Geral
O que é o Microsoft Bookings?
O Microsoft Bookings é uma aplicação do Microsoft 365 que facilita o agendamento e a gestão de compromissos. O Bookings inclui um calendário de reservas baseado na Web e integra-se com o Outlook para otimizar o calendário da sua equipa, dando flexibilidade aos seus clientes para reservarem uma hora que funcione melhor para eles. Os e-mails de notificação automatizados reduzem as não apresentações e as organizações poupam tempo com uma redução nas tarefas de agendamento repetitivas. O Bookings ajuda-o a realizar compromissos virtuais facilmente através do Skype ou do Microsoft Teams. O Bookings também o ajuda a gerir o agendamento diário através da aplicação Web Bookings ou no Teams. O Bookings foi concebido para satisfazer as necessidades de várias partes de qualquer organização.
O Bookings está disponível para a minha subscrição?
O Bookings está disponível com as seguintes subscrições:
- Office 365:A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, G1, G3 e G5.
- Microsoft 365: A3, A5, E1, E3, E5, F1, F3, Business Basic, Business Standard, Business Premium, Teams Essentials, Teams Premium. O Bookings não está disponível como uma aplicação autónoma. O Outlook Web App ou o Outlook na Web têm de estar ativados para utilizar o Bookings.
Uma licença do Bookings fornece todas as funcionalidades, incluindo a criação e gestão de calendários. Os utilizadores podem ver e editar calendários existentes, quando esses utilizadores são adicionados como funcionários numa função de Administrador ou Visualizador.
Como posso utilizar o Microsoft Bookings?
O Bookings é um serviço online, pelo que não precisa de transferir nada. Basta aceder ao escolhidor de aplicações na experiência Web do Microsoft 365.
Os meus clientes verão o meu calendário pessoal ou empresarial?
Os seus clientes só verão o calendário do Bookings que publicar online para os serviços, horas e funcionários que escolher.
Como posso alterar um atributo reservável em Gerir pessoal?
Quando os docentes são adicionados, recebem um e-mail para aceitar ou rejeitar o pedido. Podem abrir o mesmo e-mail e selecionar "Rejeitar" para que não possam ser reservados.
Como é que os utilizadores finais acedem à aplicação Bookings?
Qualquer pessoa licenciada para uma subscrição suportada ou adicionada como membro da equipa nas funções Administrador ou Visualizador pode aceder ao Bookings no selecionador de aplicações na experiência Web do Microsoft 365.
Posso utilizar o Bookings no meu próprio Web site?
Sim. Fornecemos uma forma de incorporar o seu calendário do Bookings no seu site através de um iFrame. O código de incorporação de ligações está localizado no separador da página do Bookings na aplicação Bookings.
Posso utilizar o Bookings mesmo que não tenha uma página Web para a minha empresa?
Sim. Fornecemos uma ligação para a sua página de reservas no separador da página Booking na aplicação Web. Só tem de fornecer essa ligação aos seus clientes ou clientes e estes veem as informações de disponibilidade mais recentes para a sua empresa. Em alternativa, pode partilhar a página de reservas nas redes sociais ou até mesmo utilizar a funcionalidade de incorporação para a alojar num iFrame. Também tem a capacidade de controlar quem pode aceder à página. Pode fazê-lo ao desativar a indexação direta do motor de busca e ao restringir o acesso apenas aos da sua organização.
O nosso departamento de TI pode controlar se os utilizadores finais podem aceder ao Bookings?
Os administradores podem desativar o Bookings no centro de administração do Microsoft 365, se assim o preferirem. Para tal, siga estas instruções.
Um cliente também pode desativar o acesso ao Bookings para determinadas licenças elegíveis no respetivo inquilino. Podem utilizar uma política de grupo para restringir licenças ou implementar uma política de Caixa de Correio do Outlook Web App (OWA) que restringe quem é capaz de criar novos calendários do Bookings.
Se utilizar uma política de Caixa de Correio do OWA para desativar o acesso ao Bookings, todos os utilizadores terão uma licença do Bookings. No entanto, quando tentarem aceder à aplicação, só serão bem-sucedidos se fizerem parte da política ou se tiverem sido adicionados a um calendário do Bookings existente como funcionários. Detalhes aqui na secção "Permitir que apenas os utilizadores selecionados criem calendários do Bookings".
