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Planejador de trabalho e perfis de horário

O planejador de trabalho é uma ferramenta gráfica que permite a você planejar o trabalho em turnos e imprimir o plano.

Sobre o planejador de trabalho e perfis de horário

No planejador de trabalho, selecione um perfil de horário de trabalho predefinido e aloque-o a um ou mais trabalhadores. Alguns exemplos são perfis de turno do dia e turno da noite. Os perfis contêm vários elementos incluídos em um dia de trabalho, como o período de trabalho padrão, horário de intervalo e hora extra. As entradas do planejador de trabalho são salvas no calendário de perfil.

O calendário de perfil contém as entradas de perfil que são diferentes dos perfis de horário de trabalho padrão, que são aplicados a um trabalhador ou grupo de trabalhadores. Veja vários exemplos de alterações no perfil:

  • Um grupo de trabalhadores muda para o turno da noite por um período predefinido.

  • Um trabalhador trabalha em um domingo ou em um feriado nacional/local. Portanto, um perfil especial ou um perfil de domingo podem ser usados.

É possível criar entradas diretamente no calendário de perfil, ou no planejador de trabalho. No calendário de perfil, você pode fazer uma entrada de cada vez em uma lista ou para um dia de cada vez. Você também pode criar alterações de perfil para um trabalhador ou um grupo de perfis para um período no formulário Compor calendário de perfil. O planejador de trabalho fornece uma visão geral gráfica de seleções de perfil para um ou mais trabalhadores.

Calculando registros

Quando os registros são calculados, eles são verificados em relação ao perfil de horário de trabalho de um trabalhador. Os registros calculados incluem o horário de trabalho, a hora paga, a hora extra paga e o período de ausência. O cálculo geralmente é realizado por um líder de equipe ou supervisor. É possível configurar grupos de cálculo para grupos de trabalhadores para ajudar a garantir que pessoa pessoa fazendo so cálculos dos registros possa exibir informações somente sobre os trabalhadores na sua equipe.

Antes de calcular os registros, é possível substituir o perfil de horário de trabalho de um trabalhador específico.

Se o horário registrado não corresponder ao perfil de horário de trabalho de um trabalhador, o procedimento de cálculo criará erros, por exemplo, um registro de ausências que não está presente. É possível corrigir os erros e calcular os registros novamente.

Aprovando registros

Quando todos os registros forem calculados sem erros, eles estarão prontos para serem aprovados. A aprovação geralmente é feita por um trabalhador diferente do responsável pelo cálculo dos registros, por exemplo, um administrador de folha de pagamento. É possível configurar grupos de aprovação para grupos relevantes de trabalhadores.

Antes de aprovar os registros, você pode substituir os contratos de pagamento de trabalhadores individuais e adicionar gratificações manuais.

Caso tenha sido calculada para trabalhadores específicos, a hora extra pode ser alocada para trabalhos específicos durante o dia. Isso é relevante se o custo de trabalho for calculado com base no pagamento do trabalhador.

Durante o processo de aprovação de um registro, talvez seja necessário inserir informações adicionais sobre os registros de ausência. Se mais informações de ausência forem necessárias, isso será indicado durante o processo de aprovação.

Aprovando registros usando o fluxo de trabalho

É possível configurar um processo de aprovação do fluxo de trabalho que aprova automaticamente os registros que cumpram as regras configuradas no fluxo de trabalho. Se a aprovação do fluxo de trabalho estiver ativada, o usuário responsável pelo cálculo dos registros, por exemplo, um líder de equipe ou supervisor, envia os registros calculados para aprovação. Por meio do processo de fluxo de trabalho, aprovações e tarefas apropriadas são criadas e atribuídas a usuários e funções conforme identificados no fluxo de trabalho.

O fluxo de trabalho de aprovação automatiza o processo de aprovação e permite que os usuários com direitos de aprovação aprovem vários registros de trabalhador por vez. Somente os desvios que não são aceitos no fluxo de trabalho de aprovação devem ser resolvidos manualmente.

