Passo a passo da regra de exclusão de reunião

Como analista, você pode trabalhar com regras de exclusão de reunião das seguintes maneiras:

Proprietários – Insights do Viva Analistas têm acesso completo a esta página e analistas limitados têm acesso somente leitura. Para obter detalhes, confira Atribuir funções a administradores e analistas.

Configurações de exclusão de analista

Para obter mais informações

Ferramentas e conceitos têm mais informações sobre áreas de tela, ferramentas na tela e ideias para ajudá-lo a trabalhar com regras de exclusão de reunião. Ele contém as seguintes seções:

  • Resumos de progresso mostram seu progresso, incluindo em qual etapa você está e os efeitos das etapas de exclusão de reunião atuais e concluídas.

  • A área de trabalho de personalização descreve as ferramentas na tela que você pode usar para definir exclusões efetivas de reunião, incluindo o seguinte:

    • A nuvem do Word consiste em palavras-chave tiradas das linhas de assunto das reuniões, o que ajuda você a entender quais personalizações você pode querer fazer à sua exclusão.
    • A pesquisa de palavras-chave é usada para encontrar uma palavra-chave específica que pode ser usada em linhas de assunto de reunião.
    • A tabela de frases mostra o contexto em que as palavras-chave são encontradas. Conhecer esse contexto ajuda você a decidir se deve manter ou excluir a palavra-chave e suas reuniões associadas.
  • Várias regras de exclusão de reunião podem existir simultaneamente. Para saber como eles são aplicados no Insights do Viva, consulte Aplicação de regras de exclusão de reunião. Para obter uma visão geral de alto nível das regras de exclusão de reunião, consulte Introdução às regras de exclusão de reunião.

Para exibir regras de exclusão de reunião

Você pode exibir as regras de exclusão de reunião existentes ou criar novas nas configurações de Analista. As exclusões de reunião mostram todas as regras que você ou outros analistas criaram e publicaram, e regras que as pessoas começaram a definir e depois salvas no formulário de rascunho.

  1. Abra Insights do Viva. (Se esse link não funcionar, experimente este link em vez disso.) Se solicitado, insira suas credenciais de trabalho.

  2. Em Configurações> de analistaExclusões de reunião, selecione Ativo para listar as regras ativas, o que inclui o seguinte:

Ordem de lista de regras

As regras ativas estão listadas na seguinte ordem:

  • A regra preferencial – a regra "preferencial" estará no topo da lista. Consulte Selecionar qual regra usar. Quando você começa a usar Insights do Viva, essa é a regra padrão de exclusão de reunião.
  • Regras favoritas – você pode selecionar uma regra como uma das favoritas. Isso o move para o topo da lista após a regra preferencial, entre outras regras marcadas como favoritas.
  • Outras regras – Regras que não são a regra preferencial e que não foram marcadas como favoritas são listadas após os favoritos.

Criar uma regra de exclusão de reunião

Uma regra de exclusão de reunião é um filtro aplicado aos dados da reunião.

Definir que tipo de exclusão de reunião usar faz parte do trabalho de preparação de dados que você, como analista, deve fazer antes de começar a trabalhar com Insights do Viva dados. Você só pode criar essas regras depois de carregar seus dados organizacionais.

Quando você inicia uma nova regra de exclusão de reunião e antes de adicionar quaisquer exclusões a ela, o conjunto de reuniões a serem analisadas inclui 100% das reuniões encontradas nas caixas de correio do Outlook de funcionários licenciados que usam Microsoft 365. À medida que você adiciona termos de filtro ou exclusões a essa regra de exclusão, você reduz gradualmente o número de reuniões e horas de reunião que serão usadas em cálculos de métricas durante a execução da análise em Insights do Viva.

Passo a passo de como adicionar uma regra de exclusão de reunião

Insights do Viva etapas durante a criação de uma regra de exclusão de reunião personalizada. O fluxo de exclusão da reunião, que é descrito na segunda tarefa a seguir, contém cinco etapas, uma para cada tipo de reunião que geralmente é excluído da análise.

Para iniciar uma regra de exclusão de reunião

Nesta tarefa, você abre a página exclusões de reunião e nomeia a regra que você criará.

  1. Abra Insights do Viva. (Se esse link não funcionar, experimente este link em vez disso.) Se solicitado, insira suas credenciais de organização.

  2. Nas configurações do Analista, selecione Adicionar regra de exclusão.

  3. Em Nova exclusão, selecione Exclusão de reunião ou exclusão de participantes:

    Escolha tipo de exclusão.

