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Gestão de armazenamento agrupado

A partir da próxima renovação de contrato de uma escola, mas não antes de 1 de agosto de 2024, todos os inquilinos da escola receberão 100 TB de armazenamento agrupado gratuito no OneDrive, SharePoint e Exchange, com armazenamento agrupado adicional por utilizador pago, dependendo da sua subscrição.

Este artigo centra-se na forma como os administradores podem gerir eficazmente o armazenamento no seu inquilino nos produtos OneDrive, SharePoint e Exchange ao:

Ver a utilização e o limite do armazenamento agrupado

O Armazenamento Agrupado para Educação fornece um único agrupamento de armazenamento para cada inquilino que abrange o OneDrive, SharePoint Online e Exchange Online. O agrupamento de armazenamento representa a quantidade máxima de armazenamento coletivamente para estes três serviços e é partilhado e consumido por todos os utilizadores no inquilino. Todos os sites do SharePoint e contas do OneDrive contribuem para o armazenamento agrupado. No Exchange Online, os contribuições de armazenamento agrupado incluem caixas de correio de utilizador, caixas de correio partilhadas e caixas de correio de grupo. Todos os outros tipos de caixa de correio, incluindo caixas de correio de arquivo, não contam para o armazenamento agrupado.

Saiba mais sobre os limites de armazenamento agrupado de educação

Ver a utilização e elegibilidade do armazenamento agrupado

Para ver e aceder à Página de Armazenamento no Centro de Administração Microsoft 365, tem de ter sessão iniciada com, pelo menos, uma função de Administração do SharePoint. Para obter mais informações sobre o armazenamento agrupado, visite a página de descrição do serviço Office 365 Education.

  1. No Centro de Administração Microsoft 365, navegue para Armazenamento de Relatórios>.

  2. Na página Descrição geral , reveja a utilização e a elegibilidade do armazenamento agrupado.

    Imagem a mostrar a página Armazenamento com o separador Descrição geral.

A utilização geral do armazenamento é atualizada uma vez a cada 24 horas. Pode demorar até 24 horas para que as recentes alterações de utilização sejam refletidas. Quaisquer alterações efetuadas ao limite de armazenamento ou licenças do inquilino demoram até 48 horas a refletir.

Outros relatórios de utilização no Centro de Administração Microsoft 365 podem ser úteis para fins direcionados, como rever o consumo ao nível do objeto, mas os relatórios podem medir o armazenamento total por serviço de forma diferente da página de armazenamento agrupado. Apenas os totais apresentados na página de armazenamento agrupado serão utilizados para a imposição de armazenamento agrupado.

Observação

Os inquilinos que utilizam apenas o Exchange Online para licenças de Ex-alunos devem referenciar o relatório de utilização da caixa de correio.

Ver a utilização superior em cada produto

  1. No Centro de Administração Microsoft 365, navegue para Armazenamento de Relatórios>.
  2. Em Utilização de armazenamento por produto, reveja a utilização superior no OneDrive, Exchange e SharePoint. Atualmente, o relatório mostra até 5000 entidades.
  3. Transfira todo o relatório csv para cada um dos produtos para análise offline.

Todos os relatórios são atualizados automaticamente dentro de 48 horas. Para atualizar relatórios do SharePoint e do OneDrive a pedido, selecione Gerar relatório mais recente. Demora até 90 minutos a processar o pedido e a carregar o relatório mais recente com base no número de registos no seu inquilino.

Os detalhes do utilizador podem estar ocultos por predefinição. Saiba mais sobre como revelar detalhes do utilizador.

Ver os estados de armazenamento do OneDrive

Existem quatro estados de armazenamento diferentes para o OneDrive com base na utilização em relação aos limites de aviso.

