Epiq simplifica a integração dos funcionários com o Power Automate, o Microsoft Dataverse e o AI Builder

2025-02-12

Neste artigo, você aprende com um exemplo do mundo real como a Epiq, uma empresa global de conformidade e jurídico, criou uma solução de integração de funcionários com o Power Automate, o Microsoft Dataverse e o AI Builder.

Antes de criar sua solução de integração com o Power Platform Tools, a Epiq enfrentou desafios com processos de integração manuais e inconsistentes em sua força de trabalho de 6.000 pessoas em 18 países/regiões. A pandemia COVID-19 evidenciou a necessidade de uma solução mais eficiente. Colton Coan, Gerente Sênior de Desenvolvimento Rápido, liderou a implementação da solução de integração Launchpad da empresa usando o Power Automate e o Dataverse.

A iniciativa Launchpad simplificou o processo de integração, integrando-se perfeitamente aos sistemas existentes da Epiq e eliminando tarefas manuais. A solução permitiu o dimensionamento rápido para projetos de curto prazo, reduzindo significativamente o tempo e os custos de integração. Como resultado, os novos contratados ganharam acesso mais rápido às ferramentas necessárias e a equipe de TI pôde se concentrar em tarefas de maior valor.

O Power Automate e o Dataverse forneceram um kit de ferramentas pronto para uso, capaz de se integrar com os sistemas existentes de gerenciamento de capital humano (HCM) e TI da Epiq. Usando o Power Automate e o Dataverse eliminou o esforço manual e forneceu a flexibilidade para adaptar o processo para unidades de negócios que precisavam contratar em massa funcionários de curto prazo para projetos específicos.

Leia a história completa: A Epiq automatiza a integração de funcionários com o Power Platform e economiza mais de 500.000 USD por ano.

Desafios de negócios

A Epiq é especializada em lidar com questões legais complexas, incluindo investigações, ações coletivas, descoberta eletrônica e revisões de documentos para clientes corporativos e governamentais. Antes de implementar sua solução do Power Automate e do Dataverse, a Epiq enfrentou vários desafios comuns de integração:

As unidades de negócios tinham processos inconsistentes sem governança centralizada.
Os gerentes de contratação não tinham visibilidade sobre o status de integração dos novos funcionários.
As licenças do Microsoft 365 foram atribuídas manualmente.
As caixas de correio do Outlook foram criadas manualmente.
O gerenciamento do ciclo de vida dos ativos de TI era complexo devido ao rastreamento baseado em planilhas.
Gerenciar cenários de contratação em massa para ações coletivas ou contratos de serviço de revisão de documentos era difícil.

A Epiq simplificou a integração de funcionários, eliminando a entrada de dados manual com o Power Automate, melhorando a automação e a geração de relatórios com o Dataverse e realizando ações em massa em cenários de contratação em massa do AI Builder.

Abordagem de implementação

Para criar uma solução de integração que atenda a esses desafios comuns de integração, use a abordagem da Epiq como exemplo:

Identificar as principais tarefas a serem automatizadas. Comece identificando as tarefas mais demoradas e propensas a erros em seu processo de integração. Para o Epiq, essas tarefas incluíam atribuição de licenças do Microsoft 365, criação de caixas de correio do Outlook e gerenciamento de solicitações de laptop.
Criou a solução com fluxos do Power Automate. Crie fluxos de trabalho automatizados que lidam com tarefas repetitivas. A Epiq criou fluxos do Power Automate para atribuir licenças do Microsoft 365, criar caixas de correio do Outlook, solicitar laptops para novas contratações e enviar confirmação por email aos gerentes de contratação.
Integrar o AI Builder para ações em massa. O AI Builder lida com cenários de integração em larga escala. A equipe da Epiq treinou modelos para reconhecer padrões em dados em massa e automatizar ações de acordo.
Monitorar o otimizar. Criar painéis do Power BI que forneçam insights sobre o processo de integração. A Epiq revisa regularmente seus fluxos de trabalho e dados, identificando continuamente áreas de melhoria.

Identificar as principais tarefas a serem automatizadas

Simplificar as operações de RH e melhorar a eficiência começa com a identificação das principais tarefas e pontos problemáticos. Ao trabalhar com as partes interessadas de TI e de negócios, a equipe da Epiq identificou vários pontos problemáticos no processo de integração de novas contratações:

Entrada de dados: o gerente de RH insere novos detalhes do funcionário no sistema HCM e atribui um ID do funcionário.
Criação de conta: a equipe de TI cria uma conta de usuário no Microsoft Entra ID.
Atribuição de licença: a equipe de TI atribui a licença apropriada do Microsoft 365 com base na função e na unidade de negócios do funcionário.
Provisionamento de caixa de correio: a equipe de TI cria uma caixa de correio do Outlook para o novo funcionário.
Confirmação da configuração do novo funcionário: a equipe de TI envia um email de confirmação para o gerente do novo funcionário.
Solicitações de hardware: o gerente do novo funcionário solicita o hardware necessário (por exemplo, um laptop) e o software especializado.
Rastreamento de entrega: o gerente do novo funcionário rastreia a entrega do laptop verificando o site do provedor de envio.
Rastreamento de status: a equipe de TI monitora o status de cada ação de integração para garantir a prontidão para o primeiro dia do novo funcionário.