Dois tipos de aprovação do fluxo de trabalho podem ser criados em horário e presença:

  • Fluxo de trabalho total dos dias de horário e presença – o fluxo de trabalho valida os registros, por exemplo, em relação ao número previsto de horas de trabalho para o dia.

  • Fluxo de trabalho de registro de diário de horário e presença – o fluxo de trabalho valida cada tipo de registro para a data do registro. Os tipos de registro de diário a seguir estão disponíveis: Os tipos de registro são selecionados automaticamente em horário e presença, dependendo do registro do trabalhador:

    • Em relação ao registro de horário e presença e à execução de fabricação:

      • Registro de entrada
      • Registro de saída
      • Ausência
      • Interrupção
      • Alternar código
      • Project
      • Atividade de projeto
      • Atividade indireta

    • Em relação ao registro de trabalhos de produção na execução de fabricação:

      • Fila antes
      • Instalação
      • Processar
      • Sobreposição
      • Transporte
      • Fila depois
      • Iniciar assistência
      • Interromper assistência

Transferindo registros

Quando aprovados, os registros podem ser transferidos para um trabalho periódico de folha de pagamento.

Um registro transferido é lançado em uma atividade ou trabalho ao qual esteja relacionado, por exemplo, a uma ordem de produção ou um projeto. Além de isso, as transações de folha de pagamento são geradas para cada trabalhador com base nos registros.

Revertendo registros

Os registros transferidos podem ser revertidos. A tarefa de reverter registros poderá ser realizada até o momento em que a transferência de pagamento do período da folha de pagamento for executada. Isso significa que os dados da folha de pagamento foram transferidos para um arquivo externo. O arquivo externo pode ser importado para um sistema de folha de pagamento.

Quando revertidos, todos os registros são retirados e todas as transações lançadas em ordens ou projetos de produção são compensadas e neutralizadas.

Modificar registros antes ou depois do cálculo

É possível modificar os registros feitos pelos trabalhadores antes ou depois de calcular os registros.

Após o cálculo ou a aprovação dos registros, você poderá exibir as descrições de erro na guia Erro no formulário Calcular e no formulário Aprovar. Por exemplo, uma mensagem de erro pode especificar que as informações sobre o período de ausência de um trabalhador está ausente.

Atualizar um registro de ausência

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular. Na caixa de diálogo Calcular, nos campos Data e Grupo de cálculo, insira a data e o grupo de cálculo para os quais calcular os registros Clique em OK.
  2. Na página Calcular, selecione o trabalhador no painel superior e, em seguida, na guia Ausência, modifique o registro de ausência que foi inserido durante o cálculo. Você também pode pressionar CTRL+N para criar um registro de ausência.
  3. Pressione CTRL+S para salvar os registros de ausência. Os registros de ausência são exibidos no painel inferior na guia Visão Geral.
  4. Siga as etapas 1 a 3 para cada trabalhador que precise de um registro de ausência.

Observação

Ao calcular registros para um grupo de trabalhadores, todos os registros de ausências ausentes dos trabalhadores serão criados automaticamente. Para esses registros de ausência, você só precisa selecionar os códigos de ausência. As horas de início e de término serão adicionadas automaticamente durante o cálculo.

Aprovar códigos de alternância para um trabalhador

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular. Na caixa de diálogo Calcular, nos campos Data e Grupo de cálculo, insira a data e o grupo de cálculo para os quais aprovar códigos de alternância. Clique em OK.
  2. Na página Calcular, selecione o trabalhador no painel superior e clique em Código de alternância.
  3. Marque a caixa de seleção Aprovado e feche a página.

Adicionar um registro de hora de saída ausente

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular. Na caixa de diálogo Calcular, nos campos Data e Grupo de cálculo, insira a data e o grupo de cálculo para os quais adicionar registros de hora de saída. Clique em OK.
  2. Na página Calcular, selecione o trabalhador no painel superior e clique em Registro de entrada e saída>Registro de saída ausente.
  3. Na seção Registro de saída, selecione a data e a hora para o registro de saída.
  4. Marque a caixa de seleção Criar linhas e, em seguida, clique em OK.

