Publicar os rótulos de retenção e aplicá-los nos aplicativos

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para segurança e conformidade.

Observação

Esse cenário é compatível com todas as configurações de rótulo de retenção, inclusive registros regulatórios.

Use as informações a seguir para ajudá-lo a publicar os rótulos de retençãoe aplique-os aos documentos e e-mails.

Os rótulos de retenção ajudam você a manter o que é necessário e a excluir o que não o é no nível de item (documento ou email). Eles também são usados para declarar um item como um registro como parte de uma solução de gerenciamento de registros para seus dados do Microsoft 365.

Disponibilizar os rótulos de retenção para as pessoas em sua organização para que eles possam classificar o conteúdo é um processo de duas etapas:

  1. Crie os rótulos de retenção.

  2. Publique os rótulos de retenção usando uma política de rótulos de retenção.

Diagrama de funções e tarefas para rótulos.

Use as instruções a seguir para as duas etapas de administrador.

Antes de começar

O administrador global da sua organização tem permissões completas para criar e editar os rótulos de retenção e suas políticas. Se você não estiver entrando como administrador global, consulte as informações de permissões para gerenciamento de registros ou gerenciamento de ciclo de vida de dados, dependendo da solução que você está usando.

Certifique-se de ter criado os rótulos de retenção que você quer aplicar aos itens.

Como publicar rótulos de retenção

Decida antes de criar sua política de etiqueta de retenção se ela será adaptável ou estática. Para mais informações, veja Escopos de políticas adaptáveis ou estáticas para retenção. Se você decidir usar uma política adaptável, deverá criar um ou mais escopos adaptáveis antes de criar sua política de etiqueta de retenção, e então selecioná-los durante o processo de criação da política de etiqueta de retenção. Para instruções, veja Informações de configuração para escopos adaptáveis.

  1. No portal de conformidade do Microsoft Purview, acesse um dos seguintes locais:

    • Se você estiver usando o gerenciamento de registros:

      • Soluções > Gerenciamento de Registros > > guia Políticas de Rótulo > Publicar Rótulos
    • Se você estiver usando o gerenciamento do ciclo de vida de dados:

      • Soluções > Gerenciamento do ciclo de vida de dados > Microsoft 365 > Guia Políticas de rótulo > Publicar rótulos

    Não vê imediatamente sua solução no painel de navegação? Primeiro, selecione Mostrar Tudo.

  2. Siga os prompts para criar a política de rótulo de retenção. Tenha cuidado com o nome que você escolheu para a política, pois isso não pode ser alterado depois que a política for salva.

  3. Use o link para selecionar os rótulos de retenção a serem publicados e selecione Próximo.

  4. Quanto à página Escolher o tipo de política de retenção a ser criado, selecione Adaptável ou Estático, dependendo da escolha feita nas instruções Antes de você começar. Se você ainda não tiver criado escopos adaptáveis, você pode selecionar Adaptável, mas como não haverá nenhum escopo adaptável para selecionar, você não será capaz de terminar o assistente com esta opção.

  5. Dependendo de seu escopo selecionado:

    • Se você escolheu Adaptável: Na página Escolher Escopos e locais de política adaptável, selecione Adicionar escopos e selecione um ou mais escopos adaptáveis que tenham sido criados. Em seguida, selecione um ou mais locais. Os locais que você pode selecionar dependem dos tipos de escopo adicionados. Por exemplo, se você adicionou apenas um tipo de escopo de Usuário, poderá selecionar E-mail do Exchange, mas não Sites do SharePoint.

    • Se você escolheu Estático: Na página Selecionar locais, ligue ou desligue qualquer um dos locais. Para cada local, você pode deixá-lo no padrão para aplicar a política a todo o local, ou especifique inclui e exclui

    Para informações sobre as escolhas de localização, veja Localizações.

Para editar uma política de rótulo de retenção existente (o tipo de política é Publicar), selecione-a e selecione a opção Editar para iniciar a configuração da Política de retenção Editar.

Quando os rótulos de retenção se tornam disponíveis para aplicar

Se você publicar os rótulos de retenção no SharePoint ou no OneDrive, esses rótulos geralmente serão exibidos para os usuários selecionarem dentro de um dia. No entanto, espere até sete dias.

