Dinheiro pequeno para a Europa Oriental e a Rússia

Isto artigo fornece informações sobre a funcionalidade de pequeno numerário que permite aos utilizadores na Estónia, Lituânia, República Checa, Hungria, Letónia, Polónia e Rússia refletir as operações de numerário no sistema.

Pode utilizar a funcionalidade de fundo de maneio para automatizar operações de recebimentos e despesas em numerário, a criação de documentos principais e a impressão de relatórios relacionados. A funcionalidade de pequeno numerário permite-lhe realizar as seguintes operações:

• Contabilize o recebimento e a despesa dos ativos de caixa disponíveis.
• Gere formulários de caixa típicos: Recibos de reembolso em dinheiro, Recibos de desembolso em dinheiro e um Diário de registo para recibos de caixa.
• Controle o valor máximo de caixa permitido para operações com clientes, fornecedores e assim por diante.
• Reflita as operações de caixa em várias moedas do sistema.
• Converta os valores das operações de caixa em moeda estrangeira para a moeda padrão para fornecer relatórios contábeis.
• Gere um relatório do livro de caixa e um relatório do caixa.

Pré-requisitos

Antes de poder utilizar a funcionalidade de pequeno montante, tem de preencher os seguintes pré-requisitos:

• Configure contas de caixa.
• Configure perfis de lançamento de caixa.
• Configure sequências de números para numeração de documentos de caixa.
• Configure valores predefinidos para os parâmetros de Gestão de caixa e bancos.
• Configure nomes de diários de caixa no razão geral.

Configurar contas de caixa

Para configurar um Caixa, abra Contas bancárias de gestão>de caixa e bancárias> Contas de caixa e insira as seguintes informações.

Campo	Descrição
Numerário	Insira um código para identificar a conta em dinheiro (dinheiro).
Nome	Insira uma descrição da conta de caixa.
Moeda	Selecione o código de moeda padrão para transações em dinheiro.
Grupo de sequências numéricas	Se a numeração dos documentos cash tiver de diferir da numeração especificada nos parâmetros, introduza um código.
Mais moedas	Marque essa caixa de seleção para permitir que moedas diferentes da moeda contábil sejam lançadas.
Caixa negativo	Marque essa caixa de seleção para permitir saldos de caixa negativos em qualquer moeda.

Para configurar regras de controlo do saldo de caixa para uma conta de caixa, selecione a conta de caixa e, em seguida, no Painel de Ações, no separador Conta de caixa , no grupo Limite de saldo, clique em Limite de saldo. Insira as seguintes informações.

Campo	Descrição
Tipo de moeda	Selecione o tipo de moeda: Moeda contabilística– Utilize o código básico da moeda da empresa. Moeda indicada– Use um código de moeda que difere do código básico da moeda da empresa.
Moeda	Se você selecionou Moeda indicada no campo Tipo de moeda, selecione um código de moeda. Isto campo não estará disponível se tiver selecionado Moeda contabilística no campo Tipo de moeda.
Tipo de limite de saldo	Selecione um dos valores disponíveis: Máximo – O saldo de caixa não deve exceder o valor do limite de saldo para a conta de caixa (limite superior). Mínimo – O saldo de caixa não deve ser permitido abaixo do valor do limite de saldo para a conta de caixa (limite inferior).
Limite de saldo de verificação	Selecione o que ocorre durante o processo de aprovação de documentos de caixa se o valor do limite de saldo para a conta de caixa for excedido: Aceitar – O limite pode ser excedido. Aviso – O limite pode ser excedido, mas o utilizador recebe uma mensagem de aviso. O documento de caixa é confirmado ou aprovado. Erro – O limite não pode ser excedido. O utente recebe uma mensagem de erro e o documento de caixa não é confirmado ou aprovado. Para obter mais informações sobre o processo de aprovação de documentos em dinheiro, consulte a secção "Aprovação e lançamento de transações em dinheiro", mais adiante neste artigo.
Limite de saldo	Insira um limite para o saldo da conta de caixa. O valor deve estar na moeda que você especificou.

Configurar perfis de lançamento de caixa

Os perfis de lançamento de caixa definem os lançamentos para o razão geral. Para configurar um perfil de lançamento de caixa, vá para Gestão de caixae bancos Configurar>perfis> delançamento de caixa e selecione ou crie um perfil de lançamento. Insira as seguintes informações.