Registrar a saída de todos os trabalhadores em um grupo de cálculo

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular. Na caixa de diálogo Calcular, nos campos Data e Grupo de cálculo, insira a data e o grupo de cálculo para os quais calcular os registros Clique em OK.
  2. Na página Calcular, clique em Registrar entrada e saída>Registrar saída de trabalhadores.
  3. No campo Data do perfil, selecione a data de saída, e clique em OK.

Observação

Todos os trabalhadores no grupo de cálculo selecionado têm a saída registrada de acordo com o perfil de horário de trabalho. Além de isso, você pode criar um trabalho em lotes que registra a saída de todos os trabalhadores em um grupo de cálculo.

Corrigir erros e adicionar registros

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular. Na caixa de diálogo Calcular, nos campos Data e Grupo de cálculo, insira a data e o grupo de cálculo para os quais calcular os registros Clique em OK.
  2. Na página Calcular, selecione o trabalhador no painel superior. No painel inferior, clique no registro para modificar ou pressione CTRL+N para adicionar uma nova linha.
  3. Insira informações para a linha de registro.
  4. Para recalcular os registros do trabalhador, no painel superior, na guia Visão Geral, marque a caixa de seleção Calculado.

Importante

Não crie uma linha de diário para um registro de saída se um trabalhador não fez o registro de saída. Para criar registros de saída ausentes, clique em Registro de entrada e saída e selecione a opção apropriada. Somente essas duas opções garantem que o registro de saída será inserido na tabela Registros brutos. Os registros brutos determinam se o trabalhador registrou a entrada ou a saída.

Calcular o horário e a presença dos trabalhadores

Você pode calcular os registros de horário e presença para os trabalhadores das seguintes maneiras:

  • Calcular os registros para todos os trabalhadores atribuídos a um grupo de cálculo.
  • Calcular os registros para um trabalhador específico.
  • Calcular os registros usando um trabalho em lotes.

Você pode usar os filtros de Exibição por dia e Exibição por semana da seguinte maneira:

  • Exibição por dia – exiba os registros de todos os trabalhadores para um dia útil selecionado.
  • Exibição por semana – exiba os registros de um trabalhador selecionado para uma semana selecionada.

Calcular os registros para todos os trabalhadores em um grupo de cálculos

Você pode calcular registros para todos os trabalhadores em um grupo de cálculo navegando até a opção Calcular no menu Horário e presença. Você pode selecionar a semana ou a data para a qual calcular os registros nos campos Semana e/ou Data. No campo Calcular, selecione o grupo de cálculo para os quais calcular os registros e, em seguida, selecione Atualizar e Calcular na página Calcular.

Na página Calcula trabalhos, verifique se o grupo de cálculo está selecionado no campo Grupo de cálculo. Se você usar um fluxo de trabalho para aprovações, selecione Enviar para o fluxo de trabalho na página Calcula trabalhos.

Anotação

Se os registros contiverem erros devido a informações ausentes ou por outros motivos, você deverá corrigir os registros e, em seguida, calculá-los novamente. Para exibir os registros dos trabalhadores que contêm erros, clique em Exibir erros. A guia Erro exibe informações sobre o tipo de erro.

Calcular os registros de um trabalhador por vez

Você pode calcular os registros para um trabalhador específico. Em geral, você calcula os registros para um trabalhador depois de ter corrigido os erros de registro desse trabalhador.

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular.
  2. No campo Semana ou Data, selecione a semana ou a data para a qual calcular os registros.
  3. No campo Grupo de cálculo, selecione o grupo de cálculo para o qual calcular os registros e, em seguida, clique em OK.
  4. Na página Calcular, selecione o trabalhador no painel superior e clique em Selecionar.
  5. Marque a caixa de seleção Calculado para o registro.
  6. Clique em Fechar.

Reverter os registros calculados

Você pode reverter os registros que foram calculados para um trabalhador. No entanto, não é possível reverter os registros calculados após as informações da folha de pagamento referentes ao período serem exportadas para o sistema da folha de pagamento. Além disso, se os registros tiverem sido aprovados, você poderá reverter o registro calculado somente na página Aprovar.

