O que é governança de colaboração?

A governança de colaboração é como você gerencia o acesso dos usuários aos recursos, a conformidade com seus padrões de negócios e garante a segurança dos seus dados.

As organizações de hoje estão usando um conjunto de ferramentas diversificado. Há a equipe de desenvolvedores usando o chat em equipe, os executivos enviando emails e toda a organização se conectando pelas redes sociais da empresa. Várias ferramentas de colaboração estão em uso porque cada grupo é exclusivo e tem suas próprias necessidades funcionais e estilo de trabalho. Alguns usarão apenas email, enquanto outros viverão principalmente no chat.

Se os usuários sentem que as ferramentas fornecidas por TI não se ajustam às suas necessidades, eles provavelmente baixarão seu aplicativo de consumidor favorito que dá suporte a seus cenários. Embora esse processo permita que os usuários comece rapidamente, isso leva a uma experiência de usuário frustrante em toda a organização com vários logons, dificuldade de compartilhamento e nenhum único lugar para exibir conteúdo. Esse conceito é conhecido como "TI sombra" e representa um risco significativo para as organizações. Ele reduz a capacidade de gerenciar uniformemente o acesso do usuário, garantir a segurança e as necessidades de conformidade do serviço.

Serviços como grupos do Microsoft 365, Teams e Yammer capacitam os usuários e reduz o risco de TI sombra fornecendo as ferramentas necessárias para colaborar. O Microsoft 365 tem um conjunto avançado de ferramentas para implementar quaisquer recursos de governança que sua organização possa exigir.

Gráfico mostrando opções de governança de colaboração no Microsoft 365.

Esta série de artigos ajudará você a entender como grupos, equipes e configurações do SharePoint interagem, quais recursos de governança estão disponíveis e como criar e implementar uma estrutura de governança para os recursos de colaboração no Microsoft 365.

Configurando a colaboração segura com o Microsoft 365

Há muitas opções para implantar o Grupos do Microsoft 365 e o Teams para colaboração segura em sua organização. Recomendamos que você use esse conteúdo de governança junto com Configurar o compartilhamento de arquivos seguro e a colaboração com o Microsoft Teams e seus artigos associados para criar a melhor solução de colaboração para sua organização.

Governança de residência de dados

Se sua organização for multi-nacional e você tiver requisitos de residência de dados para diferentes regiões geográficas, inclua o Microsoft 365 Multi-Geo como parte do seu plano de governança de colaboração.

Por que os grupos do Microsoft 365 são importantes na governança de colaboração

Os grupos do Microsoft 365 permitem que você escolha um conjunto de pessoas com quem deseja colaborar e configure facilmente uma coleção de recursos para que essas pessoas compartilhem. Adicionar membros ao grupo concede automaticamente as permissões necessárias a todos os ativos fornecidos pelo grupo. O Teams e o Yammer usam grupos do Microsoft 365 para gerenciar sua associação.

Os grupos do Microsoft 365 incluem um conjunto de recursos vinculados que os usuários podem usar para comunicação e colaboração. Os grupos sempre incluem um site do SharePoint, o Planner, um workspace do Power BI, uma caixa de correio e um calendário e o Stream. Dependendo de como você cria o grupo, opcionalmente, você pode adicionar outros serviços, como Teams, Yammer e Project.

Diagrama mostrando Grupos do Microsoft 365 e serviços relacionados.

Recurso Descrição
Calendar Para agendar eventos relacionados ao grupo
Caixa de Entrada Para conversas por email entre membros do grupo. Essa caixa de entrada tem um endereço de email e pode ser definida para aceitar mensagens de pessoas de fora do grupo e até mesmo de fora da sua organização, assim como uma lista de distribuição tradicional.
Bloco de anotações do OneNote Para coletar ideias, pesquisas e informações
Planner Para atribuir e gerenciar tarefas de projeto entre os membros do grupo
Power BI Workspace Um espaço de colaboração de dados com dashboards e relatórios
Projeto e Roteiro Ferramentas de gerenciamento de projetos baseadas na Web
Site de equipe do SharePoint Um repositório central para informações, links e conteúdo relacionado ao seu grupo
Stream Um serviço de streaming de vídeo
Teams Um workspace baseado em chat no Microsoft 365
Grupo do Yammer Um lugar comum para conversar e compartilhar informações

Grupos do Microsoft 365 inclui uma variedade de controles de governança, incluindo uma política de expiração, convenções de nomenclatura e uma política de palavras bloqueadas, para ajudá-lo a gerenciar grupos em sua organização. Como os grupos controlam a associação e o acesso a esse pacote de recursos, o gerenciamento de grupos é uma parte fundamental da colaboração no Microsoft 365.