Criou a solução com fluxos do Power Automate

A equipe da Epiq construiu uma solução para substituir as planilhas díspares que cada unidade de negócios utilizava, melhorando a qualidade e a segurança dos dados por meio de controles centralizados:

Inserir os detalhes do novo funcionário no sistema HCM aciona o fluxo do Power Automate, que pode usar conectores predefinidos ou personalizados.
Uma automação subsequente cria a conta de usuário no Microsoft Entra ID.
O Power Automate verifica o sistema HCM a cada 15 minutos para novos funcionários e identifica a ID do funcionário.
Uma etapa de validação garante que uma conta de usuário exista no Microsoft Entra ID antes de continuar.
Os detalhes do funcionário, incluindo ID do funcionário, nome, unidade de negócios, gerente e o tipo de integração, são retirados do sistema HCM e adicionados como uma nova linha a uma tabela do Dataverse.
O tipo de evento de integração no Dataverse dispara fluxos de configuração de funcionários subsequentes. Outros tipos de eventos, como desligamento, podem ser usados para disparar fluxos diferentes.
A automação identifica e atribui uma licença apropriada do Microsoft 365 com base na função e na unidade de negócios do novo funcionário.
Uma caixa de correio do Outlook é criada automaticamente para o novo funcionário com Runbooks de Automação Azure usando PowerShell.
A confirmação de configuração para o novo funcionário é enviada automaticamente por e-mail para o gerente de contratação.
Em cada etapa, os detalhes são agrupados no Dataverse para evitar chamar outros sistemas várias vezes.

"Meu objetivo ao longo desta solução é que, a cada passo que damos para coletar mais dados, estamos agregando esses dados no registro deles no Dataverse, então, quando temos que procurá-los mais tarde no processo, estamos apenas consultando o Dataverse.", Colton Coan, Diretor Sênior de Desenvolvimento Rápido

Criar os fluxos

A solução de integração da Epiq usa um fluxo de nuvem agendado para verificar rotineiramente o sistema HCM para novos funcionários, adicionando cada um como uma nova linha em uma tabela do Dataverse selecionada. A atualização da tabela dispara ações subseqüentes de configuração de novos funcionários.

Dividir a automação do Power Automate em dois subprocessos facilita a solução de problemas e a execução novamente do fluxo de um funcionário individual se um problema for encontrado:

Primeiro subprocesso: coletar detalhes do funcionário do sistema HCM e adicioná-los ao Dataverse.
Segundo subprocesso: concluir tarefas de configuração.

A equipe da Epiq criou uma automação para agrupar dados de funcionários de vários sistemas e, em seguida, executar tarefas de configuração.

A tabela a seguir descreve a automação.

Apl	Para	Description
	Um evento agendado é executado a cada 15 minutos.	Comece com um fluxo de nuvem agendado para configurar uma automação de fluxo recorrente. Você pode definir o intervalo de tempo de repetição, como a cada 15 minutos.
	Verifique o sistema HCM para novos funcionários.	Integre-se ao seu sistema HCM usando um conector pré-construído, se disponível, ou crie um conector personalizado.
	Adicionar novos detalhes do funcionário a uma tabela do Dataverse.	Use a ação Adicionar uma nova linha do Dataverse para gravar os detalhes do funcionário do sistema HCM em uma tabela do Dataverse (por exemplo, uma tabela de Trabalhadores).
	Quando uma linha é atualizada em uma tabela do Dataverse.	Use a ação do Dataverse Quando uma linha é adicionada, modificada ou excluída para monitorar as alterações nos detalhes do funcionário. Você também pode especificar um tipo de evento, por exemplo, integração, para disparar subprocessos relevantes.
	Pesquisar Microsoft Entra ID para a conta do usuário.	Use o conector do Microsoft Entra ID para identificar a conta de usuário do novo funcionário no Microsoft Entra ID com base na ID do funcionário coletada anteriormente do sistema HCM.
	Atribuir uma licença do Microsoft 365 ao novo funcionário.	Use uma chamada do Microsoft Graph para identificar a função do novo funcionário e atribuir uma licença apropriado do Microsoft 365.
	Crie uma caixa de correio do Outlook para o novo funcionário.	Use outra chamada Microsoft Graph para criar uma caixa de correio do Outlook para o novo funcionário.
	Enviar um email do novo gerente do funcionário.	A confirmação de configuração do primeiro dia é enviada por e-mail para o gerente do novo funcionário usando o conector do Outlook.

