Migrar suas pastas públicas para o Grupos do Microsoft 365
Este artigo fornece uma comparação de pastas públicas e Grupos do Microsoft 365 e como uma ou outra pode ser a melhor solução para sua organização. As pastas públicas existem desde o Exchange, enquanto grupos foram introduzidos mais recentemente. Se você quiser migrar algumas ou todas as suas pastas públicas para Grupos, este artigo descreve como o processo funciona e fornece links para os artigos que orientam você no processo, passo a passo.
O que são pastas públicas?
As pastas públicas contêm diferentes tipos de dados e são organizadas em uma estrutura hierárquica.
As pastas públicas não são recomendadas para as seguintes situações:
Arquivamento de dados: usuários com limites de caixa de correio às vezes usam pastas públicas em vez de caixas de correio para arquivar dados. Essa prática não é recomendada, pois afeta o armazenamento em pastas públicas e prejudica a meta de limites de caixa de correio.
Compartilhamento e colaboração de documentos: as pastas públicas não fornecem recursos de gerenciamento de documentos, como versões, funcionalidades controladas de marcar e marcar e notificações automáticas de alterações de conteúdo.
O que são Grupos do Microsoft 365?
Os grupos do Microsoft 365 permitem que você escolha um conjunto de pessoas com quem deseja colaborar e, em seguida, configure facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas compartilharem. Você não precisa se preocupar em atribuir manualmente permissões a esses recursos, pois adicionar membros ao seu grupo automaticamente fornece aos membros as permissões necessárias para acessar as ferramentas e os recursos que seu grupo fornece. Os grupos também são a experiência nova e aprimorada para as tarefas que foram tratadas anteriormente por listas de distribuição e caixas de correio compartilhadas.
Para obter a história completa de Grupos, consulte Saiba mais sobre Grupos do Microsoft 365.
Você deve migrar suas pastas públicas para Grupos do Microsoft 365?
Grupos do Microsoft 365 é a oferta de colaboração mais recente da Microsoft, o que significa que há muitas razões pelas quais eles seriam uma solução preferível em vez de pastas públicas, uma tecnologia muito mais antiga. No Outlook, por exemplo, os Grupos podem substituir completamente as pastas públicas habilitadas para email. Compilar uma lista de todos os cenários em que Grupos do Microsoft 365 funciona melhor do que as pastas públicas é impossível, mas aqui estão os destaques:
Colaboração por email: os grupos no Outlook têm um espaço dedicado de Conversas que armazena todos os emails e permite que os usuários colaborem sobre eles. O grupo pode até ser configurado para receber mensagens de pessoas de fora do grupo ou da organização. Se você estiver usando pastas públicas habilitadas para email para armazenar discussões relacionadas ao projeto, por exemplo, ou ordens de compra que precisam ser visualizadas por uma equipe de pessoas, usar grupos seria um aprimoramento. Os grupos também são melhores para situações em que você simplesmente quer transmitir informações para um conjunto de usuários.
Colaboração sobre documentos: no Outlook, Os grupos têm uma guia Arquivos dedicados que exibe todos os arquivos do site de equipe do SharePoint do grupo e de anexos de email. Você obtém uma exibição de todos os arquivos, assim você não precisa ir procurá-los como faria em pastas públicas. A coautoria também se torna mais fácil. Se você estiver usando pastas públicas para armazenar arquivos destinados a serem consumidos por várias pessoas, considere migrar para Grupos.
Calendário compartilhado: após a criação, cada grupo obtém um calendário compartilhado (confira Compartilhamento de calendário no Microsoft 365. Qualquer membro do grupo pode criar eventos nesse calendário. Quando você é favorito de um grupo, o calendário desse grupo pode ser exibido junto com seu calendário pessoal. Você também pode inscrever-se nos eventos de um grupo, caso em que os eventos criados nesse grupo aparecem em seu calendário pessoal. Se você estiver usando pastas públicas para hospedar calendários para sua equipe, como uma agenda ou um cronograma, os Grupos seriam uma experiência aprimorada.
Permissões simplificadas: quando você atribui usuários a um grupo, eles obtêm imediatamente as permissões de que precisam, enquanto com pastas públicas você precisa atribuir manualmente as permissões adequadas. Os membros podem ser adicionados como "proprietários" ou "membros". Os proprietários têm direitos completos no grupo, incluindo a capacidade de executar tarefas de gerenciamento de grupo. Os membros também podem criar conteúdo e editar arquivos como proprietários, mas não podem excluir o conteúdo que não criaram. Se o modelo de permissões das pastas públicas for muito avassalador para você e você quiser algo simples e rápido, Grupos do Microsoft 365 é o caminho a seguir.
Presença móvel e Web: as pastas públicas não podem ser acessadas por meio de dispositivos móveis e têm um conjunto limitado de funcionalidades na Web. Grupos do Microsoft 365, por outro lado, é acessível por meio de aplicativos móveis do Outlook e tem um conjunto mais rico de recursos na Web. Se sua equipe está em movimento e requer acesso móvel, então você deve estar usando os Grupos do Microsoft 365.
Acesso a uma ampla gama de aplicativos microsoft 365 ou Office 365: ao criar um grupo, você desbloqueia o acesso a uma ampla gama de aplicativos do pacote microsoft 365 ou Office 365. Você obtém um site de equipe do SharePoint para armazenar arquivos e um plano no Planner para acompanhar suas tarefas. Grupos do Microsoft 365 é o serviço de associação que combina elementos de todo o pacote do Microsoft 365 ou Office 365.