Se você publicar rótulos de retenção no Exchange, pode levar até sete dias para que esses rótulos de retenção apareçam para os usuários. Assim como todas as configurações de retenção do Exchange, a caixa de correio deve conter pelo menos 10 MB de dados.

Diagrama de quando os rótulos publicados entram em vigor.

Se os rótulos não aparecerem após sete dias, verifique o Status da política de rótulo selecionando-a na página Políticas de rótulo no portal de conformidade do Microsoft Purview. Se você vir o (Erro) incluído no status e nos detalhes dos locais, verá uma mensagem de que está demorando mais do que o esperado para implantar a política ou para tentar reimplantar a política, tente executar o comando do PowerShell Set-AppRetentionCompliancePolicy ou Set-RetentionCompliancePolicy para tentar novamente a distribuição da política:

  1. Conectar-se a Segurança e Conformidade do PowerShell.

  2. Execute um dos seguintes comandos:

    • Para os locais de política de mensagens do canal privado do Teams, mensagens do usuário do Yammer e mensagens da comunidade do Yammer:

      Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      
    • Para todos os outros locais de política, como email do Exchange, sites do SharePoint, mensagens de canal do Teams etc.:

      Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
      

Como verificar o status dos rótulos de retenção publicados no Exchange

No Exchange Online, os rótulos de retenção são disponibilizados para os usuários finais por um processo executado a cada sete dias. Usando o Powershell, você pode ver quando esse processo foi executado pela última vez e, assim, identificar quando ele será executado novamente.

  1. Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

  2. Execute estes comandos.

    $logProps = Export-MailboxDiagnosticLogs <user> -ExtendedProperties
    
    $xmlprops = [xml]($logProps.MailboxLog)
    
    $xmlprops.Properties.MailboxTable.Property | ? {$_.Name -like "ELC*"}
    
    

In the results, the ELCLastSuccessTimeStamp (UTC) property shows when the system last processed your mailbox. If it has not happened since the time you created the policy, the labels are not going to appear. To force processing, run Start-ManagedFolderAssistant -Identity <user>.

If labels aren't appearing in Outlook on the web and you think they should be, make sure to clear the cache in your browser (CTRL+F5).

How to apply published retention labels

Use the following sections to learn how published retention labels can be applied in apps:

In addition, when you use SharePoint Syntex and publish retention labels to SharePoint locations, you can apply a retention label to a document understanding model so that identified documents are automatically labeled.

After content is labeled, see the following information to understand when the applied label can be removed or changed: Only one retention label at a time.

Manually apply retention labels

End users, as well as administrators, can manually apply retention labels from the following locations:

  • Outlook and Outlook on the web

  • OneDrive

  • SharePoint

  • Microsoft 365 group site for Teams

Use the following sections to understand how to apply retention labels.

Applying retention labels in Outlook

To label an item in the Outlook desktop client, select the item. On the Home tab on the ribbon, click Assign Policy, and then choose the retention label.

Assign Policy button.

You can also right-click an item, click Assign Policy in the context menu, and then choose the retention label. When you select multiple items, you can use this method to assign the same retention label to multiple items at once.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email has a retention label applied that has an associated retention period, you can see at a glance when the email expires.

Applying a default retention label to an Outlook folder

You can apply retention labels to Outlook folders as a default label that can be inherited by messages in that folder. Right-click the folder, select Properties, the Policy tab, and select the retention label you want to use as that folder's default retention label.

When you use a standard retention label as your default label for an Outlook folder:

  • All unlabeled items in the folder have this retention label applied.

  • The inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

  • Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

  • If you change or remove the default retention label for the folder: Existing retention labels applied to items in that folder are also changed or removed only if those labels were applied by a default label.

  • If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with a different default retention label: The item gets the new default retention label.

  • If you move an item with a default retention label from one folder to another folder with no default retention label: The old default retention label is removed.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Applying retention labels in Outlook on the web

To label an item in Outlook on the web, right-click the item > Assign policy > choose the retention label. Unlike Outlook desktop, you can't use this method if you multi-select items.

Assign policy menu in Outlook on the web.

After the retention label is applied, you can view that retention label and what action it takes at the top of the item. If an email is classified and has an associated retention period, you can know at a glance when the email will expire.

Label assigned to email in Outlook on the web.