Definir práticas recomendadas de governança de colaboração para sua organização

Há vários locais para colaborar e ter conversas no Microsoft 365. Entender onde os usuários podem iniciar conversas pode ajudá-lo a definir uma estratégia para comunicação.

Há três métodos de comunicação principais compatíveis com o Microsoft 365:

  • Outlook: colaboração por email com uma caixa de entrada e calendário de grupo compartilhado
  • Microsoft Teams: um workspace baseado em chat persistente em que você pode ter conversas informais, em tempo real, em torno de uma variedade de tópicos, organizadas por sub-grupos específicos
  • Yammer: experiência social empresarial para colaboração

Diagrama mostrando quando usar o Teams, o Yammer e o Outlook.

  • Teams: workspace baseado em chat (colaboração de alta velocidade) – loop interno

    • Criado para colaboração com as pessoas com quem seus usuários trabalham todos os dias
    • Coloca as informações ao alcance dos usuários em uma única experiência
    • Adicionar guias, conectores e bots
    • Chat ao vivo, conferência de áudio/vídeo, reuniões gravadas
  • Yammer: conectar-se em toda a organização (empresa social) – loop externo

    • Comunidades de prática - Grupos multifuncionais de pessoas que compartilham um interesse comum ou experiência, mas não estão necessariamente trabalhando juntos no dia a dia
    • Conexão de liderança, comunidades de aprendizagem, comunidades baseadas em funções
  • Caixa de correio e calendário (colaboração baseada em email)

    • Usado para comunicação direcionada com um grupo de pessoas
    • Calendário compartilhado para reuniões com outros membros do grupo

Ao determinar como você deseja usar recursos de colaboração no Microsoft 365, considere esses métodos de comunicação e quais usuários provavelmente usarão em cenários diferentes.

Observação

Quando um novo grupo Office 365 é criado por meio do Yammer ou do Teams, o grupo não fica visível no Outlook ou no catálogo de endereços porque a comunicação principal entre esses usuários ocorre em seus respectivos clientes. Os grupos do Yammer não podem ser conectados ao Teams.

Lista de verificação de práticas recomendadas de governança de colaboração

Ao iniciar o processo de planejamento de governança, tenha estas práticas recomendadas em mente:

  • Fale com seus usuários – identifique seus maiores usuários de recursos de colaboração e reúna-se com eles para entender seus principais requisitos de negócios e cenários de caso de uso.

  • Equilibrar riscos e benefícios – examine suas necessidades comerciais, regulatórias, legais e de conformidade e planeje uma solução que otimize para todos os resultados.

  • Adaptar-se a diferentes organizações e diferentes tipos de conteúdo e cenários – considere as diferentes necessidades de diferentes grupos ou departamentos e diferentes tipos de conteúdo, como conteúdo da intranet em comparação com o conteúdo do OneDrive de um usuário.

  • Alinhar-se às prioridades de negócios – as metas de negócios ajudarão você a definir quanto tempo e energia você precisa para investir em governança.

  • Inserir decisões de governança diretamente nas soluções que você cria – muitas decisões de governança podem ser implementadas ativando ou desativando recursos no Microsoft 365.

  • Use uma abordagem em fases – primeiro, habilita os recursos de colaboração para um pequeno grupo de usuários. Obtenha comentários deles, assista a tíquetes de suporte técnico e atualize as configurações ou processos necessários antes de prosseguir para um grupo maior.

  • Reforçar com treinamento – adapte soluções como os roteiros de aprendizagem do Microsoft 365 para garantir que as expectativas específicas da sua organização sejam reforçadas com o treinamento fornecido pela Microsoft.

  • Tenha uma estratégia para comunicar políticas e diretrizes de governança em sua organização – crie um Centro de Adoção do Microsoft 365 em um site de comunicação do SharePoint para comunicar políticas e procedimentos.

  • Definir funções e responsabilidades – identifique sua equipe principal de governança e trabalhe com as principais decisões de governança sobre provisionamento e nomenclatura e acesso externo primeiro e, em seguida, trabalhe com as decisões restantes.

  • Reveja suas decisões à medida que os negócios e a tecnologia são alterados – atendam periodicamente para examinar novas funcionalidades e novas expectativas de negócios.

Para ver mais detalhadamente essas práticas, leia Criar seu plano de governança de colaboração.