Embora Grupos do Microsoft 365 ofereça muitas vantagens, você deve estar ciente de uma grande diferença que você observará depois de deixar a experiência de pastas públicas. Essa diferença é principalmente:
- Funções de permissão granulares: embora as pastas públicas tenham várias funções de permissão, Grupos do Microsoft 365 fornece apenas duas: proprietário e membro.
Antes de migrar para Grupos, também é uma boa ideia observar os vários limites que vêm com a criação e manutenção de grupos. Para obter mais informações, consulte Como fazer gerenciar meus grupos? em Saiba mais sobre Grupos do Microsoft 365.
Migrando pastas públicas para Grupos do Microsoft 365
Se você decidir mudar para Grupos do Microsoft 365, poderá usar um processo conhecido como migração em lote para mover seu conteúdo de email e calendário de suas pastas públicas existentes para Grupos. As etapas específicas para executar uma migração em lote dependem de qual versão do Exchange hospeda atualmente sua hierarquia de pastas públicas. No final deste artigo, você encontrará links para instruções que o orientam durante o processo de migração em lote.
Como pré-requisito para migrar pastas públicas do Exchange para grupos do Microsoft 365, você deve garantir que a opção Pasta Pública do Exchange Mail na ferramenta Microsoft Entra Connect não seja verificada. Se essa opção for - por acaso - marcada, desmarque-a antes de iniciar a migração das pastas públicas. Por padrão, essa opção está desmarcada.
Observação
Quando você terminar de migrar uma pasta pública habilitada para email para um determinado grupo no Microsoft 365 ou Office 365, todos os emails endereçados à pasta pública serão recebidos nesse ponto pelo grupo.
Os principais benefícios das migrações em lote são:
Migração baseada em MRS (Serviço de Replicação de Caixa de Correio): o processo de migração usa cmdlets de lote de migração. A migração para vários grupos pode ser disparada em um único lote de migração. Há também scripts disponíveis para ajudar no processo de migração.
Dá suporte a pastas públicas de email e calendário: emails copiados e postagens serão exibidos como em Grupos como conversas em grupo e itens de calendário copiados ficarão visíveis em calendários de grupo. Atualmente, não há suporte para outros tipos de pastas públicas, como tarefas e contatos.
As pastas públicas locais podem ser migradas diretamente para Grupos do Microsoft 365: essa migração não exige que você primeiro mova suas pastas públicas para o Microsoft 365 ou Office 365 e, em seguida, mude para Grupos. Os cmdlets de cópia de dados MRS leem os dados da pasta pública diretamente do ambiente local e, em seguida, copiam os dados para Grupos do Microsoft 365. As pastas públicas do Exchange exigirão um ponto de extremidade baseado em proxy MRS.
Não é uma migração "tudo ou nada": você pode escolher pastas públicas específicas para migrar para Grupos e somente as pastas públicas escolhidas são migradas.
Cópia de dados de um tiro: as migrações em lote são projetadas para ser uma cópia de dados únicos de pastas públicas de origem para grupos de destino, sem as complexidades de sincronização incremental e finalização.
Mescla dados de pasta pública com dados existentes em um grupo: a cópia de dados mesclará o conteúdo da pasta pública com o conteúdo do grupo existente, se houver. Se houver necessidade de cópia incremental de dados, você poderá executar a cópia de dados quantas vezes precisar copiar dados incrementais para o grupo.
Visão geral das migrações em lote
As etapas a seguir descrevem o processo geral de migração do conteúdo da pasta pública para Grupos do Microsoft 365 em uma migração em lote.
Selecione fonte: escolha as pastas públicas que você deseja migrar. Você pode escolher qualquer pasta que contenha conteúdo de email ou calendário.
Criar destino: crie grupos correspondentes para suas pastas, com as configurações desejadas, como membros, configurações de privacidade e classificação de dados.
Copiar dados: use os cmdlets do lote de migração para copiar dados de pastas públicas para Grupos.
Fonte de bloqueio: bloqueie as pastas públicas depois de verificar os dados em Grupos.
Recorte: copie todos os novos dados criados entre as etapas 3 e 4.
Suas pastas públicas e seus grupos correspondentes permanecerão online para seus usuários durante as etapas Selecionar fonte e Copiar dados . Após a etapa Copiar dados , você pode avaliar se deve ou não prosseguir com o restante da migração, com base na experiência Grupos e se ela se adequa ou não aos usuários e à sua organização. Você pode reverter sua migração e retomar o uso de pastas públicas nesse ponto. Se você continuar com a migração, após a conclusão da etapa de Corte , poderá excluir as pastas públicas originais. Mesmo após a migração, é possível reverter para pastas públicas, desde que você tenha salvo seus arquivos de backup do processo de migração e não tenha excluído suas pastas públicas originais.
Pré-requisitos de migração em lote e instruções passo a passo
Os pré-requisitos a seguir são necessários em seu ambiente do Exchange para que você possa executar uma migração em lote. Os pré-requisitos específicos dependem de qual versão do Exchange você está executando no momento.
Se suas pastas públicas estiverem locais, seus servidores precisarão executar uma das seguintes versões:
Exchange 2010 SP3 RU8 ou versão posterior
Exchange 2013 CU15 ou posterior
Exchange 2016 CU4 ou posterior
Exchange 2019
Se suas pastas públicas forem locais, você deverá ter um ambiente híbrido do Exchange configurado. Para obter mais informações, consulte Exchange Server Implantações Híbridas.
Instruções de migração
Clique em um dos links a seguir para obter instruções passo a passo sobre como executar uma migração em lote.