Colaboração

Importante

O painel será desativado em breve, mas você poderá acessar insights de colaboração em seu aplicativo Insights do Viva no Teams ou na Web. Leia mais sobre essa alteração.

A página Colaboração em seu Painel de insights pessoais ajuda você a refletir sobre a eficácia de seu tempo em reuniões, email, chats e chamadas.

Captura de tela que mostra a página Colaboração Insights do Viva.

Média semanal

A seção média semanal mostra uma estimativa de quanto tempo você passou em reuniões, email, chats e chamadas nas últimas quatro semanas. Essa estimativa é medida como uma porcentagem da semana de trabalho, que se baseia na atividade dentro do horário de trabalho definido, conforme configurado nas configurações do Outlook.

Média Semanal de Colaboração.

Hábitos de reunião

A seção Hábitos de reunião destaca quais são seus hábitos ou práticas em reuniões que você organizou e aceitou. Você pode alternar entre a exibição Hábitos e a exibição Reuniões :

  • A exibição Hábitos mostra dados sobre seus hábitos de reunião com base nas reuniões em seu calendário nas últimas quatro semanas. Ele ajuda você a entender o número de vezes que cada um desses tipos de reunião ocorre do número total de reuniões que você organizou ou aceitou participar.

    Exibição de hábitos de reunião de colaboração.

  • A exibição Reuniões mostra detalhes sobre todas as reuniões em seu calendário nas últimas quatro semanas.

    Exibição de lista de reuniões de colaboração.

    Ícone Descrição
    ícone recur. Representa uma reunião recorrente em seu calendário.
    ícone de reunião de pessoa. Representa uma reunião organizada por você.
    reunião recorrente por você ícone. Representa uma reunião recorrente organizada por você.
    ícone de marca de seleção. Se uma reunião tiver uma marca de seleção em uma coluna, ela atenderá à métrica da reunião especificada. Por exemplo, a reunião começou na hora certa.
    Ícone X. Se uma reunião tiver um X em uma coluna, ela não atenderá à métrica da reunião especificada. Por exemplo, a reunião não começou a tempo.
    ícone dash. Se uma reunião tiver um traço em uma coluna, a métrica de reunião especificada não será aplicável a essa reunião. Por exemplo, a reunião foi cancelada, portanto, iniciar na hora não era aplicável.
    ícone de classificação.ícone classificar para baixo Selecione um nome de coluna na lista Reuniões para classificar a lista por essa coluna em ordem crescente ou decrescente. O ícone de classificação aparecerá ao lado do nome da coluna pelo qual a lista é classificada.

Para obter uma lista de reuniões excluídas da lista de reuniões e métricas, consulte Exclusões de reunião.

Hábitos de comunicação

A seção Hábitos de comunicação mostra o número total de chats (mensagens instantâneas) e emails enviados e lidos durante cada hora do dia nas últimas quatro semanas.

Hábitos de comunicação.

Informações de produtividade

Os insights de produtividade da página Colaboração são baseados em sua atividade de colaboração recente no trabalho. Selecione Exibir sugestões para obter ideias sobre como você pode alterar seus padrões de colaboração atuais.

Sobre as métricas

Esta seção descreve as métricas que a página Colaboração mostra. Ele também descreve como essas métricas são calculadas por Insights do Viva.

Reuniões

As métricas de reunião incluem todas as reuniões que você organizou ou aceitou participar que tenham pelo menos uma outra pessoa participando. O horário da reunião inclui reuniões que ocorrem durante e fora do horário de trabalho definido. O tempo de reunião após o expediente também afeta suas métricas de bem-estar.

Métricas de hábito de reunião

As seguintes métricas de hábito de reunião são incluídas na página Colaboração. Você pode selecionar o ícone de ponto de interrogação ao lado dos hábitos de reunião para ver detalhes semelhantes sobre eles.