Campo	Descrição
Válido para	Selecione se o perfil de lançamento se aplica a uma conta de caixa específica ou a todas as contas de caixa: Tabela – Se houver uma linha de perfil de lançamento para a conta de caixa, essa linha será usada para lançamento de transações em dinheiro. Todos – Não há uma linha de perfil de lançamento para a conta à vista.
Numerário	Se você selecionou Tabela no campo Válido para , especifique a conta à vista. Isto campo permanecerá em branco se tiver selecionado Tudo no campo Válido para .
Conta de razão	Introduza o número do conta de razão a utilizar como conta de resumo para a conta de caixa.

Configurar sequências numéricas para documentos de caixa

Para configurar sequências numéricas para documentos de caixa, vá para Configuração da gestão de>caixa e bancos Parâmetros>de gestão de caixa e banco. No separador Sequência numérica, especifique códigos de sequência numérica para os recibos de reembolso em dinheiro, Recibos de desembolso em dinheiro, Voucher de correção de caixa eDocumentos de ajustamento cambial, e para Número do relatório de caixa.

Configurar valores predefinidos para parâmetros de gestão de caixa e bancos

Para configurar valores predefinidos para os parâmetros de Gestão de caixa e bancos para a funcionalidade de caixa pequeno, aceda a Configuração da gestão de>caixa e bancos Parâmetros> de gestão de caixa e banco. Na guia Dinheiro , insira as seguintes informações.

Campo	Descrição
Numerário	Selecione a conta de caixa padrão em diários.
Lançamento de numerário	Insira o perfil de lançamento de caixa padrão que será utilizado se nenhum outro perfil de lançamento for especificado.
Verificar se o voucher foi utilizado	Selecione o que ocorre se forem encontrados números duplicados durante a verificação do número do documento de caixa: Rejeitar duplicado Rejeitar cópias dentro do ano fiscal Aceitar duplicados Avisar em caso de duplicados
Verificar o limite de operações	Especificar o que ocorre se o limite para operações com contraagentes for excedido: Aceitar – O limite pode ser excedido. Aviso – O limite pode ser excedido, mas o utilizador recebe uma mensagem de aviso. A operação é lançada. Erro – O limite não pode ser excedido. O utente recebe uma mensagem de erro e a operação não é publicada.
Método de validação	Selecione o método de validação utilizado para controlar os montantes limite excedidos para as operações: Operação – A validação é feita por transação Contrato – A validação é feita por transação que tenha um contrato especificado com um contraagente.
Limite de operações	Insira o valor máximo permitido para operações com contraagentes em dinheiro.
Publicação em data anterior	Marque essa caixa de seleção para permitir que as transações em dinheiro sejam lançadas antes da última data da transação em dinheiro.
Dimensões	Insira dimensões nos campos Código do departamento, Código analítico eCódigo da finalidade . O formulário de impressão de documentos em numerário reflectirá esta informação.
Usar estatuto de confirmação	Marque essa caixa de seleção para usar um estatuto adicional,Confirmado , durante o processo de aprovação de documentos de caixa. (Para obter mais informações, consulte a secção "Aprovação e lançamento de transações em dinheiro").

Configurar nomes de diários de caixa no razão geral

Para criar um diário para lançamento de transações em dinheiro, vá para razão geral> Configuração do>diário Nomes de diário e crie um novo registo. No campo Tipo de diário, especifique Caixa. Defina outros parâmetros de diário padrão conforme necessário.

Operações diárias de caixa através de um diário de boletos

Para criar um documento de caixa através de um diário de boletos, vá para Diário de recibos>>detransações de caixa e gestão bancária e crie um novo diário. No Painel de Ações, clique em Linhas. Adicione uma nova linha e insira as seguintes informações.

