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Descrição geral da liquidação

Importante

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Este artigo fornece informações gerais sobre o processo de liquidação. Descreve que tipos de transação podem ser liquidados, bem como o calendário e o processo de liquidação dos mesmos. Descreve também os resultados do processo de liquidação.

Durante a liquidação, as transações de um documento são aplicadas às transações de outro documento para aumentar ou diminuir o saldo de cada documento. Por exemplo, um pagamento pode ser aplicado a uma fatura. Vários tipos de transações podem ser liquidados, em momentos diferentes, através de métodos diferentes. O processo de liquidação pode também gerar novas transações.

Que transações podem ser liquidadas

Em Contas a pagar e Contas a receber, a liquidação pode ocorrer entre qualquer tipo de transação que afete o saldo do fornecedor ou o saldo do cliente. Estes tipos de transação podem incluir faturas, pagamentos, notas de crédito e taxas. Qualquer tipo de transação pode ser liquidado contra qualquer outro tipo de transação. Por exemplo, pode liquidar um pagamento face a uma fatura, uma nota de crédito face a uma fatura, uma fatura face a outra fatura, e um pagamento face a outro pagamento.

Pode liquidar pagamentos face a uma transação na mesma entidade legal ou numa entidade legal diferente. Em organizações que utilizam um modelo de pagamento centralizado, os pagamentos centralizados podem ajudar a simplificar o processo de pagamento.

Quando liquidar transações

As transações podem ser liquidadas quando os pagamentos são introduzidos. Por exemplo, quando efetua um pagamento a um fornecedor, normalmente seleciona quais as faturas a pagar. Ao selecionar as faturas, marca-as para liquidação face ao pagamento. Quando os funcionários responsáveis pelos pagamentos de contas a receber registam pagamentos de clientes, podem marcar as faturas apropriadas para liquidação, com base na informações incluídas no pagamento de cada cliente. Utiliza a página Liquidar transações para marcar transações para liquidação. Pode abrir esta página a partir de qualquer fatura ou pagamento não publicados. Quando a transação é publicada, a liquidação é também publicada.

As transações também podem ser liquidadas após serem publicadas. Pode introduzir e publicar um pagamento de cliente sem o liquidar face a quaisquer faturas. No entanto, poderá querer certificar-se de que o pagamento é liquidado face à fatura correta antes de publicar a liquidação. A página Liquidar transações pode ser aberta a partir da página Todos os clientes ou Todos os fornecedores, ou a partir da página Transações para qualquer cliente ou fornecedor.

Pode também reservar pré-pagamentos publicados para uma fatura, marcando o pagamento para liquidação face a uma nota de encomenda ou ordem de venda. Neste caso, o pagamento ainda terá um saldo em aberto, mas não pode ser liquidado face a outra fatura. O pagamento será automaticamente liquidado face à fatura criada a partir da nota de encomenda ou ordem de venda.

Como liquidar transações

As transações podem ser liquidadas manualmente, automaticamente, ou utilizando uma combinação dos dois métodos. A escolha de um método de liquidação depende dos seus processos empresariais. Nas páginas Parâmetros de contas a pagar e Parâmetros de contas a receber, pode configurar o processo de liquidação de modo a que esteja alinhado com esses processos empresariais.

Pode criar pagamentos a fornecedores e pagamentos a clientes por débito direto, utilizando uma proposta de pagamento. Uma proposta de pagamento é utilizada para selecionar as faturas a pagar. A proposta de pagamento é iniciada manualmente e, em seguida, o sistema marca automaticamente as faturas selecionadas para liquidação quando os pagamentos são criados.

Se os pagamentos forem criados manualmente, pode utilizar a página Liquidar transações para selecionar as faturas para liquidação. Pode selecionar manualmente as faturas, ou pode utilizar a opção Marcar por prioridade para que as faturas sejam automaticamente marcadas para liquidação. A opção Marcar por prioridade está disponível para Contas a receber e Contas a pagar. Pode ativar esta opção no separador Prioridade de liquidação das páginas Parâmetro de contas a receber e Parâmetros de contas a pagar.

Se um funcionário responsável por pagamentos introduzir um pagamento mas não o liquidar antes de ser publicado, o pagamento pode ser automaticamente liquidado. Pode ativar a liquidação automática nas páginas Parâmetros de contas a receber e Parâmetros de contas a pagar. A liquidação automática liquida transações apenas na mesma entidade legal. Não liquida transações entre várias entidades legais.

Quando utiliza a liquidação automática, pode utilizar a prioridade de liquidação predefinida, ou pode definir a sua própria prioridade de liquidação nas páginas Parâmetros de contas a receber e Parâmetros de contas a pagar.

Resultados da liquidação

À medida que as transações são liquidadas, o saldo pendente de cada transação é aumentado ou diminuído, conforme o caso. Normalmente, quando uma fatura e um pagamento são liquidados, o estado e o saldo de cada transação é atualizado de acordo com as seguintes regras:

  • Se o montante do pagamento for superior ao montante da fatura, o saldo da fatura é reduzido para 0,00 e a fatura é fechada. O pagamento permanece em aberto, e o saldo é a diferença entre o montante do pagamento e o montante da fatura.
  • Se o montante do pagamento for inferior ao montante da fatura, o saldo do pagamento é reduzido para 0,00 e o pagamento é fechado. A fatura permanece em aberto, e o saldo é a diferença entre o montante da fatura e o montante do pagamento.
  • Se o montante do pagamento for igual ao montante da fatura, tanto o pagamento como a fatura são fechados, e o saldo de ambos é reduzido para 0,00.

Se o montante do pagamento for inferior ao montante da fatura devido a um desconto de caixa, remissão ou pagamento em falta, a fatura e o pagamento poderão ainda ser fechados, dependendo da forma como as liquidações são configuradas nas páginas Parâmetros de contas a pagar e Parâmetros de contas a receber.

As liquidações também podem gerar transações. Por exemplo, a liquidação de uma fatura e um pagamento pode produzir um desconto de caixa, ganhos ou perdas realizados, ajustes de impostos sobre vendas, remissões ou diferenças de cêntimos.

Identificação de transações marcadas durante a liquidação

Quando tenta liquidar uma transação, pode reparar num símbolo que indica que a transação está marcada noutra localização. Neste caso, pode selecionar a transação na página Liquidar transações e, em seguida, selecionar Consulta > Liquidação a partir da janela de liquidação. A visualização desta consulta apresenta diários, ordens de venda, faturas, propostas de pagamento e localizações de clientes que possam estar a bloquear a transação da liquidação. Para resolver o problema, pode selecionar a ligação para aceder diretamente da consulta para a localização bloqueada. Pode então atualizar o documento com os ajustes necessários para o liquidar. Pode também utilizar o indicador Marcado para identificar outros documentos que estejam incluídos na mesma localização de bloqueio.

Recursos adicionais