O que é governança de colaboração?
A governança de colaboração é como você gerencia o acesso dos usuários aos recursos, a conformidade com seus padrões de negócios e garante a segurança de seus dados.
As organizações de hoje estão usando um conjunto de ferramentas diversificado. Há a equipe de desenvolvedores usando o chat em equipe, os executivos enviando emails e toda a organização se conectando pelas redes sociais da empresa. Várias ferramentas de colaboração estão em uso porque cada grupo é exclusivo e tem suas próprias necessidades funcionais e estilo de trabalho. Alguns usarão apenas email, enquanto outros viverão principalmente no chat.
Se os usuários sentirem que as ferramentas fornecidas por TI não atendem às suas necessidades, provavelmente baixarão seu aplicativo de consumidor favorito que dá suporte aos seus cenários. Embora esse processo permita que os usuários sejam iniciados rapidamente, isso leva a uma experiência frustrante do usuário em toda a organização com vários logons, dificuldade de compartilhamento e nenhum único lugar para exibir conteúdo. Esse conceito é chamado de "SHADOW IT" e representa um risco significativo para as organizações. Ele reduz a capacidade de gerenciar uniformemente o acesso do usuário, garantir a segurança e as necessidades de conformidade do serviço.
Serviços como grupos do Microsoft 365, Teams e Viva Engage capacitam os usuários e reduzem o risco de sombrear a TI fornecendo as ferramentas necessárias para colaborar. O Microsoft 365 tem um conjunto avançado de ferramentas para implementar quaisquer recursos de governança que sua organização possa exigir.
Esta série de artigos ajudará você a entender como grupos, equipes e configurações do SharePoint interagem, quais recursos de governança estão disponíveis e como criar e implementar uma estrutura de governança para os recursos de colaboração no Microsoft 365.
Configurando uma colaboração segura com o Microsoft 365
Há muitas opções para implantar Grupos do Microsoft 365 e o Teams para colaboração segura em sua organização. Recomendamos que você use esse conteúdo de governança ao lado de Configurar compartilhamento de arquivos seguro e colaboração com o Microsoft Teams e seus artigos associados para criar a melhor solução de colaboração para sua organização.
Governança de residência de dados
Se sua organização for multinacional e você tiver requisitos de residência de dados para diferentes geografias, inclua o Microsoft 365 Multi-Geo como parte do seu plano de governança de colaboração.
Por que os grupos do Microsoft 365 são importantes na governança de colaboração
Os grupos do Microsoft 365 permitem que você escolha um conjunto de pessoas com as quais deseja colaborar e configure facilmente uma coleção de recursos para essas pessoas compartilharem. Adicionar membros ao grupo concede automaticamente as permissões necessárias a todos os ativos fornecidos pelo grupo. Tanto o Teams quanto o Viva Engage usam grupos do Microsoft 365 para gerenciar sua associação.
Os grupos do Microsoft 365 incluem um conjunto de recursos vinculados que os usuários podem usar para comunicação e colaboração. Os grupos sempre incluem um site do SharePoint, Planner e uma caixa de correio e calendário. Dependendo de como você cria o grupo, opcionalmente você pode adicionar outros serviços, como Teams, Viva Engage e Project.
| Recurso | Descrição |
|---|---|
| Calendar | Para agendar eventos relacionados ao grupo |
| Caixa de Entrada | Para conversas por email entre membros do grupo. Essa caixa de entrada tem um endereço de email e pode ser definida para aceitar mensagens de pessoas fora do grupo e até mesmo fora de sua organização, assim como uma lista de distribuição tradicional. |
| Notebook do OneNote | Para coletar ideias, pesquisas e informações |
| Planner | Para atribuir e gerenciar tarefas de projeto entre os membros do grupo |
| Projeto e Roteiro | Ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na Web |
| Site de equipe do SharePoint | Um repositório central para informações, links e conteúdo relacionados ao seu grupo |
| Teams | Um workspace baseado em chat no Microsoft 365 |
| Viva Engage | Um lugar comum para ter conversas e compartilhar informações |
Grupos do Microsoft 365 inclui uma variedade de controles de governança, incluindo uma política de expiração, convenções de nomenclatura e uma política de palavras bloqueadas, para ajudá-lo a gerenciar grupos em sua organização. Como os grupos controlam a associação e o acesso a esse conjunto de recursos, o gerenciamento de grupos é uma parte fundamental da colaboração de governo no Microsoft 365.