Gerenciamento de alterações e impacto do usuário final

Como grupos e equipes podem ser criados de várias maneiras, recomendamos treinar seus usuários para usar o método que melhor se ajusta à sua organização:

  • Se sua organização faz a maior parte da comunicação usando email, instrua os usuários a criar grupos no Outlook.
  • Se sua organização usa muito o SharePoint ou está migrando do SharePoint local, instrua os usuários a criar sites de equipe do SharePoint para colaboração.
  • Se sua organização implantou o Teams, instrua os usuários a criar uma equipe quando eles precisam de um espaço de colaboração.

Isso ajuda a evitar confusão se os usuários não estão familiarizados com a forma como os grupos se relacionam com seus serviços relacionados. Para obter mais informações sobre como falar com seus usuários sobre grupos, consulte Explicando Grupos do Microsoft 365 para seus usuários.

Principais recursos de governança de colaboração e requisitos de licenciamento

Os recursos de governança para colaboração no Microsoft 365 incluem recursos no Microsoft 365, Teams, SharePoint e Azure Active Directory.

Capcidade ou recurso Descrição Licenças
Compartilhamento de equipe e site Controlar se equipes, grupos e sites podem ser compartilhados com pessoas de fora da sua organização. Microsoft 365 E5 ou E3
Permissão/bloqueio de domínio Restringir o compartilhamento com pessoas de fora da sua organização para pessoas de domínios específicos. Microsoft 365 E5 ou E3
Criação de site de autoatendimento Permitir ou impedir que os usuários criem seus próprios sites do SharePoint. Microsoft 365 E5 ou E3
Site restrito e compartilhamento de arquivos Restringir o compartilhamento de sites, arquivos e pastas a membros de um grupo de segurança específico. Microsoft 365 E5 ou E3
Criação de grupo restrito Restringir a criação de equipe e grupo a membros de um grupo de segurança específico. Microsoft 365 E5 ou E3 com licenças Azure AD Premium ou Azure AD EDU Básicas
Política de nome de grupo Impor prefixos ou sufixos em nomes de grupo e equipe. Microsoft 365 E5 ou E3 com licenças Azure AD Premium ou Azure AD EDU Básicas
Política de expiração de grupo Defina grupos e equipes inativos para expirarem e serem excluídos após um período de tempo especificado. Microsoft 365 E5 ou E3 com Azure AD Premium
Acesso de visitantes por grupo Permitir ou impedir o compartilhamento de equipe e grupo com pessoas de fora da sua organização por grupo. Microsoft 365 E5 ou E3

Recomendações de planejamento de governança de colaboração

Siga essas etapas básicas para criar seu plano de governança:

  1. Considere os principais objetivos e processos de negócios – crie seu plano de governança para atender às necessidades da sua empresa.
  2. Entender as configurações nos serviços – as configurações em grupos e o SharePoint interagem entre si, assim como as configurações em grupos , SharePoint e Teams e outros serviços. Certifique-se de entender essas interações enquanto planeja sua estratégia de governança.
  3. Planeje gerenciar o acesso do usuário – planeje o nível de acesso que você deseja conceder aos usuários em grupos, SharePoint e Teams.
  4. Planejar o gerenciamento de configurações de conformidade – examine as opções de conformidade disponíveis para grupos do Microsoft 365, Teams e colaboração do SharePoint.
  5. Planejar o gerenciamento de comunicações – examine as opções de governança de comunicações disponíveis para cenários de colaboração.
  6. Planejar a governança da organização e do ciclo de vida – escolha as políticas que você deseja usar para criação, nomenclatura, expiração e arquivamento de grupo e equipe. Além disso, entenda o fim das opções de ciclo de vida para grupos, equipes e Yammer

Ilustração das etapas de governança recomendadas.

Treinamento para administradores

Esses módulos de treinamento do Microsoft Learn podem ajudá-lo a aprender os recursos de governança no Microsoft 365.

Proteção de informações

Treinamento: Gerenciar proteção e governança de informações
Ícone de treinamento da proteção de informações. A quantidade de dados gerados hoje está crescendo mais rápido do que nunca, os funcionários querem ter o trabalho feito em todos os lugares e o cenário regulatório está mudando constantemente. As soluções da Microsoft para proteção de informações e governança ajudam as organizações a atingirem o equilíbrio certo entre manter seus dados protegidos e seu pessoal produtivo. Este caminho de aprendizagem pode ajudar você a se preparar para as certificações Microsoft 365 Certified: Administrador de Segurança Associado e Microsoft 365 Certified: Especialista em Administração Corporativa.