Campo	Descrição
Data	Insira a data da transação.
Conta	Selecione a conta de caixa. Por padrão, uma conta de caixa é especificada nos parâmetros de gerenciamento de caixa e banco.
Descrição	Insira o texto explicativo da transação.
Crédito de débito	Insira o valor do documento de caixa em um destes campos: Débito – Use isto campo para registrar recibos de caixa e um boleto de reembolso em dinheiro. Crédito – Use isto campo para registrar despesas de caixa e um boleto de desembolso de caixa.
Tipo de conta de contrapartida Conta de contrapartida	Selecione um tipo de conta de contrapartida e um número de conta de contrapartida.
Moeda	Selecione o código da moeda da transação.
Comprovativo	Isto campo é preenchido automaticamente, com base na configuração do diário.
Número da encomenda	Se nenhuma outra sequência numérica estiver configurada para a conta de caixa, isto campo será preenchido automaticamente, com base na sequência numérica especificada nos parâmetros. Pode introduzir manualmente um número de encomenda neste campo, conforme necessário. Para evitar inconsistências na numeração de documentos de caixa, é aplicado o seguinte controlo: O número de um documento de caixa que tenha uma data de operação anterior não pode ser superior ao número de um documento de caixa que tenha uma data de operação posterior. Se você não precisar desse controle, marque a caixa de seleção Lançar em data anterior nos parâmetros de gerenciamento de caixa e banco.
Estado de aprovação	O primeiro estatuto da transação é Nenhum. Para obter informações sobre como definir o estatuto da transação, consulte a secção "Aprovação e lançamento de transações em dinheiro".
Tipo de documento	Isto campo no separador Ordem de pagamento é preenchido automaticamente, com base no valor que introduziu para o documento de caixa: Boleto de reembolso em dinheiro – Isto valor é utilizado se você inseriu um valor no campo Débito para a conta à vista. Boleto de desembolso em dinheiro – Isto valor é utilizado se você inseriu um valor no campo Crédito para a conta à vista Correção – Você inseriu um valor negativo no campo Débito ou no campo Crédito da conta à vista.
Grupo de impostos sobre vendas	Especifique um grupo de impostos sobre vendas para calcular os impostos sobre a operação.
Grupo de impostos sobre vendas do item	Especifique um grupo de impostos sobre vendas de item para calcular os impostos sobre a operação.
Razão	No separador Ordem de pagamento , introduza o texto que descreve o assunto da transação. Isto texto será impresso no formulário de relatório de boleto de caixa.
Data do Documento	Insira a descrição, o número e a data do documento principal que é o motivo da transação (por exemplo, relatórios antecipados, fatura ou pedido).
Tipo representativo	Isto campo pode ter os seguintes valores: Trabalhador – A pesquisa de representante contém uma lista de funcionários se o campo Conta de contrapartida estiver definido como Razão ou Banco, ou uma lista de pessoas de contato do contraagente se o campo Conta de contrapartida estiver definido como Cliente ou Fornecedor. Para configurar representantes, vá para Pessoa > de>contato de contatos de configuração>básica. Outros – A pesquisa de Representante contém uma lista de outros clientes. Para configurar receptores que não aparecem na tabela Clientes ou Fornecedores , vá para razão geral> Receptores. Isto tipo está disponível apenas para a Letónia. (O A chave de configuração CSELatvia deve ser ativada.) Fornecedor – A pesquisa de Representante contém uma lista de fornecedores. Para configurar fornecedores, vá para Fornecedores de Contas a>pagar. Cliente – A pesquisa de Representante contém uma lista de clientes. Para configurar clientes, vá para Clientes de > Contas areceber.
Representante	Selecione um representante do tipo especificado no campo Tipo de representante .
Nome da pessoa	Isto campo é preenchido automaticamente, com base nos campos Conta de contrapartida e Representante . O formulário de impressão dos boletos de caixa refletirá essas informações.
Identidade cartão	Isto campo é preenchido automaticamente, com base na identidade cartão dados da pessoa de contacto (representante). Se o campo Tipo de conta de contrapartida estiver definido como Titular antecipado e o campo Conta de contrapartida estiver definido como um número de funcionário, os recebimentos ou despesas de caixa poderão ser feitos de ou para o funcionário. Nesse caso, o campo Identidade cartão é preenchido automaticamente usando os dados para a identidade cartão da tabela Funcionário (tabela Funcionário contábil>da equipa).
Finalidade	Na tabela Finalidade , defina um ou mais códigos de destino para o valor da transação. Selecione um código de destino no campo Finalidade e insira uma explicação no campo de texto Transação. No campo Montante , insira um valor na moeda da transação. O campo Porcentagem mostra, como uma porcentagem, a proporção entre o valor de destino e o valor total da transação.
Remanescente	O montante restante que é calculado. Observe que todo o valor da transação deve ser atribuído aos códigos de destino.
Oficiais	Na guia Funcionários , especifique os nomes e títulos das pessoas responsáveis: Diretor, Contador Chefe e Caixa. Os valores de Posição são determinados pela configuração dos funcionários nos separadores Geral e Razão da página Funcionários (Configuração>Básica>, Contactos>, Funcionários).
Pré-pagamento	Marque essa caixa de seleção se a transação for um pré-pagamento.
Perfil de publicação	Insira o perfil de lançamento para a conta de caixa. Por padrão, o perfil de lançamento especificado nos parâmetros de gerenciamento de caixa e banco é utilizado.
Deslocamento do perfil de lançamento	Insira o perfil de lançamento para a conta de contrapartida selecionada.
Montante total	No grupo de campos Valor total na parte inferior da página, o campo Reimb mostra o total calculado para todas as guias de reembolso em dinheiro inseridas no diário atual e o campo Disb mostra o total de todas as guias de desembolso em dinheiro.

