É possível recuperar respostas anteriores no Microsoft Forms para acompanhamento periódico de treinamentos?

Question

Olá!

Utilizo o Microsoft Forms para acompanhar os conhecimentos desenvolvidos pelos colaboradores durante os treinamentos da empresa. O monitor e o aluno respondem ao mesmo formulário, separadamente, para que possamos comparar a avaliação do monitor com a autopercepção do aluno.

O formulário possui aproximadamente 120 perguntas, e os treinamentos duram vários meses. Por isso, ambos precisam respondê-lo periodicamente para acompanharmos a evolução dos conhecimentos.

As perguntas seguem, em geral, este modelo:

Sobre o tema X, o aluno possui o conhecimento?

• Sim — sabe.
• Não — ainda não sabe.

O problema é que, a cada novo preenchimento, os participantes precisam responder novamente a todas as perguntas, inclusive àquelas que já haviam marcado como “Sim”.

Gostaria que, ao acessar o formulário novamente, cada participante encontrasse suas respostas anteriores preenchidas e pudesse atualizar apenas o que mudou — por exemplo, alterar de “Não” para “Sim” um conhecimento adquirido desde o último acompanhamento.

Existe alguma funcionalidade no Microsoft Forms que permita:

• Recuperar automaticamente as respostas anteriores do participante, utilizando seu login ou e-mail corporativo?
• Manter essas respostas preenchidas nos próximos acessos, permitindo atualizar somente os itens necessários?
• Preservar o histórico de cada acompanhamento, com as respectivas datas, para analisar a evolução ao longo do treinamento?

Precisamos manter as respostas do monitor e do aluno separadas, pois a comparação entre as duas percepções faz parte da análise.

É possível atender a essa necessidade no próprio Forms ou seria necessária alguma integração com outras ferramentas do Microsoft 365?

Agradeço pela ajuda!

Answer 1

Nota: Esta resposta foi traduzida usando uma ferramenta de tradução, portanto pode conter erros gramaticais ou de significado. Agradecemos a sua compreensão. Se houver alguma parte da resposta que você não entender, deixe um comentário e responderemos o mais rápido possível.

Oi @Ian Lourenco

O Microsoft Forms inclui um recurso de "Salvar e editar resposta". Se o proprietário do formulário habilitar as opções "Permitir que os respondentes salvem suas respostas" e "Permitir que os respondentes editem suas respostas", os usuários poderão reabrir o envio por meio da seção "Formulários preenchidos" e modificá-lo enquanto o formulário permanecer aberto.

Esse recurso elimina a necessidade de os usuários inserirem novamente todas as suas respostas. No entanto, ele substitui diretamente a resposta existente, em vez de criar um novo registro de envio com um carimbo de data/hora exclusivo.

O Forms não mantém um histórico de versões de edições individuais. Mais importante ainda para o seu caso de uso: a edição de uma resposta existente não aciona o evento "Quando uma nova resposta é enviada" no Power Automate; esse gatilho é ativado apenas quando uma resposta totalmente nova é enviada.

Consequentemente, não é possível capturar automaticamente cada avaliação periódica como um instantâneo de dados distinto e com carimbo de data/hora para análise de tendências. Cada edição simplesmente substitui os dados armazenados anteriormente.

Para atender a esse requisito, você pode considerar a seguinte abordagem:

Use o Microsoft Lists ou o SharePoint Lists para armazenar os dados.

Use o Power Apps para criar a interface para alunos e instrutores.

Opcionalmente, use o Power Automate para enviar lembretes e notificações ou para gerar avaliações periódicas.

Use o Power BI ou o Excel para comparar as duas perspectivas e acompanhar o progresso. Você pode estruturar seus dados com campos como:

• Aluno ou funcionário
• Avaliador
• Tipo de avaliação: autoavaliação do aluno ou avaliação do instrutor
• Tópico de conhecimento
• Resposta atual
• Data da avaliação
• Período ou ciclo de avaliação
• Resposta anterior (se necessário)
• Status ou versão

Para manter um histórico, evite simplesmente sobrescrever avaliações antigas. Quando um novo ciclo de avaliação começar, o aplicativo pode criar um novo registro (ou "snapshot") datado com base na resposta mais recente, preenchendo-o previamente com valores anteriores para que os usuários precisem editar apenas o conteúdo que foi alterado. Observe que esta é uma proposta de arquitetura de solução, e não um recurso nativo do Microsoft Forms.

Para cada ciclo de avaliação, você também pode criar dois registros separados:

• Um registro para a autoavaliação do aluno.
• Um registro para a avaliação do instrutor.

Uma coluna de "tipo de avaliação" ou "função" ajudará a manter essas duas perspectivas distintas, facilitando a comparação posterior.

Em suma, o Forms é adequado se cada avaliação for enviada como uma nova resposta, mas não é a opção ideal para reabrir automaticamente uma resposta anterior em um formato pré-preenchido e editável. Considerando seus requisitos, uma combinação de Microsoft Lists e Power Apps oferece maior flexibilidade para pré-preencher dados, separar as avaliações de alunos e instrutores, gerenciar permissões de acesso e manter um histórico ao longo de diferentes períodos letivos.