Microsoft Word's Mail Merge Issue

Question

Good afternoon! I'm having an issue with Microsoft Word's Mail Merge feature. I'm using an Excel file as my data source. The problem is that Word only reads up to row 5109, but I need it to continue with rows 5110, 5111, and beyond. However, it seems like I can't select the next record — it's locked or disabled.

I've already checked that the correct Excel file is being used, and I tried refreshing the data source, but nothing worked. Could someone please help me with this?

Answer 1

Muchas gracias por tus amables palabras, Eduardo:

Tenemos que descubrir al culpable del problema y solamente hay dos sospechosos: una fila en concreto de la base de datos o la capacidad de Office en tu equipo.

Tendrás que hacer algunas pruebas:

Cambia el orden de las filas y pon la fila donde se detiene la combinación de correspondencia en el puesto 1000, por ejemplo, en una prueba y en el primer puesto en otra.

En una tercera prueba divide la base de datos, en Excel, en dos mitades iguales y haz dos combinaciones de correspondencia.

Cuenta qué ocurre en cada prueba.

Answer 2

Hola, Eduardo:

¿Hay alguna característica en los registros de esa fila, como el tamaño del campo u otro?

¿Cuántas filas hay en total? ¿Cuántos campos de combinación usas?
Prueba a convertirlo en .csv
Mira mi curso sobre combinación de correspondencia.

PalabraExperto.

Regarding your questions:

In my Excel file, I have a total of 5151 rows. However, when I check the data source in Word during the Mailings process, I can only see up to row 5109. So, Word is not bringing in all the data from the Excel file.

As for the number of fields I'm using, it's around fifteen to complete the Word document.

Converting the file to .csv wouldn't be a good solution in my case because I need to update the Excel file daily. If I use a .csv file, I would have to convert the Excel file to .csv every day, which isn't practical.

I really appreciate your channel, unfortunately, I can't find anything that solves my problem.

Answer 3

Hola, Eduardo:

¿Hay alguna característica en los registros de esa fila, como el tamaño del campo u otro?

¿Cuántas filas hay en total? ¿Cuántos campos de combinación usas?
Prueba a convertirlo en .csv
Mira mi curso sobre combinación de correspondencia.

PalabraExperto.