    Para obter informações sobre como escolher entre a exclusão da reunião e a exclusão do participante, consulte Selecionar tipo de exclusão.

  4. Se você selecionou a exclusão do participante, escolha os tipos de convidados cujos dados você deseja excluir da análise, incluindo aqueles que não responderam aos convites de reunião, aqueles que responderam como Provisórios aos convites de reunião ou ambos os tipos de convites:

    Exclua esses convites.

    Depois de selecionar uma ou ambas as opções, você verá o número de convidados que serão excluídos da análise.

    Para obter mais informações, confira Exclusões de participantes.

  5. Em Nova exclusão, você verá os tipos de reuniões que geralmente são excluídas da análise. As etapas a seguir permitem personalizar cada uma dessas exclusões.

    Você pode optar por usar a exclusão sugerida pelo sistema para cada etapa ou personalizar a exclusão retendo ou excluindo reuniões adicionais. Se você não quiser usar uma exclusão sugerida, sempre poderá optar por não aplicá-la. Depois de ter exclusões personalizadas para cada uma das cinco etapas, você pode fazer edições na regra de exclusão antes de publicá-la para uso futuro.

    Cinco etapas de exclusão.

    Observação

    As cinco primeiras etapas desta lista são para excluir dados sobre reuniões com base no tipo de reunião. Na sexta etapa da lista, você exclui dados sobre os participantes, com base na resposta que eles deram ao convite da reunião. Para obter mais informações, confira Selecionar tipo de exclusão.

  6. Insira um nome e, opcionalmente, uma descrição para a regra de exclusão, selecione Avançar e, em seguida, faça as etapas a seguir para criar uma regra de exclusão de reunião.

    Observação

    Você pode ignorar a adição da exclusão desmarcando a caixa de seleção Usar essa exclusão antes de selecionar Avançar:

    Ignore essa exclusão.

Para criar uma regra de exclusão de reunião

Agora que você criou uma estrutura para sua nova regra, use as etapas a seguir para adicionar e, opcionalmente, personalizar exclusões individuais.

Cuidado

Ao criar uma regra de exclusão (a qualquer momento antes de selecionar Publicar), não feche seu navegador. Qualquer trabalho que você tenha feito para criar uma regra será perdido se você fechar o navegador.

Observação

Ao definir exclusões nas etapas a seguir, você pode salvar a regra de exclusão como um rascunho a qualquer momento. (Para fazer isso, selecione Salvar como rascunho no canto inferior direito.) Depois de salvar um rascunho de uma regra, você pode continuar a definir a regra ou fechar o navegador com segurança. Para obter mais informações sobre como editar uma regra salva, consulte Editar uma regra de rascunho.

  1. Excluir reuniões canceladas – a primeira etapa é excluir reuniões que foram canceladas. Para esta etapa, você não pode alterar o filtro padrão. Para adicionar essa exclusão à sua regra, selecione Avançar.

  2. Excluir pequenas reuniões – assim como para reuniões canceladas, você não pode alterar o filtro padrão para essa exclusão. No entanto, você pode alterar a forma como ela é aplicada especificando exceções à exclusão. Você faz isso com as seguintes ferramentas na tela: nuvem do Word, pesquisa de palavras-chave e tabela Frase.

    Opcionalmente, selecione palavras na nuvem de palavras, inspecione seu impacto nas Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e designe uma ou mais como exceções a essa exclusão. Você pode pesquisar palavras-chave ou frases adicionais que não estão presentes na nuvem de palavras digitando-as na caixa de pesquisa acima da tabela de frases. Para obter mais informações, consulte Abrir uma exceção a uma exclusão.

    Quando terminar de fazer exceções à exclusão de reuniões pequenas e estiver pronto para adicionar a exclusão à regra, selecione Avançar. Na página para excluir reuniões grandes, observe que os valores próximos à parte superior da página para horas de reunião do participante e número de reuniões diminuíram como resultado das exclusões aplicadas nas etapas anteriores.

  3. Excluir reuniões grandes – essa exclusão difere das duas primeiras em que você pode alterar o valor no filtro "Excluir reuniões em que" do valor padrão de 250 participantes.

    Importante

    Em determinados casos, a exclusão da reunião para reuniões grandes tem limitações. Para obter detalhes, consulte Regras de exclusão de reunião: limitação de reunião grande.

    (Opcional) Selecione palavras na nuvem de palavras, inspecione seu impacto nas Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e designe uma ou mais como exceções a essa exclusão. Você pode pesquisar palavras-chave ou frases adicionais que não estão presentes na nuvem de palavras digitando-as na caixa de pesquisa acima da tabela de frases. Para obter mais informações, consulte Abrir uma exceção a uma exclusão.

