Fundo de maneio

Este artigo fornece informações sobre a funcionalidade de fundo de maneio que expande as caraterísticas de localização existentes como uma caraterística global para todos os países e regiões. Para mais informações, consulte Fundo de maneio para a Europa Oriental e Rússia.

Pode utilizar a funcionalidade de baixo valor para automatizar o recebimento e despesas em numerário, a criação de documentos principais e a impressão de relatórios relacionados.

O fundo de maneio executa as seguintes ações:

• Contabilizar o recebimento e a despesa dos ativos de caixa disponíveis.
• Gerar formulários de caixa típicos. Os exemplos incluem guias de reembolso em numerário, guias de desembolso em numerário e o diário de registo para recibos de caixa.
• Controlar o montante máximo de caixa permitido para clientes ou fornecedores.
• Refletir as operações a dinheiro em várias moedas.
• Converter os montantes das operações a dinheiro em moeda estrangeira para a moeda padrão para fornecer relatórios de gestão contabilística.

Pré-requisitos

Antes de poder usar a funcionalidade de fundo de maneio, os seguintes pré-requisitos têm de estar em vigor:

• Ativar fundo de maneio.

• Configure os seguintes itens:

  • Contas de caixa
  • Perfis de lançamento a dinheiro
  • Sequências numéricas para numeração de documentos de caixa
  • Valores predefinidos para Parâmetros de gestão de caixa e bancária
  • Nomes do diário de caixa em Razão geral

Ativar fundo de maneio

Para ativar o fundo de maneio, siga estes passos.

1. Na Gestão de funcionalidades, ative a caraterística Fundo de maneio.
2. Aceda a Parâmetros de gestão de caixa e bancária>Caixa e selecione a opção Ativar fundo de maneio.

Configurar contas de caixa

Para configurar contas de caixa, siga estes passos.

1. Aceda a Gestão de caixa e bancária>Fundo de maneio>Contas de caixa.

2. Introduza as seguintes informações.

   Campo	Descrição
   Numerário	Introduza um código para identificar a conta de caixa (caixa).
   Nome	Introduza uma descrição da conta de caixa.
   Moeda	Selecione o código de moeda predefinido para transações a dinheiro.
   Grupo de sequências numéricas	Se a numeração dos documentos de caixa for diferente da numeração especificada nos parâmetros, introduza um código.
   Mais moedas	Selecione esta caixa de verificação para permitir o lançamento de moedas diferentes da moeda contabilística.
   Caixa negativa	Selecione esta caixa de verificação para permitir saldos de caixa negativos em qualquer moeda.

Para configurar regras de controlo de saldo de caixa para uma conta de caixa, siga estes passos.

1. Selecione a conta de caixa.

2. No separador Conta de caixa, na secção Limite de saldo, selecione Limite de saldo e, em seguida, introduza as seguintes informações.

   Campo	Descrição
   Tipo de moeda	Selecione o tipo de moeda: Moeda contabilística – Utilize o código de moeda básico da empresa. Moeda indicada – Use um código de moeda que difere do código básico da moeda da empresa.
   Moeda	Se selecionou Moeda indicada no campo Tipo de moeda, selecione um código de moeda. Este campo não estará disponível se tiver selecionado Moeda contabilística no campo Tipo de moeda.
   Tipo de limite do saldo	Selecione o tipo de limite do saldo: Máximo – O saldo de caixa não deve exceder o montante do Limite de saldo para a conta de caixa (limite superior). Mínimo – O saldo de caixa não deve ser menor do que o montante do Limite de saldo para a conta de caixa (limite inferior).
   Verificar limite de saldo	Selecione o que ocorre durante o processo de aprovação de documentos de caixa se o montante do Limite de saldo para a conta de caixa for excedido: Aceitar – O limite pode ser excedido. Aviso – O limite pode ser excedido, mas o utilizador recebe uma mensagem de aviso. O documento de caixa é confirmado ou aprovado. Erro – O limite não pode ser excedido e o utilizador recebe uma mensagem de erro. O documento de caixa não é confirmado ou aprovado. Para mais informações sobre o processo de aprovação de documentos de caixa, consulte a secção Aprovação e lançamento de transações a dinheiro, mais adiante neste artigo.
   Limite de saldo	Introduza um limite para o saldo de conta de caixa. O montante deve estar na moeda especificada.

Configurar perfis de lançamento a dinheiro

Os perfis de lançamento a dinheiro definem os lançamentos para razão geral. Para configurar um perfil de lançamento a dinheiro, siga estes passos.

