Usar limites de controle de caixa

Este artigo explica como usar o controle de caixa para definir limites de transação quando não há saldo em caixa, ou uma transação vai fazer o saldo em caixa ficar abaixo de um valor predefinido.

O controle de caixa permite a você definir um limite para evitar que transações sejam lançadas se não houver saldo de caixa disponível ou se a transação fizer com que o saldo fique abaixo do limite definido. A conta definida na definição de lançamento consumido é avaliada quando as transações são criadas, editadas e lançadas. Se não houver nenhuma entrada gerada, a conta correspondente será usada. Se o lançamento da transação fizer com que o saldo da conta em dinheiro relacionada fique abaixo do limite definido para a conta, uma mensagem de erro será exibida, e você deverá alterar a conta para continuar. .

Você pode permitir que grupos de usuários específicos substituam o controle de caixa. Em seguida, se o saldo da conta em caixa ficar abaixo do limite definido, os usuários nos grupos de usuários especificados receberão uma mensagem de aviso, mas poderão continuar lançando a transação. Os usuários podem substituir o controle de caixa se as despesas tiverem que ser lançadas antes do recebimento dos fundos que pagarão por elas ou quando uma transferência aprovada tiver que ocorrer, mas a transferência ainda não tiver sido inserida ou lançada.

O limite do controle de caixa é comparado com o saldo de controle em caixa (saldo da conta em caixa menos todas as faturas de contas a pagar lançadas e não pagas). Quando o saldo de controle de caixa for menor que o limite de controle de caixa, o limite será excedido.

Configurar controle de caixa

Siga as etapas para configurar contas de controle do caixa.

1. Vá para Contabilidade>Configuração do razão>Parâmetros da contabilidade.
2. No grupo Validação de controle do caixa, no campo Conjunto de dimensões financeiras, selecione o conjunto de dimensões financeiras a ser usado para validar saldos de controle do caixa.
3. No campo Substituição de controle do caixa, selecione o grupo de usuários que podem substituir o controle do caixa. Os usuários nesse grupo de segurança poderão lançar transações que excedam o limite de controle de caixa.
4. Vá até Contabilidade>Configuração do razão>Configuração de lançamento>Controle do caixa.
5. Defina a opção Exibir nomes de conta como Sim para mostrar os nomes de conta para contas de caixa e de contas a pagar inseridos por você insere na grade.
6. Insira cada conta de caixa.

É recomendável adicionar todas as cadeias de caracteres de dimensão financeira para todas as contas de caixa válidas. Em seguida, você pode especificar quais contas de caixa estão sujeitas ao limite de controle de caixa.

7. No campo Conta de caixa, insira a cadeia de caracteres da dimensão financeira da conta de caixa. Você deve inserir números de conta completos.
8. Marque a caixa de seleção Participar para indicar que a cadeia de caracteres da dimensão financeira da conta de caixa está sujeita ao controle de caixa. Essas contas de pagamento à vista e as contas a pagar correspondentes são validadas de acordo com as regras de configuração de controle de caixa.
9. Opcional: no campo de Contas a pagar, insira a cadeia de caracteres da dimensão financeira de contas a pagar usada com faturas de fornecedor. Você deve inserir um número de conta completo.
10. No campo Limite, insira o valor que deve permanecer na conta de caixa para passar na validação. Você poderá inserir um número negativo se a conta de caixa puder ser sacada em excesso (ou seja, os valores de transação podem exceder o saldo da conta).

Exibir contas no controle de caixa

Você pode revisar o saldo atual das contas definido na página Configuração do controle de caixa. Vá até Contabilidade>Consultas>Consulta do controle de caixa.

A consulta inclui as seguintes informações:

• O saldo da conta de caixa atual.
• O saldo de todas as faturas de contas a pagar lançadas e não pagas aplicadas à conta de contas a pagar correspondente da conta de caixa
• O saldo do controle de caixa, ou o saldo da conta em caixa atual menos todas as faturas de contas a pagar lançadas e não pagas
• O limite de controle em caixa, de maneira que você possa compará-lo com o saldo de controle em caixa e determinar se o pagamento das faturas de contas a pagar vai fazer o saldo da conta em caixa ficar abaixo do limite de controle em caixa

Processar transações usando a validação do controle de caixa.

Os saldos de contas de caixa são validados para faturas de contas a pagar e entradas do razão avançadas. O valor do item de linha é validado em relação às contas de caixa e às contas a pagar às quais as distribuições financeiras da linha estão associadas.

[! OBSERVAÇÃO] O controle de orçamento é separado do controle de caixa e pode mostrar erros não relacionados.

Se o limite de controle de caixa for excedido, uma mensagem de erro será exibida. O erro impede o processamento adicional da fatura, a menos que uma substituição do controle de caixa seja permitida.

Fluxo de trabalho da fatura de fornecedor

O fluxo de trabalho é configurado para postagem automática

Quando você usa a funcionalidade do controle de caixa com o fluxo de trabalho da fatura de fornecedor de contas a pagar e o fluxo de trabalho está configurado para lançamento automático, o sistema valida se o usuário que está enviando a fatura de fornecedor tem privilégios para substituir o limite de controle de caixa na etapa de lançamento automático.

Se a nota fiscal exceder o limite de controle de caixa e o usuário tiver privilégios de substituição, a nota fiscal será lançada automaticamente como parte do processo de fluxo de trabalho. Se o usuário não tiver privilégios de substituição, uma mensagem de erro será exibida no histórico do fluxo de trabalho para a fatura do fornecedor relacionada. Nesse caso, a fatura só poderá ser processada com êxito por meio do lançamento se uma das seguintes condições for atendida:

• Um usuário com privilégios de substituição reenvia a fatura
• A fatura é alterada para que uma conta de caixa diferente seja usada
• O saldo de controle em caixa é alterado

O fluxo de trabalho não está configurado para lançamento automático

Quando você usa a funcionalidade de controle de caixa com o fluxo de trabalho da fatura de fornecedor de contas a pagar, e o fluxo de trabalho não está configurado para lançamento automático, um usuário com privilégios de substituição pode enviar uma fatura para o fluxo de trabalho. A validação do controle de caixa é feita novamente quando a fatura é lançada. Essa segunda validação é feita porque os saldos de caixa podem ser alterados entre a hora quando a fatura é enviada para o fluxo de trabalho e a hora quando a fatura é lançada.

Se a fatura exceder o limite do controle de caixa e o usuário não tiver privilégios de substituição, uma mensagem de erro será exibida, e a fatura não poderá ser enviada para o fluxo de trabalho. Nesse caso, a fatura só poderá ser enviada com êxito se uma das seguintes condições for atendida:

• Um usuário com privilégios de substituição reenvia a fatura
• A fatura é alterada para que uma conta de caixa diferente seja usada
• O saldo de controle em caixa é alterado