Posso associar uma opção de pagamento ao meu Bookings?
Não, não há suporte para pagamentos no Bookings.
O Bookings é personalizável?
Sim, o Bookings é personalizável e pode ser utilizado em vários cenários. Ao configurar um calendário do Bookings, podem ser personalizados muitos aspetos da página de agendamento baseada na Web, as suas informações comerciais, detalhes de pessoal, tipos de serviço e políticas de agendamento.
Todas as funcionalidades da aplicação Web do Bookings original estão disponíveis no Microsoft Teams?
Uma versão simples do Bookings está agora disponível como uma aplicação no Teams. Pode encontrar mais informações sobre o mesmo em Descrição geral da aplicação Bookings no Teams. Existe uma funcionalidade de ligação avançada para destacar na aplicação Web e, após a configuração, a utilização diária do Bookings pode ser feita sem sair do Teams. A informação flui entre plataformas.
O Bookings é uma oferta de pequenas empresas ou uma oferta Enterprise ou ambas?
O Bookings é uma solução ideal para clientes empresariais e de pequenas empresas, em vários setores. Os casos de utilização incluem:
Serviços financeiros
- consultas
- serviços bancários e de seguros
- arquivamentos fiscais
Recursos humanos (RH)
- entrevistas de candidatos
- integração
- assistência para benefícios
- formação e seminários
Serviços de Saúde
- visitas de pacientes
- colaboração fornecedor a fornecedor
- consultas de seguros
Administração Pública & Setor Público
- audiências e julgamentos do tribunal
- serviços públicos
- compromissos do departamento
Educação --K-12
- conferências entre pais e professores
- câmara municipal da escola
- visitas de estudante-conselheiro
Educação - Ed Superior
- horário de expediente
- tutoriais
- serviços de estudantes
- inscrição no exame
Varejo
- compras assistidas
- agendamento de contratação
- serviços de design
Geral Enterprise e necessidades de pequenas empresas
- reuniões de cliente e cliente
- suporte técnico
- revisões legais
- instalações
Informações da conta
Preciso de migrar a minha conta de e-mail do meu fornecedor atual para o Microsoft 365?
Pode manter o seu fornecedor atual, mas o Bookings envia todas as notificações para o e-mail utilizado na sua conta do Microsoft 365.
Os meus funcionários podem utilizar o Bookings sem uma conta do Microsoft 365?
Sim. Pode adicionar a sua equipa com qualquer e-mail e estes continuarão a receber a confirmação do e-mail e o convite do calendário quando alguém marcar um compromisso com os mesmos.
Posso criar mais do que um calendário do Bookings na mesma conta do Microsoft 365 e alternar entre eles?
Sim. Pode criar e gerir mais do que um calendário do Bookings com uma conta. Pode alternar entre eles utilizando o acento circunflexo junto ao nome da empresa na aplicação Web do Bookings.
O Bookings é suportado num ambiente federado ou híbrido?
Não. O Bookings é uma aplicação apenas na cloud. Não é suportado num ambiente federado ou híbrido.
Recursos do produto
Onde é que os calendários do Bookings aparecem no meu inquilino do Microsoft 365?
Cada novo calendário do Bookings cria uma caixa de correio correspondente no Exchange e uma entrada relacionada no Microsoft Entra ID, onde a entrada é listada como um utilizador não licenciado.
Posso eliminar um calendário do Bookings criado anteriormente?
Para eliminar um calendário do Bookings, tem de eliminar a caixa de correio associada no Exchange. Consulte Eliminar uma caixa de correio do Exchange.
Se eu criar um calendário e alguém tiver acesso ao Bookings, poderá ver o meu calendário?
As únicas pessoas que têm acesso aos calendários do Bookings que cria (através da aplicação Web) são as pessoas que foram adicionadas como funcionários, quer numa função de Administrador, quer de Visualizador. Os administradores de inquilinos poderão ver uma lista de todas as caixas de correio do Bookings no Exchange e no Microsoft Entra ID.