Aplique a arquitetura da solução à sua organização

Você pode usar a arquitetura de solução e os padrões de design da Epiq para casos de uso de integração semelhantes em sua organização. Por exemplo:

Simplifique os processos de desligamento da equipe.
Integre novos alunos, professores ou funcionários em uma faculdade ou universidade, criando contas do Microsoft 365 com base em sua ID de aluno ou funcionário.
Automatize processos de integração rotineiros em menor escala para testar a solução e coletar feedback antes de dimensionar em toda a empresa.

Use o AI Builder para ações em massa

Em seguida, a equipe da Epiq identificou a necessidade dentro de unidades de negócios específicas de acomodar um cenário de contratação em massa, onde muitos novos membros da equipe são integrados para um envolvimento do cliente de curto prazo.

A contratação em massa exigia uma variação do processo de integração para permitir que a equipe de recrutamento enviasse uma lista de novos contratados como um grupo e para evitar o envio de um e-mail de confirmação de integração para cada novo membro da equipe.

A equipe da Epiq adaptou a automação para identificar quando a equipe de recrutamento enviou um formulário de contratação em massa criado em Microsoft Forms. Em seguida, eles usaram o AI Builder para estruturar os dados em JSON para que fossem adicionados ao Dataverse em um formato consistente. O Power Automate detecta a adição em massa e agrupa todos os novos detalhes do funcionário em uma única mensagem de email para o gerente de contratação.

"O maior desafio que tivemos ao longo de três anos que essa solução resolveu foi que, quando as pessoas preenchem o formulário, algumas colocam uma lista delimitada por vírgula, outras fazem ponto-e-vírgula. Estamos usando o modelo GPT do AI Builder para normalizar esses dados."—Colton Coan, Diretor Sênior de Desenvolvimento Rápido

Gerenciar solicitações de laptop e rastreamento de status

A equipe estendeu o fluxo de integração com automações para melhorar a experiência do usuário para gerentes de contratação, incluindo solicitações para selecionar hardware para seu novo membro da equipe.

Junto com uma licença do Microsoft 365 e uma caixa de correio do Outlook, os novos funcionários geralmente exigem um laptop, que é uma tarefa ideal para automação e rastreamento de status. Ao identificar essas atividades de integração simultâneas, a equipe automatizou mais ações acionadas pelo mesmo tipo de evento de integração.

A automação solicita que o gerente de contratação selecione o hardware e qualquer software necessário para o novo funcionário e, em seguida, registra automaticamente um tíquete na ferramenta ITSM (Gerenciamento de Serviços de TI). O link de rastreamento de entrega de laptop e o status de envio são recuperados do provedor de remessa e, em seguida, são adicionados ao registro do funcionário no Dataverse.

A equipe de TI usa uma interface do Power Apps para monitorar e remediar fluxos de configuração de funcionários individuais se surgir um problema.

Criar painéis de acompanhamento de status de integração

A agregação de dados de integração do Dataverse não apenas ajudou a impulsionar as automações do Power Automate, mas também permitiu que a equipe da Epiq configurasse relatórios personalizados do Power BI para diferentes públicos a partir de um conjunto de dados centralizado.

Por exemplo, eles criaram uma exibição de gerenciamento para se concentrar em informações de preparação de primeiro dia de alto nível para gerentes de contratação. Eles criaram uma exibição de monitoramento de TI que fornece informações detalhadas para monitoramento de status, agilização de tarefas e análise de eficiência de longo prazo.

Principais conclusões

O estudo de caso da solução de integração de funcionários da Epiq demonstra o potencial transformador do uso do Power Automate, do Microsoft Dataverse e do AI Builder. Ao abordar desafios comuns de integração, a Epiq simplificou processos, reduziu tarefas manuais e melhorou a eficiência geral. Aqui estão algumas conclusões importantes para profissionais de TI que estão procurando implementar uma solução semelhante em suas próprias organizações:

Identifique os problemas encontrados: identifique as tarefas mais demoradas e propensas a erros em seu processo de integração. Priorize quais tarefas automatizar primeiro.
Aproveite as ferramentas de automação: use o Power Automate para criar fluxos de trabalho que lidam com tarefas repetitivas, como atribuições de licença e criação de caixa de correio. Reduza o esforço manual e garanta a consistência.
Integre-se a sistemas existentes: garanta que sua solução se integre perfeitamente aos sistemas HCM e de TI existentes. Mantenha a integridade dos dados e simplifique os processos.
Use IA para ações em massa: use o AI Builder para lidar com cenários de integração em grande escala e gerenciar situações de contratação em massa com mais facilidade.
Monitore e otimize: use ferramentas como o Power BI para monitorar o desempenho de seus processos de integração. Revise e otimize regularmente seus fluxos de trabalho para melhorar continuamente a eficiência.

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