Processos no Microsoft 365 para configurar aplicativos do Office, resgatar chaves de produto e ativar licenças.
Olá Diogo Apolinário, tudo bem?
Bem-vindo à Comunidade da Microsoft!
Muito interessante sua dúvida sobre demora no recebimento de mensagens no Outlook 2016, alguns fatores podem interferir na questão, como antivírus, inicialização de softwares terceiros e o tipo de configuração da conta(POP, IMAP e Exchange), abaixo deixo alguns procedimentos que podem auxiliar nessa questão.
Com o Outlook iniciado, na aba ENVIAR/RECEBER -> Grupos de Envio/Recebimento -> Definir Grupos de Envio/Recebimento
Será iniciado uma nova janela onde será possível alterar o tempo de envio e recebimento do Outlook, para que o Envio/Recebimento automático seja mais rápido tem que alterar em “Agendar envio/recebimento automático a cada”, o tempo pode ser alterado, porém é importante saber que se o tempo for muito pequeno e a velocidade da internet baixa, é possível que as vezes seja apresentado no Outlook uma mensagem de “erro no envio/recebimento” se houver alguma mensagem que não foi baixada após o tempo estipulado para o Outlook, abaixo deixo a imagem da janela de Grupos de Envio/Recebimento:

Após aplicar o procedimento acima, aplique também o procedimento de inicialização limpa, conforme o procedimento abaixo.
Inicialização limpa.
A inicialização limpa serve para que possa determinar se um programa em segundo plano está interferindo no sistema.
- Pressione as teclas Windows + R, digite MSconfig e clique em Ok;
- Na janela Configuração do Sistema clique na aba serviços;
- Na parte inferior da tela marque a caixa Ocultar todos os serviços Microsoft e clique Desativar tudo;
- Agora clique na aba Inicialização de programas e clique em Abrir gerenciador de tarefas;
- Na janela gerenciadora de tarefas na aba inicializar, desabilite todos os programas que não são Microsoft, feche o gerenciador de tarefas e clique ok em configuração do sistema e reinicie o computador se solicitado.
NOTA: Este procedimento desabilita todos serviços e programas de terceiros. Você pode posteriormente, se o problema for solucionado desta forma, habilitar os programas e serviços que serão inicializados com o Windows, seletivamente, ao invés de manter todos desativados. Se o problema voltar após ativação da inicialização de um serviço ou programa em especifico, o problema está exatamente na inicialização deste software e é recomendável removê-lo.
Se a resposta ajudou de alguma forma, por favor, marque como resposta, caso a sua dúvida não tenha sido solucionada, por favor, poste novamente.
Espero ter ajudado, até mais!