Saiba mais sobre as políticas de retenção e rótulos de retenção

Diretrizes de licenciamento do Microsoft 365 para conformidade de segurança&.

Observação

Se estiver vendo mensagens sobre políticas de retenção no Teams ou tiver dúvidas sobre os rótulos de retenção de seus aplicativos, entre em contato com seu departamento de TI para obter informações sobre como elas foram configuradas para você. Enquanto isso, você poderá encontrar os seguintes artigos úteis:

As informações desta página são para administradores de TI que podem criar políticas de retenção e rótulos de retenção por motivos de conformidade.

Para a maioria das organizações, o volume e a complexidade de seus dados estão aumentando diariamente: email, documentos, mensagens instantâneas e muito mais. Gerenciar ou governar essas informações de forma eficaz é importante porque você precisa:

  • Estar em conformidade de forma proativa com as regulamentações do setor e as políticas internas que exigem a retenção do conteúdo por um período mínimo de tempo, por exemplo, a lei Sarbanes-Oxley, que pode exigir que você guarde determinados tipos de conteúdo por sete anos.

  • Reduzir seu risco em caso de litígio ou violação de segurança excluindo definitivamente o conteúdo antigo que você não tem mais obrigação de guardar.

  • Ajudar a sua organização a compartilhar conhecimento de maneira eficaz e ser mais ágil garantindo que seus usuários trabalhem apenas com conteúdo atual e relevante para eles.

As configurações de retenção configuradas podem ajudar você a alcançar todos esses objetivos. O gerenciamento de conteúdo requer duas ações:

Ação Objetivo
Reter o conteúdo Impedir a exclusão permanente e permanecer disponível para a Descoberta Eletrônica
Excluir conteúdo Excluir conteúdo permanentemente da organização

Com essas duas ações de retenção, você pode definir as configurações de retenção para os seguintes resultados:

  • Reter somente: mantém o conteúdo infinitamente ou por um período de tempo especificado.
  • Excluir somente: exclui o conteúdo permanentemente após um período de tempo especificado.
  • Reter e excluir: reter o conteúdo por um período de tempo especificado e, em seguida, excluí-lo permanentemente.

Essas configurações de retenção funcionam com o conteúdo que poupa os demais custos de criação e configuração de armazenamento adicional quando você precisar manter o conteúdo por motivos de conformidade. Além disso, não é necessário implementar processos personalizados para copiar e sincronizar esses dados.

Use as seções a seguir para saber mais sobre como funcionam as políticas e os rótulos de retenção, quando usá-los e como eles se complementam. Mas se você estiver pronto para começar e implantar configurações de retenção para alguns cenários comuns, consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados.

Ponta

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Como funcionam as configurações de retenção com conteúdo no local

Quando o conteúdo tiver as configurações de retenção atribuídas a ele, esse conteúdo permanecerá no local original. Na maioria das vezes, as pessoas continuam trabalhando com seus documentos ou emails como se nada tivesse mudado. Porém, se elas editarem ou excluírem o conteúdo incluído na política de retenção, uma cópia do conteúdo será retida automaticamente.

  • Para sites do Microsoft Office SharePoint Online e do OneDrive: a cópia é retida na biblioteca de Retenção para Preservação.

  • Para as caixas de correio do Exchange: a cópia é mantida na pasta Itens Recuperáveis.

  • Para as mensagens do Teams e do Yammer: a cópia é mantida em uma pasta oculta chamada SubstrateHolds como uma subpasta na pasta Itens Recuperáveis do Exchange.

Observação

Como a biblioteca de Retenção para Preservação está incluída na cota de armazenamento do site, talvez seja necessário aumentar o armazenamento ao usar as configurações de retenção para o Microsoft Office SharePoint Online e grupos do Microsoft 365.

Esses locais seguros e o conteúdo retido não ficam visíveis para a maioria das pessoas. Na maioria dos casos, as pessoas não precisam saber que o conteúdo está sujeito às configurações de retenção.

Para obter informações mais detalhadas sobre como funcionam as configurações de retenção para diferentes cargas de trabalho, confira os seguintes artigos:

Políticas de retenção e rótulos de retenção

Para atribuir suas configurações de retenção ao conteúdo, use políticas de retenção e rótulos de retenção com políticas de rótulos . Você pode usar apenas um desses métodos ou combiná-los.

Use uma política de retenção para atribuir as mesmas configurações de retenção para o conteúdo em um site ou nível de caixa de correio e usar um rótulo de retenção para atribuir configurações de retenção a um nível de item (pasta, documento, email).

Por exemplo, se todos os documentos em um site do Microsoft Office SharePoint Online devem ser mantidos por cinco anos, é mais eficiente fazer isso com uma política de retenção do que aplicar o mesmo rótulo de retenção a todos os documentos nesse site. No entanto, se alguns documentos desse site devem ser mantidos por 5 anos e outros forem retidos por 10 anos, uma política de retenção não poderá fazer isso. Quando você precisar especificar configurações de retenção no nível de item, use os rótulos de retenção.

Ao contrário das políticas de retenção, as configurações de retenção dos rótulos de retenção acompanham o conteúdo se ele for movido para um local diferente em seu locatário do Microsoft 365. Além disso, os rótulos de retenção têm os seguintes recursos para os quais as políticas de retenção não têm suporte:

  • Opções para iniciar o período de retenção a partir do momento em que o conteúdo foi rotulado ou com base em um evento, além da idade do conteúdo ou de quando ele foi modificado pela última vez.

  • Use classificadores treináveis para identificar o conteúdo a ser rotulado.

  • Aplicar um rótulo padrão para itens do SharePoint ou mensagens do Exchange.

  • Ações suporte no período de retenção final:

    • Revisão de disposição para revisar o conteúdo antes que ele seja excluído permanentemente.
    • Aplicar automaticamente outro rótulo de retenção
  • Marque o conteúdo como um registro como parte das configurações do rótulo e sempre tenha uma prova de disposição quando o conteúdo for excluído ao final de seu período de retenção.

Políticas de retenção

As políticas de retenção podem ser aplicadas aos seguintes locais:

  • Email do Exchange
  • Site do SharePoint
  • Contas do OneDrive
  • Grupos do Microsoft 365
  • Skype for Business
  • Pastas públicas do Exchange
  • Mensagens do canal do Teams
  • Chats do Teams
  • Mensagens do canal privado do Teams
  • Mensagens da comunidade do Yammer
  • Mensagens de usuário do Yammer

Observação

As mensagens do canal do Teams agora incluem canais compartilhados (atualmente em visualização), bem como canais padrão.

