Notificações de usuário no Gerenciamento de Riscos de Privacidade

Ao configurar uma política no Gerenciamento de Riscos de Privacidade, você pode optar por notificar os usuários quando suas ações atenderem às condições definidas na política. Há dois tipos de notificações: emails, que estão disponíveis para todos os três tipos de política e dicas que aparecem no Teams, que estão disponíveis apenas para o tipo de política de transferência de dados. Ao criar ou editar uma política, você pode decidir se deve ativar essas notificações, com que frequência enviá-las e você pode personalizar o conteúdo delas.

O envio de notificações aos usuários pode ser um componente importante para ajudar sua organização a cumprir suas metas de privacidade. As notificações foram projetadas para:

  • Conscientizar imediatamente os usuários quando suas ações podem expor dados pessoais a riscos de privacidade.
  • Forneça métodos de correção diretamente nos emails, para que os usuários possam tomar medidas rápidas para proteger os dados em risco.
  • Direcione os usuários para as diretrizes de privacidade e as melhores práticas da sua organização.

Informar os usuários sobre possíveis problemas no momento e capacitá-los a corrigir problemas e atualizar suas habilidades pode ser ferramentas poderosas para criar práticas sólidas de tratamento de dados em toda a sua organização.

Examine as seções abaixo para ajudá-lo a preparar e gerenciar notificações do usuário para correspondências de política.

Observação

As notificações de usuário no email e no Teams não estão disponíveis para clientes de GCC (Comunidade governamental dos EUA) Moderada, GCC High ou Departamento de Defesa (DoD).

Preparar conteúdo de treinamento para notificações

Incluir um link para treinamento de privacidade é necessário se você optar por enviar notificações do usuário quando as correspondências de política forem detectadas. Fornecer acesso às diretrizes de privacidade da sua organização permite que você mantenha seus usuários informados sobre suas próprias melhores práticas e políticas. Ele também pode dar contexto para as ações de correção sugeridas no email e ajudar seus usuários a se prepararem para boas decisões de gerenciamento de dados no futuro.

Antes de configurar sua política, decida sobre a URL de treinamento que você deseja incluir. Um link pode ser fornecido por política, portanto, recomendamos escolher referências específicas para cada cenário.

Definir notificações de email do usuário

Você pode configurar notificações por email para todos os tipos de política ao criar uma nova política ou editar uma política existente. Essas configurações são encontradas na página Resultados do assistente de criação de política. Visite Definir resultados: notificações e dicas do usuário para obter as instruções completas.

Observação

A capacidade geral do Gerenciamento de Riscos de Privacidade para enviar notificações por email é controlada em Configurações de Priva. Ele está habilitado por padrão. Desativar essa configuração interromperá todos os emails, mesmo que as notificações tenham sido configuradas em um nível de política individual. Saiba mais sobre as configurações de email de notificação do usuário.

Enviar notificações no Teams

Para políticas de transferência de dados, você pode optar por que os usuários recebam dicas e recomendações de políticas em canais seguros do Teams quando uma correspondência de política é detectada. Essas dicas orientam os usuários sobre o uso responsável de dados pessoais. As dicas também incluirão links para treinamento relacionado.

Para saber mais sobre como configurar essas notificações, visite Definir resultados: notificações e dicas do usuário.

Visualizar e personalizar o conteúdo de email

Quando os usuários recebem notificações por email sobre correspondências de política, eles podem seguir solicitações nos emails para tomar imediatamente medidas corretivas. Por exemplo, se uma política de superexposição de dados encontrar uma correspondência para dados pessoais que possam ser muito acessíveis, o email de notificação inclui um link para o item de conteúdo para que o usuário possa revisá-lo e botões para que o usuário marque o item como privado ou mantenha seu nível atual de acesso. As ações sugeridas serão relevantes para cada tipo diferente de política.

Você pode visualizar o conteúdo de email e fazer suas próprias alterações ao ajustar essa configuração no processo de criação ou edição da política. Para visualizar e editar seu conteúdo de email de notificação, siga as etapas abaixo:

  1. Crie ou edite sua política iniciando as etapas descritas no processo de criação de políticas guiadas.

  2. Na etapa Resultados do processo, selecione a caixa ao lado de Enviar um email de notificação aos usuários quando ocorrer uma correspondência de política.

  3. Selecione o botão Visualizar e editar email de notificação que aparece abaixo da caixa de seleção de email de notificação.

  4. Um painel de sobrevoo é exibido com campos de texto pré-preenchidos com o conteúdo de email padrão. Você pode editar qualquer ou todos os campos, que incluem: a linha de assunto do email, o cabeçalho do corpo, o conteúdo do corpo, o nome da exibição de treinamento de privacidade e a URL de treinamento. A visualização do email está na parte inferior do painel de sobrevoo e ele será alterado conforme você fizer edições para o texto padrão. Quando você estiver satisfeito com o conteúdo do email, selecione Salvar para salvar suas configurações. Para descartar quaisquer alterações no email padrão, selecione o X no canto superior direito do painel de sobrevoo para fechá-lo e reverter para o conteúdo padrão.

  5. De volta à página Resultados , selecione Avançar. Continue por meio do assistente e, quando chegar à página Final , examine suas configurações e selecione Enviar.

Suas configurações de notificação agora estarão em vigor para essa política. Se sua política estiver testando, as notificações não serão enviadas. Se sua política estiver ativada, as notificações serão enviadas. Exiba mais detalhes sobre como criar e gerenciar políticas.

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