Gerenciar tópicos em escala no Tópicos do Microsoft Viva

Quando você indexa seus sites do SharePoint ou toda a sua organização para Tópicos do Viva, muitos tópicos podem ser gerados. Quando isso acontece e você vê milhares de tópicos sugeridos na página Gerenciar tópicos , pode ser desafiador saber por onde começar. Este artigo descreve como Tópicos do Viva ajuda você a otimizar quais tópicos e informações são mostrados aos usuários que estão procurando informações, mesmo em grandes organizações com um grande número de tópicos.

Primeiro, um lembrete dos quatro estágios para tópicos:

  • Sugerido: um tópico foi identificado pela IA e tem recursos, conexões e propriedades de suporte suficientes. (Estes são marcados como um tópico sugerido na interface do usuário.)

  • Confirmado: um tópico que foi descoberto pela IA e foi validado. A validação do tópico ocorre quando:

    • Um gerente de conhecimento confirma um tópico. Um gerenciador de conhecimento confirma um tópico na página Gerenciar tópicos .

    • Vários usuários confirmam um tópico. Deve haver uma rede de dois votos positivos recebidos de usuários que votaram usando o mecanismo de comentários no cartão de tópico. Por exemplo, se um usuário votou positivo e um usuário votou negativo para um determinado tópico, você ainda precisará de mais dois votos positivos para que o tópico seja confirmado.

  • Publicado: um tópico que foi curado. Edições manuais foram feitas para melhorar sua qualidade ou ela foi criada por um usuário.

  • Removido: um tópico que foi rejeitado e não será mais visível para os espectadores. Um tópico pode ser removido em qualquer estado (sugerido, confirmado ou publicado). A remoção do tópico ocorre quando:

    • Um gerenciador de conhecimento remove um tópico. Um gerenciador de conhecimento remove um tópico na página Gerenciar tópicos .

    • Vários usuários lançam votos negativos usando o mecanismo de comentários no cartão de tópico. Para que um tópico seja removido, deve haver uma rede de dois votos negativos recebidos dos usuários. Por exemplo, se um usuário votou negativo e um usuário votou positivo para um determinado tópico, você ainda precisará de mais dois votos negativos para que o tópico seja removido.

    Quando um tópico publicado for removido, a página com os detalhes da curadoria precisará ser excluída manualmente por meio da Biblioteca de Páginas do centro de tópicos.

Função de gerenciador de conhecimento

Ao configurar Tópicos do Viva, você adicionará um grupo de usuários que recebem permissões para ver a página Gerenciar tópicos no centro de tópicos. Ele será exibido apenas para esses usuários que detêm a função de curadoria primária para os tópicos. Eles terão acesso aos dados sobre os tópicos e poderão ver listas de todos os tópicos que tiverem acesso para revisar e fazer a curadoria.

Os funcionários nessa função devem ter permissões amplas para exibir uma ampla variedade de tópicos. Ou se as permissões forem segmentadas, talvez você queira selecionar um grupo de usuários que representem diferentes áreas do negócio e possam fazer a curadoria para suas próprias áreas.

Quando você examina os tópicos pela primeira vez no centro de tópicos, os tópicos sugeridos são puramente definidos por IA. Os gerentes de conhecimento podem querer examinar cada um antes de distribuir Tópicos do Viva para uma ampla comunidade de usuários. Ao trabalhar em escala, essa abordagem raramente é prática devido aos milhares de tópicos.

A abordagem recomendada é encontrar um equilíbrio dos tópicos mais pertinentes ou importantes para o conjunto inicial de usuários e focar na curadoria desses tópicos antes da distribuição de Tópicos do Viva. Comece a coletar comentários dos usuários e permitir que o crowdsourcing determine os padrões de uso e contribuição de seus usuários para informar as estratégias sugeridas neste artigo.

É importante reconhecer que o sistema identificará e mostrará tópicos publicados sugeridos por IA e com curadoria humana para todos os usuários. No entanto, isso não significa que todos os tópicos sugeridos serão mostrados a todos os usuários finais. As configurações de segurança em vigor mostrarão apenas os tópicos que cada funcionário pode acessar com base nas permissões definidas no conteúdo em si.

Como um gerenciador de conhecimento com permissões para exibir a página Gerenciar tópicos , você pode ver um número muito maior de tópicos listados devido às suas próprias permissões elevadas, dependendo da sua função na organização e no nível de acesso. Você também terá acesso a exibições que permitem ver tópicos listados em um único local, em vez de acessá-los usando destaques ou pesquisa.

Além disso, é provável que haja uma porcentagem menor de tópicos que serão exibidos pela maioria dos usuários e um conjunto maior de mais tópicos que serão vistos com muito menos frequência devido a permissões. Como resultado, é bom primeiro focar todas as tarefas de curadoria nos tópicos que são os mais importantes para sua organização e que são os mais propensos a serem vistos de forma mais ampla.