Você pode aplicar uma única política de forma eficaz a vários locais ou a locais ou usuários específicos.

Para o início do período de retenção, você pode escolher quando o conteúdo foi criado ou com suporte apenas para arquivos e os locais do SharePoint, do OneDrive e dos Grupos do Microsoft 365, quando o conteúdo foi modificado pela última vez.

Os itens herdam as configurações de retenção do contêiner especificado na política de retenção. Em seguida, eles são movidos para fora desse contêiner quando a política está configurada para manter o conteúdo, uma cópia desse item é mantida no local seguro da carga de trabalho. No entanto, as configurações de retenção não viajam com o conteúdo em seu novo local. Se necessário, use os rótulos de retenção em vez das políticas de retenção.

Rótulos de retenção

Use rótulos de retenção para diferentes tipos de conteúdo que exigem diferentes configurações de retenção. Por exemplo:

  • Formulários fiscais que precisam ser retidos por um período mínimo de tempo.

  • Materiais de imprensa que precisam ser excluídos permanentemente quando atingem uma certa idade.

  • Pesquisa competitiva que deve ser retida por um período específico e, em seguida, excluída permanentemente.

  • As tarefas de trabalho que devem ser marcadas como um registro para que não possam ser editadas ou excluídas.

Em todos esses casos, os rótulos de retenção permitem aplicar configurações de retenção para controle de governança no nível de item (documento ou email).

Com os rótulos de retenção, você pode:

  • Habilitar as pessoas em sua organização a aplicar um rótulo manualmente ao conteúdo no Outlook e Outlook na Web, OneDrive, SharePoint e em grupos do Microsoft 365. Geralmente, os usuários sabem com que tipo de conteúdo estão trabalhando, para que eles possam classificá-lo e ter as configurações de retenção apropriadas aplicadas.

  • Aplique rótulos de retenção ao conteúdo automaticamente se ele corresponder a condições específicas, que incluam anexos de nuvem compartilhados no email ou no Teams ou quando o conteúdo contiver:

    • Tipos específicos de informações confidenciais.
    • Palavras-chave específicas que correspondem a uma consulta criada por você.
    • Correspondências padrão para um classificador treinável.
  • Inicie o período de retenção a partir do momento em que o conteúdo foi rotulado para documentos em sites do Microsoft Office SharePoint Online e contas do OneDrive e para itens de email com exceção dos itens do calendário.

  • Iniciar o período de retenção quando um evento ocorrer, como funcionários saem da organização ou os contratos expiram.

  • Aplique um rótulo de retenção padrão a uma biblioteca de documentos no SharePoint, de modo que todos os documentos que são armazenados naquele local herdem o rótulo de retenção padrão.

  • Marcar itens como um registro como parte de sua estratégia de gerenciamento de registros. Quando esse conteúdo rotulado permanece no Microsoft 365, outras restrições que podem ser necessárias por motivos regulatórios são colocadas no conteúdo. Para saber mais, confira Comparar restrições para quais ações são permitidas ou bloqueadas.

Os rótulos de retenção, diferentemente dos rótulos de sensibilidade, não persistirão se o conteúdo for transferido fora do Microsoft 365.

Classificação do conteúdo sem aplicar ações

Embora o principal objetivo de rótulos de retenção seja reter ou excluir o conteúdo, você também pode usar os rótulos de retenção sem ativar qualquer retenção ou outras ações. Nesse caso, você pode usar um rótulo de retenção simplesmente como um rótulo de texto, sem aplicar ações.

Por exemplo, você pode criar e aplicar um rótulo de retenção chamado "Revisar mais tarde" sem ações e usar esse rótulo para localizar esse conteúdo mais tarde.

Configurações de rótulo para classificar somente.

Usar um rótulo de retenção como condição em uma política DLP

Você pode especificar um rótulo de retenção como uma condição em uma política de prevenção contra perda de dados (DLP) do Microsoft Purview para documentos no SharePoint. Por exemplo, configure uma política DLP para evitar que os documentos sejam compartilhados fora da organização se eles tiverem um rótulo de retenção especificado aplicado a ele.

Para saber mais, confira Usar um rótulo de retenção como condição em uma política DLP.

Rótulos de retenção e políticas que os aplicam

Quando você publica rótulos de retenção, eles são incluídos em uma política de rótulos de retenção que os disponibiliza para administradores e usuários aplicarem ao conteúdo. Como mostra o diagrama a seguir:

  1. Um único rótulo de retenção pode ser incluído em várias políticas de rótulos de retenção.

  2. As políticas de rótulos de retenção especificam os locais de publicação dos rótulos de retenção. O mesmo local pode ser incluído em várias políticas de rótulos de retenção.

Como os rótulos de retenção podem ser adicionados às políticas de rótulo que especificam locais.

Você também pode criar uma ou mais políticas de rótulo de retenção de aplicação automática, cada uma com um único rótulo de retenção. Com essa política, um rótulo de retenção é aplicado automaticamente quando as condições especificadas na política são atendidas.

Políticas de rótulo de retenção e locais

Os rótulos de retenção podem ser publicados em locais diferentes, dependendo do que o rótulo de retenção faz.

Se o rótulo de retenção for... Em seguida, a política de rótulo pode ser aplicada a...
Publicado para administradores e usuários finais Exchange, SharePoint, OneDrive, Grupos do Microsoft 365
Aplicada automaticamente com base em tipos de informações confidenciais ou classificadores treináveis Exchange, Microsoft Office SharePoint Online, OneDrive
Aplicado automaticamente com base em palavras-chave ou em uma consulta Exchange, SharePoint, OneDrive, Grupos do Microsoft 365
Aplicado automaticamente a anexos de nuvem SharePoint, OneDrive, Grupos do Microsoft 365

As pastas públicas do Exchange, Skype, Teams e as mensagens do Yammer não oferecem suporte a rótulos de retenção. Para reter e excluir conteúdo desses locais, use as políticas de retenção.