  • Abaixo do limite: se a utilização de armazenamento da conta do OneDrive estiver abaixo do limite de avisos.
  • Quase cheio: se a utilização do armazenamento tiver excedido o limite de avisos e estiver próximo dos limites da conta do OneDrive.
  • Completa: se a utilização de armazenamento for igual aos limites da conta do OneDrive. Neste estado, o utilizador não pode editar ficheiros existentes ou adicionar novos ficheiros à respetiva conta do OneDrive.
  • Limite excedido: se o armazenamento tiver excedido os limites da conta do OneDrive. Neste estado, o utilizador não pode editar ficheiros existentes ou adicionar novos ficheiros à respetiva conta do OneDrive.

Saiba mais:

Para ver os estados de armazenamento no OneDrive:

  1. No Centro de Administração Microsoft 365, navegue para Armazenamento de Relatórios>.
  2. Em Utilização de armazenamento por produto, selecione OneDrive.
  3. Reveja a coluna de estado de armazenamento para compreender se o OneDrive está abaixo, próximo ou a exceder a quota.

Se a conta do OneDrive tiver utilizado 90% ou mais do limite de armazenamento, o utilizador recebe uma notificação por e-mail. A barra de armazenamento é atualizada para um ícone de aviso se estiver a aproximar-se do limite e de um ícone de marca cruzada se estiver a atingir ou ultrapassar o limite.

Imagem a mostrar a barra de armazenamento com o ícone de aviso.

Gerir limites de armazenamento ao nível do produto

Para alinhar com os requisitos de armazenamento na sua organização, pode modificar os limites de armazenamento no OneDrive, SharePoint e Exchange e garantir que o armazenamento disponível é distribuído de forma eficaz. Este passo ajuda-o a manter-se abaixo da capacidade total de armazenamento.

Navegue para os Limites de Armazenamento> de Relatórios > do Centro> de Administração Microsoft 365 para encontrar detalhes sobre a definição de limites de armazenamento.

Definir limites de armazenamento do OneDrive

Antes de definir os limites de armazenamento do OneDrive, considere a hierarquia e as recomendações.

Hierarquia de limites de armazenamento do OneDrive

Hierarquia de limites de armazenamento do OneDrive ordenados por precedência
1. Limite de licenças atribuídas
2. Limite específico do utilizador
3. Limite predefinido do inquilino ou limite do grupo de segurança

  1. O limite de licenças é determinado pela licença atribuída ao proprietário da conta do OneDrive. Se o utilizador tiver várias licenças atribuídas, será utilizado o limite de licenças mais elevado. O limite de licenças reflete o limite máximo de armazenamento da conta do OneDrive. Outros limites (ou seja, limite específico do utilizador, limite predefinido do inquilino, limite do grupo de segurança) podem ser utilizados para definir um limite personalizado inferior ao limite de licenças.

    • Exemplo de limite de licenças: Se o limite predefinido do inquilino for de 150 GB e o utilizador tiver uma licença de Office 365 A1 que tenha um limite de licença de 100 GB, o utilizador receberá o limite de 100 GB.

  2. O limite específico do utilizador tem de ser menor ou igual ao limite de licenças e substitui o limite predefinido do inquilino e o limite do grupo de segurança.

    • Exemplo de limite específico do utilizador: Se o limite predefinido do inquilino for de 50 GB e o limite de licenças for de 100 GB, o limite específico do utilizador pode ser definido como 30 GB (inferior ao limite de inquilino) ou 80 GB (superior ao limite de inquilino).

  3. O limite do grupo de segurança do utilizador é o limite mais elevado de todos os grupos de segurança dos quais fazem parte. Entre o limite predefinido do inquilino e o limite do grupo de segurança, o limite inferior tem precedência. Se o limite do grupo de segurança for definido acima do limite predefinido do inquilino, o limite predefinido do inquilino aplica-se às contas do OneDrive.