As reuniões de videoconferência estão integradas na aplicação Bookings?
As reuniões online estão disponíveis no Bookings ao utilizar os clientes skype ou Microsoft Teams. As reuniões online podem ser ativadas ao nível do serviço e o cliente de reunião que escolher (Skype ou Teams) será o predefinido para um funcionário reservado. Para participar nas reuniões online, cada novo compromisso tem uma ligação de reunião exclusiva anexada ao compromisso. As opções de associação são incluídas no evento e em e-mails de confirmação para o cliente.
Como funciona a política de agendamento?
Uma definição chamada Tempo máximo de oportunidades potenciais determina o mais adiantado (medido em dias) que uma reserva pode ser feita. Tem de haver, pelo menos, 24 horas entre o Tempo mínimo de entrega (o tempo mínimo de oportunidade potencial, em horas, para reservas e cancelamentos) e o Tempo máximo de entrega. O tempo máximo de oportunidades potenciais pode ser definido como um dia se o Tempo mínimo de oportunidades potenciais estiver definido como 0 horas. Isto significa que um cliente pode cancelar uma reserva até à hora de início, e os clientes só podem agendar reservas se o compromisso for no dia seguinte.
Como é que o Bookings funciona entre fusos horários?
Todos os tempos estão no fuso horário comercial (o fuso horário local) por predefinição. Qualquer definição que configure para um calendário do Bookings, como o horário de trabalho, é apresentada neste fuso horário. A página Self-service tem a capacidade de apresentar todas as horas de compromisso no fuso horário do utilizador final, que pode ser desativado se assim o desejar. Se a opção Mostrar sempre intervalos de tempo no fuso horário empresarial permanecer desmarcada no separador da página do Bookings, as pessoas que visitarem a página verão intervalos de tempo nos respetivos fusos horários locais.
Não há nenhuma disposição para definir o fuso horário para o pessoal no Bookings. O fuso horário do pessoal e o horário comercial estão no fuso horário comercial.
As notificações por e-mail podem ser enviadas como o nome de domínio do inquilino?
Os endereços de e-mail são controlados e geridos ao nível das definições do Microsoft 365 e dependem das definições de configuração do domínio. Pode encontrar mais informações aqui.
A capacidade de enviar mensagens SMS depende de um serviço diferente ou de uma configuração específica?
As mensagens SMS estão atualmente disponíveis na América do Norte e uma conta skype ou Twilio são utilizadas para entrega por SMS.
Como podem os compromissos do Bookings aparecer no calendário de uma pessoa?
A confirmação da reserva é enviada para as caixas de entrada do fornecedor de serviços e do cliente. O e-mail de confirmação contém um anexo de ficheiro *.ics, que pode ser adicionado ao calendário do utilizador com todos os detalhes relevantes do compromisso.
Os utilizadores podem editar compromissos do Bookings no respetivo calendário do Outlook?
Não, atualmente, os compromissos do Bookings só podem ser editados a partir do portal Web do Bookings.
O que aciona o fornecedor de serviços ou o pessoal e os e-mails dos clientes?
Os e-mails são acionados com base nas definições no separador Serviços na aplicação Web Bookings. Uma reserva efetuada pelo cliente na página Self-service ou no separador Calendário na aplicação Web bookings aciona uma confirmação e um e-mail de lembrete. O mesmo acontece quando alguém faz uma alteração na reserva através do botão Gerir reserva no e-mail de confirmação ou na aplicação Web. Os e-mails de lembrete são enviados num período de tempo especificado antes de um compromisso, conforme detalhado no separador Serviços na aplicação Web bookings.
Posso marcar compromissos em estilo sala de aula que sejam 1: muitos em vez de 1:1?
Sim, temos uma funcionalidade de reservas em grupo que permite que várias pessoas marquem o mesmo compromisso ao mesmo tempo (por exemplo, para uma aula de fitness). Esta funcionalidade é descrita detalhadamente aqui.
Os calendários podem permanecer não publicados (não destinados ao público), mas continuam acessíveis aos utilizadores designados?