Apenas um rótulo de retenção por vez

Um email ou um documento pode ter apenas um único rótulo de retenção atribuído a ele por vez. Um rótulo de retenção pode ser aplicado manualmente por um usuário final ou administrador ou automaticamente usando um dos seguintes métodos:

Para rótulos de retenção padrão (eles não marcam itens como registro ou registro regulatório):

  • Os administradores e os usuários finais podem alterar ou remover manualmente um rótulo de retenção existente que é aplicado ao conteúdo.

  • Quando o conteúdo já tem um rótulo de retenção aplicado, o rótulo existente não será removido automaticamente ou substituído por outro rótulo de retenção com uma possível exceção: o rótulo existente foi aplicado como um rótulo padrão. Quando você usa um rótulo padrão, existem alguns cenários em que ele pode ser substituído por outro rótulo padrão ou removido automaticamente.

  • Quando o conteúdo já tiver um rótulo de retenção aplicado, o rótulo existente não será automaticamente removido ou substituído por outro rótulo de retenção com duas possíveis exceções:

    • O rótulo existente é configurado para aplicar automaticamente um rótulo de retenção diferente no final do período de retenção.
    • O rótulo existente foi aplicado como um rótulo padrão. Quando você usa um rótulo padrão, existem alguns cenários em que ele pode ser substituído por outro rótulo padrão ou removido automaticamente.

    Para obter mais informações sobre o comportamento de rótulos quando aplicados usando um rótulo padrão:

  • Se houver várias políticas de rótulo de aplicação automática que podem aplicar um rótulo de retenção, e o conteúdo atender às condições de várias políticas, o rótulo de retenção da política de rótulo de aplicação automática mais antiga (por data de criação) será atribuído.

Quando os rótulos de retenção marcam itens como registro ou registro regulatório, esses rótulos nunca são alterados automaticamente durante o período de retenção configurado. Somente os administradores do contêiner podem alterar ou remover manualmente os rótulos de retenção que marcam itens como um registro, mas não registros normativos. Para saber mais, consulte Comparar restrições para quais ações são permitidas ou bloqueadas.

Monitorar rótulos de retenção

No portal de conformidade do Microsoft Purview, selecione Classificação de dados e a página Visão geral para monitorar como os rótulos de retenção estão sendo usados em seu locatário e identificar onde os itens rotulados estão localizados. Para obter mais informações, incluindo pré-requisitos importantes, confira Saiba mais sobre classificação de dados.

Voce pode fazer uma busca detalhada usando o explorador de conteúdo e explorador de atividade.

Ponta

Considere o uso de algumas das outras ideias de classificação de dados, como classificadores treináveis e tipos de informações confidenciais, para ajudar você a identificar o conteúdo que pode ser necessário reter, excluir, ou gerenciar como registros.

Usar a Pesquisa de Conteúdo para localizar todo o conteúdo com um rótulo de retenção específico

Depois que os rótulos de retenção são aplicados ao conteúdo, seja por usuários ou aplicados automaticamente, você pode usar a pesquisa de conteúdo para encontrar todos os itens que possuem um rótulo de retenção específico aplicado.

Ao criar uma pesquisa de conteúdo, escolha a condição Rótulo de retenção e, em seguida, digite o nome completo do rótulo de retenção ou parte dele e use um caractere curinga. Para saber mais, veja Consultas de palavra-chave e condições de pesquisa para Pesquisa de Conteúdo.

Condição do rótulo de retenção.

Comparar recursos para políticas de retenção e rótulos de retenção

Use a tabela a seguir para ajudá-lo a identificar se deseja usar uma política de retenção ou um rótulo de retenção com base em recursos.

Recursos Política de retenção Rótulo de retenção
Configurações de retenção que podem reter e excluir, somente reter ou somente excluir Sim Sim
Cargas de trabalho com suporte:
- Exchange
- Microsoft Office SharePoint Online
- OneDrive
- Grupos do Microsoft 365
- Skype for Business
- Teams
- Yammer

Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim

Sim, exceto as pastas públicas
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Não
Retenção aplicada automaticamente Sim Sim
Aplicar automaticamente diferentes configurações de retenção no final do período de retenção Não Sim
Retenção aplicada com base em condições
- tipos de informações confidenciais, consultas KQL e palavras-chave, classificadores treináveis, anexos de nuvem
Não Sim
Retenção aplicada manualmente Não Sim
Interação do usuário final Não Sim
Persiste se o conteúdo for movido Não Sim, em seu locatário do Microsoft 365
Declarar um item como um registro Não Sim
Iniciar o período de retenção ao rotular ou com base em um evento Não Sim
Executar um fluxo do Power Automate no final do período de retenção Não Sim
Revisão de disposição Não Sim
Prova de disposição por até 7 anos Não Sim, quando você usa a revisão de disposição ou o item é marcado como um registro
Auditoria de atividades administrativas Sim Sim
Ações de retenção de Auditoria Não Sim *
Identifique os itens sujeitos à retenção:
- Pesquisa de Conteúdo
- Página de classificação de dados, explorador de conteúdo, explorador de atividades

Não
Não

Sim
Sim

Rodapé:

* Para rótulos de retenção que não marcam o conteúdo como um registro ou registro regulamentar, os eventos de auditoria são limitados a quando um item no Microsoft Office SharePoint Online ou Microsoft OneDrive tem um rótulo aplicado, alterado ou removido. Para obter detalhes da auditoria para rótulos de retenção, consulte a seção Ações de retenção de Auditoria nesta página.

Combinando políticas de retenção e rótulos de retenção

Você não precisa escolher entre usar apenas políticas de retenção ou apenas rótulos de retenção. Ambos os métodos podem ser usados juntos e, na verdade, complementares um ao outro para uma solução mais abrangente.

Os exemplos a seguir são apenas algumas das maneiras pelas quais você pode combinar políticas de retenção e rótulos de retenção para o mesmo local.

Para obter mais informações sobre como as políticas de retenção e os rótulos de retenção funcionam juntos e como determinar o resultado combinado, consulte a seção nesta página que explica os princípios de retenção do e o que tem precedência.

Exemplo para os usuários substituírem a exclusão automática

Cenário: por padrão, o conteúdo nas contas de OneDrive dos usuários é excluído automaticamente após cinco anos, mas os usuários devem ter a opção de substituir isso para documentos específicos.

  1. Você cria e configura uma política de retenção que exclui automaticamente o conteúdo cinco anos após a última modificação, e aplica a política a todas as contas do OneDrive.

