Eficácia operacional

Pequenas alterações nas práticas de colaboração podem ter efeitos transformadores na produtividade organizacional em escala. Cada um dos comportamentos listados mostra como sua organização se compara com outras pessoas com base em pesquisas do setor e seus dados organizacionais específicos.

Insights do Microsoft Viva tem uma página minha organização que mostra os dados de colaboração do líder sobre sua equipe. Os resultados incluem dados sobre a eficácia operacional.

Aprimorar a página de eficácia operacional.

Cálculos

A seguir estão os insights percentuais, suas métricas subjacentes e um pouco sobre os cálculos usados para eles.

Insights percentuais de eficácia operacional.

Comportamento Insights percentuais Métrica Cálculos
Liberar capacidade Percentual de funcionários com mais de 20 horas em colaboração por semana Horas de colaboração Percentual de funcionários que passam mais de 20 horas por semana colaborando por meio Microsoft Outlook e Teams. Esse insight é calculado semanalmente e médio durante todo o período de tempo.
Melhorar a qualidade da reunião Percentual de funcionários que passam a maior parte do tempo de reunião em reuniões longas ou grandes Reuniões longas, reuniões grandes e horas de reunião O percentual de funcionários que passaram mais de 50% de suas horas de reunião em reuniões longas ou grandes. Reuniões longas são mais de uma hora e grandes reuniões têm mais de oito participantes. Isso é calculado semanalmente e médio durante todo o período de tempo.
Manter os funcionários engajados Percentual de funcionários que multitarefa significativamente em reuniões Horas de reunião de várias tarefas Percentual de funcionários que gastam mais de 25% de suas reuniões horas multitarefa. Esse insight é calculado semanalmente e médio durante todo o período de tempo.
Proteger o tempo para fazer o trabalho Percentual de funcionários que têm menos de 20 horas disponíveis para se concentrar a cada semana Total de horas de foco O percentual de funcionários que têm menos de 20 horas disponíveis para se concentrar a cada semana, que é calculado semanalmente e médio durante todo o período de tempo.

A seguir, define os dados organizacionais mostrados nos insights comportamentais visuais.

Visão visual de eficácia operacional.

Comportamento Visual insight Definição
Liberar capacidade Distribuição de horas de colaboração Percentual de funcionários com base em suas horas semanais de colaboração. Eles são divididos entre aqueles que passam entre zero e 10 horas, 10 e 20 horas e mais de 20 horas colaborando. Esses percentuais são calculados semanalmente e médios durante todo o período.
Melhorar a qualidade da reunião Horas de reunião por duração e número de participantes Usa as horas de reunião para calcular os seguintes percentuais calculados semanalmente e médios durante todo o período de tempo:
  • Reuniões grandes - Percentual de reuniões maiores que oito participantes, mas que têm uma duração inferior a uma hora.
  • Reuniões longas - Percentual de reuniões com mais de uma hora, mas que têm menos do que igual a oito participantes.
  • Reuniões longas e grandes - Percentual de reuniões que têm mais de oito participantes e têm mais de uma hora.
  • Reuniões de tomada de decisão – Percentual de reuniões que têm entre dois e oito participantes e têm menos de uma hora de duração.
Manter os funcionários engajados Distribuição do tempo gasto multitarefa em reuniões Percentual de funcionários com base em suas horas semanais de reunião multitarefa. Eles são divididos entre aqueles que passam entre zero e uma hora, de uma a cinco horas e mais de cinco horas. Elas são calculadas semanalmente e médias durante todo o período de tempo.
Proteger o tempo para fazer o trabalho Estabelecer novos hábitos de trabalho Percentual de funcionários agrupados por suas horas de foco totais. Eles são divididos entre aqueles que têm entre zero e 10 horas, 10 e 20 horas, 20 e 40 horas, e mais de 40 horas disponíveis para se concentrar a cada semana. Elas são calculadas semanalmente e médias durante todo o período de tempo.

Práticas recomendadas

Para tomar medidas sobre um resultado, você pode selecionar Exibir práticas recomendadas para ver uma lista de recomendações para obter uma visão. Esta seção descreve por que cada um dos comportamentos a seguir importam e as melhores práticas que podem ajudar a melhorar a eficácia operacional.

Liberar capacidade

Reduzir o tempo perdido em colaboração de baixa qualidade é uma maneira de criar capacidade para atividades que criam valor comercial.