Definir práticas recomendadas de governança de colaboração para sua organização
Há vários lugares para colaborar e ter conversas no Microsoft 365. Entender onde os usuários podem iniciar conversas pode ajudá-lo a definir uma estratégia de comunicação.
Há três métodos de comunicação main compatíveis com o Microsoft 365:
- Outlook: colaboração por email, inclusive com uma caixa de entrada e calendário de grupo compartilhado
- Microsoft Teams: um workspace baseado em chat persistente onde você pode ter conversas informais, em tempo real, em torno de uma variedade de tópicos, organizadas por sub-grupos específicos
- Viva Engage: experiência social empresarial para colaboração
Teams: workspace baseado em chat (colaboração de alta velocidade)
- Criado para colaboração com as pessoas com quem seus usuários trabalham todos os dias
- Coloca as informações na ponta dos dedos dos usuários em uma única experiência
- Adicionar guias, conectores e bots
- Chat ao vivo, conferência de áudio/vídeo, reuniões gravadas
Viva Engage: conectar-se entre a organização (enterprise social)
- Comunidades de prática - grupos multifuncionais de pessoas que compartilham um interesse ou experiência comum, mas não estão necessariamente trabalhando juntos no dia-a-dia
- Conexão de liderança, comunidades de aprendizagem, comunidades baseadas em função
Caixa de correio e calendário (colaboração baseada em email)
- Usado para comunicação direcionada com indivíduos ou um grupo de pessoas
- Calendário compartilhado para reuniões com outros membros do grupo
Ao determinar como você deseja usar recursos de colaboração no Microsoft 365, considere esses métodos de comunicação e quais usuários provavelmente usarão em cenários diferentes.
Observação
Quando um novo grupo do Microsoft 365 é criado por meio de Viva Engage ou Teams, o grupo não fica visível no Outlook ou no catálogo de endereços porque a comunicação primária entre esses usuários acontece em seus respectivos clientes. Viva Engage grupos não podem ser conectados ao Teams.
Lista de verificação de práticas recomendadas de governança de colaboração
Ao iniciar o processo de planejamento de governança, tenha em mente estas práticas recomendadas:
Converse com seus usuários - identifique seus maiores usuários de recursos de colaboração e se encontre com eles para entender seus principais requisitos de negócios e usar cenários de caso.
Balancear riscos e benefícios – examine suas necessidades comerciais, regulatórias, legais e de conformidade e planeje uma solução que otimiza para todos os resultados.
Adapte-se a diferentes organizações e diferentes tipos de conteúdo e cenários - considere as diferentes necessidades para diferentes grupos ou departamentos e diferentes tipos de conteúdo, como conteúdo de intranet versus conteúdo do OneDrive do usuário.
Alinhar-se às prioridades de negócios – as metas de negócios ajudarão você a definir quanto tempo e energia você precisa para investir em governança.
Insira decisões de governança diretamente nas soluções que você cria – muitas decisões de governança podem ser implementadas ativando ou desativando recursos no Microsoft 365.
Usar uma abordagem em fases – distribuir recursos de colaboração para um pequeno grupo de usuários primeiro. Obtenha comentários deles, watch para tíquetes de mesa de ajuda e atualize todas as configurações ou processos necessários antes de prosseguir para um grupo maior.
Reforçar com treinamento – adapte soluções como caminhos de aprendizagem do Microsoft 365 para garantir que suas expectativas específicas da organização sejam reforçadas com o treinamento fornecido pela Microsoft.
Tenha uma estratégia para comunicar políticas e diretrizes de governança em sua organização – crie um Centro de Adoção do Microsoft 365 em um site de comunicação do SharePoint para comunicar políticas e procedimentos.