  2. Você cria e configura um rótulo de retenção que mantém o conteúdo infinitamente e adiciona-o a uma política de rótulo publicada em todas as contas do OneDrive. Você explica aos usuários como aplicar manualmente esse rótulo a documentos específicos que devem ser retirados da exclusão automática se não forem modificados após cinco anos.

Exemplo para reter itens por mais tempo

Cenário: por padrão, SharePoint itens são retidos automaticamente e excluídos após cinco anos, mas os documentos em bibliotecas específicas devem ser mantidos por dez anos.

  1. Você cria e configura uma política de retenção que retém automaticamente e exclui conteúdo após cinco anos e aplica a política a todas as instâncias do SharePoint e Grupos do Microsoft 365.

  2. Você cria e configura um rótulo de retenção que retém automaticamente o conteúdo por dez anos. Você adiciona esse rótulo a uma política de rótulo que você publica em todas as instâncias do SharePoint e do Grupos do Microsoft 365 para que os administradores do SharePoint possam aplicá-lo como um rótulo padrão a ser herdado por todos os itens em bibliotecas de documentos específicas.

Exemplo para excluir itens em um período de tempo mais curto

Cenário: por padrão, os emails não são mantidos, mas são excluídos automaticamente após dez anos. No entanto, emails relacionados a um projeto específico que tenha um nome de código de pré-lançamento devem ser excluídos automaticamente após um ano.

  1. Você cria e configura uma política de retenção que exclui automaticamente o conteúdo após dez anos e aplica a política a todos os destinatários do Exchange.

  2. Você cria e configura um rótulo de retenção que exclui automaticamente o conteúdo após um ano. As opções para aplicar esse rótulo a emails relevantes incluem:

    • Você cria uma política de rotulagem automática que identifica o conteúdo usando o nome do código do projeto como a palavra-chave e aplica a política a todos os destinatários do Exchange
    • Você publica o rótulo e instrui os usuários envolvidos no projeto a criar uma regra automática no Outlook que aplica esse rótulo
    • Você publica o rótulo e instrui os usuários a criar uma pasta no Outlook para todos os emails relacionados ao projeto e eles aplicam o rótulo publicado à pasta e, em seguida, cria uma regra de Outlook para mover todos os emails relacionados ao projeto para essa pasta

Quanto tempo leva para as configurações de retenção serem aplicadas

Ao enviar políticas de retenção para cargas de trabalho e políticas de rótulo para aplicar automaticamente um rótulo de retenção, aguarde até 7 dias para que as configurações de retenção sejam aplicadas ao conteúdo:

Da mesma forma, aguarde até 7 dias para que os rótulos de retenção fiquem visíveis nos aplicativos depois que você publicar os rótulos:

Muitas vezes, as políticas entrarão em entrar em vigor e os rótulos ficarão visíveis mais rápido do que 7 dias. Mas com muitas variáveis potenciais que podem afetar esse processo, é melhor planejar para o máximo de 7 dias.

Escopos de política adaptável ou estática para retenção

Ao criar uma política de retenção ou uma política de rótulo de retenção, você deve escolher entre adaptável e estático para definir o escopo da política.

  • Um escopo adaptável usa uma consulta que você especifica, portanto, a associação não é estática, mas dinâmica executando diariamente em relação aos atributos ou propriedades que você especificar para os locais selecionados. Você pode usar vários escopos adaptáveis com uma única política.

    Exemplo: emails e documentos do OneDrive para executivos exigem um período de retenção mais longo do que os usuários padrão. Você cria uma política de retenção com um escopo adaptável que usa o cargo de trabalho de atributo do Azure AD de " Executivo" e, em seguida, selecione os locais de email do Exchange e contas do OneDrive para a política. Não é necessário especificar endereços de email ou URLs do OneDrive para esses usuários porque o escopo adaptável recupera automaticamente esses valores. Para novos executivos, não é necessário reconfigurar a política de retenção porque esses novos usuários com seus valores correspondentes para email e OneDrive são selecionados automaticamente.

  • Um escopo estático não usa consultas e é limitado na configuração, pois pode ser aplicado a todas as instâncias de um local especificado ou usar inclusão e exclusões para instâncias específicas para esse local. Essas três opções às vezes são chamadas de "toda a organização", "inclui" e "exclui", respectivamente.

    Exemplo: emails e documentos do OneDrive para executivos exigem um período de retenção mais longo do que os usuários padrão. Você cria uma política de retenção com um escopo estático que seleciona os locais de email do Exchange e contas do OneDrive para a política. Para o local de email do Exchange, você pode identificar um grupo que contém apenas os executivos, portanto, especifique esse grupo para a política de retenção e a associação de grupo com os respectivos endereços de email será recuperada quando a política for criada. Para o local das contas do OneDrive, você deve identificar e especificar URLs individuais do OneDrive para cada executivo. Para novos executivos, você deve reconfigurar a política de retenção para adicionar os novos endereços de email e URLs do OneDrive. Você também deve atualizar as URLs do OneDrive sempre que houver uma alteração no UPN de um executivo.

    As URLs do OneDrive são particularmente desafiadoras de especificar de forma confiável porque, por padrão, essas URLs não são criadas até que o usuário acesse o OneDrive pela primeira vez. E se o UPN de um usuário for alterado, o que talvez você não saiba, a URL do OneDrive será alterada automaticamente.

Vantagens de usar escopos adaptáveis:

  • Não há limites para o de itens por política. Embora as políticas adaptáveis ainda estejam sujeitas número máximo de políticas por locatário limitações, a configuração mais flexível provavelmente resultará em muito menos políticas.

  • Direcionamento mais avançado para seus requisitos de retenção. Por exemplo, você pode atribuir configurações de retenção diferentes aos usuários de acordo com sua localização geográfica usando atributos existentes do Azure AD sem a sobrecarga administrativa de criar e manter grupos para essa finalidade.

  • A associação baseada em consulta fornece resiliência contra alterações de negócios que podem não ser refletidas de forma confiável na associação de grupo ou em processos externos que dependem da comunicação entre departamentos.

  • Uma única política de retenção pode incluir locais para o Microsoft Teams e o Yammer, enquanto quando você usa um escopo estático, esses locais exigem sua própria política de retenção.