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular.
  2. No campo Semana ou Data, selecione a semana ou a data para a qual calcular os registros.
  3. No campo Grupo de cálculo, selecione o grupo de cálculo para o qual calcular os registros e, em seguida, clique em OK.
  4. Na página Calcular, selecione o trabalhador no painel superior e clique em Selecionar.
  5. Desmarque a caixa de seleção Calculado para o registro.
  6. Clique em Fechar.

Dica

Se você alterar os registros e desejar restaurar os valores originais, exclua todas as linhas e, em seguida, clique em Restaurar linhas.

Calcular os registros usando um trabalho em lotes

Para calcular os registros, navegue até a página Horário e presença e acesse os campos Semana ou Data para selecionar a semana ou a data para a qual calcular os registros.

Em seguida, selecione o grupo de cálculo para o qual calcular os registros no campo Grupo de cálculo. Na página Calcular, selecione Atualizar e Calcular. Inicie o trabalho em lotes seguindo prompts na página Calcula trabalhos da guia Lote

Anotação

Se você usar um fluxo de trabalho para as aprovações, marque a caixa de seleção Enviar para o fluxo de trabalho.

Modificar registros antes ou depois da aprovação

Você pode alterar registros de trabalhadores durante o processo de aprovação. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.

Exemplos de alterações incluem o seguinte:

  • Editar um registro de ausência.
  • Aplicar alterações a um contrato de pagamento, substituindo o contrato de pagamento padrão do trabalhador.
  • Adicionar linhas de prêmio, como milhagem, aos registros de trabalhador.
  • Alocar horas extras para trabalhos específicos.

Observação

Você pode fazer alterações adicionais durante o processo de cálculo. Modifique registros antes ou depois do cálculo.

Alterar um registro de ausência

Altere os registros de ausência inserindo alterações na página Aprovar. Selecione o trabalhador e navegue até a guia Ausência para começar a fazer alterações no registro de ausência.

Observação

Somente os campos Trabalho de ausência e Unidades de pagamento podem ser editados durante a aprovação.

Substituir um contrato de pagamento

Você pode substituir o contrato de pagamento de um trabalhador específico para gerar o pagamento correto do dia.

  1. Na página Aprovar, selecione o trabalhador.
  2. Clique em Substituir e selecione Substituir contrato de pagamento.
  3. Clique em Recuperar contrato de pagamento.
  4. Insira as alterações nas linhas do contrato de pagamento do dia.

Adicionar linhas de gratificação manual

Você pode adicionar linhas de gratificação manual selecionando o trabalhador e navegando até a opção Linhas de gratificação na página Aprovar. Depois de criar uma nova linha de gratificação com CTRL+N, você pode selecionar a gratificação a ser adicionada no campo Gratificações. Além disso, você pode inserir o número e o preço das unidades a serem adicionadas no campo Gratificações. Por fim, você pode selecionar o custo a ser atribuído a um trabalho específico no campo ID da Transação.

Alocar horas extras

É possível alocar horas extras para os trabalhos relevantes realizados durante o dia de trabalho.

  1. No formulário Aprovar, selecione o trabalhador.
  2. Clique em Alocação de hora extra.
  3. Na caixa Porcentagem, insira uma porcentagem para cada trabalho.

Observação

A alocação total para um dia de trabalho deve ser sempre 100%.

Sobre a adição de registros de saída

Se os trabalhadores se esquecem de registrar a saída no final do dia de trabalho, você poderá criar registros de saída para eles executando um trabalho em lotes. Isso ajuda a garantir que os cálculos incluam todos os registros de saída. Você deve executar o trabalho em lotes antes de calcular informações sobre registros do trabalhador.

Adicionando registros de saída

Na data especificada, o trabalho em lotes pesquisa os registros de saída. Quando um registro ausente é encontrado, ocorre o seguinte:

  • Se um trabalhador não tiver um registro de entrada antes da hora de término do perfil, e não existir nenhum registro após a hora de término, o trabalho em lotes adicionará um registro de saída à hora de término do perfil.

Observação

A hora de término do perfil é o final do dia de trabalho de acordo com o perfil de horário de trabalho do trabalhador. Por exemplo, se um perfil de dia for configurado com uma hora de entrada esperada às 7h e uma hora de saída esperada às 15h, 15h será a data de término do perfil.

