Importar OKRs e iniciativas para Viva Goals com o Excel

Viva Goals permite a importação em massa de objetivos, resultados chave e iniciativas com um modelo padrão do Excel. A importação em massa permite-lhe obter listas pré-existentes de OKRs e Iniciativas e adicioná-las rapidamente a Viva Goals.

Pré-requisitos para importar OKRs

Máximo de OKRs e iniciativas: Apenas 1000 registos podem ser importados ao mesmo tempo. Divida os ficheiros se existirem mais de 1000 OKRs a importar.

Formato de ficheiro: Os ficheiros devem ser guardados apenas como .xlsx (o modelo será fornecido no .xlsx).

Nome do ficheiro: Não mude o nome das folhas, uma vez que é fundamental detetar automaticamente pelo sistema durante o processo de importação. Além disso, não mude o nome/remova os cabeçalhos de coluna do modelo.

Funções e permissões: Apenas os proprietários da organização e os proprietários da equipa têm esta opção ativada.

• Proprietário da organização – permitido importar OKRs e Iniciativas para qualquer equipa e para a organização.

• Proprietário da equipa – permitido importar apenas OKRs e Iniciativas para equipas nas quais o utilizador é proprietário da equipa.

Como importar OKRs e Iniciativas

1. Aceda à Equipa ou à Organização onde pretende importar OKRs e Iniciativas, selecione o menu pendente junto ao botão Adicionar Objetivo e selecione Importar OKRs.

2. Esta ação irá abrir a página a partir da qual pode transferir o modelo de importação.

3. Leia as instruções para utilizar o modelo e selecione a ligação para transferir o modelo do Excel.

   • O modelo do Excel também inclui todas as instruções necessárias na folha Ler-me .
   • Consulte a folha Campos Básicos e Campos Avançados no Excel para saber mais sobre cada campo em detalhe.

4. Preencha os detalhes de OKRs e Iniciativa no separador OKRs e Iniciativa e guarde o ficheiro com a extensão .xlsx.

5. Arraste e largue o livro do Excel preenchido na secção de carregamento de ficheiros (à direita) ou selecione na hiperligação para selecionar o ficheiro a partir do seu armazenamento local.

6. Verá uma pré-visualização de alguns registos do ficheiro para garantir que selecionou o correto.

7. Se o ficheiro estiver correto, selecione Importar.

Importante

O sistema pode demorar algum tempo a importar os registos do ficheiro.

Ver status de importação

Para ver os detalhes da importação status e os detalhes das importações iniciadas nos últimos 28 dias, selecione Ver Estado na faixa apresentada na parte superior ou selecione Preferências de Definições>> da ContaAs Minhas Importações no painel esquerdo.

Assim que a importação estiver concluída, pode transferir o relatório de importação status a partir da página de resumo A Minha Importação para ver quais as OKRs e Iniciativas que foram importadas com êxito e que não foram.

Para registos que não foram importados, veja a coluna "reason" (motivo) no relatório Import status (Importar status). Retifique os erros e volte a carregar no mesmo ficheiro. Tenha em atenção que o sistema não cria registos duplicados se os atributos dos OKRs e Iniciativas, como Proprietário, Título, Período de tempo e Equipa/Organização a que pertence não forem alterados.

Perguntas frequentes

Que formatos de ficheiro são suportados?

Apenas .xlsx ficheiros.

Há alguma limitação que os utilizadores precisem de ter em consideração?

• O número de linhas no Excel não deve ser superior a 1000.
• O limite de tamanho do ficheiro é de 5 MB.
• O ficheiro não deve ser protegido.
• Evite alterar o nome da folha (para deteção rápida), mudar o nome dos cabeçalhos de coluna e remover colunas.

Onde é que os utilizadores podem saber que colunas são necessárias, o que deve ser preenchido e outros detalhes?

O separador Instruções no modelo do Excel explica o que é necessário em detalhe.

Esta funcionalidade só adiciona novas OKRs e Iniciativas?

A funcionalidade também modifica OKRs e/ou Iniciativas existentes se for encontrada uma correspondência exata no sistema de Viva Goals. As correspondências são identificadas com base no Título, Proprietário da OKR ou Iniciativa, Tipo (Organização, Nome da equipa, Individual) e Período de tempo, o que evita a criação de OKRs e Iniciativas duplicadas.

Como podem os utilizadores alinhar um OKR subordinado a um OKR principal?

1. O elemento principal e o OKR subordinado devem existir na folha do Excel.
2. Copie o valor referência OKR do elemento principal para o campo OKR Principal do Subordinado.

Como podem os utilizadores encontrar a status do progresso da importação?

Assim que a importação estiver concluída, será enviado um e-mail ao utilizador com um resumo. Será incluída uma ligação para a página de resumo de importação onde os utilizadores podem transferir a importação status ficheiro do Excel. Este ficheiro fornece status informações para cada OKR no ficheiro do Excel carregado.

Quanto tempo deve demorar a concluir a importação assim que o utilizador submeter o ficheiro?

Dependendo do tamanho do ficheiro e do número de linhas, pode demorar até 30 minutos.

Que utilizadores têm permissão para importar OKRs de um ficheiro do Excel?

O utilizador tem de ter uma destas funções para ser elegível para ver a opção de importação OKR:

• Proprietário de equipe
• Proprietário da organização

Observação

Os proprietários de equipas só podem importar OKRs para equipas onde são os proprietários da equipa e não para o nível da Organização.

Como é que os utilizadores podem saber se os OKRs não foram importados com êxito e como podem recarregar?

A importação status folha do Excel tem uma coluna dedicada que detalha o problema para cada OKR que falhou na operação de importação. Os utilizadores podem ler os detalhes, fazer as alterações necessárias na mesma folha e/ou no sistema Viva Goals e reiniciar o processo de importação com a mesma folha.

Se os proprietários da OKR não fazem parte da organização Viva Goals, um utilizador pode obter permissões de importação?

Não. Os utilizadores têm de existir na Organização Viva Goals durante o período de importação.

Os proprietários, períodos de tempo e equipas da OKR devem existir antes de importar OKRs?

Sim: os proprietários, períodos de tempo e equipas da OKR não podem ser criados ou convidados como parte do processo de importação da OKR. Tentar adicioná-los através da importação resultará num erro.