Este artigo aborda algumas estratégias para a curadoria. Essas estratégias podem significar que os tópicos menos frequentes ou menos comuns podem não ser totalmente curados pelos gerentes de conhecimento. No entanto, esses tópicos sugeridos permanecem úteis e podem fornecer insights ou um ponteiro para uma pessoa, o que pode salvar as horas de um funcionário de procurar um ponto de partida. Permitir atualizações crowdsourced para tópicos é benéfico e fornece mais conteúdo e cobertura para os tópicos menos comuns.

Este artigo fornece algumas diretrizes e práticas recomendadas para abordar o gerenciamento e a curadoria de tópicos.

Entendendo tópicos sugeridos

Quando os tópicos são descobertos pela IA, eles são marcados como um Tópico Sugerido, tanto na página Gerenciar tópicos quanto nos cartões de tópico que são apresentados aos usuários. Qualquer tópico que não tenha sido marcado como removido será mostrado aos usuários , isso inclui tópicos confirmados, publicados e sugeridos. Os tópicos em todos os três estados estão disponíveis para usuários finais.

Em um cartão de tópico ou página, usamos várias dicas para mostrar como a IA gerou as informações. O sistema usa uma variedade de evidências para adicionar os recursos, principalmente por meio do próprio conteúdo.

  • Os rótulos mostram que um tópico é sugerido e que ele foi descoberto por Tópicos do Viva.

    O cartão de exemplo mostra um tópico sugerido e inclui pessoas sugeridas e recursos sugeridos.

  • As informações sobre o cartão dizem de onde veio uma definição especificando sua origem.

  • As pessoas sugeridas são derivadas pela agregação de pessoas que escreveram ou editaram documentos com evidências de tópico. Se uma pessoa gravar um documento que tenha um nome de tópico no título e esse documento tiver muitas exibições, poderá exigir apenas um documento para estabelecer a pessoa como relacionada. No entanto, em muitos casos, mais evidências são melhores, e as pessoas listadas trabalharam em vários documentos.

    Página mostrando um tópico sugerido e incluindo pessoas, arquivos e páginas sugeridos.

  • Para os arquivos e páginas mostrados, o sistema identifica quantas vezes o tópico foi mencionado no documento, mas o tópico também deve ser mencionado em um contexto específico que identifica a referência ao tópico de tipo específico (como projeto ou equipe). Isso é o que conta como evidência para a IA. O sistema também considera a ocorrência de um nome de tópico nos títulos de documentos, tipos de documentos e outros recursos de análise (como exibições).

    Imagem de um banner que diz tópico sugerido e o Microsoft Viva descobriu este tópico.

    Imagem de um banner que diz Tópico sugerido e Editar esta página para descrever seu envolvimento neste tópico.

    Imagem de um banner que diz Tópico sugerido e Editar esta página se você puder adicionar pessoas conectadas ao tópico.

Esses atributos demonstram que o conteúdo foi adicionado pela IA e como a IA fez essa determinação.

Comunicação

Ao se comunicar com seus usuários sobre Tópicos do Viva, é importante esclarecer a diferença entre os tópicos sugeridos pela IA e o conteúdo e seus equivalentes curados.

Como leitor, você deve exibir tópicos sugeridos com um olhar mais crítico. Eles não devem ser percebidos como fontes autoritativas da verdade organizacional. Em vez disso, eles são uma ferramenta de localização de caminho para acessar o conhecimento tácito que é apresentado por meio do conteúdo ao qual você tem acesso. A IA descobriu o tópico e tem evidências suficientes para mostrar a você, mas seu valor não foi confirmado por uma pessoa.

Controles crowdsourced

Os tópicos sugeridos podem ser aprimorados pela curadoria da página e por meio de comentários crowdsourced sobre o tópico.

Quando os usuários interagem com um tópico sugerido, eles podem fazer uma pergunta simples na interface do usuário. Por exemplo: esse tópico foi relevante para a página?Essa pessoa é relevante para o tópico?Essa definição foi precisa? Usando os comentários para essas perguntas, a precisão dos tópicos pode aumentar sem a necessidade de um indivíduo nomeado fazer a curadoria da página.

A página inicial de um centro de tópicos é outro local em que os comentários sobre tópicos sugeridos são coletados. No centro de tópicos, um usuário pode ver os tópicos aos quais foi associado e recebe a opção de confirmar essa associação ou removê-la.

Exemplo do centro de tópicos que exibe tópicos sugeridos para que o usuário confirme ou remova sua conexão com tópicos sugeridos.

Quando você permite um amplo crowdsourcing de tópicos, você deve considerar os seguintes fatores:

  • Os usuários verão a opção Editar em páginas de tópico e poderão editar as páginas na mesma experiência que outras páginas modernas do SharePoint.