  • Você pode aplicar configurações de retenção específicas apenas a caixas de correio inativas. Esta configuração não é possível com um escopo estático porque no momento em que a política é atribuída, os escopos estáticos não suportam a inclusão específica de destinatários com caixas de correio inativas.

Vantagens de usar escopos estáticos:

  • Configuração mais simples se você quiser que todas as instâncias selecionadas automaticamente para uma carga de trabalho.

    Para "inclusão" e "exclusão", essa opção poderá ser uma configuração mais simples inicialmente se os números de instâncias que você precisa especificar forem baixos e não forem alterados. No entanto, quando esse número de instâncias começa a aumentar e você tem alterações frequentes em sua organização que exigem que você reconfigure suas políticas, os escopos adaptáveis podem ser mais simples de configurar e manter muito mais fácil.

  • A localização do Skype for Business e pastas públicas do Exchange não possuem suporte aos escopos adaptáveis. Para esses locais, você deve usar um escopo estático.

Para obter informações de configuração, consulte configuração de escopos adaptáveis.

Para assistir a um webinar gravado (requer registro), visite Aprofundamento Sobre Escopos Adaptáveis.

Pesquisa de políticas

Você pode configurar várias políticas de retenção para Microsoft 365 locais, bem como várias políticas de rótulo de retenção que você publica ou aplica automaticamente. Para encontrar as políticas de retenção atribuídas a usuários, sites e grupos do Microsoft 365 específicos, use a Pesquisa de política das soluções de Gerenciamento do ciclo de vida de dados ou Gerenciamento de registros no Portal de conformidade do Microsoft Purview.

Por exemplo:

Pesquisa de política para encontrar as políticas de retenção atribuídas a usuários, sites e grupos específicos do Microsoft 365

Você deve especificar o endereço de email exato para um usuário, a URL exata de um site ou o endereço de email exato para um Microsoft 365 grupo. Você não pode usar curingas ou correspondências parciais, por exemplo.

A opção para sites inclui contas do OneDrive. Para obter informações sobre como especificar a URL para a conta do OneDrive de um usuário, consulte Obter uma lista de todas as URLs do OneDrive de usuário em sua organização.

Os princípios de retenção ou o que tem precedência?

Ao contrário dos rótulos de retenção, você pode aplicar mais de uma política de retenção ao mesmo conteúdo. Cada política de retenção pode resultar em uma ação de retenção e uma ação de exclusão. Além disso, esse item também pode estar sujeito a essas ações a partir de um rótulo de retenção.

Nesse cenário, quando os itens podem estar sujeitos a várias configurações de retenção que podem entrar em conflito entre si, quais são os fatores que têm precedência para determinar o resultado?

O resultado não é qual política de retenção única ou rótulo de retenção único prevalece, mas por quanto tempo um item é mantido (se aplicável) e quando um item é excluído (se aplicável). Essas duas ações são calculadas independentemente uma da outra, a partir de todas as configurações de retenção aplicadas a um item.

Por exemplo, um item pode estar sujeito a uma política de retenção configurada para apenas uma ação de exclusão e outra política de retenção configurada para manter e excluir. Consequentemente, este item tem apenas uma ação reter, mas duas ações de exclusão. As ações de retenção e exclusão podem estar em conflito uma com a outra e as duas ações de exclusão podem ter uma data conflitante. Os princípios de retenção explicam o resultado.

Em um alto nível, você pode ter certeza de que a retenção sempre tem precedência sobre a exclusão permanente, e o período de retenção mais longo prevalece. Essas duas regras simples sempre decidem por quanto tempo um item será mantido.

Existem mais alguns fatores que determinam quando um item será excluído permanentemente, que incluem a ação de exclusão a partir de um rótulo de retenção que sempre tem precedência sobre a ação de exclusão a partir de uma política de retenção.

Use o seguinte fluxo para entender os resultados de retenção e exclusão de um único item, onde cada nível atua no desempate de conflitos, de cima para baixo. Se o resultado for determinado pelo primeiro nível porque não há mais conflitos, não há necessidade de avançar para o nível seguinte e assim por diante.

Importante

Se você estiver usando rótulos de retenção: Antes de aplicar os princípios para determinar o resultado de múltiplas configurações de retenção no mesmo item, certifique-se de saber qual rótulo de retenção é aplicado.

Diagrama dos princípios de retenção.

Antes de explicar cada princípio com mais detalhes, é importante entender a diferença entre o período de retenção do item e o período de retenção especificado na política de retenção ou no rótulo de retenção. Isso ocorre porque, embora a configuração padrão seja iniciar o período de retenção quando um item é criado, para que o fim do período de retenção seja corrigido para o item, os arquivos também dão suporte à configuração para iniciar o período de retenção a partir de quando o arquivo é modificado pela última vez. Com essa configuração alternativa, sempre que o arquivo é modificado, o início do período de retenção é redefinido, o que estende o fim do período de retenção do item. Os rótulos de retenção também dão suporte ao início do período de retenção quando rotulados e no início de um evento.

Para aplicar os princípios em ação com uma série de perguntas de Sim e Não, você também pode usar o fluxograma de retenção.

Explicação para os quatro princípios diferentes:

  1. A retenção prevalece sobre a exclusão. O conteúdo não será permanentemente excluído nos casos em que também tenha configurações de retenção para mantê-lo. Embora esse princípio garanta que o conteúdo seja preservado por motivos de conformidade, o processo de exclusão ainda pode ser iniciado (iniciado pelo usuário ou pelo sistema) e, consequentemente, pode remover o conteúdo da visualização principal dos usuários. No entanto, a exclusão permanente é suspensa. Para obter mais informações sobre como e onde o conteúdo é preservado, use os links a seguir para cada carga de trabalho:

    Exemplo para este primeiro princípio: uma mensagem de email está sujeita a uma política de retenção do Exchange que é configurada para excluir itens três anos depois de serem criados e também tem um rótulo de retenção aplicado que está configurado para reter itens cinco anos após a criação.

    A mensagem de email é retida por cinco anos porque esta ação de retenção tem precedência sobre a exclusão. A mensagem de e-mail é excluída permanentemente no final dos cinco anos devido à ação de exclusão que foi suspensa enquanto a ação de retenção estava em vigor.

  2. O período de retenção mais longo prevalece. Se o conteúdo estiver sujeito a várias configurações de retenção que retêm conteúdo por diferentes períodos de tempo, o conteúdo será retido até o final do período de retenção mais longo do item.