    Observação

    Se você alterar o valor do filtro padrão depois de designar exceções, as exceções serão perdidas.

    Quando terminar de fazer exceções, selecione Avançar.

  4. Excluir reuniões longas – para excluir reuniões por duração, em Excluir reuniões em que, especifique a duração máxima das reuniões que deseja incluir sua análise. O valor padrão é de 8 horas.

    (Opcional) Selecione palavras na nuvem de palavras, inspecione seu impacto nas Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e designe uma ou mais como exceções a essa exclusão. Você pode pesquisar palavras-chave ou frases adicionais que não estão presentes na nuvem de palavras digitando-as na caixa de pesquisa acima da tabela de frases. Para obter mais informações, consulte Abrir uma exceção a uma exclusão.

    Observação

    Se você alterar o valor do filtro padrão depois de designar exceções, as exceções serão perdidas.

    Quando terminar de fazer exceções, selecione Avançar.

  5. Excluir reuniões por tópico – use as linhas de assunto das reuniões para identificar e excluir reuniões que não estão relacionadas ao trabalho. O lado esquerdo da página lista várias categorias de palavras-chave comuns, agrupadas por tópico, que você pode selecionar para excluir.

    Insights do Viva também preseleciona alguns tópicos para você. Por exemplo, na ilustração a seguir, Administrativo, Médico e Fora do Office são selecionados para exclusão:

    Selecione tópicos a serem excluídos.

    Cada tópico listado em Lista de tópicos também é uma guia. Selecione uma guia para ver palavras-chave e frases relacionadas ao tópico. Por exemplo, Out of Office inclui a frase "dia de folga". Essas palavras-chave relacionadas são excluídas da análise. Selecione 'X ao lado de uma palavra-chave para removê-la desta lista. Isso isenta a palavra-chave da exclusão; em outras palavras, reuniões cuja linha de assunto contém essa palavra-chave são removidas da exclusão e, portanto, disponíveis para análise.

    Você pode saber de uma palavra ou frase específica que deseja excluir da análise; ou seja, para adicionar a essa exclusão. Se ele não estiver listado em Palavras-chave, pesquise-o digitando-o no campo Adicionar uma palavra-chave personalizada . Para obter mais informações, consulte Pesquisa de palavra-chave.

    Esta página reuniões por tópico também oferece as Frases que contêm a tabela de palavras-chave selecionada e a funcionalidade descrita na etapa para excluir pequenas reuniões.

  6. Selecione Avançar. Insights do Viva agora calcula sua nova regra de exclusão de reunião. Isso pode levar alguns minutos.

    Após a conclusão do cálculo, como em cada uma das etapas anteriores, o resumo cumulativo mostra o efeito de todas as exclusões em sua nova regra -- em particular, os percentuais das horas de reunião originais e das reuniões que são mantidas para análise:

    Visão geral do resumo da regra.

    O resumo a seguir lista quais exclusões foram aplicadas, quais não foram aplicadas e os efeitos que cada exclusão tem. Ele também mostra o impacto individual de cada regra, portanto, o total provavelmente não será somado a 100%:

    Resumo da regra.

  7. Examinar e editar a regra – Confirme se a lista de exclusões mantém as reuniões que você deseja manter e exclui as que você não deseja em sua análise. Se você quiser alterar as configurações de uma exclusão, selecione o ícone Editar (lápis) para reabrir e editá-lo. Por exemplo, você pode reabrir a exclusão de reuniões longas para alterar o limite de 8 horas para 6.

    Importante

    Ao editar uma exclusão, se você alterar o valor de filtro padrão depois de designar exceções, as exceções serão perdidas.

  8. Publicar ou salvar a regra – Depois de concluir a edição, selecione Atualizar. Insights do Viva calcula novamente a regra de exclusão de reunião. Após a conclusão, se você não tiver mais edições, role até a parte inferior da página de resumo e selecione Publicar. Se você quiser retornar mais tarde para fazer mais edições, não selecione Publicar; em vez disso, selecione Salvar como rascunho.

    Importante

    • Sua regra de exclusão não é salva por padrão. Ele é salvo somente quando você seleciona Publicar ou Salvar como rascunho.
    • Depois de selecionar Publicar, você não poderá mais editar a regra de exclusão.

Depois que Insights do Viva publica sua nova regra, ela mostra um resumo somente leitura das exclusões da regra. Depois de salvar uma regra como um rascunho, você pode selecionar Editar para exibir um resumo editável da regra. Consulte Editar uma regra de rascunho para obter detalhes.