    • Exemplo de limite de inquilinos e limite de grupos de segurança: Se o limite predefinido do inquilino for de 50 GB e o grupo de segurança A for de 40 GB, enquanto o limite do grupo de segurança B for de 60 GB, os utilizadores no grupo de segurança A receberão um limite de 40 GB enquanto os utilizadores no grupo de segurança B receberão um limite de 50 GB.
    • Exemplo para vários grupos de segurança: Se um utilizador estivesse no grupo de segurança X com um limite de 10 GB e o grupo de segurança Y com limite de 20 GB, receberia 20 GB – o limite mais elevado.

Recomendações:

  • Defina o limite predefinido do inquilino para o maior armazenamento que pretende que a maioria dos utilizadores tenha.
  • Se existirem alguns utilizadores que precisam de mais armazenamento do que o limite de inquilinos, atribua-lhes um limite específico de utilizador.
  • Se existirem grupos de utilizadores que devem ter menos do que o limite de inquilinos, utilize um ou mais limites do grupo de segurança.
  • Se existirem alguns utilizadores que devem ter menos do que o limite de inquilinos, atribua-lhes um limite específico de utilizador.
  • Se algum utilizador precisar de mais do que a licença, atribua uma licença superior.

Predefinir limites de armazenamento do OneDrive

Os limites predefinidos do OneDrive definidos através deste passo aplicam-se a todos os utilizadores novos e existentes com uma licença elegível no inquilino. No entanto, se a definição de um utilizador tiver sido personalizada através de limites de armazenamento de grupos de segurança ou limites de utilizadores individuais, esta definição não afeta os respetivos limites de armazenamento.

Para definir os limites predefinidos:

  1. Navegue para as definições no centro de administração do SharePoint.
  2. Selecione Definição do limite de armazenamento do OneDrive.
  3. Na caixa limite de armazenamento predefinido, introduza a quantidade de armazenamento predefinida (em GB) e, em seguida, selecione Guardar.

Para saber mais e marcar se um utilizador tiver limites de armazenamento predefinidos, veja Definir o espaço de armazenamento predefinido para os utilizadores do OneDrive

Definir o limite de armazenamento do OneDrive com grupos de segurança

Personalize os limites de armazenamento em escala para cada utilizador que pertença a grupos de segurança, até ao que a licença permite. Os limites aplicados através de um grupo de segurança podem substituir os limites definidos através do limite de armazenamento predefinido do OneDrive ou de quaisquer limites definidos anteriormente para um utilizador individual.

  1. Navegue para Administração Microsoft 365 Center Reports Storage Limits (Limites de Armazenamento>dos Relatórios > do Centro> de Administração Microsoft 365).
  2. Selecione editar limites.
  3. Selecione o grupo de segurança. Opção para procurar o grupo de segurança.
  4. Na caixa limite por utilizador, introduza uma quantidade de armazenamento (em GB) e, em seguida, selecione guardar.

A lista seguinte descreve como algumas tarefas funcionam:

  • Se um utilizador for atribuído a vários grupos de segurança com limites diferentes do OneDrive, o utilizador recebe o limite mais elevado.
  • Se o utilizador for atribuído a um grupo de segurança com um limite superior ao permitido pela licença, o limite de licenças tem precedência.
  • Se o utilizador for atribuído a um grupo de segurança com um limite inferior à predefinição do inquilino, o utilizador recebe o limite do grupo de segurança.
  • Se o utilizador for atribuído a um grupo de segurança com um limite superior à predefinição do inquilino, o utilizador recebe a predefinição do inquilino.
  • Se o utilizador for atribuído a um grupo de segurança, os limites individuais configurados para o utilizador anteriormente serão substituídos. Para definir limites diferentes para um utilizador pertencente a um grupo de segurança, altere o respetivo limite de armazenamento individual.

Observação

Os limites definidos através de grupos de segurança são aplicados dentro de 24 a 48 horas após o início de sessão do utilizador ou até duas semanas se o utilizador não iniciar sessão.