    Observação

    É possível que um período de retenção de cinco anos em uma política de retenção ou rótulo seja substituído por um período de retenção de sete anos em uma política ou rótulo de retenção, porque o período de 5 anos é configurado para começar quando o arquivo é modificado pela última vez e o período de 7 anos é configurado para começar a partir de quando o arquivo é criado.

    Exemplo para este segundo princípio: os documentos no site do SharePoint de Marketing estão sujeitos a duas políticas de retenção. A primeira política de retenção é configurada para que todos os sites SharePoint mantenham itens por cinco anos após a criação. A segunda política de retenção é configurada para sites específicos do SharePoint para manter itens por dez anos após a criação.

    Os documentos neste site de Marketing do SharePoint são retidos por dez anos porque esse é o período de retenção mais longo.

  3. Explicito prevalece sobre o implícito nas exclusões. Com os conflitos de retenção resolvidos, apenas os conflitos de exclusão permanecem:

    1. Um rótulo de retenção (independentemente de como foi aplicado) fornece retenção explícita em comparação com as políticas de retenção, porque as configurações de retenção são aplicadas a um item individual em vez de atribuídas implicitamente a partir de um contêiner. Isso significa que uma ação de exclusão de um rótulo de retenção sempre tem precedência sobre uma ação de exclusão de qualquer política de retenção.

      Exemplo para este terceiro princípio: Um documento está sujeito a duas políticas de retenção que têm uma ação de exclusão de cinco anos e dez anos, respectivamente, e também um rótulo de retenção que tem uma ação de exclusão de sete anos.

      O documento é excluído permanentemente após sete anos, pois a ação de exclusão do rótulo de retenção tem precedência.

    2. Quando você tem apenas políticas de retenção: se uma política de retenção para um local usa um escopo adaptável ou um escopo estático que inclui instâncias específicas (como usuários específicos para email do Exchange), essa política de retenção tem precedência sobre um escopo estático configurado para todas as instâncias para o mesmo local.

      Um escopo estático configurado para todas as instâncias de um local às vezes é chamado de "política de toda a organização". Por exemplo, e-mail Exchange e a configuração padrão de Todos os destinatários. Ou sites do SharePoint e a configuração padrão de Todos os sites. Quando as políticas de retenção não são de toda a organização, mas foram configuradas com um escopo adaptável ou um escopo estático que inclui instâncias específicas, elas têm precedência igual nesse nível.

      Exemplo 1 para este terceiro princípio: uma mensagem de email está sujeita a duas políticas de retenção. A primeira política de retenção não tem escopo e exclui itens após dez anos. A segunda política de retenção tem como escopo caixas de correio específicas e exclui itens após cinco anos.

      A mensagem de e-mail é excluída permanentemente após cinco anos porque a ação de exclusão da política de retenção com escopo tem precedência sobre a política de retenção em toda a organização.

      Exemplo 2 para este terceiro princípio (políticas): Um documento na conta do OneDrive de um usuário está sujeito a duas políticas de retenção. A primeira política de retenção tem como escopo incluir a conta do OneDrive deste usuário e tem uma ação de exclusão após 10 anos. A segunda política de retenção tem como escopo incluir a conta do OneDrive desse usuário e tem uma ação de exclusão após sete anos.

      Quando este documento será excluído permanentemente não pode ser determinado nesse nível porque ambas as políticas de retenção têm escopo para incluir instâncias específicas.

  4. O período de exclusão mais curto prevalece. Aplicável para determinar quando os itens serão excluídos das políticas de retenção e o resultado não pôde ser resolvido a partir do nível anterior: O conteúdo é excluído permanentemente no final do período de retenção mais curto do item.

    Observação

    É possível que uma política de retenção que tenha um período de retenção de 7 anos seja substituído por uma política de retenção de 5 anos porque a primeira política está configurada para iniciar o período de retenção com base em quando o arquivo é criado e a segunda política de retenção de quando o arquivo é modificado pela última vez.

    Exemplo para este terceiro princípio: Um documento na conta do OneDrive de um usuário está sujeito a duas políticas de retenção. A primeira política de retenção tem como escopo incluir a conta do OneDrive deste usuário e tem uma ação de exclusão de 10 anos após a criação do arquivo. A segunda política de retenção tem como escopo incluir a conta do OneDrive deste usuário e tem uma ação de exclusão de sete anos após a criação do arquivo.

    Este documento será excluído permanentemente após sete anos, pois esse é o período de retenção mais curto para o item dessas duas políticas de retenção com escopo definido.

Itens sujeitos à retenção da Descoberta Eletrônica também se enquadram no primeiro princípio de retenção; eles não podem ser excluídos permanentemente por nenhuma política de retenção ou rótulo de retenção. Quando essa retenção é liberada, os princípios de retenção continuam a se aplicar a eles. Por exemplo, eles podem então estar sujeitos a um período de retenção vigente ou a uma ação de exclusão.

Princípios de exemplos de retenção que combinam ações de retenção e exclusão

Os exemplos a seguir são mais complexos para ilustrar princípios de retenção quando diferentes ações de retenção e exclusão são combinadas. Para facilitar o acompanhamento dos exemplos, todas as políticas de retenção e rótulos usam a configuração padrão de iniciar o período de retenção quando o item é criado para que o fim do período de retenção seja o mesmo para o item.

  1. Um item tem as seguintes configurações de retenção aplicadas a ele:

    • Uma política de retenção para exclusão somente após cinco anos
    • Uma política de retenção que mantém por três anos e depois exclui
    • Um rótulo de retenção que mantém apenas por sete anos

    Resultado: O item é retido por sete anos porque a retenção tem precedência sobre a exclusão e sete anos é o período de retenção mais longo para o item. Ao final desse período de retenção, o item é excluído permanentemente por causa da ação de exclusão das políticas de retenção.

    Embora as duas políticas de retenção tenham datas diferentes para as ações de exclusão, o mais cedo que o item pode ser excluído permanentemente é ao final do período de retenção mais longo, que é mais longo do que ambas as datas de exclusão.

