Planejar para Tópicos

Você está no controle de como os tópicos são experimentados em sua organização. Suas decisões de planejamento para Tópicos garantem que os tópicos de alta qualidade sejam mostrados aos seus usuários e eles tenham as permissões certas para consumir e contribuir com o conhecimento.

Neste artigo, examinaremos estas decisões de planejamento:

• Quais sites do SharePoint você deseja rastrear para tópicos
• Quais tópicos, se houver, você deseja excluir das experiências de tópico
• Quais usuários você deseja tornar os tópicos visíveis
• Quais usuários você deseja dar permissões para gerenciar tópicos no centro de tópicos
• Quais usuários você deseja dar permissões para criar ou editar tópicos no centro de tópicos
• Qual nome você deseja dar ao centro de tópicos

A segurança e a privacidade de seus dados são respeitadas e as experiências de tópico não concedem aos usuários acesso adicional aos arquivos aos quais eles não têm direitos. Recomendamos que você leia também a segurança e a privacidade dos tópicos como parte do seu processo de planejamento.

Para saber mais sobre a tecnologia de IA por trás de Tópicos, leia Alexandria em Tópicos: do big data ao big knowledge.

Tenha em mente que os Tópicos precisam de acesso aos sites e arquivos que seus usuários usam todos os dias. A implantação de Tópicos em um ambiente de teste ou desenvolvimento pode não gerar resultados úteis.

Observação

Os tópicos não dão suporte à criptografia de serviço com a Chave do Cliente.

Requisitos

Você deve ser inscrito em Tópicos e ser um administrador global ou administrador do SharePoint e grupos para acessar o Centro de administração do Microsoft 365 e configurar Tópicos.

A atribuição de licenças é abordada em Configurar Tópicos. Se você planeja atribuir licenças de forma programática, verifique se os usuários já têm licenças para o Microsoft 365 (por exemplo, E3 ou E5).

Importante

Os tópicos rastreiam o conteúdo nos idiomas com suporte para tópicos de processamento.

Descoberta de tópico

As configurações de descoberta de tópicos especificam quais sites do Microsoft Office SharePoint Online são usados como fontes de tópicos. Isso inclui sites clássicos e modernos, bem como sites associados ao Microsoft Teams e Grupos do Microsoft 365. Os sites do OneDrive não estão incluídos. Os tópicos rastreiam todos os arquivos do Office, arquivos de texto e as próprias páginas do site do SharePoint nos sites especificados.

Você pode optar por incluir todos os sites do Microsoft Office SharePoint Online, uma lista específica de sites ou nenhum site. Recomendamos que você escolha todos os sites para que as experiências de tópico possam descobrir um grande número de bons tópicos para seus usuários.

Ao configurar tópicos, você pode escolher entre as seguintes opções:

• Todos os: todos os sites do Microsoft Office SharePoint Online em sua organização. Isso inclui sites atuais e futuros.
• Tudo, exceto sites selecionados: Todos os sites, exceto aqueles que você especificar. Os sites criados no futuro serão incluídos como fontes para a descoberta de tópicos.
• Somente sites selecionados: somente os sites que você especifica. Os sites criados no futuro não serão incluídos como fontes para a descoberta de tópicos.
• Nenhum site: não inclua nenhum site do SharePoint.

Recomendamos selecionar sites suficientes para incluir pelo menos 20.000 documentos para obter os melhores resultados de Tópicos.

Se você escolher Todos, exceto sites selecionados ou Somente sites selecionados, poderá carregar um arquivo .csv com uma lista de sites. Essas opções são úteis se você estiver fazendo um piloto e quiser incluir um número limitado de sites a serem iniciados.

Você pode copiar o modelo de .csv abaixo:

Site name,URL

Não recomendamos escolher Nenhum site porque ele impede que os tópicos sejam criados ou atualizados automaticamente. No entanto, você pode escolher essa opção se quiser configurar Tópicos e, em seguida, adicionar sites posteriormente.

Recomendamos que você crie um processo para que usuários ou gerentes de conhecimento solicitem que sites individuais sejam removidos da descoberta de tópicos, se necessário em sua organização.

Insights de itens

Os tópicos se beneficiam das coletas de IA de entrada dos sinais do Microsoft Graph. Insights de itens são insights que a Microsoft calcula usando técnicas de machine learning e as aplica como recomendações de conteúdo para você e seus colegas em sua organização. A Microsoft deriva insights da análise de atividades (como modificar, comentar ou compartilhar) para capacitar experiências centradas no usuário com recomendações para usuários do Microsoft 365. Habilitar insights de itens no Microsoft 365 ajudará sua organização a ter os resultados mais precisos em Tópicos.

Multi-Geo

Se sua organização implantou o Microsoft 365 Multi-Geo, os Tópicos respeitarão a soberania dos dados, garantindo que os dados de tópicos sejam sempre armazenados no local geográfico correto. O centro de tópicos é provisionado no local central e o conteúdo de todos os locais geográficos é processado lá. Os tópicos descobertos resultantes são armazenados na mesma localização geográfica que o conteúdo de origem. Se os dados de origem do tópico se moverem entre locais geográficos, as propriedades de tópico correspondentes, como a descrição, também se moverão.

