O que são fluxos de trabalho?
Atualizado em: 2009-02-26
Neste artigo:
Sobre os processos empresariais
Fluxos de trabalho do Office SharePoint Server 2007
Sobre os processos empresariais
Grande parte do trabalho em qualquer empresa é feito por meio de processos empresariais, os quais dependem do fluxo de informações ou de documentos. Esses processos empresariais exigem a ativa participação de profissionais da informação para a conclusão das tarefas que contribuem para a tomada de decisões do grupo de trabalho ou para a obtenção dos resultados finais. No Microsoft Office SharePoint Server 2007, esses tipos de processos empresariais são implementados e gerenciados por meio de fluxos de trabalho.
Exemplos de processos empresariais que podem ser facilitados por fluxos de trabalho incluem:
Aprovação de contrato Direciona um contrato proposto para os membros de uma organização, os quais devem aprová-lo ou rejeitá-lo.
Relatórios de despesas Gerencia o envio de um relatório de despesas e seus respectivos recibos; revisa o relatório, aprova-o e reembolsa o emissor.
Suporte técnico Direciona o andamento de um incidente de suporte técnico à medida que é aberto por um cliente, investigado por um engenheiro de suporte, encaminhado para especialistas técnicos, resolvido e adicionado à base de dados de conhecimentos.
Entrevista Gerencia o processo de entrevista de um candidato a um cargo. Isso inclui agendamento e rastreamento das entrevistas, coleta de comentários sobre a entrevista à medida que são acumulados, disponibilização dos comentários para entrevistadores subsequentes e facilitação da decisão de contratação/não-contratação.
Publicação de conteúdo Gerencia a aprovação da publicação de conteúdo em um site de presença da empresa na Internet.
Um dos problemas que muitos departamentos de TI enfrentam ao implementar processos empresariais que exigem a participação de profissionais da informação é que esses processos não se integram efetivamente ao modo de trabalho das pessoas. Para que um processo empresarial seja eficiente, ele deve estar integrado às ferramentas e aos aplicativos conhecidos e rotineiros que são utilizados no local de trabalho, de modo que se tornem parte da rotina diária dos profissionais da informação. Na área de trabalho eletrônica, isso inclui integração com emails, calendários, listas de tarefas, sites de colaboração e aplicativos clientes, como o Microsoft Office Outlook 2007 e o Word 2007. Esta é a abordagem implementada com os fluxos de trabalho baseados no Office SharePoint Server 2007.
Fluxos de trabalho do Office SharePoint Server 2007
O Office SharePoint Server 2007 inclui os seguintes fluxos de trabalho padrão que atendem às principais necessidades empresariais:
Coletar Comentários Envia um documento para revisão. O autor escolhe os revisores, envia as instruções e verifica o andamento do fluxo de trabalho. Os revisores recebem notificação por email e são atribuídos à tarefa por meio de um link com o documento a ser revisado. Os participantes podem, opcionalmente, delegar suas tarefas ou recusá-las totalmente.
Aprovação Envia um documento para aprovação. Geralmente, a aprovação é um pré-requisito para outra tarefa de gerenciamento de documentos; por exemplo, publicação do documento em um site ou envio de uma proposta de negócios para um cliente. Assim como no fluxo de trabalho Coletar Comentários, os autores escolhem os aprovadores, enviam as instruções e rastreiam o status do fluxo de trabalho. Por padrão, a Aprovação é um fluxo de trabalho em série — a ordem em que os aprovadores exibem o documento é especificada pelo autor. (Comparativamente, o fluxo de trabalho Coletar Comentários é um fluxo de trabalho paralelo — os revisores podem fornecer comentários em qualquer ordem.)
Aprovação de Disposição Permite que os participantes aprovem a disposição de documentos vencidos.
Coletar Assinaturas Encaminha um documento para um conjunto de participantes, os quais devem assinar esse documento.
Tradução Gerencia a tradução de um documento em um ou mais idiomas. Esse fluxo de trabalho cria documentos com espaços reservados e controla as tarefas de tradução em cada versão de idioma do documento de origem. Se o documento de origem for alterado, o fluxo de trabalho atribuirá tarefas para atualizar as versões traduzidas.
Acompanhamento de Questões Encaminha uma questão para os membros da equipe, para resolução.
Aprovação de Documentos do Leste Asiático Encaminha um documento para aprovação, usando carimbos de assinatura digital e um processo de consenso orientado ao grupo. Esse fluxo de trabalho só está disponível nas versões de produto e nos pacotes de idiomas do Leste Asiático.
No Office SharePoint Server 2007, os designers de site podem associar fluxos de trabalho a bibliotecas, listas ou tipos de conteúdos para disponibilizá-los para execução em documentos ou itens de lista. O progresso de um fluxo de trabalho é registrado em uma lista de histórico e as tarefas do fluxo de trabalho são atribuídas aos participantes, usando uma lista de tarefas.
Na medida em que se tornam parte da rotina diária dos profissionais da informação, os fluxos de trabalho são efetivamente integrados ao Office SharePoint Server 2007 e ao 2007 Microsoft Office System, permitindo que os profissionais da informação participem deles com facilidade. As seguintes tarefas podem ser executadas na interface do Office SharePoint Server 2007 ou em programas clientes do 2007 Office System:
Visualização dos fluxos de trabalho disponíveis para execução em um documento ou item de lista.
Inicialização de um fluxo de trabalho.
Visualização e inicialização de uma tarefa do fluxo de trabalho.
Conclusão de uma tarefa do fluxo de trabalho e preenchimento do formulário de conclusão.
Os fluxos de trabalho do Office SharePoint Server 2007 são baseados no componente Windows Workflow Foundation do Microsoft Windows. Os desenvolvedores de software podem criar fluxos de trabalho personalizados, usando o Windows Workflow Foundation Designer do Microsoft Visual Studio 2005. Depois que um fluxo de trabalho baseado no componente Windows Workflow Foundation do Microsoft Windows é instalado e habilitado pelo administrador, os usuários podem associá-lo a uma ou mais bibliotecas, listas ou tipos de conteúdo.
Os usuários também podem criar fluxos de trabalho personalizados, usando o Microsoft Office SharePoint Designer 2007. Cada fluxo de trabalho criado com o Office SharePoint Designer 2007 pode ser associado a uma única biblioteca ou lista. Com o Microsoft Visual Studio 2005, você pode criar ações personalizadas de fluxo de trabalho, as quais podem ser disponibilizadas no Office SharePoint Designer 2007. O Office SharePoint Designer 2007 inclui um ambiente visual de design de fluxo de trabalho e um conjunto de ações de fluxo de trabalho. Os usuários podem usá-los para adicionar fluxos de trabalho, mas não precisam escrever nenhum código fonte:
Definir metadados de lista
Criar, copiar, excluir ou alterar itens da lista (incluindo documentos)
Verificar itens dentro ou fora
Pausar, iniciar ou parar o fluxo de trabalho
Enviar mensagens de email
Definir o status de moderação de um item
Definir metadados de um item
Atribuir tarefas
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