  • Se o registro de entrada ou o registro de trabalho for posterior à hora de término especificada no perfil do trabalhador, este terá trabalhado horas extras. Nesse caso, o trabalho em lotes não adicionará um registro de saída.

Observação

Você também pode criar registros de saída para um trabalhador nas páginas Calcular e Aprovar.

Adicionar registros de saída para trabalhadores

Um supervisor ou gerente pode inserir registros de saída ausentes para os trabalhadores que esqueceram de fazer os registros. É possível inserir registros de saída ausentes, executando um trabalho em lotes para um grupo de trabalhadores ou para um trabalhador por vez.

Observação

Também é possível fazer registros de entrada para trabalhadores, mas é mais provável que o registro ausente de um trabalhador seja um registro de saída.

Registrar a saída de um trabalhador individual ou de um grupo de trabalhadores

Para registrar a saída de um único trabalhador:

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Calcular.
  2. Selecione o trabalhador e, em seguida, clique em Registro de entrada e saída>Registro de saída ausente.
  3. Na seção Registro de saída, insira a Data e a Hora para o registro de saída.
  4. Para criar um registro de saída na tabela de registros brutos, marque a caixa de seleção Criar linhas.

Para registrar a saída de um grupo de trabalhadores:

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.

  2. Clique em Registro de entrada e saída>Registrar a saída de trabalhadores.

    • Se você deseja registrar a saída de todos os trabalhadores no grupo de cálculo ou no grupo de aprovação selecionado, insira a data de perfil para o registro de saída e clique em OK.
    • Se você deseja registrar a saída de trabalhadores específicos, clique em Selecionar e selecione os trabalhadores relevantes.
    • Se você quiser configurar o registro de saída como um trabalho em lotes, selecione a guia Lote, e crie o trabalho em lotes.

Observação

Também é possível registrar a saída de trabalhadores configurando um trabalho em lotes. Clique em Recursos humanos>Periódico>Horário e presença>Registrar saída de trabalhadores.

Aprovar registros de horário e presença

Após cada dia de trabalho, os registros dos trabalhadores devem ser calculados e aprovados. É possível aprovar os registros depois que forem calculados sem a ocorrência de erros durante o cálculo. Você pode aprovar registros usando um dos seguintes métodos:

  • Um fluxo de trabalho
  • Um trabalho em lotes
  • Manualmente, para um grupo de aprovação
  • Manualmente, para um trabalhador por vez

Aprovar registros usando um fluxo de trabalho

O fluxo de trabalho de aprovação é um processo de aprovação automático. Todos os registros são validados em relação a regras definidas no fluxo de trabalho de aprovação. Somente os desvios não aceitos no fluxo de trabalho devem ser aprovados manualmente.

O trabalhador responsável por calcular registros, por exemplo, um líder de equipe, inicia o processo de aprovação. O trabalhador responsável pela aprovação de registros, por exemplo, um administrador da folha de pagamento, receberá uma mensagem em relação à necessidade de aprovação manual somente quando alguns registros não puderem ser aprovados de acordo com o fluxo de trabalho de aprovação.

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.

  2. Selecione a data de aprovação no campo Data.

  3. Selecione seu grupo no campo Grupo de aprovação.

  4. Na página Aprovar, selecione o trabalhador no painel superior, na guia Visão Geral.

  5. Clique no botão Ação. Se os registros do trabalhador estiverem prontos para aprovação, as opções Aprovar e Rejeitar ficarão disponíveis.

    • Para aprovar, clique em Aprovar.
    • Para rejeitar, clique em Rejeitar e insira uma nota explicando o motivo da rejeição dos registros.

Aprovar registros usando um trabalho em lotes

Você pode aprovar registros usando um trabalho em lotes. Para fazer isto:

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.
  2. Selecione a data de aprovação no campo Data.
  3. Selecione seu grupo no campo Grupo de aprovação.
  4. Clique em Atualizar e em Aprovar.
  5. Inicie o trabalho em lotes.