Permissões do usuário

As permissões de usuário especificadas determinam quais pessoas em sua organização interagem com tópicos e o que podem fazer.

Observação

No momento, os Tópicos não dão suporte ao fornecimento de licenças ou permissões de usuário para usuários convidados (externos).

Gerenciar tópicos

Os gerentes de conhecimento supervisionam a qualidade das informações, como elas são estruturadas e outras práticas recomendadas em sua organização. Eles podem confirmar e rejeitar tópicos.

Embora você possa especificar gerentes de tópicos individuais, recomendamos que você crie um grupo de segurança (ou use um existente) que contenha as pessoas que você deseja ser gerentes de conhecimento. Você pode especificar esse grupo de segurança durante o processo de instalação.

Criar e editar tópicos

Os colaboradores de tópicos são os campeões e especialistas em assuntos em sua organização. Eles podem criar e editar tópicos.

Recomendamos que você permita que todos em sua organização criem e editem tópicos porque as experiências de tópico funcionam melhor quando todos os usuários podem compartilhar informações.

Se você quiser limitar a criação e edição de tópicos a pessoas ou grupos específicos, crie um grupo de segurança para eles e especifique-os durante o processo de instalação.

Você pode optar por não permitir que ninguém contribua para tópicos, no entanto, isso não é recomendado. Os gerentes de conhecimento ainda poderão editar e criar tópicos se você escolher essa opção.

Visualizadores de tópicos

Os visualizadores de tópicos podem ver informações sobre páginas de tópicos, nos resultados da pesquisa e quando os tópicos são realçados no conteúdo, como páginas do SharePoint. Os usuários só podem ver tópicos descobertos quando têm acesso aos arquivos e páginas em que o tópico foi descoberto.

Ao configurar os visualizadores de tópicos, você pode escolher:

• Todos na minha organização
• Somente pessoas selecionadas ou grupos de segurança
• Ninguém

Recomendamos todos na minha organização, mas se você estiver fazendo um piloto, talvez queira escolher apenas pessoas selecionadas ou grupos de segurança. Você também pode escolher Ninguém se quiser configurar Tópicos, mas ainda não permitir que as pessoas vejam tópicos. (Os gerentes de conhecimento ainda terão acesso para permitir que eles exibam os tópicos e ajudem na decisão de tornar os Tópicos amplamente disponíveis.)

Regras de conhecimento

Como administrador, você pode excluir determinados tópicos de experiências de tópico. Isso será útil se você quiser impedir que dados confidenciais apareçam em tópicos. Embora os gerentes de conhecimento possam excluir tópicos no centro de tópicos, os tópicos excluídos pelo administrador nem sequer são visíveis para os gerentes de conhecimento. (Os gerentes de conhecimento também podem remover tópicos no centro de tópicos após a descoberta.)

Se você quiser excluir tópicos no nível de administrador, adicione-os a um arquivo .csv e carregue o arquivo. Você pode fazer isso durante a instalação ou posterior.

O arquivo .csv deve conter os seguintes parâmetros:

• Nome: digite o nome do tópico que você deseja excluir. Há duas maneiras de fazer isso:

• MatchType-Exact/Partial: digite se o nome inserido foi um tipo de correspondência exato ou parcial .

  • Correspondência exata: você pode incluir o nome ou acrônimo exato (por exemplo, Contoso ou ATL).
  • Correspondência parcial: você pode excluir todos os tópicos que têm uma palavra específica nele. Por exemplo, arc excluirá todos os tópicos com a palavra arc nele, como círculo arc, soldagem de arco de plasma ou arco de treinamento. Observe que ele não excluirá tópicos nos quais o texto é incluído como parte de uma palavra, como Arquitetura.

• Significa (opcional): (também conhecido como expansão) Se você quiser excluir um acrônimo, digite as palavras que a sigla representa.

  

Você pode copiar o modelo csv:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Administração

Quando você configura Tópicos, como parte do processo de instalação, um centro de tópicos é criado automaticamente. Pense no que você deseja nomear o centro de tópicos e o que deseja que a URL seja. Você pode definir o nome e a URL como parte do processo de instalação e pode alterar o nome (mas não URL) mais tarde no Centro de administração do Microsoft 365. Você só pode ter um centro de tópicos.

Lista de verificação de configuração

Ao configurar experiências de tópico, você precisará dos seguintes itens enquanto passa pelo assistente de instalação:

• Lista de sites a incluir ou excluir, se não incluir todos os sites para descoberta de tópicos
• Grupo de segurança para visualizadores de tópicos, se não permitir que todos os usuários visualizem tópicos
• Grupo de segurança para colaboradores de tópicos, se não permitir que todos os usuários criem e editem tópicos
• Grupo de segurança para gerentes de conhecimento de tópicos, se não permitir que todos os usuários gerenciem tópicos
• Lista de tópicos confidenciais a serem excluídos da descoberta de tópicos
• Um nome para o site do centro de tópicos