Sim. Existe uma caixa de verificação no separador da página Booking na aplicação Web: exigir que uma conta do Microsoft 365 ou do Office 365 da minha organização reserve. Selecionar esta caixa de verificação restringe o acesso de página self-service apenas a utilizadores no seu inquilino. O calendário do Bookings que se encontra na aplicação Web para criação e gestão só pode ser acedido por essas pessoas adicionadas como funcionários à página com funções de Administrador ou Visualizador.
Com que frequência é atualizada a Home page?
Os dados mais recentes associados à home page são obtidos sempre que a aplicação Web é carregada. Para obter mais informações sobre o tipo de informações controladas pelo Bookings, veja este artigo de suporte.
Posso desativar as notificações por e-mail de Folga?
A gravação de Folgas na aplicação Web do Bookings aciona um e-mail de notificação para os docentes. Se algum membro da equipa estiver confuso com a notificação, recomendamos que adicione mais detalhes nas notas ou no título da notificação de Time-Off, para informar melhor o pessoal sobre o que está a ocorrer no lado do administrador.
Os calendários do Bookings podem ser clonados ou duplicados e podem ser dimensionados facilmente?
O processo seria utilizar a Graph API para obter detalhes da caixa de correio e, em seguida, utilizar esses detalhes para criar uma nova caixa de correio. A documentação da API está aqui.
Que relatórios estão disponíveis no Bookings?
Todos os funcionários do Bookings atribuídos à função administrador podem transferir valores separados por tabulações (. Ficheiro TSV) com todas as reservas efetuadas nos últimos 120 dias. Os relatórios do Bookings podem ser transferidos em . Formulário TSV a partir do separador Base da página Bookings. A API do Bookings também pode ser utilizada para recolher estes dados para fins mais personalizados e específicos. Para obter mais informações, consulte Informações de relatórios do Bookings.
É possível partilhar apenas um serviço na página Self-service de cada vez?
Sim, pode criar calendários do Bookings separados para cada serviço ou pode aceder ao separador Serviços e selecionar Detalhes do serviço. Verá um URL apenas para esse serviço específico na página Reserva de serviços. Em seguida, pode partilhar esse URL, que se destina a esse serviço específico.
Que opções estão disponíveis para incorporar um formulário de consentimento ou divulgação para aqueles que reservam um compromisso?
Recomendamos que ative a caixa de verificação Consentimento de utilização de dados do cliente na página Booking e personalize a redação para transmitir corretamente os requisitos de divulgação ou consentimento da sua organização. Outra opção é adicionar um campo personalizado ao serviço que inclua uma ligação para o formulário de consentimento. Em seguida, exija que os clientes confirmem o formulário completo antes de poderem fazer um compromisso. Também pode adicionar o URL do formulário de consentimento como outra nota em e-mails de confirmação e lembrete.
Que alterações podem ser efetuadas à capacidade de seleção de pessoal na página De reserva self-service?
A capacidade de os clientes selecionarem docentes específicos durante a reserva pode ser completamente removida ao desselizar a opção Permitir que os clientes escolham uma pessoa específica para a reserva na página booking ou na secção Serviços. O Bookings atribui automaticamente um membro da equipa disponível aleatoriamente à reserva, com base na disponibilidade do pessoal.
O Bookings pode suportar muitos pedidos de reservas simultâneos e visitas de página self-service?
O Booking pode suportar uma grande quantidade de visitantes e reservas de uma só vez. Se a página tiver um grande volume de tráfego, os utilizadores receberão um erro "servidor ocupado". A disponibilidade do compromisso é atualizada quando a página é carregada e quando é efetuada uma reserva. Se várias pessoas estiverem a tentar marcar o mesmo compromisso de uma só vez, o Bookings só permitirá que uma pessoa reserve essa hora. Os outros potenciais clientes receberão uma mensagem de notificação para encontrar uma hora diferente.
Privacidade
Onde estão armazenados os dados do Bookings?