1. Aceda a Gestãode caixa e bancária>Configurar>Perfis de lançamento a dinheiro.

2. Selecione ou crie um perfil de lançamento e introduza as seguintes informações.

   Campo	Descrição
   Válido para	Selecione se o perfil de lançamento se aplica a uma conta de caixa específica ou a todas as contas de caixa: Tabela – Se houver uma linha de perfil de lançamento para a conta de caixa, essa linha será usada para lançamento de transações a dinheiro. Todos – Não há nenhuma linha de perfil de lançamento para a conta de caixa.
   Numerário	Se selecionou Tabela no campo Válido para, especifique a conta de caixa. Este campo mantém-se em branco se tiver selecionado Todos no campo Válido para.
   Conta principal	Introduza o número da conta principal a ser usada como conta de resumo para a conta de caixa.

Configurar sequências de números para documentos de caixa

Para configurar sequências numéricas para documentos de caixa, siga estes passos.

1. Aceda a Gestão de caixa e bancária>Configuração>Parâmetros de gestão de caixa e bancária.
2. No separador Sequência numérica, especifique códigos de sequência numérica para as referências Guias de reembolso a dinheiro, Guias de desembolso a dinheiro, Voucher de correção a dinheiro e Ajuste cambial.

Configurar valores predefinidos para Parâmetros de gestão de caixa e bancária

Para configurar valores predefinidos para os parâmetros de Gestão de caixa e bancária para fundo de maneio, siga estes passos.

1. Aceda a Gestão de caixa e bancária>Configuração>Parâmetros de gestão de caixa e bancária.

2. No separador Dinheiro, introduza as seguintes informações.

   Campo	Descrição
   Numerário	Selecione a conta de caixa predefinida em diários.
   Lançamento a dinheiro	Introduza o perfil de lançamento a dinheiro predefinido que é utilizado se não for especificado outro perfil de lançamento.
   Verificar se o voucher foi utilizado	Selecione o que ocorre se forem encontrados números duplicados durante a verificação do número do documento de caixa: Rejeitar duplicado Rejeitar cópias no ano fiscal Aceitar duplicados Avisar em caso de duplicados
   Verificar limite de operações	Selecione o que ocorre se for excedido o limite para operações com contra-agentes: Aceitar – O limite pode ser excedido. Aviso – O limite pode ser excedido, mas o utilizador recebe uma mensagem de aviso. A operação é lançada. Erro – O limite não pode ser excedido e o utilizador recebe uma mensagem de erro. A operação não é lançada.
   Método de validação	Selecione o método de validação utilizado para controlar montantes limite excedidos para operações: Operação – A validação é realizada por transação. Contrato – A validação é realizada por transação que tem um contrato especificado com um contra-agente.
   Limite de operações	Introduza o montante máximo permitido para operações com contra-agentes em dinheiro.
   Lançamento em data anterior	Selecione esta caixa de verificação para permitir que as transações em dinheiro sejam publicadas antes da última data da transação a dinheiro.
   Dimensões	Introduza dimensões nos campos Código do departamento, Código analítico e Código da finalidade. A página de impressão de documentos de caixa reflete esta informação.
   Utilizar estado de confirmação	Selecione esta caixa de verificação para usar um estado adicional, de Confirmado, durante o processo de aprovação de documentos de caixa.

Configurar nomes do diário de numerário em Razão geral

Para criar um diário para lançamento de transações a dinheiro, siga estes passos.

1. Aceda a Razão geral>Configuração do diário>Nomes de diário e crie um registo.
2. No campo Tipo de diário, especifique Dinheiro. Defina outros parâmetros de diário predefinidos conforme necessário.

Operações diárias a dinheiro através de um Diário de guias

Para criar um documento de caixa através do Diário de guias, siga estes passos.

