Melhores práticas para marketing por e-mail

Enviar e-mail de marketing não é o mesmo que enviar e-mail pessoal como a maioria das pessoas sabe. Eles podem parecer semelhantes, mas há uma diferença importante: os e-mails pessoais são entregues a apenas uma ou algumas pessoas, enquanto os e-mails de marketing são entregues a muitos milhares ou mais todos os meses.

Em resposta a vários abusos de e-mail, como spam e golpes amplamente direcionados, a maioria das empresas e provedores de e-mail agora implementam mecanismos de filtragem e bloqueio para defender sua largura de banda e manter as caixas de entrada de seus usuários limpas. Assim, quando alguém começa a enviar um grande volume de e-mails, a internet toma conhecimento e mecanismos defensivos podem começar a entrar em ação, o que pode resultar em manter suas mensagens fora das caixas de entrada de seus contatos. Clientes de e-mail individuais também aplicam seus próprios algoritmos de filtragem que, entre outras coisas, podem filtrar com base no histórico pessoal de interações de cada usuário, o que pode significar que uma mensagem idêntica que é entregue a um destinatário pode ser bloqueada pelo cliente de e-mail de outro destinatário.

Estes sistemas não se destinam a impedir todas as formas de e-mail de marketing legítimo, apenas a bloquear abusos. O Dynamics 365 Customer Insights - Journeys foi projetado para ser um dos bons, para facilitar o marketing colaborativo e opt-in, mas você precisa estar ciente de como trabalhar no contexto de estratégias comuns de filtragem, leis antispam e outros mecanismos antiabuso para ajudar a garantir que suas mensagens de marketing sejam entregues aos seus contatos em vez de ficarem presas em seus filtros de spam.

Construa e proteja a reputação do remetente

Quando uma mensagem sai pela Internet, o endereço IP que a enviou fica disponível para cada servidor que processa essa mensagem. Organizações de vigilância de terceiros, como o ReturnPath, monitoram a atividade, o conteúdo das mensagens e as reclamações associadas aos endereços de envio e geram uma pontuação de reputação para cada endereço IP e/ou nome de domínio de envio. Quanto menor for a pontuação da sua reputação, maior a probabilidade de as suas mensagens serem eliminadas ou filtradas; Se sua pontuação ficar baixa o suficiente, você acabará em uma lista de bloqueio e nenhuma de suas mensagens será entregue.

Grandes provedores de e-mail (como Hotmail ou Gmail) e sistemas de e-mail privados em grandes organizações usam técnicas semelhantes para gerar suas próprias reputações e pontuações internas de remetentes, que aplicam mais uma camada de filtragem.

Além da reputação do remetente, muitos países e regiões têm leis que regulam mensagens de e-mail comerciais, e violar essas leis pode expô-lo a litígios caros. Exemplos disso incluem CAN-SPAM nos Estados Unidos e CASL no Canadá. Outras leis e regulamentos de privacidade estabelecem regras rígidas sobre como as empresas podem lidar com dados e se comunicar digitalmente com indivíduos.

Então, o que você pode fazer para maximizar sua capacidade de entrega e permanecer dentro da lei, e como o Customer Insights - Journeys pode ajudar? Leia as subseções a seguir para descobrir. Para obter mais informações sobre capacidade de entrega e reputação do remetente, pesquise com o Bing por muitos outros bons artigos sobre este artigo.

Crie conteúdo limpo, colaborativo e responsável

Tanto os filtros de spam quanto os sistemas de reputação do remetente analisam o conteúdo das mensagens que você está tentando enviar. Eles procuram sinais de que você está trabalhando em conjunto com seus destinatários e estão se identificando honestamente. Os requisitos comuns aqui são a presença de links de cancelamento de inscrição e o endereço físico da sua organização no corpo da mensagem. As mensagens em formato HTML também devem incluir uma versão de texto simples com as mesmas informações. Customer Insights - O Journeys fornece recursos para facilitar a inclusão desses itens essenciais em suas mensagens e ajuda a evitar que você os deixe de fora por engano.

Esteja atento ao tamanho do seu conteúdo HTML

Limite o conteúdo HTML das mensagens de e-mail a um tamanho máximo de 100 KB. Este limite de tamanho inclui todo o texto HTML, os estilos, os comentários e os gráficos incorporados (mas não os gráficos externos ancorados). Se o conteúdo HTML exceder 128 KB, receberá um aviso de tamanho, mas poderá continuar a visualizar o e-mail e qualquer percurso do cliente que inclua o e-mail.

O limite de tamanho HTML é importante porque os provedores de e-mail (como o Gmail) "clipam" mensagens de e-mail acima de um determinado tamanho (102 KB, no caso do Gmail). Em vez de incluir a mensagem completa na caixa de entrada do destinatário, o provedor de e-mail truncará a mensagem e incluirá um link para visualizar a mensagem inteira. Além disso, alguns filtros de spam examinam mais intensamente quando veem e-mails grandes.

