Analisar o processo empresarial atual
Se você estiver criando seu primeiro aplicativo com o Power Apps, considere seu negócio e o trabalho que você e sua equipe fazem diariamente. Em seguida, identifique um problema de negócios que você está usando um processo manual para resolver. Depois, você pode até pedir ao Copilot que ajude a escolher a solução certa do Power Platform, com base em seu problema.
Casos de uso em potencial para automação são lacunas, reclamações ou ineficiências que existem em seu ambiente de trabalho atual. Processos que ainda exigem papel ou email e processos que exigem que você mova dados manualmente de um lugar para outro (de um email para um banco de dados ou de uma planilha para outra) são prováveis candidatos a serem resolvidos com um aplicativo.
Saber como o aplicativo que você tem em mente beneficia seus colegas e gerentes é importante, especialmente quando você pede cooperação ao criar ou usar os aplicativos. A lista a seguir descreve os tipos de problemas que a plataforma pode resolver:
Disponibilidade: acessar aplicativos a qualquer hora, em qualquer lugar.
Mobilidade: permitir que as pessoas trabalhem com um aplicativo enquanto estão em qualquer lugar.
Consolidação coleta de dados de forma mais automatizada para minimizar a consolidação manual.
Treinamento: atualizar as pessoas e acompanhar seus resultados de treinamento e certificações.
Democratização: melhorar a capacidade de auto-solução de problemas no departamento ou seção.
Inclusão: redução de atritos para funcionários que têm ambientes de trabalho diferentes dos demais funcionários (como trabalhadores remotos ou pessoas com deficiência).
Eficiência: reduzir o tempo necessário para obter o resultado desejado, reduzindo etapas desnecessárias.
Produtividade: aumentar o rendimento de um processo.
Pontualidade: aumentar a velocidade da colaboração de ponta a ponta entre os diferentes participantes.
Escalabilidade: permitir mais rendimento.
Análise: coletar informações extras necessárias e armazená-las de uma forma que permita uma análise mais fácil.
Relatórios: permitir relatórios mais rápidos ou completos para a gerência.
Segurança: armazenar e trabalhar com dados de forma mais segura.
Conformidade: resolver problemas relacionados ao manuseio de informações pessoais, atendendo a requisitos legais ou contábeis.
Sustentabilidade: redução de resíduos (como papel e eletricidade) e poluição.
Identifique os principais colaboradores
Avalie todos os que contribuem para esse processo, incluindo pessoas do seu departamento e outros departamentos que trabalham juntos nesse problema. Familiarize-se com o que eles fazem no contexto do problema de negócios que está sendo resolvido.
Ao começar a documentar o processo empresarial, convém contar com essas pessoas para ajudá-lo a entender cada etapa. Você provavelmente aprenderá ao longo do caminho e talvez precise adicionar novas pessoas à sua equipe de projeto para fornecer suas perspectivas.
No cenário de exemplo deste módulo, os principais colaboradores já foram identificados, conforme mostrado na captura de tela a seguir.
Exemplo: o custo do processo de serviço de equipamento atual
No cenário com o departamento de serviço da loja de mergulho, você já analisou o custo do processo atual de serviço de equipamentos. Como resultado, você descobriu que:
A equipe de vendas leva cerca de 15 minutos para fazer o check-in de um cliente de serviço. Cada representante de vendas captura uma média de seis clientes por dia para o serviço de equipamentos. O custo médio de cada vendedor é de aproximadamente US$ 26,00 por hora.
(4 membros de vendas x 6 solicitações) 24 solicitações de serviço por dia equivalem a US$ 156 diários para criar essas solicitações de serviço manualmente ou US$ 1.092 por semana.
52 semanas x US$ 1.092 = US$ 56.784 por ano
Tom e Steve no departamento de serviço gastam, em média, uma hora fazendo a manutenção de cada peça de equipamento. Devido à natureza manual da entrada de ordens de serviço, eles só podem concluir seis ordens de serviço por dia, embora trabalhem nove horas por dia.
Como a equipe de serviço só consegue concluir 12 pedidos de serviço por dia, mas obtém uma média de 24, eles estão com pedidos em atraso. Como resultado, os clientes levaram seus negócios para outro lugar ou a equipe teve que terceirizar algumas das ordens de serviço para lojas de mergulho concorrentes na área.
A receita média para cada transação de serviço é de US$ 125, portanto, a receita diária de serviço potencial da loja de mergulho é de US$ 3.000.
O custo médio de Tom e Steve é de \US$ 30 por hora, o que equivale a \US$ 540 por dia de trabalho.
A loja de mergulho gasta uma média de US$ 74 em peças diariamente para fazer a manutenção do equipamento.
O custo total do serviço para a loja é de US$ 770 por dia.
Se a loja concluir apenas 12 ordens de serviço por dia, a receita do dia será de US$ 1.500 ou US$ 546.000 por ano menos US$ 280.280 para o custo de peças e mão de obra. Esse cálculo equivale a um lucro de US$ 265.720 para a loja.
Agora imagine a implantação de um aplicativo do Power Apps que minimizaria o custo de entrada de pedidos no sistema, dando aos membros da equipe de serviço mais tempo para atender mais pedidos. Se você cortar os custos de entrada pela metade (levando 7,5 minutos para capturar o que é necessário e coletar fotos e uma assinatura do cliente, tudo em um dispositivo), a mesma solução trará um sistema centralizado e simplificado que Tom e Steve podem seguir para aumentar o número de pedidos que eles podem atender diariamente para oito cada.
Esses números se assemelham à seguinte estimativa de exemplo:
Novo custo: (US$ 78 para entrada de dados, US$ 770 para a equipe de serviço, US$ 98 para peças de serviço) US$ 344.344 anualmente, mas a receita vai para US$ 728.000 para um lucro de US$ 383.656.
US\$ 383.656 a US\$ 265.720 = US\$ 117.936 por ano é o custo potencial de não fazer nada
Como o Copilot pode ajudar
Se você aproveitar as descobertas do cenário acima e usar a função Pergunte ao Copilot no Bing AI ou Copilot no Windows, poderá obter uma recomendação rápida para uma solução do Power Platform. O Copilot foi criado para ajudar a iniciar a solução de problemas.
Você pode experimentar o Copilot com nosso exemplo acima, solicitando algo parecido com isto:
"Estou tentando criar uma solução do Microsoft Power Platform a fim de automatizar processos para o departamento de serviços de minha loja de mergulho. Já analisei o custo do processo atual de manutenção de equipamentos. Como resultado, descobri o seguinte: [e cole os marcadores de nosso exemplo acima]. Como posso usar o Power Platform para me ajudar nesse problema?"
Em segundos, o Copilot lhe dará algumas recomendações sobre como você pode usar o Power Platform para automatizar suas solicitações de serviço, gerenciar suas ordens de serviço, rastrear receitas e previsões, gerenciar peças e compras, analisar lucratividade e até mesmo avaliar a satisfação e a retenção de clientes.
Mesmo que você tenha experiência no uso do Power Platform, usar o Copilot pode auxiliar rapidamente a encontrar uma solução para seu problema.
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Para obter mais informações, consulte os seguintes recursos: