Análise de processos empresariais

Quando você e seus colegas de trabalho executam uma série organizada de etapas para atingir uma meta, você participou de um processo de negócios. Por exemplo, o processo de contratação da sua organização pode consistir em obter leads, selecionar candidatos, realizar entrevistas, fazer uma oferta e enviar novas contratações ao RH para integração. Processos comerciais posteriores podem ter metas de treinamento ou coaching.

Você pode melhorar seus processos empresariais analisando-os, como medindo seu custo em tempo e dinheiro. Por exemplo, sua empresa realiza rotineiramente uma auditoria de segurança da informação e seu CFO ou CIO pode querer saber se o tempo certo está sendo gasto nessas auditorias e se os funcionários corretos (funções) estão participando delas.

Para descobrir, você pode realizar uma análise executando uma consulta de processo comercial (como para contratação ou auditoria) com um filtro de consulta ou um filtro de métrica.

Para analisar um processo empresarial:

  1. Definir um conjunto de dados – verifique se você está analisando apenas dados relevantes em todos os aspectos, como organizacional e geograficamente.
  2. Definir um processo de negócios – defina o processo de negócios que você deseja analisar dentro do conjunto de dados que você definiu na etapa anterior.
  3. Analisar um processo de negócios – use o designer de consulta e selecione o processo de negócios como um parâmetro.

As seções a seguir descrevem essa análise.

Arte conceitual: três etapas.

Observação

Depois de definir um conjunto de dados, todos os outros analistas com acesso a essa partição poderão usá-lo. Da mesma forma, depois que você definir um processo de negócios, todos os outros analistas na partição também podem usá-lo.

Definir um conjunto de dados

Antes de definir um processo de negócios, você precisa selecionar o conjunto de dados aplicável a esse processo. Por exemplo, você pode querer responder a esta pergunta: "Quanto tempo nossa equipe de vendas gasta em atividades de vendas?"

Você começa limitando o conjunto de dados de sua consulta mantendo apenas os dados organizacionais que se aplicam à análise – nesse caso, reuniões que foram atendidas por pelo menos um representante de vendas.

Para definir um conjunto de dados, use o seguinte procedimento:

Etapas do conjunto de dados

Função: Analista

Todos os processos de negócios que você cria devem ser baseados em um conjunto de dados. Por esse motivo, a criação de pelo menos um conjunto de dados é obrigatória para que você possa prosseguir para Definir um processo de negócios.

Por exemplo, as etapas a seguir definem dados de análise para reuniões de um determinado comprimento que contou com a presença de pelo menos um representante de vendas.

  1. Em Analisar, selecione Análise do processo de negócios.

  2. Selecione Conjuntos de dadose, em seguida, selecione Adicionar conjunto de dados.

    novo conjunto de dados.

  3. Na página Novo conjunto de dados , digite um nome e, opcionalmente, uma descrição para seu novo conjunto de dados. (Neste exemplo, fornecemos SalesDataSet como o nome do conjunto de dados.) Selecione Continuar.

    Nome do conjunto de dados fornecido.

  4. Para o período de tempo, selecione datas de início e término. Todas as reuniões que ocorreram fora desse período de tempo são excluídas do conjunto de dados.

  5. Para exclusões de reunião, especifique uma regra de exclusão de reunião ou aceite o padrão, a regra de exclusão de reunião padrão do locatário.

  6. Para Quais reuniões você deseja incluir nos resultados da consulta, defina filtros para escopo do conjunto de dados para a análise. Por exemplo, para filtrar reuniões específicas, selecione Adicionar filtro e selecione Reunião:

    Adicione um filtro de Reunião.

  7. Nas caixas à direita de Reuniões, selecione Duração (em horas), < (menor que) e 0,5 (horas).

  8. Na próxima linha, selecione Participante e selecione a função de trabalho (como Vendas) para os participantes da reunião.

    Adicionar um filtro Participante.

  9. Para Organizadores, selecione FunctionType, Equals e Sales. (As opções disponíveis são determinadas pelos dados organizacionais que o administrador Insights do Viva carregou.)

    Vendas como tipo de função.

  10. Selecione Enviar para criar o conjunto de dados que corresponde a esses critérios (e nenhum outro dado). O tempo de processo para o conjunto de dados varia dependendo de seu tamanho.