O Bookings é uma aplicação do Microsoft 365, o que significa que todos os dados são armazenados na plataforma do Microsoft 365 e no Exchange. O Bookings segue todas as políticas de armazenamento de dados que são definidas pela Microsoft, que são as mesmas políticas que todas as aplicações no Microsoft 365 seguem. O Bookings utiliza caixas de correio partilhadas no Exchange para armazenar detalhes de clientes, funcionários, serviços e compromissos. As políticas de conformidade para caixas de correio partilhadas no Exchange também se aplicam a caixas de correio do Bookings. Todos os dados do cliente (incluindo informações fornecidas pelos clientes durante a reserva) são capturados no Bookings e armazenados na aplicação, pelo que são armazenados no Exchange. O Microsoft Bookings utiliza as mesmas políticas utilizadas pelo Microsoft 365, que pode encontrar aqui.
Existe alguma forma de gerir centralmente os calendários do Bookings para todos os utilizadores?
Cada calendário do Bookings é mantido de forma independente. Não existe nenhuma vista consolidada, além do menu pendente de pesquisa depois de clicar no acento circunflexo na home page.
Como é que os utilizadores são autenticados?
O acesso à aplicação Web do Bookings envolve a autenticação através da autenticação Microsoft Entra normal. A página De reserva self-service pode ser disponibilizada a todas as pessoas com a ligação da página Web. No entanto, quando a definição Exigir uma conta do Microsoft 365 ou do Office 365 da minha organização para reservar está selecionada, a página é restrita para utilização apenas no inquilino do Microsoft 365 (utilizando a autenticação Microsoft Entra).
Os dados do cliente saem do sistema de produção por algum motivo?
Sim, uma vez que o Bookings faz parte do Exchange, permitimos que as APIs Graph e as APIs do Exchange Web Services (EWS) para os clientes transfiram os seus próprios dados para os quais têm acesso.
Existe a capacidade de personalizar endereços de e-mail para respostas de clientes?
Existe a capacidade de definir para que endereço de e-mail o cliente envia as respetivas respostas. Esta definição está no separador Informações comerciais . O nome da caixa de correio do Bookings também pode ser alterado no Exchange, através dos processos habituais de mudança de nome da caixa de correio do Exchange.
Gostaríamos que o cliente aceitasse os nossos termos e condições durante o processo de reserva. É possível?
Esta funcionalidade já existe para conformidade com o RGPD. A página Booking tem um campo para consentimento personalizado, diretamente na secção de detalhes de publicação. Basta selecionar essa caixa e escrever a sua própria mensagem de consentimento personalizado e esta aparecer como um campo obrigatório na página Self-service. A data e hora em que o cliente concede consentimento é registada.
Esta secção não suporta texto formatado, mas considera que as ligações podem ser adicionadas na secção informações comerciais e aparecerão imediatamente abaixo da caixa de verificação de consentimento.
Como é que as caixas de correio associadas ao Bookings no Exchange podem ser identificadas?
O seguinte comando pode ser utilizado para obter informações de todas as caixas de correio e utilizadores do Bookings que têm acesso às mesmas.
Get-Mailbox -RecipientTypeDetails SchedulingMailbox -ResultSize: Unlimited | Get-MailboxPermission |Select-Object Identity, User, AccessRights | Where-Object {($_.user -like '*@*')}
Perguntas Técnicas
Se um utilizador agendar um compromisso para um serviço que consiste numa reunião online, como é que recebe a ligação do Microsoft Teams para a reunião se deixar o campo de endereço de e-mail opcional vazio?
Se o sistema não tiver as informações de e-mail do cliente, não há forma de o e-mail de confirmação ser entregue ao cliente. Pode definir o endereço de e-mail como um campo obrigatório, o que pode fazer no separador Serviços do Bookings. Sempre que criar um novo serviço no Bookings, o campo de e-mail do cliente é definido como um campo obrigatório por predefinição.
Como é que os funcionários estão atribuídos a compromissos quando "Alguém" está selecionado ou quando os clientes não têm a capacidade de escolher um membro da equipa para o compromisso?