  • Algumas Web Parts de Tópico Sugerido não podem ser removidas. O nome do tópico, nomes alternativos, definição, pessoas sugeridas e recursos sugeridos não podem ser removidos.

  • Pode levar algum tempo para que um tópico sugerido ou confirmado que foi publicado seja movido para a lista Publicada na página Gerenciar tópicos .

    • O tempo estimado para um tópico aparecer em pesquisa, destaques, hashtags ou anotações é de duas horas.

    • O tempo estimado para um tópico aparecer na lista Publicado na página Tópicos gerenciados não é mais do que 24 horas na maioria dos casos. Você deve vê-los dentro de duas horas, mas como há uma sincronização completa a cada 24 horas, a espera não deve ser maior do que 24 horas.

  • É possível que um usuário deixe um tópico publicado em um estado de check-out ou edição. Um gerenciador de conhecimento pode vê-los na Biblioteca de Páginas do centro de tópicos e pode descartar as alterações do usuário para republicar o tópico ou entrar em contato com o usuário para solicitar que ele faça check-in no tópico.

A visibilidade e o conteúdo do tópico são baseados nas permissões de um usuário

Ao examinar a lista de tópicos sugeridos como um gerenciador de conhecimento, tenha em mente que o conteúdo em um tópico sugerido será dinamicamente baseado em permissões. O conteúdo sugerido e as pessoas que são mostradas a você podem não ser iguais àqueles que são apresentados a qualquer usuário ou outro gerenciador de conhecimento.

Com base nas permissões para exibir o conteúdo associado a um tópico, cada usuário pode ver um conjunto diferente de recursos sugeridos, pessoas, nomes alternativos e definição.

Priorizar os tópicos para a curadoria

Você pode usar as estratégias a seguir para identificar tópicos que provavelmente serão proeminentes e, portanto, são bons candidatos à curadoria.

Taxonomias

O uso de taxonomias existentes pode fornecer uma lista de tópicos que provavelmente serão proeminentes para os usuários. Por exemplo, estes podem ser:

  • Produtos e serviços que sua organização fornece

  • Equipes em sua organização

  • Projetos de alto perfil

Essa abordagem também pode ser tomada em um nível departamental ou funcional, com especialistas do assunto que entendem essa área da sua organização. O objetivo não é fazer com que eles examinem uma seleção ou todos os tópicos. Em vez disso, eles trazem seus próprios conhecimentos de domínio para orientar a curadoria seletiva.

Os termos de pesquisa comuns geralmente são descobertos como tópicos. Usando os principais relatórios de consulta no Microsoft Search, você pode identificar os termos de pesquisa mais frequentes em sua organização. Se os tópicos tiverem sido descobertos para esses termos, eles serão bons candidatos à curadoria. Esses tópicos podem ser apresentados como cartões de resposta no Microsoft Search.

Se você estiver usando indicadores do Microsoft Search no momento, considere qual deles pode ser substituído por um tópico. Um cartão de resposta de indicador contém um título, uma descrição e uma URL. Em algumas circunstâncias, um cartão de tópico pode ser mais útil para um usuário e um cartão de tópico também mostra recursos e pessoas.

Na experiência de pesquisa do usuário, quando um usuário pesquisa um termo como viagem, os resultados da pesquisa são exibidos na seguinte ordem de prioridade na Pesquisa da Microsoft:

  1. Tópicos publicados ou confirmados

  2. Indicadores

  3. Tópicos sugeridos

Impressões e pontuações de tópico

A contagem de impressões e as pontuações do tópico são métricas importantes para entender o comportamento de um tópico. O valor dessas métricas será limitado quando apenas gerentes de conhecimento ou equipes de TI tiverem acesso a tópicos. Expor tópicos a um grupo piloto de usuários gerará dados mais representativos para essas medidas.

Os tópicos com alta contagem de impressões provavelmente serão interagidos com mais frequência. As pontuações de tópico para esses tópicos darão uma noção de quão ricos esses tópicos são. Tópicos com uma alta contagem de impressões e uma pontuação baixa são bons destinos para a curadoria.

Termos-chave da arquitetura de informações de sites organizacionais maiores

Sites de portal maiores em sua organização podem ter investido tempo na organização de sua arquitetura de informações e na navegação de seu site em torno das principais áreas de tópico para suas unidades de negócios, linhas de produtos, grandes projetos e assim por diante. A revisão desses termos e a identificação e a curadoria de tópicos para esses termos podem ajudar os usuários que estão procurando informações sobre essas áreas.

Aproveitar bases de conhecimento internas ou sites wiki

Se sua organização tiver investido em bases de conhecimento ou sites wiki, eles poderão fornecer uma lista de tópicos a serem usados para seus esforços iniciais de curadoria. Se eles forem particularmente grandes, selecione os tópicos mais exibidos ou editados como ponto de partida.

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