As with the desktop version of Outlook on the web, you can also apply retention labels to folders. Right-click the folder, select Assign policy, and change Use parent folder policy to the retention label you want to use as that folder's default retention label.

Applying retention labels in OneDrive and SharePoint

To label a document (including OneNote files) in OneDrive or SharePoint, select the item > in the upper-right corner, choose Open the details paneInformation pane icon. > Apply retention label > choose the retention label.

You can also apply a retention label to a folder or document set, and you can set a default retention label for a document library.

Apply label list for an item in SharePoint.

After a retention label is applied to an item, you can view it in the details pane when that item's selected.

Applied label shown in Details pane.

For SharePoint, but not OneDrive, you can create a view of the library that contains the Labels column or Item is a Record column. This view lets you see at a glance the retention labels assigned to all items and which items are records. Note, however, that you can't filter the view by the Item is a Record column. For instructions how to add columns, see Show or hide columns in a list or library.

Applying retention labels using Microsoft 365 groups

When you publish retention labels to the Microsoft 365 Groups location, the retention labels appear in the SharePoint teams site but aren't supported by any email client for group mailboxes. The experience of applying a retention label in the site is identical to that for documents in SharePoint.

Applying a default retention label to all content in a SharePoint library, folder, or document set

This method requires retention labels to be published to a retention label policy.

In addition to letting people apply a retention label to individual documents, you can also apply a default retention label to a SharePoint library, folder, or document set. In this scenario, documents in that location can inherit your selected default retention label. Although the same label is applied, each document will be retained and deleted separately, according to the start of the retention period setting in the label.

For a document library, the default label configuration is done on the Library settings page for a document library. When you choose the default retention label, you can also choose to apply it to existing items in the library.

For example, if you have a retention label for marketing materials, and you know a specific document library contains only that type of content, you can make the Marketing Materials retention label the default label for all documents in that library.

Apply label option on library Settings page.

Label behavior when you use a default label for SharePoint

For standard retention labels that you apply as a default retention label to a library, folder, or document set:

  • All new, unlabeled items in the container will have this retention label applied.

  • For folders, the inheritance flows to any child folders and items inherit the label from their nearest folder.

  • If you selected the option to apply the default label to existing items: Items that are already labeled retain their retention label, unless it was applied by a different default label.

  • If you change the default retention label for the container: Existing retention labels applied to items in that container are changed only if you selected the option to apply the default label to existing items and those labels were applied by a default label.

  • If you remove the default retention label for the container: Items retain their labels.

  • If you move an item with a default retention label applied from one container to another container: The item keeps its existing default retention label, even if the new location has a different default retention label. Only if you then change the default label for this new location can the moved item inherit the default label from its current location.

When labels are applied that aren't standard retention labels but mark items as records (or regulatory records), these labels can only be manually changed or removed.

Automatically applying a retention label to email by using rules

In Outlook, you can create rules to apply a retention label.

For example, you can create a rule that applies a specific retention label to all messages sent to or from a specific distribution group.

To create a rule, right-click an item > Rules > Create Rule > Advanced Options > Rules Wizard > apply retention policy.

Rules wizard with option to apply retention policies.

Although the UI refers to retention policies, it's your retention labels that display here and can be selected, not your retention policies.

Updating retention labels and their policies

If you edit a retention label or a retention label policy, and the retention label or policy is already applied to content, your updated settings will automatically be applied to this content in addition to content that's newly identified.

Some settings can't be changed after the label or policy is created and saved, which include:

  • Names for retention labels and their policies, the scope type (adaptive or static), and the retention settings except the retention period. However, you can't change the retention period when the retention period is based on when items were labeled.
  • The option to mark items as a record.

Deleting retention labels

You can delete retention labels that aren't currently included in any retention label policies, that aren't configured for event-based retention, or that mark items as regulatory records.

For retention labels that you can delete, if they have been applied to items, the deletion fails and you see a link to content explorer to identify the labeled items.

However, it can take up to two days for content explorer to show the items that are labeled. In this scenario, the retention label might be deleted without showing you the link to content explorer.

Locking the policy to prevent changes

If you need to ensure that no one can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive, see Use Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies.

Next steps

To help you track the labels applied from your published retention labeling policies:

Event-based retention is another supported scenario for retention labels. For more information, see Start retention when an event occurs.