Quando publica uma mensagem, o Customer Insights - Journeys processa o conteúdo HTML para criar estilos embutidos, compactar espaços e muito mais, podendo ser difícil determinar o tamanho final exato da mensagem. Se tiver uma mensagem que suspeita que está a violar o limite de tamanho HTML, efetue o seguinte procedimento:

1. Abra um browser e introduza um URL do formulário: https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

Onde:

• <o_domínio> é a raiz da sua instância Dynamics 365 Customer Insights - Journeys (como "contoso.crm.dynamics.com").
• <email_id> é o ID da mensagem que pretende verificar. Para localizar este ID, abra a mensagem em Dynamics 365 Customer Insights - Journeys e procure o valor do parâmetro id= que surge na barra de endereço do browser.

2. Procure o valor do campo "msdyncrm_emailbody" no JSON apresentado.

3. Copie o valor desse campo para um programa de texto que pode indicar-lhe o tamanho exato do conteúdo HTML.

Autenticar seu domínio de envio

Customer Insights - Journeys fornece um recurso que permite configurar o DomainKeys Identified Mail (DKIM) para vincular seu domínio Customer Insights - Journeys sending com seu próprio domínio de e-mail. Para obter detalhes completos sobre por que isso é importante e como fazê-lo, consulte Configurar o DKIM para seu domínio de envio.

Evite enviar para endereços de e-mail inválidos e inativos

Se enviar uma mensagem para um endereço de e-mail inválido, inativo ou cancelado, a mensagem é normalmente devolvida através de um processo chamado "devolução definitiva". As devoluções definitivas acontecem, mas os watchdogs de reputação, fornecedores públicos e anfitriões privados irão reparar e quanto mais devoluções definitivas forem associadas ao IP de envio, mais baixa será a sua pontuação de reputação. Os endereços associados a uma devolução definitiva provavelmente nunca voltarão a ficar online, por isso não os deverá incluir na sua base de dados; Customer Insights - Journeys deixará automaticamente de enviar para endereços com rejeição permanente durante seis meses antes de tentar enviá-los novamente.

A Microsoft tem de proteger a reputação dos seus IPs de envio, pelo que as organizações que geram um grande número de devoluções definitivas e/ou queixas de spam de forma consistente poderão ser contactadas pelo Suporte da Microsoft com conselhos sobre como melhorar o respetivo envio de listas e/ou mensagens. As organizações que continuam a gerar hard bounces e reclamações de spam podem, no futuro, correr o risco de ter as suas contas fechadas.

Customer Insights - Journeys fornece análises detalhadas e KPIs para como seus contatos interagem com suas mensagens de e-mail de marketing (e outras iniciativas), incluindo contagens de aberturas, cliques, devoluções e encaminhamentos. Utilize estas informações para avaliar o seu sucesso na interação com os contactos e para manter a base de dados sem endereços de devolução definitiva. Para obter mais informações: Analise os resultados para obter insights

Observação

Customer Insights - Journeys não tentará enviar para um endereço com devolução definitiva durante o período de quarentena de seis meses. No entanto, as informações de e-mail continuarão a indicar um resultado de devolução definitiva para cada entrega que tenha solicitado. Essas devoluções definitivas não afetam a sua reputação de IP de envio, mas contam para sua quota de envio mensal no Customer Insights - Journeys — e esses endereços serão tentados novamente após a quarentena de seis meses. Por conseguinte, recomendamos que verifique regularmente se existem resultados de devoluções definitivas e remova os endereços de devolução definitiva dos seus registos de contactos.

Não utilize listas de correio compradas ou alugadas

Customer Insights - O Journeys foi projetado para facilitar o marketing opt-in, no qual todos os contatos escolheram receber mensagens de marketing da sua organização e podem facilmente optar por parar de fazê-lo a qualquer momento. O aplicativo ajuda você a criar suas listas de discussão organicamente e em colaboração com seus clientes atuais e potenciais, fornecendo recursos como aceitação dupla, gerenciamento de assinatura e gerenciamento de consentimento para conformidade com a privacidade de dados.

Recomendamos vivamente que não compre ou alugue listas de correio porque essas listas podem violar leis e regulamentos de consentimento de privacidade de dados e outras leis locais noutros países/regiões. As listas alugadas e compradas também são ineficazes porque é provável que contenham muitos endereços expirados que serão devolvidos em definitivo e que contenham muitos contactos que não estão interessados nos seus produtos e que podem reclamar por receber e-mail não solicitado (possivelmente a autoridades legais); as reclamações e as devoluções definitivas irão baixar a sua reputação e, consequentemente, a sua taxa de capacidade de entrega.