1. Aceda a Gestão de caixa e bancária>Fundo de maneio>Diário de guias e crie um diário.

2. No Painel de Ações, selecione Linhas.

3. Adicione uma linha e introduza a seguinte informação.

   Campo	Descrição
   Data	Introduza a data da transação.
   Conta	Selecione a conta de caixa. Por predefinição, uma conta de caixa é especificada nos Parâmetros de gestão de caixa e bancária.
   Descrição	Introduza texto para a transação.
   Débito, Crédito	Introduza o montante do documento de caixa num destes campos: Débito – Use este campo para registar notas de recebimento e um Guia de reembolso a dinheiro. Crédito – Use este campo para registar despesas a dinheiro e um Guia de desembolso a dinheiro.
   Tipo de conta de contrapartida, Conta de contrapartida	Selecione um tipo de conta de contrapartida e um número de conta de contrapartida.
   Moeda	Selecione o código de moeda da transação.
   Voucher	Este campo é definido com base na configuração do diário.
   Número de encomenda	Se não estiver configurada nenhuma sequência numérica para a conta de caixa, este campo será automaticamente definido com base na sequência numérica especificada nos parâmetros. Pode introduzir manualmente um número de ordem\ neste campo. Para ajudar a prevenir numeração inconsistente de documentos de caixa, é aplicado o seguinte controlo: o número de um documento de caixa que tenha uma data de operação anterior não pode ser superior ao número de um documento de caixa que tenha uma data de operação posterior. Se não precisar deste controlo, selecione a caixa de verificação Lançar em data anterior nos Parâmetros de gestão de caixa e bancária.
   Estado de aprovação	O primeiro estado da transação é Nenhum. Para informações sobre como definir o estado da transação, consulte a secção Aprovação e lançamento de transações a dinheiro.
   Tipo de documento	Este campo no separador Ordem de pagamento é definido automaticamente com base no montante que introduziu para o documento de caixa: Guia de reembolso a dinheiro – Introduziu um montante no campo Débito para a conta de caixa. Guia de desembolso a dinheiro – Introduziu um montante no campo Crédito para a conta de caixa. Correção – Introduziu um montante negativo no campo Débito ou no campo Crédito da conta de caixa.
   Grupo de impostos sobre vendas	Especifique um grupo de impostos sobre vendas para calcular os impostos sobre a operação.
   Grupo de impostos sobre vendas do item	Especifique um grupo de impostos sobre vendas de um item para calcular os impostos sobre a operação.
   Motivo	Neste campo, no separador Ordem de pagamento, introduza texto para descrever o assunto da transação. Este texto está impresso na página do relatório do guia a dinheiro.
   Data do documento	Introduza a descrição, o número e a data do documento principal que é o motivo da transação (por exemplo, relatórios antecipados, fatura ou pedido).
   Tipo de representante	Este campo pode ter os seguintes valores: Trabalhador – Se o campo Conta de contrapartida estiver definido como Livro-razão ou Banco, a procura Representante contem uma lista de colaboradores. Se o campo Conta de contrapartida estiver definido como Cliente ou Fornecedor, a procura Representante contem uma lista das pessoas de contacto do contra-agente. Para configurar representantes, aceda a Básico>Configuração>Contactos>Pessoa de contacto. Outros – A procura Representante contém uma lista de outros clientes. Para configurar recetores que não aparecem na tabela Clientes ou Fornecedores, aceda a Razão geral>Recetores. Nota: Este tipo de representante está disponível apenas para a Letónia. (A chave de configuração CSELatvia deve estar ativa.) Fornecedor – A procura Representante contém uma lista de fornecedores. Para definir os fornecedores, aceda a Contas a pagar>Fornecedores. Cliente – A procura Representante contém uma lista de clientes. Para configurar clientes, aceda a Contas a receber>Clientes.
   Representante	Selecione um representante do tipo especificado no campo Tipo de representante.
   Nome da pessoa	Este campo é definido automaticamente com base nos valores Conta de contrapartida e Representante. A página de impressão de guias a dinheiro reflete esta informação.
   Remanescente	O montante remanescente que é calculado. Note que todo o transação da transação deve ser atribuído aos códigos de destino.
   Perfil de lançamento	Introduza um perfil de lançamento para a conta de caixa. Por predefinição, é utilizado o perfil de lançamento especificado nos parâmetros de Gestão de caixa e bancária.
   Perfil de lançamento de contrapartida	Introduza um perfil de lançamento para a conta de contrapartida selecionada.
   Valor total	Na secção Montante total na parte inferior da página, o campo Reimb mostra o total calculado para todas as Guias de reembolso a dinheiro introduzidas no diário atual. O campo Disb mostra o total de todas as Guias de desembolso a dinheiro.

Para rever entradas de diário, selecione Validar no Painel de Ações.

Operações diárias a dinheiro através de um Diário geral

Para criar uma transação a dinheiro através de um Diário geral, siga estes passos.

1. Aceda a Razão geral>Entradas de diário>Diários gerais e crie um diário.

2. No Painel de Ações, selecione Linhas.

3. Adicione uma linha e introduza a seguinte informação.

   Campo	Descrição
   Data	Introduza a data da transação.
   Tipo de conta	Selecione Fundo de maneio.
   Conta	Selecione o número da conta de caixa.
   Texto da transação	Introduza texto explicativo para a transação.
   Débito, Crédito	Introduza o montante do documento de caixa num destes campos: Débito – Use este campo para registar notas de recebimento e um Guia de reembolso a dinheiro. Crédito – Use este campo para registar despesas a dinheiro e um Guia de desembolso a dinheiro.
   Tipo de conta de contrapartida, Conta de contrapartida	Selecione um tipo de conta de contrapartida e um número de conta de contrapartida.
   Moeda	Selecione o código para a moeda da transação.

No separador Fatura, especifique os perfis de lançamento para a conta e a conta de contrapartida selecionadas. Se a transação registada for um pré-pagamento, no separador Pagamento, selecione a caixa de verificação Pré-pagamento. Na secção Representante, defina os campos a imprimir no Relatório Dinheiro. Para rever entradas de diário, selecione Validar no Painel de Ações.