  • A alta presença inclui reuniões que você organizou ou aceitou que tiveram uma taxa de resposta maior que 50%.
  • Os convites enviados com um aviso de dias incluem reuniões em que você enviou convites com mais de 24 horas de aviso prévio antes da hora de início agendada da reunião.
  • O link adicionado do Teams inclui reuniões que você organizou e incluiu um link do Teams para atendimento remoto.
  • Nenhuma sobreposição com outras reuniões inclui reuniões que você organizou ou aceitou que não se sobrepuseram a outras reuniões.
  • Nenhum email ou chats durante a reunião inclui reuniões durante as quais você não enviou um número significativo de emails ou chats.
  • As reuniões online ingressadas na hora incluem reuniões do Teams que você ingressou ou iniciou na hora (ou dentro de cinco minutos da hora de início da agenda).
  • Durante o horário de trabalho inclui reuniões que você organizou ou aceitou participar durante seu horário de trabalho.

Exclusões de reunião

Os seguintes tipos de reunião são excluídos das métricas de reunião:

  • Reuniões cujo comprimento é igual ou maior que 24 horas. Notavelmente, isso também exclui reuniões todos os dias : captura de tela que mostra a caixa de seleção de reunião durante todo o dia no Outlook.

  • Reuniões marcadas como Privadas

  • Reuniões com nenhum outro participante que não seja você, por exemplo, quando você bloqueia o tempo de foco em seu calendário ou define lembretes

  • Reuniões para as quais o Show As está definido como qualquer um dos seguintes valores:

    • Disponível
    • Trabalhando em outro lugar
    • Provisório
    • Ausência Temporária

Observação

Insights do Viva conta reuniões reservadas duas vezes apenas uma vez para cálculos de métrica. Por exemplo, se você tiver duas reuniões agendadas para as 10:00 às 11:00 do mesmo dia, Insights do Viva conta isso como apenas uma hora de hora de reunião.

Email

Email métricas estimam quanto tempo você gastou enviando e lendo emails, em todos os dispositivos, como laptops e telefones celulares. Somente os emails que têm seu nome ou um grupo do qual você é membro, na linha To ou na linha Cc estão incluídos. Os emails que você exclui sem abrir não estão incluídos.

Cada email enviado é atribuído a 5 minutos. Cada email aberto é atribuído a 2,5 minutos. No entanto, tempos mais curtos são atribuídos para os seguintes cenários:

  • Se você enviar um email e abrir ou enviar outro dentro de 5 minutos, o tempo entre as duas ações será atribuído ao primeiro email.
  • Se você abrir um email e abrir ou enviar outro dentro de 2,5 minutos, o tempo entre as duas ações será atribuído ao primeiro email.

Além disso, o tempo que você gasta enviando ou lendo email fora de suas horas de trabalho definidas (conforme definido pelas configurações do Outlook) afetará suas métricas de bem-estar.

Chats e chamadas

Insights do Viva conta suas chamadas de áudio, chamadas de vídeo e chats (mensagens instantâneas) que ocorrem no Teams como atividades de colaboração, que são calculadas da seguinte maneira:

  • Cada chat ou mensagem instantânea enviada conta o tempo como 30 segundos.

  • Cada chat que você recebe conta como zero segundos no tempo porque, empiricamente, o tempo gasto em mensagens enviadas é um bom preditor da duração total das sessões do Teams.

  • Cada chat ou mensagem instantânea dentro de uma janela de tempo de 15 minutos é contada como um chat.

  • Para cada chamada improvisada, Insights do Viva usa a duração real da chamada. Uma chamada improvisada ou ad hoc é uma chamada não programada que não está incluída em seu calendário.

  • Para chamadas agendadas como reuniões em seu calendário, o tempo conta como zero segundos porque essas chamadas já estão sendo contadas como hora da reunião.

    Observação

    Os chats dos canais do Teams são excluídos das métricas.

Documentos

Insights do Viva também mostra informações para documentos do OneDrive e do SharePoint em que você trabalhou. Como um participante Insights do Viva, você verá os seguintes insights:

  • O número de documentos de nuvem em que você trabalhou (leitura, edição ou revisão).
  • O número de documentos de nuvem em que você trabalhou fora do horário de trabalho.