Enviar volumes consistentes

Reputações de remetentes de alta pontuação estão associadas a endereços IP que enviam um volume consistente de e-mails. Um aumento súbito reduzirá a pontuação e o mesmo sucederá com volumes de envio intermitente. A Microsoft mantém vários endereços IP dedicados ao envio de mensagens do Customer Insights - Journeys em cada região e equilibra a carga de envio entre eles para manter o volume de envio consistente ao longo do tempo para cada IP. Cada vez que adicionamos um novo IP de envio a uma região, "aquecemos" aumentando gradualmente o volume que ele envia até que ele finalmente atinja o mesmo nível que os outros IPs nessa região. Para a maioria dos assinantes do Customer Insights - Journeys, isso é tratado de forma automática e invisível, mas os novos assinantes que planejam enviar mensagens de marketing para um grande número de destinatários (na casa dos milhões) podem precisar começar pequenos e aumentar ao longo do tempo antes de atingir o volume total; neste caso, o Suporte da Microsoft irá notificá-lo e ajudá-lo durante este processo.

Configurar o DKIM para o seu domínio de envio

Um dos golpes online mais comuns, também conhecido como phishing, ocorre quando uma mensagem fraudulenta finge vir de um serviço online ou instituição financeira bem conhecida. O objetivo é induzir os destinatários a responder à mensagem, fornecendo detalhes privados, como senhas ou números de cartão de crédito. Uma maneira de evitar phishing é que os destinatários de e-mail autentiquem o endereço de origem de cada mensagem para confirmar que ela realmente foi enviada de um domínio que pertence à empresa ou organização à qual afirma pertencer. Uma tecnologia chamada DKIM (DomainKeys Identified Mail) ajuda a conseguir isso incorporando os seguintes elementos:

• Uma assinatura de chave pública/privada que prova que a mensagem foi enviada de um servidor de propriedade de uma organização conhecida.
• Um registo central de assinaturas autenticadas, que permite ao DNS (Domain Name System) confirmar que cada assinatura é legítima e que o domínio de envio e o endereço reivindicado pertencem ambos à mesma organização.

Quando você envia emails do Customer Insights - Journeys, suas mensagens vêm de um domínio de propriedade da Microsoft (como contosomarketing.onmicrosoft.com), mas o endereço de origem provavelmente pertencerá a um de seus próprios gerentes de marketing, vendas ou contas usando um domínio mais conhecido que pertence à sua organização (como you@contoso.com). Essa discrepância pode ser um sinal de alerta quando um servidor de e-mail de entrada faz uma verificação DKIM nas mensagens recebidas, e é por isso que uma implementação completa do DKIM é tão importante para garantir alta capacidade de entrega, especialmente quando você está usando um serviço de envio de terceiros como o Customer Insights - Journeys.

Customer Insights - Journeys ajuda você a gerar, registrar e confirmar chaves DKIM para cada um dos seus domínios de envio. Consulte Autenticar seus domínios para obter instruções.

Importante

Se sua organização usa DMARC (Autenticação de Mensagens, Relatórios e Conformidade) baseada em domínio para se proteger contra ataques de phishing envolvendo seu domínio, é muito importante que você configure o DKIM para seus domínios de envio, conforme descrito em Autenticar seus domínios. Isso ajudará a evitar falsos positivos durante as verificações DMARC feitas pelos sistemas recetores.

Teste a sua capacidade de entrega

Depois de ter todos os sistemas de autenticação de e-mail relevantes, é altamente recomendável que você teste sua capacidade de entrega para todos os principais hosts de e-mail (como Gmail, Outlook.com, Yahoo mail e muito mais) e para o maior número possível de domínios privados (incluindo o seu). Para tal:

1. Configure uma conta de e-mail que consiga ler no máximo de serviços e domínios possível.
2. Configure um registro de contato para cada um desses endereços em Customer Insights - Journeys.
3. Execute uma campanha de e-mail simples que segmente todos os seus contatos de teste.
4. Inspecione a caixa de entrada de cada conta para confirmar que suas mensagens chegam à caixa de entrada e não são rotuladas como lixo.

Política de spam da Microsoft para marketing por e-mail

Ao longo deste artigo, destacamos a importância de manter listas de envio limpas e optadas, combinadas com conteúdo valorizado e comportamento de envio colaborativo. Todos esses são aspetos importantes para construir uma forte reputação de remetente e, assim, alcançar alta capacidade de entrega e posicionamento na caixa de entrada. Como o email enviado pelo Customer Insights - Journeys é entregue a partir de domínios de envio compartilhados, a Microsoft monitora constantemente todos os resultados de entrega, reclamações de spam e listas de bloqueio para garantir que nossos domínios de envio mantenham sua alta reputação para o benefício de todos os clientes.