  2. Um item tem as seguintes configurações de retenção aplicadas a ele:

    • Uma política de retenção em toda a organização que exclui somente após dez anos
    • Uma política de retenção com escopo com instâncias específicas que retém por cinco anos e, em seguida, exclui
    • Um rótulo de retenção que mantém por três anos e depois exclui

    Resultado: O item será mantido por cinco anos porque esse é o período de retenção mais longo para o item. No final desse período de retenção, o item é excluído permanentemente devido à ação de exclusão de três anos do rótulo de retenção. A exclusão dos rótulos de retenção tem precedência sobre a exclusão de todas as políticas de retenção. Neste exemplo, todos os conflitos são resolvidos no terceiro nível.

Use o Bloqueio de Preservação para restringir mudanças nas políticas

Algumas organizações talvez precisem cumprir regras definidas por órgãos regulamentadores, como a Regra 17a-4 da Securities and Exchange Commission (SEC), que exige que após uma política de retenção ser ativada, ela não pode ser desativada ou se tornar menos restritiva.

O Bloqueio de Preservação garante que sua organização possa atender a requisitos regulatórios porque bloqueia uma política de retenção para que ninguém, incluindo o administrador, possa desativar a política, excluir a política ou torná-la menos restritiva.

Você aplica o Bloqueio de Preservação depois que a política de retenção ou política de rótulo de retenção for criada. Para obter mais informações e instruções, confira Usar Bloqueio de Preservação para restringir as alterações nas políticas de retenção e políticas de rótulo de retenção.

Lançar uma política de retenção

Fornecer suas políticas de retenção não tem um Bloqueio de Preservação. Você pode excluir suas políticas a qualquer momento, o que efetivamente desativa as configurações de retenção para uma política de retenção, e os rótulos de retenção não podem mais ser aplicados a partir de políticas de rótulo de retenção. Quaisquer rótulos de retenção aplicados anteriormente permanecem com as configurações de retenção configuradas e, para esses rótulos, você ainda pode atualizar o período de retenção quando ele não se baseia em quando os itens foram rotulados.

Você também pode manter uma política, mas altere o status de local para desativá-lo ou desabilite a política. Outra opção é reconfigurar a política para que ela não inclua mais usuários, sites, grupos específicos e assim por diante.

Informações adicionais para locais específicos:

  • Sites do Microsoft Office SharePoint Online e contas do OneDrive:

    Quando você libera uma política de retenção para sites do Microsoft Office SharePoint Online e contas do OneDrive, qualquer conteúdo sujeito à retenção da política continua sendo retido por 30 dias para evitar a perda acidental de dados. Durante esse período de cortesia de 30 dias, os arquivos excluídos ainda são retidos (os arquivos continuam a ser adicionados à biblioteca de retenção para preservação), mas o trabalho de timer que limpa periodicamente a biblioteca de Retenção para Preservação é suspenso para esses arquivos para que você possa restaurá-los se necessário.

    Uma exceção a esse período de cortesia de 30 dias é quando você atualiza a política para excluir um ou mais sites do SharePoint ou contas do OneDrive; neste caso, o trabalho de temporizador exclui arquivos para esses locais na biblioteca de Retenção para Preservação sem o atraso de 30 dias.

    Para saber mais sobre a biblioteca de Retenção para Preservação, confira Como funciona a retenção no SharePoint e no OneDrive.

    Devido ao comportamento durante o período de carência, se você habilitar novamente a política ou mudar o status de local para dentro de 30 dias, a política retornará sem qualquer perda permanente de dados durante esse período.

  • Email do Exchange e Grupos do Microsoft 365

    Quando você libera uma política de retenção para caixas de correio que estão inativas no momento em que a política é lançada:

    • Se a política de retenção for aplicada explicitamente a uma caixa de correio, as configurações de retenção não serão mais aplicadas. Sem nenhuma configuração de retenção aplicada, uma caixa de correio inativa se torna qualificada para exclusão automática da maneira usual.

      Uma política de retenção explícita requer um escopo de política adaptável ou um escopo de política estática com uma configuração de inclusão que especificou uma caixa de correio ativa no momento em que a política foi aplicada e, posteriormente, se tornou inativa

    • Se a política de retenção for aplicada implicitamente a uma caixa de correio e a ação de retenção configurada for reter, a política de retenção continuará a ser aplicada e uma caixa de correio inativa nunca se tornará qualificada para exclusão automática. Quando a ação de retenção não se aplica mais porque o período de retenção expirou, o administrador do Exchange agora pode excluir manualmente a caixa de correio inativa

      Uma política de retenção implícita requer um escopo de política estático com a configuração Todos os destinatários (para email do Exchange) ou Todos os grupos (para Microsoft 365 Grupos).

      Para obter mais informações sobre caixas de correio inativas que tenham políticas de retenção aplicadas, consulte Retenção de Caixa de correios inativas e Microsoft 365.

Configuração e ações de retenção de auditoria

Quando a auditoria está habilitada, os eventos de auditoria para retenção são suportados para configuração de administração (políticas de retenção e rótulos de retenção) e ações de retenção (apenas rótulos de retenção).

Configuração de retenção de auditoria

A configuração do administrador para políticas de retenção e rótulos de retenção será registrada como eventos de auditoria quando uma política de retenção ou rótulo for criado, reconfigurado ou excluído.

Para obter a lista completa de eventos de auditoria, consulte Política de retenção e atividades de rótulo de retenção.

Ações de retenção de Auditoria

As ações de retenção que são registradas como eventos de auditoria estão disponíveis apenas para rótulos de retenção e não para políticas de retenção:

  • Quando um rótulo de retenção é aplicado, alterado ou removido de um item no Microsoft Office SharePoint Online ou Microsoft OneDrive:

    • Em Atividades de arquivo e página, selecione Rótulo de retenção alterado para um arquivo
  • Quando um item rotulado no SharePoint é marcado como um registro e é desbloqueado ou bloqueado por um usuário:

    • Em Atividades de arquivo e página, selecione Status do registro alterado para desbloqueado e Status do registro alterado para bloqueado
  • Quando um rótulo de retenção que marca o conteúdo como um registro ou registro regulatório é aplicado a um item no Exchange:

    • Em Atividades da caixa de correio do Exchange, selecione Mensagem rotulada como um registro
  • Quando um item rotulado no Microsoft Office SharePoint Online, Microsoft OneDrive ou Exchange é marcado como um registro ou registro regulatório e é excluído permanentemente:

    • Em Atividades de arquivo e página, selecione Arquivo excluído marcado como um registro
  • Quando um revisor de disposição executa uma ação em relação a um item que tenha chegado ao final do seu período de retenção:

    • Em Atividades de revisão de disposição, selecione Descarte aprovado, Período de retenção estendido, Item com novo rótulo, ou Revisores adicionados

Cmdlets do Windows PowerShell para políticas de retenção e rótulos de retenção

Use o PowerShell de Conformidade de Segurança & para cmdlets de retenção do Purview que dão suporte à configuração em escala, script para automação ou podem ser necessários para cenários avançados de configuração.