Para verificar as entradas de diário, no Painel de Ações, clique em Validar.

Operações diárias de tesouraria através de um diário geral

Para criar uma transação em dinheiro através de um diário geral, vá para razão geral> Entradas>de diário Diários gerais e crie um novo diário. No Painel de Ações, clique em Linhas. Adicione uma nova linha e insira as seguintes informações.

Campo	Descrição
Data	Insira a data da transação.
Tipo de conta	Selecione Dinheiro pequeno.
Conta	Selecione o número da conta de caixa.
Texto da transação	Insira o texto explicativo da transação.
Crédito de débito	Insira o valor do documento de caixa em um destes campos: Débito – Use isto campo para registrar recibos de caixa e um boleto de reembolso em dinheiro. Crédito – Use isto campo para registrar despesas de caixa e um boleto de desembolso de caixa.
Tipo de conta de contrapartida Conta de contrapartida	Selecione um tipo de conta de contrapartida e um número de conta de contrapartida.
Moeda	Selecione o código da moeda da transação.

Na guia Fatura , você pode especificar perfis de lançamento para a conta e a conta de contrapartida selecionadas. Se a transação registrada for um pré-pagamento, marque a caixa de seleção Pré-pagamento na guia Pagamento . No grupo de campos Representante , preencha os campos como fez para as linhas do Diário de boletos a imprimir no Relatório de caixa . Para verificar as entradas de diário, no Painel de Ações, clique em Validar.

Aprovação e lançamento de transações em dinheiro

Para transações em dinheiro, os seguintes estatuto podem ser aplicados: Nenhum, Confirmado, Aprovado e Rejeitado. Um parâmetro Usar confirmar estatuto na Guia Rápida Aprovação da guia Caixa em Configuração de gerenciamento de>>caixa e bancos Os parâmetros de gerenciamento de caixa e bancos permitem ativar dois estatuto adicionais: Confirmado e Rejeitado. A confirmação é apropriada quando os documentos de caixa são emitidos e os recebimentos ou despesas de caixa são partilhados entre dois funcionários: contador e caixa. A função Redefinir estatuto altera o estatuto da transação atual. Aprovado torna-se Confirmado eConfirmado torna-se Nenhum. As entradas do diário de caixa só podem ser editadas quando o estatuto for Nenhum. As transações em dinheiro só podem ser rejeitadas se o estado da transação for Confirmado. Os documentos de caixa rejeitados são incluídos no relatório Diário de registo de documentos de caixa, mas não são refletidos no relatório do Livro de caixa. Para confirmar uma transação, selecione a linha Diário de guias correspondente e clique em Confirmação> de aprovaçãode documentos. É gerado um número de encomenda com base na sequência numérica especificada. O estatuto da transação é alterado para Confirmado e você não pode mais editar a linha do diário. O saldo da conta de caixa permanece inalterado. Para rejeitar um documento de caixa, clique em Rejeitar aprovação>de documentos. Esta opção está disponível apenas para documentos com o estado Confirmado . Para aprovar uma transação, selecione a linha Diário de guias correspondente e clique em Aprovar>. O estatuto Aprovado indica que os fundos em dinheiro são recebidos ou gastos. O saldo de caixa é alterado. A transação em dinheiro pode ser lançada. Para cancelar um estatuto Aprovado e redefinir o estatuto para Nenhum, clique em Aprovação>de documentos Redefinir estatuto. Apenas as transações em numerário aprovadas podem ser lançadas. Para publicar um diário, clique em Publicar>publicação.

Imprimir uma ordem de pagamento

Para imprimir uma ordem de pagamento, selecione uma linha de Diário de recibos e, em seguida, no Painel de Ações, clique em Imprimir>relatório de ordem de pagamento. O sistema gera um formulário de impressão para um recibo de reembolso em dinheiro ou um recibo de desembolso em dinheiro, dependendo se um valor é inserido no campo Débito ou campo Crédito para a linha selecionada:

• Se houver um valor no campo Débito : Boleto de reembolso em dinheiro
• Se houver um valor no campo Crédito : Boleto de desembolso em dinheiro

As linhas do diário de guias com o estatuto Confirmado, Aprovado ou Rejeitado podem ser impressas. Também pode imprimir documentos de ordens de pagamento em Gestão de>caixa e bancos Consultas e relatórios>Ordem de pagamento.