Para ver esses insights, você deve ter trabalhado em pelo menos três documentos de nuvem do OneDrive ou do SharePoint durante a última semana.

Dicas de colaboração

Você pode perder um valioso tempo de colaboração se estiver gastando muito tempo em email ou chamadas improvisadas ou em reuniões ou chats. Pesquisas mostram que normalmente fazer apenas quatro a cinco coisas de forma diferente pode permitir que você aumente seu tempo de colaboração em 18 a 24%.

  • Hora do email em lote: para reduzir a distração, tente verificar sua caixa de entrada uma vez por hora. Se isso funcionar bem, tente verificar email a cada duas horas e assim por diante. Descubra quanto tempo você pode voltar.

  • Agrupar suas reuniões em seu calendário: se seu calendário estiver fragmentado com reuniões, tente agrupar suas reuniões em seu calendário, para que você tenha blocos gratuitos mais longos disponíveis para colaboração em equipe.

  • Reduza as reuniões que você participa e agenda:

    • Menos reuniões permitem mais tempo para colaboração. Examine suas reuniões recorrentes para garantir que elas sejam um bom uso do tempo a cada semana.
    • Verifique as listas de participantes das reuniões que você organiza. Tente condensar reuniões com participantes idênticos.
    • Em uma cultura de escritório onde as reuniões preenchem o dia, aproveita ao máximo o seu. Ao definir expectativas e deixar as metas claras com antecedência, as reuniões podem se tornar mais eficientes, dando a você e seus colegas algum tempo de volta.
  • Manter o tamanho da reunião sob controle: reuniões pequenas e curtas são mais propícias à tomada de decisões, pois isso leva os participantes a se comunicarem mais rapidamente e se concentrarem em fazer o trabalho. Pesquisas mostram que cada pessoa adicionada ao grupo de reuniões ao longo de sete reduz a eficácia da decisão em 10%. Considere tornar o tamanho da reunião pequeno para evitar a sobrecarga de tomada de decisão.

  • Responda às reuniões a tempo: responda aos convites da reunião a tempo para que sua equipe saiba o que esperar. Os colegas de trabalho podem se preparar melhor para reuniões quando têm uma boa noção de quem planeja participar.

  • Dê às pessoas tempo para se preparar para reuniões: convites de última hora às vezes são necessários, mas suas reuniões podem ser mais eficazes se você der aos participantes algum tempo para se prepararem.

  • Incluir o link do Teams para participantes remotos: considere adicionar um links do Teams às suas reuniões para acomodar participantes remotos.

  • Inclua agendas de reunião e itens de ação em seus convites: adicione agendas e itens de ação para aproveitar ao máximo suas reuniões. Considere adicionar clareza para o que você gostaria que os participantes fizessem com arquivos anexados em seus convites de reunião.

  • Iniciar e encerrar reuniões a tempo:

    • Quando as reuniões começam a tempo, elas são mais propensas a concluir a tempo e atender aos objetivos da reunião. Considere o tempo de bloqueio para preparação antes do início das reuniões para evitar inícios tardios.
    • Melhores práticas de reunião podem melhorar a produtividade, o compartilhamento de informações, a inovação, a tomada de decisões e a colaboração em equipe.
  • Cancelar reuniões um dia antes: se possível, envie cancelamentos aos participantes no dia anterior. Faça o seu melhor para planejar com antecedência para que os participantes possam reutilização ideal desse tempo.

  • Tire longos threads de email offline: para threads de email longos que aumentam ao longo de algumas semanas, considere tirar o email offline e agendar uma reunião para sincronizar.

  • Agendar a reunião durante o horário de trabalho: para reuniões não urgentes, agendar-as durante o horário de trabalho definido dos participantes é uma boa prática que respeita o bem-estar das pessoas.

  • Evite multitarefa durante as reuniões: pesquisas mostram que apenas ter seu smartphone por perto prejudica a capacidade cognitiva em par com os efeitos da falta de sono. Considere guardar seu telefone durante as reuniões para dedicar total atenção a eles.