Para obter uma lista de cmdlets disponíveis e identificar quais têm suporte para os diferentes locais, consulte cmdlets do PowerShell para políticas de retenção e rótulos de retenção.

Quando usar políticas de retenção e rótulos de retenção, ou bloqueios de Descoberta Eletrônica

Embora as configurações de retenção e os bloqueios criados com uma ocorrência de Descoberta Eletrônica possam impedir que os dados sejam excluídos permanentemente, eles são projetados para cenários diferentes. Para ajudar você a entender as diferenças e decidir qual usar, veja as seguintes orientações:

  • As configurações de retenção que você especificar nas políticas de retenção e nos rótulos de retenção são projetadas para uma estratégia de governança de informações de longo prazo para reter ou excluir dados para requisitos de conformidade. O escopo é geralmente amplo, com o foco principal sendo o local e o conteúdo, e não os usuários individuais. O início e o fim do período de retenção podem ser configurados, com a opção de excluir automaticamente o conteúdo sem intervenção do administrador.

  • Os bloqueios da Descoberta Eletrônica (para casos de Descoberta Eletrônica Padrão ou de Descoberta Eletrônica Premium) são projetados por um período limitado para preservar os dados de uma investigação legal. O escopo é específico, com foco no conteúdo dos usuários identificados. O início e o fim do período de preservação não são configuráveis, mas dependem de ações individuais do administrador, sem uma opção de excluir conteúdo automaticamente quando o bloqueio for liberado.

Resumo para comparar a retenção com os bloqueios:

Considerações Retenção Bloqueios de Descoberta Eletrônica
Necessidade comercial: Conformidade Jurídico
Escopo de tempo: Longo prazo Curto prazo
Foco: Amplo e baseado no conteúdo Específico e baseado no usuário
Data de início e de término configurável: Sim Não
Exclusão de conteúdo: Sim (opcional) Não
Sobrecarga administrativa: Baixo Alto

Se o conteúdo estiver sujeito às configurações de retenção e ao bloqueio de Descoberta Eletrônica, a preservação de conteúdo do bloqueio de Descoberta Eletrônica sempre terá precedência. Dessa forma, os princípios de retenção se expandem para os bloqueios de Descoberta Eletrônica, pois eles preservam os dados até que um administrador libere manualmente o bloqueio. No entanto, apesar dessa precedência, não use bloqueios de Descoberta Eletrônica para bloqueios de ciclo de vida de dados de longo prazo. Se você estiver preocupado com a exclusão automática de dados, defina as configurações de retenção para reter itens para sempre ou usar a revisão de disposição com rótulos de retenção.

Se você estiver usando ferramentas de Descoberta Eletrônica mais antigas para preservar dados, consulte os seguintes recursos:

Use as políticas de retenção e os rótulos de retenção em vez de recursos mais antigos

Se você precisar manter ou excluir conteúdo proativamente no Microsoft 365 para o gerenciamento do ciclo de vida de dados, recomendamos que você use políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365 em vez dos seguintes recursos mais antigos.

Se você usa esses recursos mais antigos no momento, eles continuarão a trabalhar lado a lado com as políticas de retenção e os rótulos de retenção do Microsoft 365. No entanto, recomendamos que, no futuro, você use políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365 para se beneficiar de uma única solução para gerenciar a retenção e a exclusão de conteúdo em várias cargas de trabalho no Microsoft 365.

Recursos mais antigos do Exchange Online:

  • Marcas de retenção e políticas de retenção, também conhecidas como gerenciamento de registros de mensagens (MRM) (apenas exclusão)

    No entanto, se você usar os seguintes recursos do MRM, lembre-se de que atualmente não há suporte para eles por políticas de retenção do Microsoft 365:

    • Uma política de arquivamento para caixas de correio de arquivo morto para mover automaticamente emails da caixa de correio principal de um usuário para sua caixa de correio de arquivo morto após um período de tempo especificado. Uma política de arquivo morto (com qualquer configuração) pode ser usada em conjunto com uma política de retenção do Microsoft 365 que se aplica à caixa de correio principal e de arquivo morto de um usuário.

    • Políticas de retenção aplicadas por um administrador a pastas específicas em uma caixa de correio. Uma política de retenção do Microsoft 365 se aplica a todas as pastas na caixa de correio. No entanto, um administrador pode definir diferentes configurações de retenção usando rótulos de retenção que um usuário pode aplicar a pastas no Outlook como um rótulo de retenção padrão.

  • Journaling (retenção e arquivo)

    Talvez seja necessário integrar-se a soluções de terceiros e cópias de mensagens de email e suas comunicações de dados são armazenadas fora Exchange Online. Como você está movendo dados fora do Microsoft 365, você deve tomar precauções extras para protegê-los e também resolver quaisquer duplicações que possam resultar dessa solução. Será sua responsabilidade monitorar e acompanhar quaisquer recibos de não entrega na caixa de correio de diário que possam ocorrer devido a serviços externos e dependentes. Você não tem essas despesas administrativas adicionais ao usar a retenção do Microsoft 365 e outras soluções de conformidade do Microsoft Purview que também não se limitam apenas a mensagens de email.

  • Retenção de litígio (somente retenção)

    Embora ainda haja suporte para retenções de litígio, recomendamos que você use a retenção do Microsoft 365 ou bloqueios de Descoberta Eletrônica, conforme necessário.

Recursos mais antigos do SharePoint e do OneDrive:

Se você configurou sites do SharePoint para políticas de tipo de conteúdo ou políticas de gerenciamento de informações para reter o conteúdo de uma lista ou biblioteca, essas políticas serão ignoradas enquanto uma política de retenção estiver em vigor.

Instruções de configuração

Consulte Introdução ao gerenciamento do ciclo de vida de dados. Este artigo tem informações sobre assinaturas, permissões e links para orientações de configuração de ponta a ponta para cenários de retenção.