Conforme explicado em Como finalmente matar a reunião inútil e recorrente, não é apenas que a reunião fornece pouco valor ou que as pessoas são multitarefas; é que "o grande tempo investido nessas interações de baixo valor é um impedimento de alto custo para fazer as coisas.". Maneiras de reduzir o tempo de reunião:

  • Cancelar reuniões recorrentes que possam não ser mais necessárias. A cada trimestre, reavalie a necessidade de reuniões recorrentes que consomem muito tempo. Tente cancelar alguns e adicione-os de volta se eles forem perdidos.
  • Use insights de bem-estar pessoal para saber mais sobre seus hábitos de trabalho após o expediente e usar sugestões embutidas no Outlook para atrasar automaticamente a entrega de email para se alinhar com o horário de trabalho configurado para colegas de trabalho.
  • Reduza o horário da reunião agendando reuniões mais curtas (como apenas 15 minutos) com agendas focadas. Reuniões de stand-up curtas são comuns em locais de trabalho de alto risco para interrogar ou refletir sobre um evento.

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de agendar reuniões mais curtas, consulte Melhores práticas para reuniões.

Melhorar a qualidade da reunião

Reuniões longas e grandes são dispendiosas e muitas vezes um uso ineficiente do tempo de participante. Reuniões mais curtas e com menos participantes fornecem as condições para uma tomada de decisão eficaz.

O guia condensado para executar reuniões explica algumas novas ideias que podem ajudar a tornar suas reuniões mais eficazes, como se "você quiser que as pessoas tenham a oportunidade de contribuir, você precisa limitar a presença". Maneiras de otimizar reuniões:

  • Use Insights do Viva para encurtar as reuniões. Por exemplo, quando você estiver compondo um convite de reunião com uma duração de uma hora, uma sugestão embutida lembrará você de reduzir a reunião em 15 minutos.
  • Convide menos pessoas. Ao preparar a agenda, inclua a finalidade da participação de cada participante. Este exercício pode revelar convites desnecessários, incluindo pessoas que são opcionais ou exigem apenas anotações de reunião.

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de agendar reuniões mais curtas, consulte Melhores práticas para reuniões.

Manter os funcionários engajados

Email e atividade de chat durante reuniões não relacionadas às metas de reunião podem levar a distrações que resultam em diretrizes perdidas e acompanhamento inconsistente. Hábitos multitarefa de liderança também podem escorrer e criar normas de equipe indesejáveis.

Se você fizer várias tarefas durante as reuniões, sua equipe também explicará que "a multitarefa pode sinalizar para outras pessoas que não valorizamos seu tempo ou suas contribuições. Quando você e toda a sua equipe se envolvem nesse comportamento, pouco bem pode vir dele.". Maneiras de manter os funcionários engajados:

  • Use o Insights do Viva para se preparar para reuniões. Ele fornece insights sobre informações de reunião, documentos relacionados e lembretes para reservar o tempo de preparação.
  • Prepare agendas pensativas que declaram claramente as metas de reunião e a finalidade da presença de cada participante. Enquadrar tópicos de agenda como perguntas para foco e discussões primos.
  • Pessoas têm curtos períodos de atenção. Para manter os participantes da reunião engajados durante reuniões mais longas, estruturar agendas em incrementos de 15 minutos e fazer mini-pausas.

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de manter o interesse e a participação dos participantes da reunião, confira Melhores práticas para reuniões.

Proteger o tempo para fazer o trabalho

O tempo sem reuniões, emails e chats dá aos funcionários a oportunidade de fazer um trabalho importante e pensar criativamente.

Como estabelecer um dia sem reunião a cada semana explica o tempo de "meta é foco ininterrupto" para trabalhar "em projetos que exigem foco e pensamento de alto nível, como escrita, pensamento estratégico, análise, codificação, design ou um projeto com muita complexidade". Maneiras de proteger o tempo:

  • Use um plano de foco pessoal para reservar automaticamente o tempo de foco e proteger desta vez silenciando chats e permitindo que você acompanhe seu progresso semanalmente.
  • Crie uma nova norma de equipe que respeite o status de foco do Microsoft Teams de outras pessoas, não enviando chats para colegas de equipe cujo status é "focalizando".

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de proteger o tempo de si mesmo e dos outros, consulte Melhores práticas para o tempo de foco.