Aprovação e lançamento de transações a dinheiro

Para transações a dinheiro, podem ser aplicados os seguintes estados:

• Nenhum
• Confirmada
• Aprovada
• Rejeitada

Está disponível o parâmetro Utilizar estado de confirmação no Separador Rápido Aprovação do separador Dinheiro. Aceda a Gestão de caixa e bancária>Configuração>Parâmetros de gestão de caixa e bancária para ativar dois estados adicionais: Confirmado e Rejeitado.

A confirmação é apropriada quando são emitidos documentos de caixa e as guias de recebimento ou despesas são partilhados entre dois colaboradores: um contabilista e um funcionário da caixa. A função Repor estado altera o estado atual da transação. Aprovado torna-se Confirmado e Confirmado torna-se Nenhum. As entradas do diário de caixa só podem ser editadas quando o estado é Nenhum. As transações em dinheiro só podem ser rejeitadas quando o estado da transação for Confirmado.

• Para confirmar uma transação, selecione a linha do Diário de guias correspondente e, em seguida, selecione Aprovação de documentos>Confirmar. É gerado um número de ordem com base na sequência numérica especificada. O estado da transação é alterado para Confirmado e já não pode editar a linha do diário. O saldo da conta de caixa permanece inalterado.
• Para rejeitar um documento de caixa, selecione Aprovação de documentos>Rejeitar. Esta opção está disponível apenas para documentos com o estado Confirmado.
• Para aprovar uma transação, selecione a linha do Diário de guias correspondente e, em seguida, selecione Aprovação de documentos>Aprovar. O estado Aprovado indica que os fundos de caixa são recebidos ou gastos. O saldo de caixa é alterado. A transação a dinheiro pode ser lançada.
• Para cancelar o estado Aprovado e repor o estado para Nenhum, selecione Aprovaçãode documentos>Repor estado. Apenas transações a dinheiro aprovadas podem ser lançadas. Para lançar um diário, selecione Lançamento>Lançar.
• Os diários com documentos Rejeitados podem ser lançados, mas não geram vouchers para estas transações. Todos os documentos rejeitados são registados e estão disponíveis para revisão na página Transações a dinheiro.

Tarefas periódicas

Para concluir as tarefas seguintes, aceda a Gestão de caixa e bancária>Tarefas periódicas.

Tarefa periódica	Descrição
Verificar limite de saldo	Verifique o saldo da conta de caixa selecionada na data especificada e mostre o resultado numa mensagem informativa. Apenas as transações aprovadas podem ser contabilizadas no cálculo do saldo.
Recálculo do saldo de caixa	Utilize esta tarefa para confirmar se os saldos do livro-razão das contas de caixa se ajustam ao saldo de caixa.
Reavaliação cambial - Caixa	Utilize esta tarefa para garantir que tem um saldo adequado na moeda predefinida na data de relatório em que as operações são introduzidas em moedas estrangeiras. Utilize a função Filtro no separador Registos a incluir para especificar a conta de caixa para execução da tarefa. Na caixa de diálogo da tarefa, use os campos De moeda e Para Moeda para especificar as moedas da transação. O sistema compara o montante na moeda por que foi convertido utilizando a taxa de câmbio na data selecionada com o montante na moeda predefinida. A diferença entre os dois montantes (excluindo o ajuste cambial anterior) é o ajuste cambial calculado. Esta tarefa cria uma transação de caixa aprovada do tipo Ajuste cambial. A transação do livro-razão é criada utilizando a conta de razão para dinheiro especificada no campo Lucro não realizado ou Perda não realizada na tabela Moeda.

Consultas e relatórios

Consulta ou relatório	Descrição
Transações a dinheiro	Aceda a Gestão de caixa e bancária>Consultas e relatórios>Transações a dinheiro para ver as transações a dinheiro. Use a função Filtrar para especificar critérios adicionais para limitar a seleção de transações a dinheiro.
Saldo de caixa	Aceda a Gestão de caixa e bancária>Consultas e relatórios>Saldo de caixa para ver o saldo de caixa.
Reconciliação de caixa - livro-razão	Aceda a Gestão de caixa e bancária>Consultas e relatórios>Relatórios de caixa>Caixa - Reconciliação do livro-razão para executar este relatório.
Relatório do extrato de caixa	Aceda a Gestão de caixa e bancária>Consultas e relatórios>Relatórios de caixa>Relatório do extrato de caixa para executar este relatório.
Relatório de transações de caixa	Aceda a Gestão de caixa e bancária>Consultas e relatórios>Relatórios de caixa>Relatório de transações de caixa para executar este relatório.