Status do conjunto de dados

Ao selecionar Enviar, você verá os seguintes status possíveis em Analisar> Conjuntos dedados de análise > deprocesso do Business:

  • Em andamento – mostra que o sistema está processando um novo conjunto de dados, que pode levar alguns minutos até algumas horas, dependendo do tamanho.
  • Pronto – Depois que o sistema criar com êxito o conjunto de dados, ele estará pronto para ser usado por você e outros analistas em novas definições e análises de processo comercial.
  • Vazio – significa que os filtros definidos causaram um conjunto de dados vazio. Examine as opções de filtros e crie um novo conjunto de dados com filtros que criarão um subconjunto significativo de seus dados.
  • Falha – mostra quando o sistema falhou ao criar o novo conjunto de dados. Se você vir esse status e souber que o conjunto de dados tem todas as seleções corretas e deve funcionar, dê ao sistema alguns dias para processar a falha. Porque quando a equipe Microsoft vir uma falha no conjunto de dados, eles investigarão e tentarão corrigir a falha para você. Para pedir ajuda com um conjunto de dados com falha, consulte Suporte a insights avançados em Obter suporte.

Página conjuntos de dados.

Ações de conjunto de dados

Depois que um conjunto de dados for processado, você poderá exibi-lo, usá-lo ou excluí-lo, mas não poderá editá-lo. Além disso, você só pode excluir um conjunto de dados quando nenhum processo comercial o estiver usando. Depois de excluir um conjunto de dados, ele não poderá ser recuperado.

Para exibir ou excluir um conjunto de dados, vá para Analisar> Conjuntos dedados de análise > deprocesso do Businesse use as opções Exibir ou Excluir.

Definir um processo empresarial

Antes de analisar um processo de negócios em sua organização, você precisa defini-lo. Você define um processo de negócios montando uma lista de palavras-chave que normalmente são encontradas em linhas de assunto de reunião associadas a esse processo. Essa lista define o filtro de processo empresarial. Selecione estas palavras-chave na página Novo processo de negócios em Analisar:

Página inicial do processo biz.

Observação

Atualmente, você pode usar apenas palavras-chave em inglês no processo de definição de um processo de negócios. Isso se mantém verdadeiro mesmo que sua instância do aplicativo esteja em um idioma diferente do inglês.

Etapas do processo empresarial

O exemplo a seguir mostra como examinar uma duração específica das reuniões em que um dos mais representantes de vendas participou. Para garantir que os dados sejam restritos ao grupo Vendas, as etapas usam o "SalesDataSet" definido nas etapas do conjunto de dados.

Para criar um processo de negócios, você precisa fazer o seguinte:

  1. Criar um novo processo de negócios
  2. Definir uma lista de palavras-chave

Criar um novo processo de negócios

Papel: Analista

Faça o seguinte para criar e nomear um novo processo de negócios.

  1. No aplicativo, selecione Analisar>análise de processo de negócios.

    Exibição da lista de processos empresariais.

  2. Selecione Adicionar processo empresarial.

    Adicione um processo de negócios.

  3. No processo Novo Negócio, insira um nome e uma descrição opcional para este novo processo de negócios, como interações de vendas, e selecione Continuar.

  4. Para o conjunto de dados, selecione qual conjunto de dados usar para essa análise, como SalesDataSet.

  5. Para Tipo de conteúdo, mantenha Reuniões selecionado e selecione Continuar.

  6. Continue até a próxima seção para definir as palavras-chave.

Definir palavras-chave

Função: Analista

Faça o seguinte para definir o vocabulário para o processo de negócios. Inicie na página Novo processo de negócios :

Seleção de palavra-chave.

Como analista, você precisa encontrar as palavras-chave que representam mais efetivamente o processo de negócios. O sistema pode ajudá-lo a encontrar essas palavras-chave. Você começa inserindo palavras com base no que os usuários normalmente usam ao se referir ao processo. Em seguida, o sistema usa essas palavras como indicações para descobrir conteúdo adicional que pode ser relevante. Por exemplo, o seguinte define palavras relacionadas às interações de vendas.

  1. No campo marcado Inserir um termo de pesquisa, digite compra e pressione Enter. O sistema pesquisa conteúdo relacionado à "compra" e exibe os resultados em uma tabela.

    Tabela de resultados.

  2. Opcionalmente, você pode classificar os valores nas colunas da tabela selecionando um cabeçalho na tabela, como Classificação, Palavra-chave, horas de reunião do participante ou Número de reuniões.