Definir o limite de armazenamento do OneDrive para um utilizador individual

  1. Navegue para Utilizadores > Ativos do Administração Microsoft 365 Center>.
  2. Selecione o usuário.
  3. Selecione o separador OneDrive.
  4. Em Armazenamento utilizado, selecione Editar.
  5. Selecione o armazenamento máximo para esta opção de utilizador e introduza o limite de armazenamento.
  6. Selecione Salvar.

Observação

O limite específico do OneDrive do utilizador não pode exceder o limite de licenças atribuído. O limite específico do utilizador pode exceder o limite de armazenamento predefinido do inquilino e o limite do grupo de segurança se os limites do inquilino e do grupo estiverem dentro do limite de licenças atribuído.

Saiba mais: Alterar o espaço de armazenamento do OneDrive de um utilizador específico

Definir limites de armazenamento do Exchange

Altere o limite da caixa de correio do Exchange com o Exchange Online PowerShell. Para obter detalhes, consulte Aumentar ou personalizar Exchange Online tamanho da caixa de correio.

Definir limites de armazenamento do SharePoint

Definir o limite de armazenamento do SharePoint para todos os sites

  1. Navegue para as definições no centro de administração do SharePoint.
  2. Selecione Limites de armazenamento do site.
  3. Selecione Manual para definir limites específicos para cada site ou Automático para utilizar o armazenamento da organização conforme necessário.

Saiba mais: Gerir limites de armazenamento de sites no SharePoint no Microsoft 365

Definir o limite de armazenamento do SharePoint para sites individuais

Defina o limite de armazenamento para sites individuais quando os limites de armazenamento de sites do SharePoint do inquilino estiverem definidos como manuais.

  1. Navegue para sites ativos do SharePoint Administração Center>.
  2. Selecione o site.
  3. No separador Geral , em Limite de armazenamento, selecione Editar para abrir o painel editar limite de armazenamento.
  4. Introduza o armazenamento máximo em GB para os sites.
  5. Permitir que as notificações notifiquem os administradores do site quando o site se aproximar do limite de armazenamento.
  6. Selecione Salvar.

Limpar armazenamento

Tomar medidas para reduzir o consumo de armazenamento antes de a sua organização atingir o limite é crucial para gerir o seu armazenamento de forma eficiente e eficaz. Recomendamos eliminar utilizadores inativos em massa, limitar a retenção de registos do Teams, ativar caixas de correio de arquivo e implementar uma política de retenção de itens eliminados para reduzir o perfil de armazenamento geral.

Limpar o armazenamento de utilizadores inativos

Ver utilizadores inativos

  1. Navegue para o Administração Microsoft 365 Center > Reporta > a utilização do Armazenamento >por utilizadores inativos.
  2. Ver até 5000 dos utilizadores menos ativos no inquilino. O período mínimo de inatividade é de 90 dias.
  3. Exportar relatório para CSV com todas as colunas mostradas ou exportar para o modelo CSV utilizado para eliminação em massa no Entra ID.

O relatório é atualizado automaticamente dentro de 72 horas. Para marcar se algum dos documentos dos utilizadores inativos ainda estiver a ser utilizado por outros utilizadores no inquilino, consulte a data da última atividade do relatório de armazenamento do OneDrive.

Resolução de problemas:

  • Um valor vazio na coluna Último Entra ID início de sessão indica que os utilizadores acederam pela última vez à conta antes de abril de 2020. Microsoft Entra ID mantém inícios de sessão interativos desde abril de 2020. Saiba mais sobre o tipo de recurso signInActivity
  • Se o inquilino tiver dados ao nível do utilizador ocultos, não é possível obter a utilização do Exchange para o inquilino. Revele os dados ao nível do utilizador para ver as informações de utilização do Exchange em relatórios inativos.
  • Se o sistema não conseguir obter os detalhes de utilizador inativos, repetirá automaticamente a operação e iniciará um novo pedido para obter o relatório mais recente. A geração do relatório demorará até 72 horas.
  • Se um utilizador não utilizar produtos sharePoint e OneDrive, as informações de utilizador não são apresentadas no relatório de utilizadores inativos.