Os funcionários são atribuídos aleatoriamente nestes cenários, de todos os docentes disponíveis no momento da marcação. Atualmente, não há forma de garantir a distribuição igual de compromissos atribuídos aleatoriamente em todos os membros do pessoal ou de limitar o número de compromissos atribuídos a cada membro do pessoal. Se houver um balanceamento de carga que tem de ser feito em toda a sua equipa após muitas tarefas aleatórias, pode ser feito manualmente no separador Calendário na página Bookings.
Como podem os utilizadores optar ativamente por não receber mensagens SMS se já optaram ativamente por participar anteriormente?
Ao marcar um compromisso com mensagens SMS ativadas, é pedido aos clientes que selecionem a caixa de opções sempre que reservarem. Os clientes também podem responder diretamente à mensagem SMS (o fornecedor de SMS) que indica que pretende que as mensagens cessem e, em seguida, não são enviadas mais sms para esse número de telefone. Se o cliente optar por não receber mensagens SMS do fornecedor, não do próprio Bookings, deixará de receber mensagens SMS no futuro, mesmo quando optar ativamente por participar na página do Bookings.
Solução de problemas
Não é possível sincronizar o calendário deste docente
Se receber o erro "Não é possível sincronizar o calendário deste docente", esta secção contém vários procedimentos de resolução de problemas para o ajudar a resolver o erro.
Se estiver à procura de informações sobre como sincronizar o calendário da sua equipa, consulte Adicionar pessoal ao Bookings. Certifique-se de que, na página Detalhes da equipa , a opção Eventos no calendário afeta a disponibilidade está selecionada.
O docente tem de alterar as respetivas permissões de calendário
Para que o Bookings sincronize corretamente com os calendários dos seus docentes, cada membro da equipa tem de partilhar o respetivo calendário. Cada docente tem de seguir estas instruções para partilhar o seu próprio calendário.
Inicie sessão no Microsoft 365 e, em seguida, selecione Outlook no iniciador de aplicações.
Na parte superior da página, selecione Partilhar>Calendário.
Na secção Pessoas dentro da sua organização , selecione a caixa pendente junto a A Minha Organização e, em seguida, selecione Pode ver quando estiver ocupado.
Observação
Esta definição partilha as suas informações de disponibilidade com o Bookings e com outros utilizadores na sua organização. Não inclui outras informações.
Selecione Concluído.
Não conseguimos encontrar um membro da equipa na nossa organização
Se um funcionário tiver deixado a sua empresa e os tiver removido da sua organização do Microsoft 365 ou do Office 365, ainda terá de remover esse utilizador do Bookings. Não serão apresentados no calendário que impede os clientes de reservar compromissos com os mesmos.
Inicie sessão no Microsoft 365 e, em seguida, aceda aPessoal do Bookings>.
Paire o cursor do rato sobre o nome do docente. Os ícones editar e eliminar aparecem à direita da coluna Telefone .
Selecione o ícone Eliminar .
Na caixa de confirmação, selecione OK.
Observação
Se tiver mais do que um calendário de reservas, tem de remover o utilizador de todos eles.
Para verificar se tem mais do que um calendário, no menu esquerdo, selecione a seta pendente junto ao nome da sua empresa e, em seguida, selecione Abrir. Se tiver apenas um calendário, verá apenas a opção para adicionar um calendário de reservas. Este exemplo mostra que existe um segundo calendário com o nome "Contoso CO".
Existe um erro de sincronização que não conseguimos identificar
Trata-se de um erro transitório e, normalmente, ocorre devido a uma ligação à Internet instável. Normalmente, estes problemas resolvem-se após alguns minutos.
Se continuar a ver este erro após um longo período de tempo ou se o vir com frequência, contacte o suporte.
Quando um participante cancela uma reserva de grupo, os e-mails de cancelamento são enviados a todos os outros participantes
Este é um problema conhecido e a nossa equipa de produtos está atualmente a investigar a causa principal. Se encontrar este problema, pode seguir estes passos para o mitigar.
Selecione Editar serviço para o serviço afetado.
Navegue para o separador Notificações .
Desmarque a definição "Enviar um convite de reunião para o cliente, para além do e-mail de confirmação".
Salve as alterações.
Se o problema continuar depois de aplicar estes passos, contacte a equipa de Suporte da Microsoft para obter mais assistência.