    Observação

    A coluna Classificação indica a classificação de relevância. Na ilustração anterior, uma classificação de 1 indica que a palavra-chave "conta" é a mais relevante para o termo de pesquisa especificado "compra". O conceito é semelhante ao ranking nos resultados da pesquisa de página da Web.

  3. Examine as palavras na coluna Palavra-chave para localizar o que se relaciona mais com o processo comercial a ser analisado, como "Atividades de vendas".

    Para ter certeza de que você está olhando para o conteúdo relevante, você pode examinar esses termos mais de perto, da seguinte maneira:

    • Localizar palavras-chave relacionadas – Expanda a palavra-chave selecionando o sinal ">" (maior que) à esquerda. Isso mostra frases de várias palavras que incluem a palavra-chave. Por exemplo, se você expandir o lead de palavra-chave, poderá ver "lead qualificado" ou "geração de chumbo". Para cada palavra-chave, você pode ver o número de reuniões que a contêm em sua linha de assunto e o tempo gasto nessas reuniões (horas de reunião do participante).

    • Exibir os metadados de reuniões reais – selecione uma palavra-chave para ver uma lista de reuniões cujas linhas de assunto continham essa frase exata, juntamente com informações adicionais, como o número de participantes e se a reunião é recorrente. Se essas reuniões forem relevantes para o processo de negócios, considere selecionar essa palavra-chave para o processo de negócios.

  4. Depois de decidir que uma palavra-chave é relevante, você pode incluí-la passando o mouse sobre a linha da palavra-chave para ver a caixa de seleção à esquerda dela e, em seguida, selecionar a caixa de seleção para ela.

    Mandato não selecionado.

  5. Depois que um ou mais termos forem selecionados, selecione Adicionar selecionado e selecione Palavras-chave incluídas.

    Adicione termos à lista.

    Depois de incluir um termo, você o verá na lista Palavras-chave incluídas à direita da tabela de resultados:

    Termo adicionado à lista.

  6. Opcionalmente, você pode excluir explicitamente os termos da lista de palavras-chave repetindo a etapa anterior e selecione Palavras-chave Excluídas.

    Observação

    À medida que você adiciona palavras-chave, o sistema se torna mais consciente do contexto e começa automaticamente a descobrir mais conteúdo relevante para as palavras-chave que você adicionou e o mostrará na lista de resultados.

  7. Talvez você já conheça as palavras-chave que sua empresa usa para um processo empresarial. Para inseri-las manualmente, selecione Palavras-chave Incluídas>Adicionar e, em seguida, insira a palavra-chave (ou várias palavras-chave separadas por ponto-e-vírgula) e pressione Enter. Da mesma forma, para palavras-chave que você deseja excluir explicitamente, use a opção Palavras-chave excluídas.

  8. Veja os números de horas de reunião e reuniões na parte superior da página:

    Horário da reunião.

    Os totais (229,5 mil e 409 mil) refletem as horas de reunião e as reuniões em todo o conjunto de dados. Os números menores refletem os números de horas de reunião (11.K) e reuniões (20K) nos dados associados às palavras-chave que você adicionou atualmente ao processo de negócios. Esses números menores mudam conforme você adiciona ou exclui palavras-chave.

    Se você estiver familiarizado com o processo de contratação, esses números podem indicar que suas palavras-chave definidas são muito estreitas (poucas reuniões e horas) ou muito amplas (muitas), após o qual você pode ajustar adequadamente adicionando ou excluindo palavras-chave.

  9. Você pode ter adicionado algumas palavras-chave e sentir que não terminou, mas não tem mais tempo. Nesse caso, você pode selecionar Salvar rascunho, retornar posteriormente e retomar de onde parou.

    Opções de processo de negócios.

  10. Quando terminar de definir o processo de negócios, selecione Enviar, que só estará disponível quando pelo menos uma palavra-chave estiver presente na lista Palavras-Chave Incluídas . O sistema inicia o processamento e mostra um status em andamento.

Status do processo comercial

Os processos empresariais podem ter o seguinte status:

  • Rascunho – Para um processo de negócios de rascunho no qual você está trabalhando, mas ainda não selecionou Enviar .

  • Em andamento – depois de enviá-lo e o sistema estiver processando-o, o que é feito durante o ciclo de processamento de dados do Microsoft 365 semanal regularmente agendado.

  • Pronto – O processo de negócios foi processado com êxito e pode ser usado em consultas por um analista na mesma partição.

  • Falha – o processamento falhou. Se um processo de negócios falhar, você poderá pedir ajuda. Consulte Obter suporte para obter detalhes.