Eliminar utilizadores em massa

  1. Inicie sessão no centro de administração do Microsoft Entra.
  2. Selecione Utilizadores >Todas as operações >em massa Eliminação >em massa.

Veja mais detalhes em:

Definir políticas de expiração de grupos

As políticas de expiração de grupos do Microsoft 365 irão remover automaticamente grupos inativos do seu sistema. Quando um grupo expira e é eliminado, o respetivo armazenamento associado no SharePoint e no Exchange também é eliminado.

Saiba mais sobre como funciona a política de expiração.

Limpar contas do OneDrive não licenciadas

Um cenário de educação comum para contas do OneDrive não licenciadas é reatribuir utilizadores estudantes à licença gratuita Exchange Online for Alumni. Depois de reatribuir à licença de ex-alunos, o OneDrive de um utilizador não é eliminado automaticamente. Estas contas do OneDrive não licenciadas contam para o consumo de armazenamento agrupado do inquilino.

Pode identificar contas do OneDrive não licenciadas através do centro de administração do SharePoint para gerar relatórios em contas não licenciadas. Os passos seguintes mostram como utilizar o centro de administração do SharePoint para gerar um relatório de contas do OneDrive não licenciadas:

  1. Inicie sessão no centro de administração do SharePoint com a sua conta escolar ou profissional.
  2. Navegue para Relatórios e selecione Relatórios de utilizador.
  3. Em Utilização do OneDrive, selecione Utilizadores não licenciados.
  4. Pode transferir o relatório como um ficheiro CSV.

O relatório mostra o nome de utilizador, o endereço de e-mail, o tipo de conta e a data da última atividade de cada conta do OneDrive não licenciada.

Para limpo estas contas do OneDrive e recuperar o espaço no agrupamento de armazenamento, os administradores têm de remover o OneDrive com os cmdlets Remove-SPOSite e Remove-SPODeletedSite no PowerShell.

Para reter contas do OneDrive não licenciadas e otimizar os custos de armazenamento, utilize o Microsoft 365 Arquivo para arquivar automaticamente contas do OneDrive não licenciadas. As contas do OneDrive não licenciadas arquivadas não contarão para o consumo de armazenamento agrupado. Siga estes passos para configurar a faturação da Conta Não Licenciada do Microsoft 365.

Saiba mais sobre as contas do OneDrive não licenciadas e a gestão de licenças de estudantes que se formam.

Quando um inquilino está sem armazenamento agrupado

Quando 80% do armazenamento agrupado é utilizado, o contacto técnico recebe notificações por email. Quando 90% do armazenamento agrupado é utilizado, as notificações de faixa também aparecem no Centro de administração do Microsoft 365 e no centro de administração do SharePoint. A 100% de capacidade, o inquilino tem 30 dias para tomar medidas antes de os sites do OneDrive e do SharePoint transitarem para o modo só de leitura.

Durante o modo só de leitura, os utilizadores não podem adicionar novos conteúdos ou modificar conteúdos existentes no OneDrive e no SharePoint. Os utilizadores ainda podem ver, transferir ou eliminar conteúdos e esvaziar a reciclagem. O Exchange permanece inalterado e os utilizadores podem continuar a enviar e receber correio.

Assim que a imposição começar e o OneDrive e o SharePoint entrarem no modo só de leitura, tem de reduzir a utilização do armazenamento abaixo do limite (eliminação de conteúdos, arquivo, etc.) ou aumentar a capacidade de armazenamento acima do nível de utilização (adicionar ou atualizar licenças, comprar pacotes de armazenamento, etc.) para sair do modo só de leitura. Para obter mais informações sobre a licença paga contribuições, veja como o armazenamento agrupado é calculado.

Observação

A utilização do armazenamento agrupado pode demorar até 24 horas a ser atualizada e o limite de armazenamento agrupado pode demorar até 48 horas a refletir novas compras.