Definir funções e responsabilidades – identifique sua equipe principal de governança e trabalhe por meio de decisões importantes de governança sobre provisionamento e nomenclatura e acesso externo primeiro e, em seguida, trabalhe nas decisões restantes.
Revisite suas decisões à medida que as mudanças comerciais e tecnológicas são atendidas periodicamente para revisar novas funcionalidades e novas expectativas de negócios.
Para ver mais de perto essas práticas, leia Criar seu plano de governança de colaboração.
Gerenciamento de alterações e impacto do usuário final
Como grupos e equipes podem ser criados de várias maneiras, recomendamos treinar seus usuários para usar o método que se encaixa melhor em sua organização:
- Se sua organização implantou o Teams, instrua seus usuários a criar uma equipe quando precisarem de um espaço de colaboração.
- Se sua organização fizer a maior parte de sua comunicação usando email, instrua seus usuários a criar grupos no Outlook.
- Se sua organização usa fortemente o SharePoint ou está migrando do SharePoint local, instrua seus usuários a criar sites de equipe do SharePoint para colaboração.
Isso ajuda a evitar confusão se os usuários não estiverem familiarizados com a forma como os grupos se relacionam com seus serviços relacionados. Para obter mais informações sobre como conversar com seus usuários sobre grupos, consulte Explicando Grupos do Microsoft 365 para seus usuários.
Principais recursos de governança de colaboração e requisitos de licenciamento
Os recursos de governança para colaboração no Microsoft 365 incluem recursos no Microsoft 365, Teams, SharePoint e Microsoft Entra ID.
| Capcidade ou recurso | Descrição | Licenças |
|---|---|---|
| Compartilhamento de equipe e site | Controle se equipes, grupos e sites podem ser compartilhados com pessoas fora de sua organização. | Microsoft 365 E5 ou E3 |
| Permissão/bloqueio de domínio | Restrinja o compartilhamento com pessoas fora de sua organização a pessoas de domínios específicos. | Microsoft 365 E5 ou E3 |
| Criação de site de autoatendimento | Permitir ou impedir que os usuários criem seus próprios sites do SharePoint. | Microsoft 365 E5 ou E3 |
| Compartilhamento restrito de sites e arquivos | Restrinja o compartilhamento de sites, arquivos e pastas a membros de um grupo de segurança específico. | Microsoft 365 E5 ou E3 |
| Criação restrita de grupo | Restrinja a criação de equipe e grupo a membros de um grupo de segurança específico. | Microsoft 365 E5 ou E3 com Microsoft Entra ID licenças P1 ou P2 ou Microsoft Entra EDU básicas |
| Política de nome de grupo | Impor prefixos ou sufixos em nomes de grupo e de equipe. | Microsoft 365 E5 ou E3 com Microsoft Entra ID licenças P1 ou P2 ou Microsoft Entra EDU básicas |
| Política de expiração de grupo | Defina grupos e equipes inativos para expirar e ser excluídos após um período de tempo especificado. | Microsoft 365 E5 ou E3 com licenças P1 ou P2 Microsoft Entra ID |
| Acesso de visitantes por grupo | Permitir ou impedir o compartilhamento de equipe e grupo com pessoas fora de sua organização por grupo. | Microsoft 365 E5 ou E3 |
Além disso, essas licenças de complemento fornecem recursos de governança aprimorados:
- Microsoft Teams Premium fornece recursos de conformidade para reuniões, incluindo marcas d'água, criptografia e rótulos de confidencialidade.
- Microsoft Syntex – O Gerenciamento Avançado do SharePoint fornece políticas para acesso ao conteúdo, colaboração e gerenciamento de ciclo de vida.
Recomendações de planejamento de governança de colaboração
Siga essas etapas básicas para criar seu plano de governança:
- Considere as principais metas e processos de negócios : crie seu plano de governança para atender às necessidades da sua empresa.
- Entender as configurações nos serviços – configurações em grupos e SharePoint interagem entre si, assim como configurações em grupos, SharePoint e Teams e outros serviços. Certifique-se de entender essas interações enquanto planeja sua estratégia de governança.
