Criar um novo tipo de reunião no Bookings

Neste artigo, irá aprender sobre tipos de reunião, reuniões públicas e privadas e como criar e editar tipos de reunião.

Bookings Pessoal

As reservas pessoais são a forma como gere os seus próprios horários de compromissos, permitindo-lhe configurar e partilhar facilmente a sua disponibilidade com os seus clientes, clientes ou colegas. Pode ser responsável pelo seu próprio tempo e evitar o agendamento. Também pode reservar tempo para atividades específicas ao criar tipos de reunião. Depois de criar uma página de reservas pessoal, pode partilhar uma ligação com qualquer pessoa que possa ver a sua disponibilidade e agendar facilmente uma hora quando for gratuito e for conveniente para eles.

Compreender os tipos de reuniões

Existem vários tipos de compromissos que podem ser reservados consigo no Microsoft Bookings. Por exemplo, uma consulta de 30 minutos, um marcar de 15 minutos ou uma sessão de coaching de 60 minutos. Pode personalizar cada tipo de reunião com um nome, descrição, duração, localização e disponibilidade. Assim que um tipo de reunião for criado e partilhado, as pessoas podem reservar tempo consigo nos seus horários preferidos.

Também pode adicionar tempo de memória intermédia e e-mails de confirmação e lembretes para melhorar a experiência de reserva.

Tipos de reuniões públicas e privadas

No Microsoft Bookings, os tipos de reunião podem ser categorizados através de etiquetas públicas e privadas para controlar a visibilidade e acessibilidade na sua página de reservas.

• Reuniões públicas: Um tipo de reunião definido como público aparece na sua página de reservas pessoais.
• Reuniões privadas: Um tipo de reunião definido como privado não será apresentado na sua página de reserva pessoal. Para partilhar este tipo de reunião específico, tem de partilhar a ligação diretamente com os destinatários pretendidos.

Criar novo tipo de reunião

1. Na home page, selecione Criar tipo de reunião na secção Página de reserva pessoal.

2. Personalize o seu tipo de reunião ao:

   • Escolher um nome.
   • Adicionar uma categoria de cores.
   • Adicionar uma descrição para as pessoas saberem o que está a oferecer.
   • Escolher o modo de reunião (online ou offline).
   • Selecionar a duração da reunião.
   • Escolher entre uma etiqueta de reunião pública ou privada.
   • Declarar a disponibilidade com a opção de personalização de agendamento.

3. Quando concluir, clique em Salvar.

Mais definições

• Categoria de Cores Atribuir categorias de cores a tipos de reuniões permite uma identificação fácil das reservas no calendário.
• Duração Selecione quanto tempo dura o seu evento.
• Agendar personalização Defina a sua disponibilidade que lhe convém. Pode utilizar as horas normais, que lê a sua disponibilidade a partir do Outlook. As horas de disponibilidade personalizadas permitem-lhe declarar a sua disponibilidade para todos os dias da semana.
• Memórias Intermédias Adicione tempo antes e depois das reuniões para incorporar pausas ou tempo de preparação no seu calendário.
• Tempo Mínimo de Oportunidades Potenciais Defina um período mínimo de tempo necessário antes de uma reserva poder ser efetuada, garantindo um tempo de preparação adequado.
• Tempo Máximo de Oportunidades Potenciais Especifique o período máximo de tempo de antecedência que os compromissos podem ser agendados, ajudando a gerir a disponibilidade e a evitar conflitos de agendamento a longo prazo.

Editar um tipo de reunião

Os tipos de reunião que criar serão apresentados na home page. A opção Ver Mais no mosaico tipo de reunião permite-lhe copiar a ligação de tipo de reunião, duplica-a para reutilizar o tipo de reunião configurado, alternar entre uma etiqueta de reunião privada e pública e até mesmo eliminar um tipo de reunião.

Para editar um tipo de reunião, selecione o mosaico Tipo de reunião na home page. Pode atualizar o nome do tipo de reunião, a categoria de cores, a descrição, a localização, a duração, a etiqueta pública/privada e alterar a sua disponibilidade.

Exemplo

Mona, assessora financeira, tem uma página de reservas pessoais com vários tipos de reunião, incluindo planeamento de seguros e gestão de investimentos. Ela define estes tipos de reunião como públicos para que fiquem visíveis para todos os seus clientes na sua página de reservas. A Mona também fornece sessões personalizadas de planeamento de aposentadoria, disponíveis apenas para um grupo selecionado de clientes. Ela define este tipo de reunião como privado e partilha a ligação apenas com clientes específicos interessados em reservar sessões personalizadas. Ao utilizar etiquetas públicas e privadas em tipos de reunião, a Mona pode gerir eficazmente a visibilidade e acessibilidade dos seus serviços, atendendo às necessidades de ambos os conjuntos de clientes.