Para aprovar os registros de todos os trabalhadores em um grupo de aprovação:

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.
  2. Selecione a data de aprovação no campo Data.
  3. Selecione seu grupo no campo Grupo de aprovação.
  4. Clique em Atualizar e em Aprovar.
  5. Clique em OK.

Observação

Se o processo de aprovação encontrar erros em alguns registros, por exemplo devido a informações ausentes, você deverá editar esses registros e aprová-los novamente.

Dica

Para ver uma lista de registros de trabalhadores que contêm erros nas linhas de registro, clique em Exibir erros. A guia Erro fornece informações sobre o tipo de erro.

Aprovar registros de um trabalhador por vez

Normalmente você deve aprovar registros para um trabalhador individual depois de corrigir erros desse trabalhador.

  1. Na página Aprovar, selecione o trabalhador no painel superior.
  2. Marque a caixa de seleção Aprovado para o trabalhador.

Reverter uma aprovação

Os registros aprovados de um trabalhador podem ser revertidos até que as informações da folha de pagamento referentes ao período sejam exportadas para o sistema da folha de pagamento. Siga esse procedimento para reverter registros aprovados para um trabalhador:

  1. Na página Aprovar, selecione o trabalhador no painel superior.
  2. Desmarque a caixa de seleção Aprovado.

Dica

Se você fez várias correções nos registros e precisa restaurar as linhas para seu valor original, exclua todas as linhas e clique em Restaurar linhas.

Os registros devem ser transferidos para diários, como diários de produção ou de projetos.

Após a aprovação dos registros dos trabalhadores e sem que haja nenhum erro, você poderá transferir os registros. Você pode transferir registros de uma das seguintes maneiras:

  • Transferir registros usando um fluxo de trabalho.
  • Transferir registros usando um trabalho em lotes.
  • Transferir registros manualmente de um grupo de aprovação.
  • Transferir registros manualmente de um funcionário por vez.

Transferir registros usando um fluxo de trabalho

Se um fluxo de trabalho de aprovação estiver configurado para aprovar registros com base em um conjunto de regras predefinidas, todos os registros aprovados serão transferidos para os diários apropriados. Somente os desvios não aceitos no fluxo de trabalho são resolvidos manualmente. Isso significa que a aprovação e a transferência desses registros são executadas pelo trabalhador responsável pela aprovação dos registros, por exemplo, um administrador da folha de pagamento.

Transferir registros usando um trabalho em lotes

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.
  2. Selecione a data de aprovação no campo Data.
  3. Selecione seu grupo no campo Grupo de aprovação.
  4. Clique em Atualizar e, em seguida, clique em Transferir.
  5. Inicie o trabalho em lotes. Para obter mais informações, consulte Transferir registros (formulário de classe).

Transferir os registros de todos os trabalhadores em um grupo de aprovação

  1. Clique em Recursos humanos>Comum>Horário e presença>Aprovar.
  2. Selecione a data de aprovação no campo Data.
  3. Selecione seu grupo no campo Grupo de aprovação.
  4. Clique em Atualizar e em Transferir.
  5. Clique em OK.

Observação

Você só poderá transferir os registros que foram calculados e aprovados sem erros.

Dica

Para exibir uma lista de registros de trabalhadores que contêm erros nas linhas de registro, clique em Exibir erros. A guia Erro fornece informações sobre o tipo de erro.

Transferir os registros de um trabalhador

Quando um erro for encontrado no registro de um trabalhador, você poderá transferir o registro depois de corrigi-lo.

  1. Na página Aprovar, selecione o trabalhador no painel superior.
  2. Marque a caixa de seleção Transferido para o trabalhador.

Reverter um registro transferido

Você pode reverter registros transferidos de um trabalhador antes que as informações da folha de pagamento referentes ao período sejam exportadas para o sistema da folha de pagamento. Siga este procedimento para reverter registros transferidos para um trabalhador:

  1. Na página Aprovar, selecione o trabalhador no painel superior.
  2. Desmarque a caixa de seleção Transferido.

Consulte também

Calcular, aprovar e transferir registros

Atualizar informações de horário e presença

Comunicar e implantar atribuições para os trabalhadores