Editar uma regra de rascunho

Você pode ter começado a definir uma regra e, em seguida, salvou-a como um rascunho. Agora, você gostaria de trabalhar mais nisso, e possivelmente concluí-lo.

  1. Nas configurações do Analista, selecione Ativo.
  2. Na tabela de regras de exclusão de reunião, localize a regra de rascunho que você deseja editar As regras de rascunho são rotuladas como tal na coluna Estado .
  3. Selecione o ícone Editar (lápis) na linha dessa regra para ver uma lista de resumo das exclusões existentes.
  4. Para editar uma exclusão, selecione Editar, identifique exceções e selecione Atualizar. O resumo das exclusões é atualizado para refletir a alteração feita.
  5. Continue editando exclusões individuais. Quando terminar, selecione Salvar como rascunho para salvar a regra como inacabada ou selecione Publicar para finalizar a regra, o que a torna pronta para uso.

Selecione qual regra usar

Quando você começa a usar Insights do Viva, os dados em Explorar as estatísticas e os Planos usam a regra de exclusão de reunião predefinida e padrão. No entanto, você pode alterá-lo para uma regra "preferencial" diferente, conforme descrito nas etapas a seguir.

Para saber como selecionar uma regra a ser usada em uma consulta, confira Usar regras com consultas.

Selecione a regra preferencial

  1. Nas configurações do Analista, selecione Ativo.

  2. Na tabela de regras de exclusão de reunião, localize a regra que você deseja usar em Explorar as estatísticas, planos e designer de consulta.

  3. Na linha para essa regra, selecione o ícone Mais opções (reticências) para mostrar as ações disponíveis:

    Mais opções ícone na linha da regra.

  4. Selecione Definir preferencial. Quando solicitado, selecione Definir preferencial novamente para confirmar.

Observação

Se você selecionar uma nova regra, a alteração só entrará em vigor após a próxima atualização dos dados Microsoft 365 da sua organização. O motivo desse atraso é que as regras de exclusão de reunião são aplicadas aos dados antes de serem processadas; depois que os dados são carregados e processados, as regras não podem mais ser aplicadas a ele. Microsoft 365 dados normalmente são atualizados semanalmente, portanto, pode levar até duas semanas para ver sua regra em vigor, dependendo de quando você alterou a regra preferencial.

Usar regras com consultas

Você pode aplicar uma regra de exclusão de reunião a uma consulta enquanto cria a consulta no Insights do Viva. Cada consulta pode usar uma regra de exclusão de reunião diferente.

Observação

Quando você definir uma regra preferencial na página Exclusões da Reunião, ela será a regra padrão ao criar e executar consultas.

Para aplicar uma regra a uma consulta

  1. Em Insights do Viva, selecione Analisar>designer de consulta.

  2. Depois de selecionar o tipo de consulta que deseja criar, selecione a regra dessa consulta em Exclusões de reunião, conforme mostrado no exemplo a seguir:

    Aplique uma exclusão a uma consulta.

Duplicar uma regra

Você pode fazer uma cópia exata de qualquer regra ativa. Você pode duplicar regras publicadas e elaborar regras. A cópia que você cria é editável.

  1. Nas configurações do Analista, selecione Ativo.

  2. Na tabela de regras de exclusão de reunião, localize a regra que você deseja duplicar. Isso pode ser uma regra publicada ou uma regra de rascunho.

  3. Na linha dessa regra, selecione o ícone Mais opções (reticências) e selecione Duplicar. Uma cópia da regra é criada, dado o nome "Cópia do nome> da <regra original" e aberta para edição.

    Menu mais opções na linha de uma regra.

  4. Agora você pode editar as exclusões, a descrição e o nome da regra.

  5. Selecione Publicar para publicar a regra para uso ou Salvar como rascunho para salvar uma cópia editável.

Arquivar uma regra

Você pode ter criado e usado uma regra em um projeto anterior que você não usa mais. No entanto, talvez você queira mantê-lo para referência posterior. Nesse caso, você pode arquivar.

  1. Nas configurações do Analista, selecione Ativo.

  2. Na tabela de regras de exclusão de reunião, localize a regra que você deseja arquivar. Observe que você só pode arquivar regras publicadas.

  3. Na linha dessa regra, selecione o ícone Mais opções (reticências) e selecione Arquivo. A regra será movida para a lista de regras arquivadas, que você pode ver selecionando Arquivo.

    Menu mais opções na linha de uma regra.