Políticas de correspondência de três vias
Este artigo fornece exemplos de correspondência de três vias.
Exemplo: Correspondência de três vias para itens
Resumo: Ken é o controlador na sede corporativa de uma entidade legal chamada Fabrikam. Ken decide que todas as faturas de fornecedores baseadas em notas de encomenda devem ser correspondidas com linhas de notas de encomenda (correspondência de duas vias). Para compras de itens que são utilizados como ativos fixos, as faturas devem ser correspondidas com as linhas da nota de encomenda e com as linhas de recibo do produto (correspondência tridirecional).
A Fabrikam opera com várias entidades legais e colaboradores em todas as partes do mundo. À medida que o volume de transações aumenta, as discrepâncias entre recibos e faturas também aumentam. Isto resulta na remissão de ativos. As faturas dos fornecedores estão a ser pagas, mas o processo não inclui a identificação de discrepâncias quando são recebidos menos itens do que os encomendados ou quando os itens não são recebidos. Os gastos aumentam porque os funcionários ainda precisam de ferramentas e outros materiais para fazer seu trabalho. Ken quer certificar-se de que os fornecedores estão a enviar os produtos encomendados e que os itens estão a ser recebidos pelos colaboradores da Fabrikam. Por conseguinte, Ken requer correspondência de duas e de três vias para todas as entidades legais da organização. A correspondência de faturas garante que os problemas com itens que desapareceram ou não foram recebidos podem ser rastreados e resolvidos.
As políticas de correspondência de faturas neste exemplo ajudam a atingir estes objetivos:
- Ken é o controlador para a empresa Fabrikam. Ken pode ajudar as pessoas da organização a identificar e corrigir problemas com a encomenda, a receção e o pagamento de itens (bens e serviços) dos fornecedores.
- Phyllis e April são gestores contabilísticos no departamento de contas a pagar para a divisão dos Estados Unidos da América da Fabrikam. Podem aplicar a política empresarial e certificar-se de que as faturas só são pagas depois das mesmas corresponderem à nota de encomenda e aos recibos de bens e serviços, quando aplicável.
- Tony é o diretor de produção para a divisão dos Estados Unidos da América da Fabrikam. Tony e outros funcionários de produção podem certificar-se de que os itens são recebidos tal como foram encomendados aos fornecedores e são contabilizados para que os funcionários tenham o que precisam de modo a fazer o seu trabalho.
Pré-requisitos
Ken estabelece a Política de correspondência ao nível da entidade legal para Correspondência de três vias.
Ken define o seletor Atualizar automaticamente o estado de correspondência do cabeçalho ao nível da entidade legal para Sim.
Ken define o campo Corresponder totais de preços para a entidade legal para Percentagem e insere 15% como a Percentagem de tolerância.
Ken define a política de correspondência ao nível do item 1500 - CNC Milicron Machine para Correspondência de três vias. Este é um item de ativo utilizado para produção na Fabrikam. As faturas para este item são correspondidas com linhas de notas de encomenda para preços e com recibos de produtos para quantidades.
Tony insere uma requisição para cinco CNC Milicron Machines. Alicia, funcionária responsável por notas de encomenda na Fabrikam, emite uma nota de encomenda a uma entidade legal chamada Contoso para fornecer os itens.
Número do item Quantidade Preço unitário Valor líquido Código de custos Valor dos custos 1500 – CNC Milicron Machine 5 8000,00 40.000,00 Envio e processamento 3000,00 Arnie, um funcionário responsável por contas a receber da Contoso, analisa os envios para a semana. Arnie seleciona transações de envio para faturar a Fabrikam pela entrega de CNC Milicron Machines. Arnie inclui uma taxa para o envio e processamento. A Fabrikam considera que o encargo faz parte do custo do ativo.
Cenário
- Sammy, um trabalhador do departamento de receção da Fabrikam, recebe a quantidade total de máquinas enviadas da Contoso. Sammy insere uma quantidade de 5 num recibo de produto. Como a nota de encomenda foi totalmente recebida, o estado da nota de encomenda muda para Recebido.
