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Criar tipos de conteúdo para documentos ativos

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Atualizado em: 2008-03-28

Documentos ativos são documentos em uso, como as mensagens de email na caixa de entrada de um operador de informações, as especificações impressas do produto na mesa de alguém ou os documentos em uma biblioteca de documentos. Espera-se que os documentos ativos sejam alterados com o tempo, copiados e compartilhados e, geralmente movidos pela organização.

Os documentos ativos poderão ser declarados como registros se servirem como evidência de uma atividade ou transação executada pela organização. Por exemplo, se a organização fornecer um serviço que inclua a distribuição de conteúdo para um cliente, esse conteúdo se tornará um registro da distribuição do serviço, e talvez seja necessário manter uma cópia do documento.

Por outro lado, alguns tipos de documentos ativos nunca se tornam registros. Por exemplo, talvez você não classifique um email enviado entre colegas para combinar o local do almoço como um registro.

Um tipo de conteúdo define os atributos de um item de lista, um documento ou uma pasta. É necessário criar novos tipos de conteúdo para documentos ativos, para que os documentos possam ser encaminhados à biblioteca de documentos apropriada na Central de Registros. Cada tipo de conteúdo pode especificar:

  • Propriedades a serem associadas a itens de seu tipo.

  • Fluxos de trabalho que podem ser iniciados de itens de seu tipo.

  • Políticas de gerenciamento de informações a serem associadas a itens de seu tipo.

  • Modelos de documentos (para tipos de conteúdo de documento)

  • Conversões de documentos a serem disponibilizadas (para tipos de conteúdo de documentos)

  • Recursos personalizados.

Você pode associar um tipo de conteúdo com uma lista ou biblioteca. Quando faz isso, você especifica que a lista ou a biblioteca pode conter itens desse tipo de conteúdo e que o comando Novo nessa lista ou biblioteca permitirá que os usuários criem novos itens desse tipo. Quando os registros são encaminhados para a Central de registros, o tipo de conteúdo do documento ativo é associado ao tipo de conteúdo correspondente e esses registros são devidamente encaminhados.

Requisitos da tarefa

Para criar tipos de conteúdo para documentos ativos, execute os seguintes procedimentos em qualquer ordem:

Consulte também

Conceitos

Configurando um site de documentos ativos para gerenciamento de registros
Preparar um farm de servidores para enviar registros a um site da Central de Registros
Configurar fluxos de trabalho para transportar registros