do SharePoint, que podem ser relevantes para um caso. Os filtros ajudam-no a restringir a origem, como por palavras-chave, um intervalo de datas de início e de fim, domínios ou por autor ou remetente.

Depois de identificar potenciais origens, as consultas ajudam a refinar ainda mais o conteúdo que pretende exportar para revisão ou para fornecer ao advogado e/ou à parte requerente. Pode construir o seu filtro com palavras-chave, intervalos de datas, autores/destinatários, domínios e pesquisas de proximidade.

Observação

Para que o conteúdo seja detetado, tem de ser pesquisado pela pesquisa. Para obter mais informações sobre os tipos de ficheiro predefinidos que são pesquisados, consulte o artigo Extensões de nome de ficheiro pesquisadas predefinidas e tipos de ficheiro analisados no SharePoint Server 2013.

Operadores e Proximidade em Palavras-chave

Operadores especiais, tais como boolianos e de proximidade, podem ser usados para criar relações entre várias palavras-chave. Os operadores devem ser escritos em letras maiúsculas. Se precisar usar vários operadores, você pode agrupá-los com parênteses para determinar a ordem na qual eles serão aplicados.

Por exemplo, pode estar à procura de conteúdo com o termo executivo, mas não quer encontrar o termo quando aparece no título de um relatório frequente na sua organização denominado Resumo Executivo. Quando utiliza a expressão executivo NÃO resumo, pode reduzir o número de itens devolvidos de 300 para 188, uma vez que está a eliminar quaisquer documentos que contenham a palavra Resumo.

Observação

Quando duas palavras são especificadas sem nenhum operador, existe um E implícito. Por exemplo: o verme lanoso é o mesmo que lanoso E worm .

Uso	To	Exemplo
`AND`	Localizar conteúdo que tenha todas as palavras ou frases que ele separa.	`risk AND value AND VAR` localiza conteúdo que contém as três palavras.
`OR`	Localizar conteúdo com alguma das palavras ou frases que ele separa.	`risk OR VAR` localiza todo o conteúdo que contém qualquer uma das palavras.
`NOT`	Excluir o conteúdo com o termo em uma frase.	`Executive NOT Summary` localiza todo o conteúdo que contém a expressão Executivo, a menos que o conteúdo também contenha o termo Resumo.
`( )`	Agrupar palavras ou frases para mostrar a ordem na qual elas serão aplicadas.	`(Risk AND management) OR (VAR OR Value-at-risk)`
`NEAR(n)`	Encontrar palavras que estejam próximas de outra, sendo n igual ao número de palavras que as separam. Se nenhum número for especificado, a distância padrão será de oito palavras.	`Mid NEAR(5)` O Office localiza o Office Intermédio e Anterior e Mid-Office e Mid, Back e Front Office.

Utilizar Carateres Universais

Os caracteres curinga podem ajudá-lo a expandir suas palavras-chave para incluírem termos que contenham parte de uma palavra-chave ou termos que tenham ortografias alternativas.

Uso	To	Exemplo
* no final da palavra	Encontre termos que contenham a palavra raiz e quaisquer letras adicionais.	"risc*" localiza risco, riscos, riscando, riscar e riscado

Regras básicas para o uso de palavras-chave em filtros e consultas

Um filtro ou uma consulta de conteúdo pode incluir palavras, frases citadas e termos que usam palavras-chave e propriedades. Separe esses termos com espaços.
As palavras frequentemente utilizadas, como os números, a mesma e por, e os números de um dígito, são ignoradas.
Quando uma frase está entre aspas, a pesquisa retorna um conteúdo do escopo escolhido com a frase exata que foi digitada. Se houver qualquer variação entre a frase entre aspas e o conteúdo real, o conteúdo não será localizado.
Os operadores (por exemplo, operadores booleanos) ( como OU e E ) devem ser escritos como todos em maiúsculas.
Se uma propriedade de conteúdo do SharePoint não estiver listada no menu pendente Especificar Propriedade , pode procurá-la com palavras-chave. Inclua um valor de propriedade entre aspas para encontrar uma correspondência exata, ou deixe o valor sem aspas para encontrar correspondências parciais que comecem com as letras inseridas. Por exemplo, se procurar o nome de ficheiro:"Orçamento" (com aspas), a pesquisa devolverá um ficheiro com o nome "Budget.xlsx". Uma pesquisa por filename:budget (sem aspas) também devolverá os ficheiros "Budget_Current.xlsx" e "Budget_Next.xlsx".

Observação

Uma consulta deverá incluir um termo a ser encontrado. Consultas que consistam somente em termos a serem excluídos produzirão uma mensagem de erro.

Exemplos

Palavras-chave	Resultados de Exemplo
`Executive Briefing`	Qualquer conteúdo que contenha Executivo e Briefing, em qualquer parte do documento, página, mensagem ou metadados.
`"Executive Briefing"`	Qualquer conteúdo que contenha a expressão exata "Executive Briefing" em qualquer parte do documento, página ou mensagem.
`"Executive Briefing" AND "Executive Summary"`	Qualquer conteúdo que contenha as expressões exatas "Executive Briefing" e "Executive Summary" em qualquer parte do documento, página, mensagem ou metadados.
`filename:budget`	Qualquer ficheiro com orçamento no seu nome de ficheiro, como o orçamento de 2014 projections.docx, o orçamento de 2015 priorities.pptx, o orçamento de 2014 planning.xlsx, o orçamento de 2014 review.xlsx, etc.
`filename:2014 budget filetype:xlsx`	Folhas de cálculo do Excel que contêm a expressão orçamento de 2014, como "orçamento de 2014 planning.xlsx" e "orçamento de 2014 review.xlsx"

Âmbito da Consulta

Uma consulta pode aplicar-se a todo o conteúdo num caso, a Conjuntos de Deteção de Dados Eletrónicos específicos ou a uma origem de conteúdo específica (como conteúdo Web ou partilha de ficheiros) dentro de um Conjunto de Deteção de Dados Eletrónicos. Reduzir o âmbito pode ajudá-lo a identificar o conteúdo certo, especialmente se o caso for grande e a pesquisa devolver noutras origens ou Conjuntos de Deteção de Dados Eletrónicos não são relevantes.

Importante

Quando as opções Selecionar origens estão selecionadas, os filtros que possam ter sido adicionados como parte do conjunto de Deteção não são incluídos.

Para definir o âmbito de uma consulta, clique em Modificar Âmbito da Consulta e, em seguida, selecione Todo o conteúdo do caso, Selecionar Conjuntos de Deteção de Dados Eletrónicos ou Selecionar origens.

A opção Todo o conteúdo do caso inclui todo o conteúdo da lista de origens, com todos os filtros de Conjunto de Deteção de Dados Eletrónicos aplicados. Também pode incluir mais localizações de conteúdo ao definir o âmbito da consulta.

Ver e resolver problemas de consultas

Depois de executar uma consulta, pode ver os resultados do SharePoint por relevância para a consulta ou pela data mais antiga ou mais recente. Pode ver uma pré-visualização do documento ao pairar o cursor sobre o título.

Para restringir os itens que são exportados, pode refinar ainda mais os resultados por extensão de ficheiro e por propriedade, como Autor ou Título.

Na caixa de diálogo da consulta, clique na ligação Opções avançadas de Consulta . Pode ver a sintaxe da consulta subjacente para o SharePoint, as origens de conteúdo incluídas na consulta, os filtros da consulta e os refinamentos.