- Planeje gerenciar o acesso do usuário – planeje o nível de acesso que deseja conceder aos usuários em grupos, SharePoint e Teams.
- Planeje gerenciar as configurações de conformidade – examine as opções de conformidade disponíveis para grupos do Microsoft 365, Teams e colaboração do SharePoint.
- Planeje gerenciar comunicações – examine as opções de governança de comunicação disponíveis para cenários de colaboração.
- Planeje a governança da organização e do ciclo de vida – escolha as políticas que você deseja usar para criação de grupo e equipe, nomenclatura, expiração e arquivamento. Além disso, entenda o fim das opções de ciclo de vida para grupos, equipes e Viva Engage
Treinamento para administradores
Esses módulos de treinamento do Microsoft Learn podem ajudá-lo a aprender os recursos de governança no Microsoft 365.
- Introdução à proteção de informações e ao gerenciamento do ciclo de vida de dados no Microsoft Purview – Saiba como as soluções de proteção de informações e gerenciamento de ciclo de vida de dados do Microsoft 365 ajudam você a proteger e governar seus dados durante todo o ciclo de vida.
- Microsoft Security, Compliance e Identity Fundamentals: descreva os recursos das soluções de conformidade da Microsoft – saiba mais sobre soluções de conformidade na Microsoft. Topics abordado incluirá conformidade, proteção de informações e governança no Microsoft 365, Insider Risk, audit e soluções de descoberta eletrônica. Também estão cobertos recursos de governança de recursos do Azure.
Ilustrações
Essas ilustrações ajudarão você a entender como grupos e equipes interagem com outros serviços no Microsoft 365 e quais recursos de governança e conformidade estão disponíveis para ajudá-lo a gerenciar esses serviços em sua organização.
Grupos no Microsoft 365 para arquitetos de TI
O que os arquitetos de TI precisam saber sobre os grupos no Microsoft 365
| Item | Descrição |
|---|---|
 PDF | Visio Atualizado em maio de 2022 |
Essas ilustrações detalham os diferentes tipos de grupos, como eles são criados e gerenciados e algumas recomendações de governança. |
Microsoft Teams e serviços de produtividade relacionados no Microsoft 365 para arquitetos de TI
A arquitetura lógica dos serviços de produtividade no Microsoft 365, liderada pelo Microsoft Teams.
| Item | Descrição |
|---|---|
 Atualizado em abril de 2019 |
A Microsoft fornece um conjunto de serviços de produtividade que trabalham juntos para fornecer experiências de colaboração com recursos de governança de dados, segurança e conformidade. Esta série de ilustrações oferece uma visão da arquitetura lógica dos serviços de produtividade para arquitetos empresariais, liderada pelo Microsoft Teams. |
Recursos de proteção e conformidade de informações do Microsoft 365
O Microsoft 365 inclui um amplo conjunto de recursos de proteção de informações e conformidade. Juntamente com as ferramentas de produtividade da Microsoft, essas funcionalidades são projetadas para ajudar as organizações a colaborar em tempo real, aderindo a estruturas de conformidade regulatória rigorosas.
Esse conjunto de ilustrações usa um dos setores mais regulamentados, serviços financeiros, para demonstrar como essas funcionalidades podem ser aplicadas para atender aos requisitos regulatórios comuns. Sinta-se à vontade para adaptar essas ilustrações para seu próprio uso.
| Item | Descrição |
|---|---|
 Inglês: baixar como um download de PDF | como um Visio Japonês: baixar como um download de PDF | como um Visio Atualizado em novembro de 2020 |
Contém:
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Tópicos relacionados
Documentação do Centro de segurança do Microsoft 365
Documentação do Microsoft Purview
Práticas de segurança de & de governança para o Microsoft 365 – Microsoft Ignite
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Em breve: Ao longo de 2024, eliminaremos os problemas do GitHub como o mecanismo de comentários para conteúdo e o substituiremos por um novo sistema de comentários. Para obter mais informações, consulte https://aka.ms/ContentUserFeedback.
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