- April, a coordenadora de contas a pagar da Fabrikam, insere e verifica a fatura apresentada pela Contoso e verifica as seguintes informações:
- Para itens que exigem correspondência tripartida, a quantidade na linha da fatura corresponde à quantidade recebida. A quantidade recebida é indicada no recibo do produto que corresponde à fatura.
- Para itens que requerem correspondência de duas ou de três vias, os preços na linha da fatura estão dentro das tolerâncias definidas no Microsoft Dynamics 365 Finance. Isto inclui os seguintes tipos de correspondência de preços:
- Correspondência de preço unitário líquido – O preço unitário líquido na linha da fatura corresponde ao preço unitário líquido na linha da nota de encomenda, dentro da percentagem de tolerância. Neste exemplo, a tolerância do preço unitário líquido é de +8%.
- Correspondência de totais de preços – O valor líquido na linha da fatura corresponde ao valor líquido na linha da nota de encomenda, dentro da percentagem de tolerância, montante, ou percentagem e montante. Neste exemplo, a tolerância da correspondência de totais de preços é de +15%.
A fatura em papel da Contoso contém as seguintes informações.
| Item | Quantidade | Preço unitário | Valor líquido |
|---|---|---|---|
| 1500 – CNC Milicron Machine | 5 | 8100,00 | 40.500,00 |
| Envio e processamento | 4000,00 | ||
| Imposto | 0,00 | ||
| Total | 44.500,00 |
A linha da fatura inclui as seguintes informações.
| Número do item | Quantidade | Preço unitário | Valor líquido da linha | Política de correspondência | Correspondência da quantidade do recibo de produto | Correspondência de preço | Correspondência total de preço |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1500 – CNC Milicron Machine | 5 | 8100,00 | 40.500,00 | Correspondência de três vias | Com êxito | Com êxito | Com êxito |
Uma vez que esta linha é aprovada com êxito no processo de correspondência de faturas, a fatura pode ser publicada.
Exemplo: Correspondência de três vias para combinações de itens e fornecedores
Resumo: Ken é o controlador na sede empresarial de uma entidade legal chamada Fabrikam. Ken decide que todas as faturas baseadas em notas de encomenda devem ser correspondidas com linhas de notas de encomenda (correspondência de duas vias). Cassie é a contabilista na divisão da Malásia da Fabrikam. A Cassie especifica que os itens selecionados que são encomendados a certos fornecedores na Malásia devem ser correspondidos com as linhas de notas de encomenda e com as linhas de recibos de produtos (correspondência de três vias). A Cassie pode também substituir a política de correspondência a um nível superior de correspondência para notas de encomenda específicas.
O volume e as quantidades são pequenos, e houve alguns problemas com a entrega de alguns fornecedores na Malásia. Por estes motivos, Cassie estabelece o nível de controlo para certas combinações de itens e fornecedores adquiridos na Malásia para correspondência de três vias.
As políticas de correspondência de faturas neste exemplo ajudam a atingir estes objetivos:
- Ken é o controlador para a empresa Fabrikam. Ken pode ajudar as pessoas da organização a identificar e corrigir problemas com a encomenda, a receção e o pagamento de itens (bens e serviços) dos fornecedores.
- Cassie é a contabilista para a divisão da Malásia da Fabrikam. A Cassie pode aplicar a política corporativa e garantir que as faturas sejam pagas somente depois de serem correspondidas com linhas de ordem de compra e recibos de produtos que representam o recebimento de bens e serviços. A Cassie pode também aumentar o nível de controlo para correspondência de três vias para itens específicos de modo a controlar os custos operacionais.
Pré-requisitos
Ken estabelece a Política de correspondência ao nível da entidade legal para Correspondência de duas vias.
Ken define o campo Corresponder totais de preços para a entidade legal para Percentagem e insere 10% como a Percentagem de tolerância.
Ken define a tolerância do preço unitário para todos os itens para 2%.
Cassie define a Política de correspondência ao nível da combinação de itens e de fornecedores para o item PH2500 – Computador e o fornecedor Contoso para Correspondência de três vias.
Alicia, uma funcionária responsável por notas de encomenda na divisão da Malásia da Fabrikam, emite notas de encomenda à Contoso para fornecer três itens, como mostrado na tabela seguinte. Quando a Alicia cria a nota de encomenda, a Política de correspondência é substituída pelo rato sem fios para ser correspondência de três vias em vez de duas vias.