Para ajudar a proteger você, o profissional de marketing responsável, contra o comportamento de agentes mal-intencionados além do seu controle, o Customer Insights - Journeys implementou uma política antisspam que protege sua reputação de envio. Eis como funciona:

Etapa 1: Informar e avisar

Quando notarmos que um ambiente do Customer Insights - Journeys está gerando uma alta taxa de rejeição ou reclamações de spam, enviaremos um e-mail para o administrador para informá-lo do problema e oferecer assistência para remediar o problema. Se for necessária mais assistência, a comunicação solicitará ao administrador que entre em contato com o Suporte da Microsoft.

Etapa 2: Mudar para um grupo de envio de alto risco

Se a taxa de rejeição ou o problema de reclamação de spam persistir por mais do que alguns dias e se o administrador ainda não tiver contatado o Suporte da Microsoft, moveremos o ambiente Customer Insights - Journeys para um pool de envio de alto risco. O pool de envio de alto risco tem uma pontuação de reputação mais baixa do que o pool de envio padrão de alta capacidade de entrega.

Quando um ambiente do Customer Insights - Journeys é movido para o pool de envio de alto risco, enviaremos um e-mail ao administrador para informá-lo da alteração do pool de envio e para incentivá-lo a entrar em contato com o Suporte da Microsoft para obter assistência. Ainda pode ser possível que o ambiente Customer Insights - Journeys retorne ao pool de envio de baixo risco, mas não antes que o administrador entre em contato com o Suporte da Microsoft para resolver o problema.

Usando um IP de remetente dedicado

Em uma configuração padrão do Customer Insights - Journeys, todos os IPs do remetente são gerenciados pela Microsoft e compartilhados entre clientes que têm pontuações de reputação semelhantes. Isso nos permite gerenciar a reputação, equilibrar a carga de envio e aquecer novos IPs conforme necessário. No entanto, algumas organizações preferem usar um ou mais de seus próprios IPs de remetente dedicados, especialmente se enviarem grandes volumes.

Observação

Os IPs de remetente dedicados não fazem parte do contrato de assinatura padrão do Customer Insights - Journeys, e a Microsoft geralmente não os recomenda porque eles introduzem complexidade e despesas extras — e podem resultar em capacidade de entrega reduzida em comparação com nossos IPs de remetente padrão. A Microsoft considera aplicativos para IPs de remetente dedicados caso a caso, e podemos oferecer suporte a vários IPs de remetente dedicado, se necessário. Se você acha que sua organização pode se beneficiar de um IP de remetente dedicado, entre em contato com o Suporte da Microsoft para saber se você se qualifica. O principal objetivo deste processo é ajudá-lo a alcançar uma taxa de entrega tão alta quanto possível. Alguns dos fatores mais importantes a considerar ao tomar esta decisão incluem:

• Quantas mensagens a sua organização envia por mês?
• O seu conteúdo é de alta qualidade e está em conformidade com todos os regulamentos relevantes?
• Houve muitas reclamações de spam associadas às suas mensagens até agora?
• A sua organização envia um volume consistente de mensagens ao longo do mês?

Embora possa haver algumas vantagens em organizar um IP de remetente dedicado, também há desvantagens, e não é para todos. Considere o seguinte:

• Um novo IP de remetente requer tempo para aquecer
  Quando o novo IP do remetente fica online, você deve começar enviando apenas algumas mensagens de cada vez e, em seguida, aumentar lentamente ao longo de várias semanas até atingir o volume de envio pretendido, que você deve continuar a manter. Um pico repentino de e-mails provenientes de um novo IP prejudicará gravemente sua reputação de envio e poderá colocá-lo em uma lista de bloqueio imediatamente. Durante o período de aquecimento, também é importante que você envie apenas para destinatários válidos e engajados. Mais tarde, quando você tiver estabelecido uma reputação, poderá começar a adicionar destinatários menos engajados.
• Manter um volume de envio regular e consistente
  Você deve distribuir seus envios de e-mail para garantir que você envie aproximadamente o mesmo volume a cada semana ou mais. Não tente enviar todas as suas mensagens de uma só vez no início de cada mês, por exemplo.
• Você ainda deve configurar o DKIM
  O padrão de autenticação de remetente DKIM é essencial para otimizar sua capacidade de entrega de e-mails de marketing. É tão importante quando você está usando um IP dedicado quanto ao usar um IP compartilhado, e você o configura exatamente da mesma maneira. Para obter detalhes completos sobre por que isso é importante e como fazê-lo, consulte Configurar o DKIM para seu domínio de envio.
• Você concentra o risco em si mesmo e pode pagar um preço alto por quaisquer erros
  Quando você é o único a usar seu IP de envio, quaisquer erros que você cometa afetarão sua reputação de remetente diretamente, sem ser diluído pelo grande volume de mensagens compatíveis sendo enviadas por um grande grupo de outros usuários.