    Status do processo comercial.

Ações de processo empresarial

Depois que um processo de negócios estiver pronto, você poderá exibi-lo, usá-lo ou excluí-lo. No entanto, você não pode editá-lo, a menos que ainda esteja no estado de Rascunho . Você só pode excluir um processo comercial que não está sendo usado em uma ou mais consultas recorrentes. Depois de excluir um processo comercial, ele não poderá ser recuperado.

Para exibir ou excluir um processo de negócios, acesse Analisar>a análise> de processosempresariais Processos comerciais e use as opções Exibir ou Excluir.

Analisar um processo empresarial

Você analisa processos de negócios do mundo real executando consultas de reunião ou pessoa por meio do designer de consulta do aplicativo. Ao fazer isso, você usa um "processo de negócios" digital – do tipo que definiu nas etapas do processo de negócios – como um filtro.

Crie sua consulta e escolha suas métricas para que a filtragem por esse processo de negócios digitais concentre a consulta no conjunto de atividades de colaboração (o conjunto relevante de reuniões) que você deseja analisar.

Você pode filtrar por processos empresariais onde quer que a opção Reunião esteja disponível como um filtro ou uma personalização de métrica. No primeiro dos exemplos a seguir (para uma consulta de reunião), a opção Reunião está disponível como um filtro; no segundo exemplo (para uma consulta de pessoa), a opção Reunião está disponível como uma personalização de métrica.

Usar um processo de negócios em uma consulta de reunião

Em consultas de reunião, os processos empresariais só estão disponíveis como filtros para reuniões, conforme descrito nas etapas a seguir.

  1. Em Analisar>Designer de Consulta, em Consulta, selecione Iniciar Reunião>>Próxima.

  2. Selecione Configurar consulta e insira informações iniciais sobre ela, como nome, período de tempo e exclusões.

  3. Em Selecionar filtros, selecione Reunião.

    Selecione filtros.

  4. Ao lado do Meeting's, selecione Processo de negócios.

    Selecione processo comercial.

  5. No campo à direita, selecione um processo comercial disponível. Somente processos empresariais no estado "Pronto" estão disponíveis.

  6. Nos dados organizacionais, selecione BusinessProcesses como um atributo a ser incluído na consulta.

  7. Conclua a definição da consulta e selecione Executar.

Interpretar os resultados da consulta

Os resultados das consultas de reunião nas quais você especificou um filtro de processo comercial conterão uma coluna chamada BusinessProcesses. Esta coluna conterá o nome do processo comercial correspondente para cada linha de reunião nos resultados. Se vários processos empresariais corresponderem a uma única reunião, essa coluna conterá uma lista delimitada por vírgulas de nomes de processo empresarial correspondentes para a reunião.

Para obter informações gerais sobre como examinar os resultados da consulta, consulte Exibir, baixar e exportar resultados de consulta.

Usar um processo de negócios em uma consulta de pessoa

Em consultas pessoais, os processos empresariais estão disponíveis como filtros para reuniões que são usadas para personalizar métricas, conforme descrito nas etapas a seguir.

  1. Em Analisar>Designer de Consulta, em Consulta, selecione Introdução>Pessoa>Próxima.

  2. Selecione Configurar consulta e insira as informações aplicáveis para a consulta, como nome, período de tempo e exclusões.

  3. Em Selecionar métricas, selecione uma métrica, como horas de colaboração.

  4. Para a métrica Horas de colaboração, selecione Editar (o ícone de lápis) para personalizá-lo.

  5. Selecione Adicionar filtro.

    Adicione um filtro.

  6. Para horas de colaboração em que, edite o filtro e use um processo comercial aplicável. Somente processos empresariais no estado "Pronto" estão disponíveis para seleção.

  7. Conclua a definição da consulta e selecione Executar.

Interpretar os resultados da consulta

A consulta resulta na qual você especificou um filtro de processo comercial incluirá uma coluna chamada BusinessProcesses. Esta coluna conterá o nome do processo comercial correspondente para cada linha de reunião nos resultados. Se vários processos empresariais corresponderem a uma única reunião, essa coluna conterá uma lista delimitada por vírgulas de nomes de processo empresarial correspondentes para a reunião.

Após a execução da consulta, examine seus resultados conforme descrito em Entender e interpretar a saída da consulta e exibir, baixar e exportar resultados da consulta.

