Excel. Célula. Número não contabilizado.

Question

Boa noite. Recebi uma planilha que, em uma coluna, ao final, utilizei uma fórmula básica de soma. Por segurança, fui conferir o resultado na calculadora e, espantosamente, o total era diferente. Não me refiro a arredondamento; diferente mesmo. Entre várias calculadoras o resultado era idêntico entre si, mas diferente do excel. Limpei a formatação da planilha e refiz, mesmo resultado inicial, diferente das calculadoras. Conferi várias vezes os dados, tudo aparentemente correto nas calculadoras e no excel. Vi formatação célula por célula e nada diferente chamou a atenção (nem deveria, havia limpado a formatação). Depois de muita dor de cabeça, resolvi converter tudo em moeda a título de teste (a soma não era monetária). Para minha surpresa uma célula não converteu. Fiz uma cópia do arquivo, eliminei a célula e fiz outra com o mesmo conteúdo e a conta bateu com as calculadoras, ou seja, a célula eliminada não estava sendo contabilizada pelo excel. Resolvido o problema no arquivo principal, voltei para a cópia na tentativa de entender. Verifiquei tudo que entendi possível. Nada parecia estranho, salvo o fato de que, diferente das demais, o numeral que era o conteúdo da célula não aparecia na barra quando clicava na célula. Percebi, então, que o problema era um espaçamento (Ctrl+Enter) anterior ao número que constava na célula. Esse espaçamento permitia que o número aparecesse normalmente, mas não fosse contabilizado. Testei fazendo em outras células e é o problema. Quanto a não ser contabilizado e não avisar erro, nem reclamo muito, mas o fato de limpar a formatação e esse erro permanecer, me deixou chateado. Perdi muito tempo. E vou ter que ficar atento. Fica aí o relato. Alguma sugestão para evitar isso? Obrigado.

Answer 1

Prezado:

Infelizmente, muitos usuários ao incluírem dados, apresentam determinados "vícios de digitação" de incluírem espaços, tabulações, ENTER, ENTER, ENTER que fazem total diferença quando esses dados são importados e, dependendo do volume, podem passar despercebidos, gerando inconsistências!

Para reduzir essa possibilidade, geralmente implementa-se no sistema, determinadas restrições como validação de dados, aonde o indivíduo só pode incluir o que foi definido numa lista específica!

Mas, existem campos, nos quais isso é impossível, nome, razão social, nome fantasia, sinais e sintomas, etc, e, prepare-se para muito trabalho, para arrumando os registros.

Estudos mostram que de 60 a 80% do tempo gasto, foi utilizado para arrumar dados não padronizados!

E infelizmente, arrumar inconsistências é regra!

Espaços extras , você consegue arrumar, utilizando =ARRUMAR(CÉLULA).

O Excel também mostra um aviso na célula, quando encontra algum formato fora do padrão daquela coluna e, sugere correções.Muita atenção nesses avisos! No exemplo, repare o sinal na célula B4.

Algo extremamente comum ao importar um arquivo é a conversão de valores em texto e aí, todo e qualquer cálculo torna-se impossível!

Aqueles códigos com zero(0) à esquerda, porque alguém determinou como texto: os "famigerados" 01, 02, 03, etc, tente realizar um cálculo com eles!

Mas ao lembrar que números são alinhados à direita, enquanto que texto,à esquerda e verificar um 5 à esquerda, saiba que há grandes chances de ao realizar um cálculo , aquele pseudo valor ser descartado!

O grande problema é que dependendo do alinhamento e, em função do volume de dados, achar que está dentro dos padrões!

Como resolver?

1. Conversar com a fonte, explicando ao responsável o que está acontecendo, solicitando que esse tipo de ocorrência seja eliminada ou reduzida! Caso não corrija na origem, continuará acontecendo!
2. Dependendo do tamanho do arquivo, crie uma coluna auxiliar e faça uma conta básica, =J6*K6 e, verifique se o resultado for igual a zero, quando for multiplicar duas colunas numéricas. Utilize a função SE e realize comparações/avisos.
3. Marque as células da coluna e na barra de status, verifique o número de itens,a contagem e a contagem numérica, no caso de valores.
4. Crie mecanismos de controle/auditoria. Utilize a tabela dinâmica, para contar o número de itens de uma coluna, fazendo a comparação. Verifique itens com a mesma grafia mas, que aparecem duas vezes, quando o correto seria uma, exemplo:

 

O primeiro item ordenado na listagem foi digitado com um espaço antes da palavra, quando o correto era aparecer abobrinha uma vez, totalizando 10 Kg. O mesmo vale para cebola, pois "alguém" incluiu um espaço após o último caractere. Também verifique palavras acentuadas ou com caracteres especiais, FEIJÃO/FEIJAO! Por esse motivo, a padronização é essencial, evitando essas inconsistencias!

Caso você seja usuário da versão 365 e Insider, crie uma aba auxiliar (BASICA) e utilize a seguinte fórmula, iniciando com a coluna A, tendo como exemplo, a mesma lista com 12 registros e observe os resultados alcançados:

=CLASSIFICAR(ÚNICO(BASICA!$A$2:$A:$100))

Repita para as demais colunas , compare os resultados alcançados!

5. A última ou a primeira recomendação, seria a automatização da importação e transformação desses arquivos, tendo como base, o processo de  extrair, transformar e carregar os dados,de maneira que os próximos arquivos a serem incluídos, utilizassem os critérios de análise de dados impostos ao primeiro arquivo. Caso novas inconsistências fossem encontradas, o arquivo poderia ser modificado e, os novos procedimentos realizados seriam incorporados, sendo que na próxima importação, seria bem mais fácil.

Não existe análise boa, sob dados ruins!

Essa frase resume todo o esforço necessário utilizado para  que o arquivo recebido apresente dados confiáveis e resultados transformadores.

O ideal é estabelecer uma rotina de importação automatizada, que incorpore a verificação e correção das inconsistências.

Atenciosamente,

Newton Nickel

Curitiba - PR

Answer 2

Muito grato.