5h13min – Roteiro de Aprendizagem – 7 Módulos



Treinamento: Proteja as informações da empresa com o Microsoft 365
Ícone de treinamento do Teams. Proteger e assegurar as informações da sua organização está mais desafiador do que nunca. o caminho de aprendizagem para proteger as informações corporativas com o Microsoft 365 discute como proteger suas informações confidenciais de compartilhamento ou uso indevido acidental, como descobrir e classificar dados, como protegê-los com rótulos de sensibilidade e como monitorar e analisar suas informações confidenciais para proteção contra sua perda. este caminho de aprendizagem pode ajudá-lo a se preparar para o Certificado Microsoft 365: Associado de Administrador de Segurança e Certificado Microsoft 365: certificações de Especialista em Administração Empresarial.

1 hora – Roteiro de Aprendizagem – 5 Módulos

Segurança e conformidade

Treinamento: Demonstrar conhecimento fundamental das funcionalidades de segurança e conformidade do Microsoft 365
Ícone de treinamento de segurança e conformidade. Saiba mais sobre as áreas de soluções de segurança e conformidade do Microsoft 365 e os recursos disponíveis para ajudar as empresas a proteger sua empresa e atender aos requisitos regulamentadores. Se você não estiver familiarizado com os conceitos básicos de computação em nuvem, recomendamos que você use Conceitos de Nuvem – Princípios da computação em nuvem.

3h11min – Roteiro de Aprendizagem – 8 Módulos

Ilustrações

Essas ilustrações ajudarão você a entender como grupos e equipes interagem com outros serviços no Microsoft 365 e quais recursos de governança e conformidade estão disponíveis para ajudá-lo a gerenciar esses serviços em sua organização.

Grupos no Microsoft 365 para arquitetos de TI

O que os arquitetos de TI precisam saber sobre os grupos no Microsoft 365

Item Descrição
Imagem em miniatura para infográfico de grupos.
PDF | Visio
Atualizado em maio de 2022
Essas ilustrações detalham os diferentes tipos de grupos, como eles são criados e gerenciados e algumas recomendações de governança.

A arquitetura lógica dos serviços de produtividade no Microsoft 365, liderada pelo Microsoft Teams.

Item Descrição
Imagem em miniatura do cartaz de arquitetura lógica do Teams.
PDF | Visio
Atualizado em abril de 2019
A Microsoft fornece um conjunto de serviços de produtividade que trabalham juntos para fornecer experiências de colaboração com recursos de governança de dados, segurança e conformidade.

Esta série de ilustrações oferece uma visão da arquitetura lógica dos serviços de produtividade para arquitetos empresariais, liderada pelo Microsoft Teams.

Recursos de conformidade e proteção de informações do Microsoft 365

O Microsoft 365 inclui um amplo conjunto de recursos de conformidade e proteção de informações. Junto com as ferramentas de produtividade da Microsoft, esses recursos foram projetados para ajudar as organizações a colaborar em tempo real, enquanto aderem a estruturas de conformidade regulatória restritivos.

Esse conjunto de ilustrações usa um dos setores mais regulamentados, serviços financeiros, para demonstrar como esses recursos podem ser aplicados para atender aos requisitos regulatórios comuns. Sinta-se à vontade para adaptar essas ilustrações para seu próprio uso.

Item Descrição
Cartaz de modelo: recursos de conformidade e proteção de informações do Microsoft Purview.
Inglês: Baixar como PDF | Baixar como Visio
Japonês: Baixar como PDF | Baixar como Visio
Atualizado em novembro de 2020
Contém:
  • Proteção de Informações do Microsoft Purview e Prevenção Contra Perda de Dados do Microsoft Purview
  • Políticas de retenção e rótulos de retenção
  • Barreiras de informações
  • Conformidade em comunicações
  • Gerenciamento de riscos internos.
  • Inclusão de dados de terceiros

Sessões de conferência

Assista a essas sessões de conferência para saber mais sobre governança para o Grupos do Microsoft 365 e o Teams.

Fundamentos

Conheça os conceitos básicos e as novas inovações no Grupos do Microsoft 365, incluindo gerenciamento e governança em escala, práticas recomendadas para impulsionar o uso e a adoção e o autoatendimento.

Governança

Saiba como configurar o ciclo de vida de expiração dos grupos, políticas de nomenclatura, rótulos de classificação, colaboração com convidados externos e gerenciar permissões de criação de grupo.

Exemplo de cliente

Veja um exemplo em segundo plano de como o Grupos do Microsoft 365, o SharePoint, o Teams e o Yammer trabalham juntos para fornecer uma plataforma de colaboração global.

Confira também

Documentação do Centro de segurança do Microsoft 365

Documentação do Microsoft Purview