Privacidade de dados

O recurso de análise de processo comercial segue os padrões de privacidade de dados de Insights do Viva, que são descritos nas configurações de privacidade.

Para definir um processo de negócios, você deve usar linhas de assunto de reunião, mas o acesso às linhas de assunto de reunião é restrito por duas das configurações disponíveis de privacidade de dados: linhas de assunto hash e Excluir termos das linhas de assunto. Essas configurações afetam sua capacidade de definir um processo de negócios, conforme descrito aqui:

Linhas de assunto hash

Você pode usar essa configuração para controlar se deve mostrar linhas de assunto legíveis ou hashed nos resultados da consulta de reunião .

Linhas de assunto hash.

Se o administrador Insights do Viva tiver escolhido criar linhas de assunto hash definindo a opção linhas de assunto hash como Sim, as linhas de assunto das reuniões mostradas nos resultados da consulta se tornarão ininteligíveis.

No entanto, essa opção também torna as linhas de assunto inutilizáveis para análise de processo comercial. Portanto, quando essa configuração estiver em vigor, se você selecionar Adicionar processo de negócios no procedimento para Criar um novo processo de negócios, verá um aviso informando que a análise do processo comercial não está disponível. Para habilitá-lo novamente, entre em contato com seu administrador Insights do Viva e peça que eles definam a opção linhas de assunto hash como No.

Excluir termos de linhas de assunto

Por motivos de privacidade de dados, talvez você queira excluir reuniões específicas da análise. (Para obter mais informações, consulte Excluir conteúdo de linhas de assunto.) Você faz isso adicionando palavras que ocorrem nas linhas de assunto dessas reuniões à lista Excluir termos de linhas de assunto na página Configurações de privacidade :

Exclua termos das linhas de assunto.

Como a exclusão de termos afeta sua análise de processos empresariais? Isso afeta sua capacidade de definir palavras-chave, que é a tarefa central na definição de um processo de negócios. Isso ocorre porque você define um processo de negócios em cima de um conjunto de dados e dentro desse conjunto de dados estão as palavras que você pode adicionar como palavras-chave. Se o administrador excluir uma palavra (como "fusão" ou "aquisição") da análise em geral, isso também a excluirá de conjuntos de dados e, consequentemente, da análise do processo comercial.

A exclusão de termos não funciona retroativamente; ou seja, as exclusões funcionam apenas em novos dados. Uma exclusão entrará em vigor se todos os seguintes forem verdadeiros:

  • Você cria o conjunto de dados depois que o administrador cria a exclusão.
  • Você cria o conjunto de dados após a conclusão da atualização semanal de dados. (Os dados de colaboração que o aplicativo usa são atualizados uma vez por semana, no domingo. O aplicativo então processa os novos dados, que são exibidos um dia depois, na segunda-feira.)
  • Você define o conjunto de dados para usar novos dados. Ou seja, conforme você define o conjunto de dados, para o período de tempo, selecione as datas que ocorrem inteiramente depois que a exclusão foi definida e os dados foram atualizados.

O exemplo a seguir mostra como isso pode se desdobrar:

Data Evento
1/1/2020 Um cliente começa a usar o aplicativo de insights avançados.
4/1/2020 Um administrador exclui o termo "fusão".
4/8/2020 A atualização semanal de dados ocorreu. Todos os novos dados que chegaram durante a atualização respeitarão a exclusão; isso significa que todos os conjuntos de dados com base nesses dados excluirão a palavra "fusão". (Além disso, todos os dados que chegarão no futuro respeitarão a exclusão.)
4/9/2020 Um analista define um conjunto de dados, chamado "DS1", para o período 1/1/2020 – 4/1/2020. Esse conjunto de dados NÃO respeita a exclusão, o que significa que a palavra "fusão" não está excluída.
4/9/2020 Um analista cria um processo de negócios que usa o conjunto de dados DS1 e depois o usa em uma consulta. Esse processo comercial não respeita a exclusão e, portanto, ainda contém a palavra "fusão".
8/1/2020 Um analista define um conjunto de dados, chamado "DS2" para o período 01/05/2020 – 01/08/2020. Esse conjunto de dados respeita a exclusão e, portanto, não contém a palavra "fusão".
8/5/2020 Um analista define um processo de negócios que usa o DS2 do conjunto de dados e depois o usa em uma consulta. Esse conjunto de dados (e, portanto, o processo comercial que o usa) respeita a exclusão e não contém a palavra "fusão".