Número do item Quantidade Preço unitário Valor líquido Política de correspondência (entrada predefinida) Política de correspondência (na linha da nota de encomenda) PH2500 – Computador 2 2500,00 5000,00 Correspondência de três vias Correspondência de três vias MM01 – Rato sem fios 2 40,00 80,00 Correspondência de duas vias Correspondência de três vias Pen USB 200 10,00 2000,00 Correspondência de duas vias Correspondência de duas vias
Cenário
- Os itens chegam. Sammy, um funcionário do departamento de recebimento da divisão Malásia da Fabrikam, é interrompido e não lança o recibo do produto imediatamente.
- April, o coordenador de contas a pagar da Fabrikam, insere e verifica a fatura enviada pela Contoso e verifica as seguintes informações:
- Para itens que requerem correspondência de três vias, a quantidade na linha da fatura corresponde à quantidade que foi recebida. A quantidade recebida é indicada no recibo do produto que é correspondido à fatura.
- Para itens que requerem correspondência de duas ou de três vias, os preços na linha da fatura estão dentro das tolerâncias definidas na aplicação. Isto inclui os seguintes tipos de correspondência de preços:
- Correspondência de preço unitário líquido – O preço unitário líquido na linha da fatura corresponde ao preço unitário líquido na linha da nota de encomenda, dentro da percentagem de tolerância. Neste exemplo, a tolerância do preço unitário líquido é de +2%.
- Correspondência dos totais de preços– O valor líquido da linha da fatura corresponde ao valor líquido da linha da nota de encomenda, dentro da percentagem, montante ou percentagem e montante de tolerância. Neste exemplo, a tolerância da correspondência de totais de preços é de +10%.
A fatura em papel da Contoso contém as seguintes informações.
| Item | Quantidade | Preço unitário | Valor líquido |
|---|---|---|---|
| PH2500 – Computador | 2 | 2500,00 | 5000,00 |
| MM01 – Rato sem fios | 2 | 41,00 | 82,00 |
| Pen USB | 200 | 10,05 | 2010,00 |
| Total da fatura | 7092,00 |
A linha da fatura inclui as seguintes informações.
| Número do item | Quantidade | Preço unitário | Valor líquido da linha | Política de correspondência | Correspondência da quantidade do recibo de produto | Correspondência de preço | Correspondência total de preço |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| PH2500 – Computador | 2 | 2500,00 | 5000,00 | Correspondência de três vias | Com falhas | Com êxito | Com êxito |
| MM01 – Rato sem fios | 2 | 41,00 | 82,00 | Correspondência de três vias | Com falhas | Com falhas | Com êxito |
| Pen USB | 200 | 10,05 | 2010,00 | Correspondência de duas vias | Com êxito | Com êxito |
Tenha em conta os seguintes itens:
- Para a linha PH2500 – Computador, a coluna Correspondência da quantidade do recibo do produto tem um ícone de aviso porque a linha da fatura não corresponde a um recibo do produto.
- Para a linha MM01 – Wireless Mouse, a coluna Correspondência da quantidade do recibo do produto tem um ícone de aviso porque a linha da fatura não corresponde a um recibo do produto. A coluna Correspondência de preço unitário tem um ícone de aviso porque a tolerância de preço unitário líquido de 2% é excedida.
- Para a linha Unidade USB, a coluna Correspondência da quantidade do recibo do produto está em branco porque a correspondência bidirecional não corresponde às quantidades da linha da fatura e da linha do recibo do produto.
Se for necessária aprovação para que as faturas sejam publicadas com discrepâncias de correspondência de faturas, o seletor Aprovar publicação com discrepâncias de correspondência na página Detalhes de correspondência de faturas tem de ser selecionado antes que a fatura possa ser publicada com erros de correspondência de preços e erros de correspondência de quantidades. Se a aprovação não for necessária, Processamento de faturas poderá continuar se não houver outros erros de publicação.
Para obter mais informações, consulte a secção Descrição geral da correspondência de faturas das contas a pagar.