Tarefas periódicas

As seguintes tarefas podem ser executadas em Tarefas> periódicas de gestão decaixa e bancos.

Tarefa periódica	Descrição
Limite de saldo de verificação	Verifique o saldo da conta de caixa selecionada na data especificada e mostre o resultado em uma mensagem informativa. Apenas as transações aprovadas podem ser contabilizadas no cálculo do saldo. As transações marcadas como Para folha de pagamento não são consideradas.
Recálculo do saldo de caixa	Utilize esta tarefa para se certificar de que os saldos do livro-razão das contas de caixa se ajustam ao saldo de caixa.
Criação de relatórios de caixa (apenas para a Polónia)	Crie um relatório de caixa . O número do relatório Caixa é gerado com base na sequência numérica configurada para o Número do relatório. Na caixa de diálogo da tarefa, na data de fim, especifique a última data para a qual as transações em dinheiro devem ser contadas para o relatório de caixa . Use a função Filtrar na guia Registros a incluir para especificar critérios adicionais para limitar a seleção de transações em dinheiro. Estes critérios podem incluir números de contas em numerário e códigos de moeda. No campo Criar por , selecione o utente responsável pela criação do relatório. Para visualizar o Relatório de caixa criado, utilize o botão Relatórios de caixa na página Contas de caixa .
Caixa - Ajustamento cambial FIFO e LIFO (apenas para a Polónia)	Calcular o ajustamento cambial de acordo com as normas polacas. Use a função Filtro na guia Registros a incluir para especificar a conta de caixa para execução da tarefa. Marque a caixa de seleção Recalcular para fazer um recálculo completo da diferença de ajuste cambial para todos os períodos abertos. Veja como o ajuste cambial é calculado quando os métodos FIFO (first in, first out) e LIFO (last in, first out) são utilizados: Método FIFO – O sistema procura uma transação de despesa que tenha uma data de transação anterior (número de ordem menor) e a liquida com uma transação de recebimento que tenha uma data de transação anterior (número de ordem menor). Método LIFO– O sistema procura uma transação de despesa que tenha uma data de transação posterior (número de ordem maior) e liquida-a com uma transação de recebimento que tenha uma data de transação posterior (número de ordem maior). O valor liquidado é refletido no campo Moeda liquidada na página Transação em dinheiro. Se houver uma diferença de ajuste cambial, o valor será refletido no campo Valor de ajuste de câmbio e uma transação do tipo de documento Diferença de taxa de câmbio será gerada na tabela Transação de caixa . As contas de razão para transações de lucros/perdas são definidas na tabela Moeda (Lucro financeiro da taxa de câmbio e Perda financeira da taxa de câmbio).
Reavaliação cambial - Caixa	Use esta tarefa para ter um saldo adequado na moeda padrão na data de relatório em que as operações são inseridas em moedas estrangeiras. Use a função Filtro na guia Registros a incluir para especificar a conta de caixa para execução da tarefa. Na caixa de diálogo da tarefa, use os campos De moeda e Para Moeda para especificar moedas de transação. O sistema compara o valor na moeda que foi convertido usando a taxa de câmbio na data selecionada com o valor na moeda padrão. A diferença entre os dois montantes (excluindo o ajustamento cambial anterior) é o ajustamento cambial calculado. Esta tarefa cria uma transação de caixa aprovada do tipo de ajuste do Exchange. A transação do livro-razão é formada usando o conta de razão para caixa e o conta de razão especificado em Lucro não realizado ou Perda não realizada na tabela Moeda .

Consultas e relatórios

Consulta ou relatório	Descrição
Visualização de transações em dinheiro	Para uma linha do Diário de recibos, utilize o botão Consultas no Painel de Ações para ver as transações do livro-razão, o saldo de caixa e outras informações.
Transação em numerário	Aceda a Gestão de caixa e bancos>Consultas e relatórios>Transações em numerário para ver as transações em numerário. Use a função Filtrar para especificar critérios adicionais para limitar a seleção de transações em dinheiro.
Diário de registo (para a Estónia, Rússia)	O relatório em Consultas e relatórios de gestão>de caixa e bancos>Diário de registro reflete todos os reembolsos em dinheiro e boletos de desembolso em dinheiro que foram emitidos.
Livro caixa (para a Letónia, Lituânia, Rússia)	O relatório em Consultas e relatórios de caixa e gestão>>bancária Relatório do livro de caixa reflete os movimentos reais do fundo de caixa (recebimentos e despesas).